Het roosteren van oudergesprekken wordt gestart via Modules > Oudergesprekken.

Transcriptie

1 Stappenplan Oudergesprekken roosteren Dit stappenplan helpt u om een rooster te maken voor de oudergesprekken in ESIS. Het is raadzaam dit stappenplan door te lezen voor u start met het roosteren van oudergesprekken! ESIS kan bij het roosteren rekening houden met leerlingen uit één gezin, pauzes en meerdere locaties. Het ouderavond roosteren in ESIS kan u dus veel puzzelwerk uit handen nemen. De gezinsvertegenwoordiger is het uitgangspunt bij het roosteren. Dit betekent dat ESIS een rooster maakt dat voor de gezinsvertegenwoordigers van de leerlingen zo optimaal mogelijk is. Het rooster dat ESIS maakt kunt u beschouwen als een voorstel, leerlingen kunnen handmatig verplaatst worden. Het maken van een rooster voor oudergesprekken bestaat uit 2 stappen: Stap 1: Oudergesprekken roosteren, in deze voorbereidende stap worden de gegevens voor het rooster ingevoerd. o Rooster selecteren o Rooster details o Rooster perioden o Voorkeuren ouders. Stap 2: Rooster samenstelling, in deze stap wordt het rooster samengesteld. o Rooster selecteren o Rooster. Het roosteren van oudergesprekken wordt gestart via Modules > Oudergesprekken. Let op: U moet ingelogd zijn op vestigingsniveau om de module Oudergesprekken te zien. Indien u geen module Oudergesprekken ziet beschikt u niet over de juiste rechten. U kunt dan van rol wisselen, of u kunt uw applicatiebeheerder raadplegen. Via de standaard Rovict rollen Administrateur, Applicatiebeheerder, Directie, Intern begeleider en Supervisor is het mogelijk oudergesprekken te roosteren. Stappenplan Oudergesprekken roosteren, mei 2010 pagina 1 van 6

2 Stap 1. Oudergesprekken roosteren Rooster selecteren. Met de knop <Toevoegen> kunt u een nieuw rooster aanmaken. Zijn er al roosters beschikbaar dan worden die in dit scherm per school en vestiging getoond. In deze roosters zijn zowel de detailgegevens, perioden (tijdstippen) en voorkeuren van de ouders (gezinsvertegenwoordigers) opgegeven. Door een rooster te selecteren en op de knop <Wijzigen> te klikken kunt u wijzigingen in de ingevoerde gegevens van het geselecteerde rooster aanbrengen, mits u nog geen rooster heeft samengesteld. Om wijzigingen in data en/of tijden aan te kunnen brengen moet het samengestelde rooster eerst verwijderd worden via Rooster samenstelling. Als de voor het rooster relevante gegevens al zijn ingevuld kunt u direct doorgaan naar Stap 2 via de knop <Naar rooster>. Rooster details Hier geeft u alle voor het rooster relevante informatie op, door gegevens te selecteren of velden in te vullen. Stappenplan Oudergesprekken roosteren, juli 2010 pagina 2 van 6

3 Toelichting op de velden: Schooljaar Korte naam Lange naam Omschrijving Minuten per gesprek School Vestiging Groep Standaard staat hier het huidige schooljaar geselecteerd. Een korte zoeknaam voor het rooster. Een uitgebreidere naam voor het rooster. Indien gewenst toelichting op het rooster. Staat standaard ingesteld op 10, dit is aan te passen. Staat standaard op de school waartoe de ingelogde persoon behoort. Staat standaard op Alle, er kan een locatie geselecteerd worden. Standaard staan Alle groepen geselecteerd, dit kan aangepast worden. Meerdere gesprekken binnen één gezin Pauze gebruiken Binnen één groep Reistijd locaties Staat standaard op Ja, tussen de gesprekken wordt een pauze ingelast om naar een andere leerkracht te gaan. Indien dit niet gewenst is dient Nee geselecteerd te worden. De tijd die voor de pauze wordt gehanteerd is gelijk aan de gesprekstijd. Staat standaard op Nee. Zitten er meer kinderen uit één gezin in dezelfde groep dan dient Ja geselecteerd te worden. Staat standaard op Nee, dient op Ja gezet te worden indien gewenst. Rooster periode In dit scherm geeft u aan met welke data en tijden geroosterd moet worden. Om een nieuwe periode aan te maken klikt u op de knop < + > achter Voorkeur. Wanneer u pauzes voor de leerkrachten wilt inroosteren dient u meerdere periodes aan te maken. Om een rooster te maken heeft ESIS meer gespreksmomenten nodig dan er gesprekken plaats zullen vinden. Maak het aantal extra gespreksmomenten echter niet groter dan noodzakelijk. De kans op open plekken in het rooster neemt toe naarmate er meer ruimte beschikbaar is. Stappenplan Oudergesprekken roosteren, juli 2010 pagina 3 van 6

4 Onder Voorkeur komt Aanwezig te staan indien bij Voorkeuren ouders voorkeuren zijn opgegeven voor specifieke perioden. Tip: Om van uur tot uur een pauze voor de leerkracht in te lassen wordt een periode aangemaakt tot uur en vervolgens een nieuwe periode vanaf uur. Om de ouders(gezinsvertegenwoordigers) een voorkeur op te laten geven voor het begin en eind van de avond wordt bijvoorbeeld een periode aangemaakt van uur tot uur en een periode van tot uur. Indien niet voldoende perioden zijn opgegeven voor het aantal leerlingen waarvoor een gesprek geroosterd moet worden, verschijnt onderstaande melding: Stappenplan Oudergesprekken roosteren, juli 2010 pagina 4 van 6

5 Voorkeuren ouders. In dit scherm kan de periode geselecteerd worden waarin de ouder(s)(gezinsvertegenwoordiger) bij voorkeur het gesprek plaats willen laten vinden. Tevens worden hier andere voor het rooster relevante onderwerpen aangegeven: Geen gesprek voor leerling, voor de via deze optie geselecteerde leerling wordt geen gesprek ingepland. Voor eventuele andere leerlingen uit hetzelfde gezin worden wèl gesprekken ingepland. Komt niet, door deze optie te selecteren wordt aangegeven dat voor alle in een groep ingedeelde leerlingen van deze gezinsvertegenwoordiger geen gesprek wordt ingepland. Geen voorkeur, door deze optie te selecteren wordt aangegeven dat de gezinsvertegenwoordiger geen voorkeur voor een bepaalde periode heeft voor het inplannen van gesprekken voor zijn kinderen. Na het invullen van de voorkeur van de ouders(gezinsvertegenwoordiger) klikt u op <Gereed>. Vervolgens klikt u op <Naar rooster>, u komt nu in stap 2 Roostersamenstelling. Stap 2. Rooster samenstelling Rooster selecteren Via deze stap kunt u een nieuw rooster laten samenstellen, door op <Rooster aanmaken> te klikken. Vervolgens kunt u eventueel wijzigingen aanbrengen in de geplande gespreksmomenten. U kunt een gespreksmoment bij een leerling verplaatsen of verwijderen. Stappenplan Oudergesprekken roosteren, juli 2010 pagina 5 van 6

6 Door op de kolomtitels Gespreksmoment, Leerling, Voorkeur, Groep of Onderwijssoort te klikken kunt u een sortering maken. Standaard wordt geselecteerd op Groep zodat u kunt zien welke gespreksmomenten bij een basisgroep nog beschikbaar zijn. U kunt een ingedeeld gespreksmoment verplaatsen door het gewenste moment te selecteren, te klikken op <Leerling verplaatsen>, het nieuwe moment te selecteren en op <OK> te klikken. Tip: Druk via Informatie > Uitvoer het overzicht Leerlingen Gezinssamenstelling af, voor u gespreksmomenten gaat verplaatsen. Op dit overzicht kunt u namelijk zien welke leerlingen aan een gezinsvertegenwoordiger zijn gekoppeld en in welke basisgroep deze leerlingen zijn ingedeeld. Printen van roostergegevens. Via Informatie > Uitvoer kunt u een tweetal overzichten printen. Oudergesprekken roosteren - Rooster per basisgroep. U krijgt per basisgroep een overzicht van de leerlingen en de ingeplande gesprekstijden. Lege gespreksblokken en niet-ingeroosterde leerlingen worden ook getoond. Oudergesprekken roosteren - Rooster per gezinsvertegenwoordiger. U krijgt per gezinsvertegenwoordiger een overzicht van de gespreksmomenten waarop de kinderen uit dit gezin zijn ingeroosterd. Er zijn twee opties: Een etiket met de naam van de leerling en de ingeroosterde datum en tijd. Een brief gericht aan de gezinsvertegenwoordiger waarin de ingeroosterde datum en tijd staan vermeld. Via Beheer > Instellingen Module Overzichten, Sectie Rooster per gezinsvertegenwoordiger kunnen via Instellingen: AanhefRoosterberichtgezinsvertegenwoordiger, AfsluitingRoosterberichtgezinsvertegenwoordiger en InhoudRoosterberichtgezinsvertegenwoordiger respectievelijk de aanhef (1), afsluiting (2) en inhoud (3) van de brief worden ingevoerd. Zie het voorbeeld hieronder: Stappenplan Oudergesprekken roosteren, juli 2010 pagina 6 van 6