Handleiding AmbraSoft voor beheerders Overgang naar volgend schooljaar

Transcriptie

1 Handleiding AmbraSoft voor beheerders Overgang naar volgend schooljaar

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Overzicht periodes juli-31 augustus Vanaf 1 september Vanaf 1 mei Samengevat Logins en niveau leerlingen (Taal en Rekenen) behouden Stappen overgang schooljaar Overgang naar volgend schooljaar (scholen met iomniwize of Informat) Overgang naar volgend schooljaar (scholen zonder iomniwize of Informat)... 5 Stap 1: licentie verlengen... 5 Stap 2: klassen aanmaken... 5 Stap 3: leerkrachten overbrengen en aanmaken... 6 Stap 4: klassen aan leerkrachten toewijzen... 7 Stap 5: leerlingen overbrengen P a g e

3 1 Inleiding 1.1 Overzicht periodes juli-31 augustus Leerkrachten/leerlingen kunnen verder werken zoals het voorbije schooljaar. Zij merken geen verschil. De logins blijven dezelfde. De klasindeling is de klasindeling van het voorbije schooljaar. In het beheer van het voorbije schooljaar kun je als beheerder geen veranderingen doen: Je kunt geen leerkrachten of leerlingen toevoegen of verwijderen. Je kunt je licenties niet uitbreiden. In het beheer van het volgende schooljaar kun je als beheerder alles al klaarzetten voor het volgende schooljaar: Je kunt je licentie verlengen. Je kunt leerkrachten en leerlingen toevoegen voor het volgende schooljaar Vanaf 1 september Leerkrachten/leerlingen werken vanaf 1 september in het nieuwe schooljaar. Wanneer de beheerder het nieuwe schooljaar goed voorbereidt, blijven de logins van leerkrachten en leerlingen behouden, net als het niveau van de leerlingen (van Taal en Rekenen). Enkel de klasindeling verandert. Beheerders die tijdens de vakantie hun licentie niet verlengd hebben, kunnen dat nog steeds doen en de leerkrachten en leerlingen toevoegen aan het nieuwe schooljaar Vanaf 1 mei Je licentie van het huidige schooljaar kun je niet meer uitbreiden. Je kunt wel al je licentie voor het nieuwe schooljaar aanvragen Samengevat Leerkrachten en leerlingen kunnen AmbraSoft tijdens de zomervakantie gewoon blijven gebruiken. Beheerders kunnen tijdens de zomervakantie het volgende schooljaar al klaarzetten. 1.2 Logins en niveau leerlingen (Taal en Rekenen) behouden Wanneer je als beheerder het nieuwe schooljaar correct voorbereidt, dan heb je de volgende voordelen: Leerkrachten behouden hun login ( en wachtwoord). Leerlingen behouden hun avatar en pincode. Leerlingen behouden hun niveau van het vrij oefenen in Taal en Rekenen. Bv.: Als een leerling vorig jaar bij Kloklezen tot niveau 6 was geraakt, dan gaat hij dit jaar verder met dat niveau. Lees dus als beheerder goed de handleiding, zodat die voordelen niet verloren gaan! 3 P a g e

4 2 Stappen overgang schooljaar 1. Licentie verlengen. 2. Gegevens van het nieuwe schooljaar overbrengen (automatisch voor scholen met iomniwize of Informat). 1. Leerkrachten overbrengen. 2. Nieuwe klassen aanmaken. 3. Nieuwe klassen aan de leerkrachten toewijzen. 4. Leerlingen overbrengen en in de juiste klas plaatsen. 3 Overgang naar volgend schooljaar (scholen met iomniwize of Informat) 1. Log in als beheerder in AmbraSoft. 2. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar nieuwe schooljaar te kiezen. 3. Ga op de pagina Mijn school naar onderaan en klik daar op de knop Licentie verlengen. 4. Doorloop de stappen van je bestelling: 1. Controleer de gegevens in Mijn school. 2. Controleer de gegevens in Mijn methodes (en pas eventueel aan). Klik op Gaverder. 3. Selecteer de modules die je wenst te bestellen. Klik op Ga verder. 4. Betaling en facturatie: controleer dit scherm en aanvaard de bestelvoorwaarden. Klik op Bevestigen. 5. Wacht geduldig tot dit proces is afgelopen! 6. Ga naar de pagina Onze school en klik op de knop Synchroniseer. Wanneer in iomniwize of Informat je klassen, leerkrachten en leerlingen correct zijn ingegeven, worden die overgenomen door AmbraSoft. Wanneer ze nog niet in iomniwize of Informat zitten, moet je ze eerst daar ingeven, en later opnieuw op de knop Synchroniseer klikken. 7. Na het synchronisatieproces zouden de klassen, leerkrachten en leerlingen uit iomniwize/informat moeten zijn overgenomen. 8. Je bent klaar met de overgang naar het nieuwe schooljaar! 4 P a g e

5 4 Overgang naar volgend schooljaar (scholen zonder iomniwize of Informat) Stap 1: licentie verlengen 1. Log in als beheerder in AmbraSoft. 2. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar nieuwe schooljaar te kiezen. 3. Ga op de pagina Mijn school naar onderaan en klik daar op de knop Licentie verlengen. 4. Doorloop de stappen van je bestelling: 1. Controleer de gegevens in Mijn school. 2. Controleer de gegevens in Mijn methodes (en pas eventueel aan) Klik op Ga verder. 3. Selecteer de modules die je wenst te bestellen. Klik op Ga verder. 4. Betaling en facturatie: controleer dit scherm en aanvaard de bestelvoorwaarden. Klik op Bevestigen. 5. Wacht geduldig tot dit proces is afgelopen! Stap 2: klassen aanmaken 1. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar nieuwe schooljaar te kiezen. 2. Ga naar de pagina Onze school en maak eerst de klassen voor het nieuwe schooljaar aan. Vink klassen aan. Geef ze de gewenste naam. Klik op Bewaren. 5 P a g e

6 Stap 3: leerkrachten overbrengen en aanmaken 1. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar nieuwe schooljaar te kiezen.. 2. Ga naar de pagina Onze leerkrachten -> tabblad Leerkrachten. 1. Klik op de knop Importeren. 2. Klik op de knop Download leerkrachtenlijst vorig schooljaar. 3. Bewaar deze Excellijst op je computer. 4. Open de lijst en pas hem eventueel aan. Verwijder leerkrachten die geen les meer zullen geven in je school. Voeg nieuwe leerkrachten toe. 5. Bewaar de wijzigingen in Excel op je computer. 6. Ga terug naar AmbraSoft en klik op de knop Ga verder. 7. Selecteer het Excelbestand dat je juist gemaakt hebt en klik op Importeer. 8. Bekijk het resultaat van de import. 9. Klik op de knop Terug naar Mijn leerkrachten. 3. Bekijk de lijst van de leerkrachten. Stuur nieuwe leerkrachten eventueel een uitnodiging om AmbraSoft te gebruiken. Zo kunnen zij ook een wachtwoord aanmaken. 6 P a g e

7 Stap 4: klassen aan leerkrachten toewijzen 1. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar nieuwe schooljaar te kiezen.. 2. Ga naar de pagina Onze leerkrachten -> tabblad Klassen. 3. Wijs klassen aan de leerkrachten toe. 4. Klik op Bewaren. 7 P a g e

8 Stap 5: leerlingen overbrengen 1. Zorg ervoor dat je in het nieuwe schooljaar staat! Dat doe je door op te klikken en het nieuwe schooljaar te kiezen.. 2. Ga naar de pagina Onze leerlingen. 3. Klik op de knop Importeer. 4. Klik op de knop Download leerlingenlijst vorig schooljaar. a. Bewaar deze Excellijst op je computer. b. Open de lijst en pas hem eventueel aan. i. Pas de klas van de leerlingen aan. ii. Verwijder leerlingen die geen les meer zullen volgen in je school. c. Voeg eventueel nieuwe leerlingen toe. d. Bewaar de wijzigingen in Excel. e. Ga terug naar AmbraSoft en klik op de knop Ga verder. f. Selecteer het Excelbestand dat je juist gemaakt hebt en klik op Importeer. 5. Bekijk het resultaat van de import. 6. Klik op de knop Terug naar Mijn leerlingen. 8 P a g e

9 7. Bekijk de lijst van de leerlingen. De leerlingen zitten nu in hun nieuwe klas met hun oude avatar en pincode! 8. Wanneer je alles via Excel hebt geïmporteerd, kan het toch zijn dat je sommige leerlingen nog een voor een moet toevoegen (omdat de klassamenstelling is veranderd, door late verandering van school ). Dat kan natuurlijk nog! Wanneer je individuele leerlingen gaat toevoegen, gebruik je de knop Leerling toevoegen. 9. Vul de gegevens van de leerling in. 10. Wanneer je manueel een leerling toevoegt die vorig jaar op je school zat, dan krijg je een melding. 11. Er zijn 3 mogelijkheden a. Klik op JA. De leerling die je toevoegt, krijgt automatisch zijn avatar, pincode en niveau van Taal en Rekenen van vorig jaar. b. Klik op NEE. De leerling die je toevoegt, krijgt de nieuwe door jouw gekozen avatar en pincode. c. Klik op ANNULEREN wanneer je niets wilt doen. Je komt dan terug in het vorige scherm. 9 P a g e