Bulkfacturatie. Functioneel ontwerp uitbreiding Coachview.net. Dé nieuwe manier van samenwerken

Transcriptie

1 Bulkfacturatie Functioneel ontwerp uitbreiding Coachview.net Dé nieuwe manier van samenwerken 20 juni 2012

2 Pagina 1 van 10 Inleiding Dit document beschrijft de aanpassingen m.b.t. bulkfacturatie. Auteur(s): Frank van der Linden Pim Raeskin Marcel Kremers Aanmaakdatum: 9 mei 2012 Versiedatum: 20 juni 2012 Coachview.net / InnoPhase B.V. Postbus 135, 5460 AC Veghel Bastion 1-5, 5491 AN Sint-Oedenrode Tel Fax Info@Coachview.net Coachview.net is een product van InnoPhase BV.

3 Pagina 2 van Huidige situatie De werkwijze rondom factureren binnen Coachview.net is nogal bewerkelijk wanneer men vanuit een opleiding meerdere facturen op hetzelfde moment wil genereren. De wens om dit proces te versnellen in Coachview.net is door meerdere klanten geuit, inclusief de volgende eisen/wensen: Vanuit de facturenlijst direct één of meerdere facturen selecteren en deze kunnen printen middels het selecteren van een factuurtemplate. Een selectie van facturen in één keer op definitief kunnen zetten. In het geval van het maken van facturen ten behoeve van incasso hoeft er geen factuur document te worden gemaakt. Hierdoor moet het optioneel zijn om facturen te printen. Mogelijkheid om facturen direct als bijlage te mailen naar het adres van de debiteur (en/of contactpersoon). Een factuur kunnen maken bij een aanvraag, deze factuur definitief zetten en printen en/of en in één handeling. In één handeling genereren en printen van de facturen van één opleiding Bij de opleiding de aanvragen die je gefactureerd wilt hebben kunnen aanvinken. 2. Gewenste situatie De gewenste situatie is uitgewerkt in een aantal onderdelen, zijnde: Algemeen: extra instellingen op debiteurniveau Algemeen: extra parameterinstelling op customer-niveau Usecase 1: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding met tussenstatus Concept (UC 1) Usecase 2: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding direct definitief (UC 2) Usecase 3: Eerst genereren concepten / later in proces instappen (UC3) Usecase 4: Opstarten facturenlijst direct vanuit menu (UC 4) Usecase 5: Definitief maken en verzenden vanuit het detailscherm Factuur (UC 5)

4 Algemeen: Extra instellingen debiteurniveau Pagina 3 van 10 Uitbreiden instellingen debiteur met Verzendwijze en indien type , het te gebruiken adres: Indien persoon bekend bij aanmaken debiteur (contactpersoon bedrijf resp. particulier) wordt adres standaard op Contactpersoon gezet, anders op Bedrijf. Indien geen adres beschikbaar dan staat achter de keuze Bedrijf resp. Contactpersoon de tekst Geen adres beschikbaar. De velden Verzendwijze en adres worden tevens beschikbaar gesteld in de lijst Facturen als kolommen. Figuur 1 Algemeen: Extra parameters op customer-niveau (= per Coachview.net-klant): De volgende velden moeten instelbare parameters worden: - template - Afzender adres - Factuurtemplate - Factuurtemplate print - Verzendwijze facturen (voor nieuwe debiteuren) - Automatisch op order Toelichting parameter: Automatisch op order Er wordt een nieuwe parameter op customer-niveau geïntroduceerd, waarmee de verkoopstatus van een aanvraag automatisch op order wordt gezet, zodra deze wordt aangemaakt. Hiermee geef je dus per customer aan of deze de verkoopstatus wil gebruiken of niet. Bij het omzetten van de parameter gebeurt er niets met de bestaande aanvragen. Deze dienen alsnog handmatig te worden omgezet.

5 Pagina 4 van 10 Usecase 1: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding met tussenstatus Initieel (concept) Extra knop Maak facturen op tab Aanvragen bij Opleiding: Figuur 2 Bij klik op knop Maak facturen verschijnt de aanvinkbare lijst aanvragen: Figuur 3 Bij het opstarten van de lijst zijn de aanvragen die gefactureerd kunnen worden automatisch aangevinkt. De aanvragen die om een bepaalde reden niet gefactureerd kunnen worden, kunnen niet aangevinkt. Ongeschikte aanvragen waar in ieder geval geen factuur voor gemaakt kan worden: Aanvragen zonder verkoopregels Aanvragen met financiële status Gefactureerd Aanvragen verkoopstatus Initieel Voor deze aanvragen dient het icoontje te worden getoond. Via een tooltip (tekst die verschijnt wanneer men met de muis er overheen beweegt) kan worden aangegeven waarom deze aanvraag niet gefactureerd kan worden. Let op: bovenstaande logica is reeds aanwezig in Coachview.net per individuele aanvraag. Deze logica wordt overgenomen. Aanvragen waar een waarschuwing moet worden gegeven zijn: Aanvraag met status Deelfacturatie Aanvraag verdeelt over meerdere opleidingen Aanvraag met minimaal 1 opleidingsvraag op de wachtlijst. Aanvraag waar het herberekenen vinkje aanstaat. Voor deze aanvragen dient het icoontje waarschuwingstekst weergegeven. te worden getoond. Via een tooltip wordt de Aanvragen met meerdere debiteuren in de verkoopregels worden als geschikt gezien en er komt dus ook geen waarschuwing. Vervolgens worden er dus 2 of meerdere facturen aangemaakt.

6 Pagina 5 van 10 Na het aanvinken van de gewenste aanvragen en klik op de knop Maak facturen : Wordt per aanvraag automatisch een factuur per debiteur aangemaakt op basis van 100% van de verkoopregels. De status van de aangemaakte facturen is Initieel ; in het nummer staat Concept De facturenlijst (zonder zoekcriteria) wordt opgestart en de zojuist aangemaakte facturen worden getoond Standaard is de optie Bekijk concepten aangevinkt, waarbij de behorende velden worden getoond: Figuur 4 Het veld standaard factuurtemplate wordt automatisch ingevuld op basis van de bij parameters ingestelde voorkeur-verzendwijze voor facturen: Indien Print Factuurtemplate print Indien Factuurtemplate Indien Onbekend (1) Factuurtemplate print (2) Factuurtemplate (3) leeg. Bij klik op Bekijk concept-facturen worden de facturen in de documenteditor gegenereerd. Deze verschijnen in een dialog / pop-up-scherm. De documenten worden hierbij niet als records gecreëerd. Bij het aanklikken van de optie Definitief maken en verzenden worden de volgende velden getoond: Figuur 5 Qua verzendwijze kan gebruik gemaakt worden van de bij de debiteur ingestelde voorkeur, óf kunnen de facturen allemaal geprint worden. Indien de print-optie is gekozen verdwijnen de -velden, indien de -optie is gekozen de print-velden:

7 De factuurdatum wordt standaard ingevuld op de datum-vandaag. Pagina 6 van 10 Bij klik op Print/ definitieve facturen wordt de status van de geselecteerde facturen verzet naar Definitief. Hierbij verschijnt de vraag om bevestiging weet u zeker. De gebruiker kan hierbij aangeven of hij/zij deze instelling op gebruikersniveau wil opslaan en de vraag dus niet meer wil krijgen. Na beide acties (printen dan wel en) komt de bevestigingstekst: x facturen geprint en/of x facturen per verzonden en eventuele foutmeldingen: Figuur 6 De foutmelding zal vaak het ontbreken van een geldig adres betreffen. Indien bij de instelling Verzendwijze de optie Volgens instelling bij debiteur is gekozen, dan kan de foutmelding ook aangeven dat er bij een bepaalde debiteur geen Verzendwijze is ingesteld. Stempelen: Bij printen respectievelijk verzenden wordt op factuurniveau gestempeld: o Verzonden ( Ja of Nee ) o Verzendwijze ( of Print ) o Verzenddatum o Link naar het factuurdocument (html) Bovenstaande stempel-velden worden opgenomen in het factuurscherm (onder de betaal -velden en boven de export -velden) én als instelbare kolom in de facturenlijst Verzonden, Verzendwijze en Verzenddatum worden tevens zoekcriteria in de standaard facturenlijst. Bij print wordt pas definitief gestempeld nadat de print-bevestigingsknop is geklikt, zie mockup:

8 Pagina 7 van 10 Figuur 7 Bij print wordt het document als html-bestand bij de facturen opgeslagen (tab Documenten) Bij wordt zowel de als het html-factuurdocument opgeslagen (tab Documenten) De verzendhistorie van het document zelf (onder het i-tje ) wordt ook gezet. Usecase 2: Printen/mailen facturen aanvragen opleiding direct definitief Idem UC 1, met uitzondering van bekijken concepten: in scherm Figuur 4 wordt direct Definitief maken en verzenden aangeklikt. Usecase 3: Eerst genereren concepten / later in proces instappen Uitgangspunt: facturen worden als concept gegenereerd en geprint, zoals beschreven in UC1. Vervolgens wordt in het proces uitgestapt, bijvoorbeeld voor een fysieke controle van de facturen door een collega. In een latere fase moet het proces dus weer opgepakt kunnen worden. Aanpassing: extra knop Toon facturen van aanvragen tab Aanvragen bij opleiding: Figuur 8

9 Pagina 8 van 10 Bij klik op de knop Toon facturen van aanvragen verschijnen alle facturen, van alle aanvragen die één of meerdere opleidingsvragen ingeschreven hebben bij de opleiding. Daarnaast dienen hierbij ook de vervolgacties nog mogelijk te zijn: Figuur 9 Indien Bekijk alles is aangevinkt, worden alle facturen (van alle aanvragen gerelateerd aan de opleiding) getoond, zonder extra opties/mogelijkheden. Indien Bekijk concepten wordt aangevinkt, wordt scherm Figuur 4 getoond. Daarbij worden in de lijst enkel de facturen getoond met: de status Initieel. Het proces kan hierbij vervolgd worden zoals beschreven in UC 1, vanaf Figuur 4. Indien Definitief maken en verzenden wordt aangevinkt, dan wordt scherm Figuur 5 getoond. Daarbij worden in de lijst enkel de facturen getoond met: de status Initieel én de status Definitief én Niet-verzonden. Het proces kan hierbij vervolgd worden zoals beschreven in UC 1, vanaf Figuur 5. Usecase 4: Opstarten facturenlijst direct vanuit menu Op de facturenlijst die wordt opgestart vanuit het menu ( Financieel Facturen ), verschijnt (in het geval van schrijfrechten op Facturen ) de extra actiemogelijkheden: Figuur 10 In geval van leesrechten zijn de Gewenste actie -opties verborgen. Standaard wordt opgestart in de Bekijk alles -optie.

10 Voor de overige opties, zie de beschrijving van UC 3. Pagina 9 van 10 Usecase 5: Definitief maken en verzenden vanuit het detailscherm Factuur Het detailscherm wordt uitgebreid met twee knoppen: Bekijk concept en Definitief maken en verzenden Figuur 11 De knop Bekijk concept wordt enkel getoond indien de status van de factuur Initieel is. De knop Definitief maken en verzenden wordt enkel getoond indien Verzonden= Nee. Bij klik op Bekijk concept wordt het volgende scherm getoond: Figuur 12

11 Bij klik op Definitief maken en verzenden wordt het volgende scherm getoond: Pagina 10 van 10 Figuur 13