Kluwer Office Seminarie Workshop P&C.

Transcriptie

1 Kluwer Office Seminarie 2015 Workshop P&C

2 Inhoudsopgave TIPS & TRICKS... 2 NIEUWE FUNCTIONALITEIT: SELECTIE OP DEELOPDRACHT & TAAK... 2 DEADLINES... 4 Op taakniveau... 4 Op deelopdrachtniveau... 9 Op boekjaar-/opdrachtniveau VOORTGANGSBEWAKING ALGEMENE INSTELLINGEN VERVALLEN CLIËNT VERANTWOORDELIJKE WIJZIGING VAN OPDRACHTPROFIEL JAAROVERGANG STANDAARD OPDRACHTPROFIELEN NIEUW BOEK-/OPDRACHTJAAR AANMAKEN NIEUW BOEK-/OPDRACHTJAAR VOOR CLIËNT VERWIJZINGEN IN VOORGEDEFINIEERDE SELECTIES AANPASSEN Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 1

3 Tips & Tricks Nieuwe functionaliteit: selectie op deelopdracht & Taak Sinds Kluwer Office versie is het mogelijk om in de selectieschermen voor het oproepen van de taken van Planning & Controle ook een selectie te maken op Deelopdracht en Taak. Deze functionaliteit is dus enkel beschikbaar voor taken m.b.t. Planning & Controle en dus niet voor taken m.b.t. Kluwer Office (eigen aangemaakte taken). Deze extra selectie is mogelijk op zowel de taken in Mijn Taken op de Kluwer Office Desktop als op de taken van een bepaalde fiche in de CRM module. Hierdoor kunt u specifiek naar een groep van taken zoeken, bv. alle taken m.b.t. de Personenbelasting (Deelopdracht 2000). Maar zo kunt u ook specifiek naar 1 bepaalde taak zoeken, bv. de taak Boekhoudstukken december ontvangen. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 2

4 Wanneer u deze specifieke zoekopdracht regelmatig opvraagt, is het aan te raden om hiervan een voorgedefinieerde selectie te maken. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 3

5 Deadlines Wanneer we spreken over deadlines denken we onmiddellijk op taakniveau. Het is namelijk zo dat een bepaalde taak tegen een bepaalde datum voltooid moet zijn. In Kluwer Office moet men om volledig op deadlines te werken, alle taken een deadline geven. Enkel zo kan men zien welke taken deze week/maand uitgevoerd moeten worden. Alle taken die geen deadline hebben, worden namelijk altijd getoond. Het ingeven van deadlines op alle taken is een omslachtig gebeuren. Er is echter een mogelijkheid om eenvoudig alle taken binnen een deelopdracht dezelfde deadline te geven. Om even te schetsen: Boekjaar/opdracht Deelopdrachten Taken Een boekjaar/opdracht bestaat uit deelopdrachten. Een deelopdracht bestaat uit taken. Op elk van deze niveaus is het mogelijk om een deadline in te stellen. Werk van laag niveau naar hoger. Stel eerst de uitzonderingsdeadlines op taakniveau in, daarna op deelopdrachtniveau en daarna pas op boekjaarniveau. Op taakniveau We bekijken hier de voordelen van een deadline 1 specifieke taak. Het bepalen van een deadline op een taak doen we via: Urenmodule Cliënten Boekjaren/opdrachtenbeheer Deelopdracht - Taken In het onderstaande scherm hebben we gekozen voor de deelopdracht Personenbelasting Aangifte. Aangezien we enkel de uiteindelijke deadline van de personenbelasting aangifte weten, geven we deze in. Wat levert dit nu op voor het oproepen van de taken? Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 4

6 Bij het oproepen van de taken voor deelopdracht 2000 Personenbelasting aangifte voor de klant KIMCLIJSTE in CRM krijgen we het volgende scherm. Hier zien we 1 deadline staan en zijn er nog geen afgevinkte taken. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 5

7 Hetzelfde beeld kunnen we oproepen via Mijn Taken in de Kluwer Office Desktop. Enkel kijken we hier niet naar 1 klant maar naar alle klanten. Ook hier hebben we enkel de deelopdracht 2000 Personenbelasting aangifte gekozen. Wanneer er een groepering op Cliënt is gemaakt, zult u de deadline echter niet opmerken wanneer deze cliënt niet is opengeklapt. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 6

8 Wanneer we echter deze groepering eerst op deadline zetten, zien we wel dat er een deadline is van 30/10/2016 en dat dit geldt voor de Klant met VPA. Bij het ingeven van de prestaties in de weekstaten, krijgt men ook de deadlines van de taken te zien. Hier wordt de medewerker er dus ook aan herinnerd dat er een deadline op een taak van deze deelopdracht staat. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 7

9 In de voortgangsbewaking moeten we echter kiezen of we de deadline of de voltooiddatum van deze taak zien. Omdat we soms beide wensen te zien op 1 voortgangsbewaking, kan er gewerkt worden met 2 taken. 1 taak die aangeeft of de taak al dan niet voltooid is en wanneer dit gebeurd is en 1 taak die de deadline aangeeft. In de bovenstaande printscreen ziet u de taak Deadline aangifte staan in de deelopdracht. Op deze taak kunt u de deadline invullen die geldt als indicatie voor het afronden van de voorgaande taken. We zullen in het gedeelte i.v.m. de voortgangsbewaking bekijken wat deze deadlines betekenen op het overzicht. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 8

10 Op deelopdrachtniveau Op niveau van deelopdracht bestaat er ook een veld Deadline. Dit kunnen we invullen via: Urenmodule Cliënten Boekjaren/opdrachtenbeheer - Deelopdrachten Deze deadline wordt niet getoond in het scherm van Taken op de CRM fiche, Mijn taken op de Kluwer Office Desktop, Taken tabblad bij het invullen van de weekstaten of op de voortgangsbewaking. Maar deze deadline is de deadline voor alle onderliggende taken. Bij het invullen van deze deadline, wordt deze dan ook doorgestuurd naar alle onderliggende taken, tenzij er al een deadline op de taak werd ingesteld. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 9

11 Via het volgende rapport, kunt u een overzicht vragen voor alle deelopdrachten met een deadline: Urenmodule Medewerkers Deelopdrachten Via het selectiecriteriascherm kunnen we de deelopdrachten opvragen die een deadline hebben binnen een bepaalde termijn of ook de deelopdrachten zonder deadline. Het volgende scherm wordt getoond. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 10

12 Van hieruit kunt u ook een hele deelopdracht als voltooid opnemen. Wanneer we hier de selectiebox van voltooid aanvinken, wordt de einddatum ingevuld. Deze einddatum wordt ook doorgegeven aan alle onderliggende taken. Hetzelfde geldt als u de deelopdracht via het Boekjaren/opdrachtenbeheer op voltooid zet. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 11

13 Op boekjaar-/opdrachtniveau Op het niveau van boekjaren/opdrachten heeft men ook een veld Deadline. Dit is de deadline van uw boekjaar/opdracht. Deze komt eigenlijk overeen met de afsluitdatum van het boekjaar van de cliënt. Aangezien de deadlines voor de jaarrekening, Algemene Vergadering en Vennootschapsbelasting op basis van deze datum bepaald worden, kan deze deadline een goede indicatie geven. Deze deadline kunnen we instellen per boekjaar/opdracht en doen we vervolgens via: Urenmodule Cliënten Boekjaren/opdrachtenbeheer Via deze weg kunnen we alle boekjaren/opdrachten van alle cliënten op 1 scherm zien en kunnen we bijvoorbeeld enkel het boekjaar/opdracht 1500 selecteren. Het boekjaar/opdracht voor 1 specifieke cliënt is ook via zijn cliëntenfiche te beheren. Zoals u kunt zien, hebben we in het onderstaande scherm voor enkele cliënten het boekjaar/opdracht 1500 een deadline gegeven die overeenkomt met hun afsluitdatum. Het veld Deadline is vervolgens te gebruiken via de voortgangsbewaking. Hoe we dit doen, zien we in het gedeelte van de voortgangsbewaking later in deze cursus. De deadline die op boekjaar-/opdrachtniveau wordt ingegeven kan ook doorgegeven worden aan alle onderliggende deelopdrachten door op het tabblad Deelopdrachten op de knop Standaard indeling van opdrachtprofiel instellen van de cliënt. te klikken en de standaard opnieuw door te voeren naar dit boekjaar Door de knop te gebruiken, worden de standaardinstellingen van het opdrachtprofiel doorgevoerd naar de cliënt. Eventuele manuele aanpassingen aan het opdrachtprofiel van de cliënt worden hierdoor teniet gedaan. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 12

14 Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 13

15 Voortgangsbewaking Om een overzicht te krijgen van een reeks taken die al dan niet voltooid zijn, kan men de Voortgangsbewaking oproepen. Om deze overzichten te definiëren, gaat u via: Urenmodule Analyseren Voortgangsbewaking Urenmodule Instellingen Configuratiescherm Basisgegevens - Voortgangsoverzichten Hier gaan we per voortgangsoverzicht definiëren welke taken opgenomen moeten worden en welke gegevens we van deze taak wensen te zien. Zo willen we bijvoorbeeld bij de jaarrekening wel de deadline van het Boekjaar/opdracht opnemen alsook de eventuele verantwoordelijke medewerker. Bij het overzicht van de personenbelasting heeft de deadline van het Boekjaar/opdracht geen extra informatie, dus hebben we deze hier niet nodig. Als we naar de taken van het overzicht PB/IPP kijken, zien we in de kolom Aanwezig welke taken opgenomen worden in het rapport. De waarde in de kolom Veld geeft aan welke informatie we als gebruiker willen zien in het rapport. De waarde in de kolom Kolom geeft aan in welke volgorde we de informatie willen zien. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 14

16 Bij de taak Bespreking klant is gekozen voor een Tekst veld. Dit betekent dat op het rapport, de inhoud van het veld Opmerking wordt weergegeven. Het veld Opmerking kan via de weekstaat ingevuld worden, maar niet via het oproepen van de Taken via Mijn Taken of via de CRM fiche. Daar staat het veld Opmerking namelijk in het grijs. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 15

17 Wanneer we vervolgens het Voortgangsoverzicht oproepen, krijgen we onderstaand rapport. De kolom met de taak Deadline aangifte staat vervolgens helemaal vooraan als indicatie welke Personenbelastingen eerst afgerond moeten worden. Ook is hier de deadline van die taak opgenomen en niet wanneer deze taak is voltooid. De velden met een Ja/Nee staan op de waarde Ja indien ze afgevinkt zijn, anders krijgen ze standaard de waarde Nee. Onze tekst die we ingevuld hebben in de opmerking m.b.t. de bespreking met de klant, is ook opgenomen op ons rapport. Zoals u ook kunt zien heeft het tabblad van ons rapport een naam, nl. Personenbelasting Inkomstenjaar Dit komt omdat dit rapport is opgeroepen via een voorgedefinieerde selectie. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 16

18 Algemene instellingen De instellingen m.b.t. Planning & Controle vinden we terug in: Urenmodule Instellingen Configuratiescherm Overig Planning & Controle De instellingen m.b.t. het Controle gedeelte zijn hieronder aangeduid. Controle op toegestane opdrachten en werksoorten in weekstaat: Wanneer een medewerker prestaties ingeeft in zijn weekstaat op een bepaalde cliënt wordt er nagegaan welke prestaties op deze cliënt mogelijk zijn op basis van zijn opdrachtprofiel. Heeft deze cliënt bijvoorbeeld geen taken van de deelopdracht 2000 Personenbelasting dan zal het ook niet mogelijk zijn om prestaties in te geven op werksoorten van de werksoortgroep 2000 Personenbelasting. Zo kunt u ervoor zorgen dat er nooit een personenbelasting ingegeven kan worden op een vennootschap maar enkel op de bestuurders van de vennootschap. Wijzigingen in deelopdrachten en taken van standaard opdracht doorvoeren bij cliënten: Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe taak wordt aangemaakt binnen het kantoor die geldt voor alle vennootschappen, dan moet u deze taak niet manueel bij elke vennootschap toevoegen. U kunt deze taak in de opdrachtprofielen voor de vennootschappen opnemen in de corresponderende deelopdracht. Door de instelling hier op Altijd doorvoeren te zetten, zal deze nieuwe taak bij de vennootschappen voor dat boekjaar ook doorgevoerd worden naar alle cliënten die gekoppeld zijn aan die opdrachtprofielen. Deelopdracht automatisch afsluiten: We hebben eerder in de cursus gezien dat het mogelijk is om een deelopdracht op voltooid te zetten. Dit kunt u manueel doen of dit kan automatisch gebeuren zodra alle onderliggende taken op voltooid staan. Bij voltooien regel in de weekstaat scherm taken openen: Wanneer een medewerker zijn prestaties ingeeft in de weekstaat, kan bij het afronden van de prestatieregel automatisch het tabblad van de taken getoond worden wanneer er gerelateerde taken zijn. Hierdoor wordt uw medewerker eraan herinnerd dat hij/zij misschien bepaalde handelingen heeft gedaan die tot het voltooien van een bepaalde taak heeft geleid. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 17

19 Vervallen cliënt Wanneer een dossier geen klant meer is, moet zowel de CRM fiche als de cliënt op vervallen gezet worden. In de voortgangsrapporten wordt geen rekening gehouden met vervallen cliënten, dus deze worden ook niet meer opgenomen in de overzichten. Voor de taakopvolging moet u echter ook de boekjaren aanpassen opdat de onderliggende taken niet meer getoond worden bij het oproepen van Mijn Taken. Dit doen we via: Urenmodule Cliënten Boekjaren/opdrachtenbeheer Op een boekjaar/opdracht hebt u status. Deze staat standaard op open. Deze kan naar Afgehandeld of Vervallen gewijzigd worden waardoor alle onderliggende taken op voltooid worden gezet. Bij het opvragen van de niet voltooide taken, krijgt u vervolgens deze boekjaren/opdrachten niet meer te zien. Bij het opvragen van de taken inclusief de voltooide, worden deze taken wel getoond. Wanneer u echter de optie Uitsluiten van Opdrachtbeheer aanvinkt, dan worden de taken niet op voltooid gezet, maar wordt het boekjaar/opdracht niet meer getoond in het scherm van Mijn Taken. Reeds voltooide taken op dit boekjaar/opdracht worden echter ook niet getoond bij het oproepen van de voltooide taken. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 18

20 Verantwoordelijke Op een boekjaar/opdracht wordt een takenpakket uitgerold op basis van het opdrachtprofiel. Om volledig te zijn, moet u een verantwoordelijke aanduiden voor dit boekjaar/opdracht. De vraag wordt gesteld of dit nodig is en wat er gebeurt als dit vergeten wordt. We bekijken dus even de gevolgen van het niet invullen van deze verantwoordelijke. We maken een nieuwe cliënt aan met het opdrachtprofiel van een Particulier en maken hier 2 boekjaren/opdrachten voor aan. We vullen de verantwoordelijke niet in. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 19

21 Op niveau van de deelopdrachten staat bijgevolg ook geen verantwoordelijke ingevuld. Als we kijken naar het voortgangsrapport, dan krijgen we wel deze cliënt te zien met de eventuele voltooide taken. Het veld voor de verantwoordelijke is niet ingevuld. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 20

22 Bij het invullen van de weekstaten, kunt u prestaties ingeven op deze cliënt en krijgt u vervolgens de taken die hiermee verbonden zijn. Hier kunt u dus ook prestaties ingeven en taken op voltooid zetten wanneer er geen verantwoordelijke is ingevuld. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 21

23 Bij het oproepen van de taken binnen de Wolters Kluwer Applicatie (in dit geval de personenbelasting) is het ook mogelijk om de gekoppelde taken op te roepen zonder dat er een verantwoordelijke gekoppeld is. Bij het oproepen van de taken op de CRM fiche of via Mijn Taken in de Kluwer Office Desktop, kan men deze taken echter niet oproepen zolang de verantwoordelijke niet ingevuld is. Ook het verwijderen van de medewerker in het selectiecriteriascherm maakt geen verschil. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 22

24 Wijziging van opdrachtprofiel Een cliënt kan slechts 1 opdrachtprofiel hebben die de taken voor deze cliënt definieert. Het is echter mogelijk dat een cliënt van opdrachtprofiel wijzigt. Bijvoorbeeld een btw kwartaalaangever die naar een btw maandaangever verandert. Onze cliënt Stromae / Paul Van Haver is gekoppeld aan het opdrachtprofiel Eenmanszaak btw Q. Hierdoor hebben we een btw kwartaalaangifte. Als we het Voortgangsoverzicht opvragen voor de btw Q1 van 2015 dan krijgen we enkel op de taken m.b.t. maart, een voltooide taak. De taken m.b.t. januari en februari zijn niet van toepassing voor deze cliënt. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 23

25 Als in 2015 zijn aangifte van kwartaal naar maand verandert, moeten we ook zijn profiel aanpassen. We geven hem bijgevolg op zijn cliëntfiche het nieuwe profiel. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 24

26 We gaan naar zijn boekjaar/opdracht 2015 en op het tabblad van de Deelopdrachten moeten we een refresh uitvoeren opdat het nieuwe profiel wordt toegepast op dit boekjaar. De voorgaande boekjaren worden hierdoor niet beïnvloed. Wanneer we vervolgens opnieuw het voortgangsrapport oproepen m.b.t. btw-aangifte Q1 van 2015, dan zijn onze reeds voltooide taken nog steeds aanwezig, maar zijn nu de andere taken vrijgekomen op deze cliënt. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 25

27 Opgelet, wanneer u een opdrachtprofiel van een cliënt verandert naar een opdrachtprofiel waar bepaalde taken niet meer in aanwezig zijn en deze zijn al op voltooid gezet, dan krijgt u onderstaande melding. De taken die niet tot het nieuwe opdrachtprofiel horen, worden dus bijgevolg verwijderd. Dit is bijvoorbeeld het geval als we onze cliënt naar een opdrachtprofiel van Particulier plaatsen. Zo vallen alle boekhoudkundige taken weg, waar al enkele taken voor voltooid waren. In ons voortgangsoverzicht van btw Q1 van 2015 komt onze cliënt vervolgens niet meer voor. Zoals we al aangaven worden de vorige boekjaren/opdrachten hier niet door beïnvloed en is de cliënt nog wel aanwezig in het rapport m.b.t Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 26

28 Jaarovergang Standaard opdrachtprofielen nieuw boek-/opdrachtjaar De standaard opdrachtprofielen worden gedefinieerd via: Urenmodule Instellingen Configuratiescherm Basisgegevens Standaard Boekjaren/opdrachten Hier kunt u het gewenste boekjaar selecteren en vervolgens op het tabblad Deelopdrachten het juiste opdrachtprofiel selecteren en dit aanpassen. Op het tabblad Eigenschappen van dat boekjaar staat dat dit Boek-/opdrachtjaar gebaseerd is op de voorgaande opdracht, wat meestal het vorige boekjaar is. Dit wil zeggen, dat als we een aanpassing uitvoeren voor een standaard opdrachtprofiel voor Boek-/opdrachtjaar 2015, deze aanpassing ook wordt doorgevoerd in het Boek-/opdrachtjaar Indien het Boek-/opdrachtjaar 2016 nog niet zou bestaan, kunt u dit ook hier aanmaken. Neem de configuratie over van het laatst aangemaakte jaar (in dit geval 2015). Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 27

29 Aanmaken nieuw boek-/opdrachtjaar voor cliënt Tijdens het jaar kan een cliënt al van boekjaar veranderen, hierdoor kunt u manueel op het ogenblik dat u het nieuwe boekjaar wilt opstarten, dit boekjaar manueel aanmaken. Dit kunt u doen via de cliëntfiche zelf of via: Urenmodule Cliënten Boekjaren/opdrachtenbeheer Hier kunt u de boekjaren opvragen van de vervallen cliënt. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 28

30 De naam van de cliënt wordt overgenomen en bij het selecteren van het correcte boek-/opdrachtjaar, worden ook alle cijfers van het vorige overgenomen. Let echter op, bij deze handeling zijn de data (voorschotten en deadline op opdrachtniveau) niet met 1 verhoogd. Deze moeten dus manueel aangepast worden. De deadlines die ingegeven waren op deelopdracht- en op taak niveau zijn wel met 1 jaar verhoogd. Het boek-/opdrachtjaar kan ook aangemaakt worden via: Urenmodule Cliënten Genereren boekjaren/opdrachten Vanuit dit scherm kunt u 1 bepaalde cliënt selecteren waarvoor u het nieuwe boekjaar wenst aan te maken. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 29

31 Op deze manier worden wel alle data met 1 jaar verhoogd, zoals we het in het boekjaren/opdrachtenbeheer van deze cliënt kunnen waarnemen. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 30

32 Verwijzingen in voorgedefinieerde selecties aanpassen Wanneer u een voorgedefinieerde selectie maakt om een bepaald rapport of selectie van taken dat u regelmatig gebruikt, snel op te roepen, maakt u meestal ook een selectie op het Boek-/opdrachtjaar. Wanneer u een nieuw jaar begint, is het best dat u ook deze voorgedefinieerde selecties gaat nakijken. U kunt de reeds bestaande selectie aanpassen door het Boek-/opdrachtjaar aan te passen naar het volgende, of u kunt een nieuwe selectie aanmaken waarin het nieuwe Boek-/opdrachtjaar gebruikt wordt. Om een dergelijke wijziging op te slaan in uw selectie, moet u enkel de waarde aanpassen en deze opslaan met de F5-toets. De voorgedefinieerde selecties van de voortgangsbewaking rapporten. Bijvoorbeeld deze van btw Q die aangepast wordt naar Q1 van Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 31

33 De voorgedefinieerde selecties voor het oproepen van de taken via Mijn Taken in de Kluwer Office Desktop. Bijvoorbeeld de selectie voor de personenbelasting die van boekjaar 2014 naar boekjaar 2015 veranderd wordt. Kluwer Office Seminarie Workshop P&C (KOSEMPC15/01) 32