Alure: BTW wijziging ivm afschaffen Landbouwregeling

Transcriptie

1 Alure: BTW wijziging ivm afschaffen Landbouwregeling Copyright 2017 Wolters Kluwer Alure Alle rechten zijn gereserveerd. Reproductie, geheel of gedeeltelijk, zonder schriftelijke toestemming van de eigenaar is verboden Hoewel aan alle documentatie zeer veel zorg en aandacht is besteed, aanvaardt Wolters Kluwer geen aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze documentatie.

2 Inhoudsopgave 1 Wetswijziging Van BTW-laag naar BTW-hoog BTW wijziging doorvoeren in Alure Aandachtspunten Voorbeeld facturen Afsluitend

3 1 Inleiding In dit document staat beschreven welke aanpassingen gedaan moeten worden om de btwwetswijziging van de landbouwregeling in Alure te verwerken. Afhankelijk van de Alure inrichting voor het kantoor moeten een aantal acties worden uitgevoerd. Wil je voor jouw kantoor het beste scenario bepalen? Neem dan contact op met jouw accountmanager via Wetswijziging Per 1 januari 2018 wordt de landbouwregeling afgeschaft. Deze regeling hield in dat landbouwers niet BTW-plichtig waren. Hoewel deze agrarische bedrijven wel een boekhouding voeren hoefden ze geen BTW-aangifte te doen. Dat is vanaf wel het geval. Deze BTW aangifte wordt vanuit de klant-administratie gedaan. Dit staat los van Alure. Bijkomend is er een wijziging in het BTW-regime. Bepaalde diensten die worden geleverd aan agrariërs vallen niet langer onder het lage BTW-tarief. Dat betreft bijvoorbeeld de diensten van loonwerkers maar ook de diensten van Boekhouders/Accountants. En dat raakt Alure wel. Wat dit betekent wordt in dit document uitgewerkt. 3 Van BTW-laag naar BTW-hoog Gebruikers van Alure die klanten hebben in de agrarische sector werken met meerdere BTW-codes. De BTW-code is een instelling op de cliëntkaart. Voor de meeste klanten is deze ingesteld op BTWhoog, maar voor agrariërs is dit ingesteld op BTW-laag. Deze groep gaat per januari 2018 ook naar BTW-hoog. Deze wijziging is qua impact echt anders dan een wijziging van het BTW-percentage. In het verleden is het percentage bijv. van 19 naar 21% gegaan. Toen moesten werkzaamheden die allemaal onder BTW-hoog vielen tegen een verschillend BTW percentage op de factuur komen. Er was maar 1 BTW code waarbij 2 verschillende percentages van toepassing waren. Dat is nu niet het geval. Waar we nu mee te maken hebben is dat op de cliëntkaart van klanten in de agrarische sector de BTWcode van Laag naar Hoog gaat. Diensten die al geleverd zijn maar nog niet zijn gefactureerd (dus in het OHW staan) blijven onder BTW-laag vallen. Diensten die vanaf 1 januari worden geleverd vallen onder btw Hoog. Die kunnen op een bepaald moment op 1 factuur worden gefactureerd. Dan staan op de factuur 2 btwpercentages. 4 BTW wijziging doorvoeren in Alure Wanneer in Alure op de klantkaart de BTW-code wordt aangepast dan wordt de nieuwe BTW-code ook toegepast op alle OHW. Dit is bewust zo ingebouwd omdat het nogal eens voorkomt dat bij een nieuwe cliënt in eerste instantie een verkeerde BTW-code is ingesteld. Wanneer dan op een later 3

4 moment de juiste BTW-code wordt ingesteld dan geldt die nieuwe BTW-code ook voor alle reeds geboekte weekstaatregels. Bij de wijziging die nu plaats gaat vinden is dit juist niet de bedoeling. Daarom kan dit niet via het scherm worden gedaan maar zal het via een database-script uitgevoerd moeten worden. Wanneer het om een kantoor gaat met een groot aantal agrarische klanten is dat toch al gewenst omdat het anders te bewerkelijk is. Bij het database script wordt voorkomen dat het OHW ook wordt omgehangen naar de nieuwe BTW-code. Voor dit script zijn de volgende dingen belangrijk: Voor welke klanten moet de BTW-code worden aangepast. Het is niet zeker dat dit voor alle klanten geldt waar momenteel de 6% code staat ingesteld. Dit moet in overleg met het kantoor worden bepaald Op welk moment wordt het script uitgevoerd. Alle weekstaten van 2017 moeten compleet zijn. En van 2018 mag nog niets zijn ingevoerd. Dat moment is lastig te bepalen: bepaalde medewerkers voeren al een nieuwe weekstaat in terwijl anderen nog de weekstaat van vorige week (in dit geval van het oude jaar) compleet moeten maken. Daarom moet het script een aanvullende stap doen: alle inmiddels geboekte OHW in 2018 moet wel worden omgehangen naar de nieuwe BTW code. Dan kan het op een later moment worden uitgevoerd maar het moet wel worden uitgevoerd voordat er werkzaamheden van 2018 worden gefactureerd. Het is dus afhankelijk van het declaratieproces bij de klant. Daarbij moet ook rekening worden gehouden met evt. Voorschotfacturen die aan het begin van de nieuwe maand worden verstuurd. Dit is in principe alles wat in Alure moet gebeuren. 5 Aandachtspunten Wel zijn er enkele aandachtspunten: Factuur-layout Voorschotten Declaratie correcties Doorschuiving Journaliseren naar Verkoopboek Factuur-layout: De factuurlayout moet erin voorzien dat 2 BTW-codes voorkomen op de factuur. In de praktijk zal dit bij kantoren met klanten in de agrarische sector al wel het geval zijn omdat dan om andere reden al 2 BTW-codes op 1 factuur voorkomen. Bekend voorbeeld daarbij is de IB-aangifte die voor de agrariër wordt gedaan. Die viel al onder BTW-hoog en kon op dezelfde factuur staan als de diensten die onder BTW-laag vielen. Actiepunt: controleer of factuur-layout voorziet in 2 BTW-codes op dezelfde factuur. 4

5 Declaratiecorrecties: Wanneer in het scherm Bewerken declaratie correcties worden gedaan dan moet goed op de BTW worden gelet. Wanneer een bestaande mutatieregel wordt gewijzigd dan geldt voor de correctie automatisch de BTW-code van de mutatie die wordt gewijzigd. Voor mutaties uit het oude jaar is dat dus BTW-laag, voor mutaties uit het nieuwe jaar is dat BTW-hoog. Wanneer de gebruiker zelf een correctieregel toevoegt dan geldt de BTW-code van de klant. Wanneer die is omgezet naar Hoog (door het script) dan wordt voor de toegevoegde correctieregel BTW-hoog ingevuld. Wanneer voor die correctie toch BTW-laag geldt dan moet de gebruiker dit zelf aanpassen in die mutatieregel. Het veld BTW is wijzigbaar, tenzij bij de configuratie-instellingen is ingesteld dat de BTW-code niet mag worden gewijzigd in het declaratiescherm. Het betreft de instelling Uren Instellingen Configuratiescherm Overig Algemeen BTW-code wijzigbaar bij bewerken declaraties. Declaratie correctie Doorschuiving: Met correctietype Doorschuiving kan een bepaald bedrag van het OHW worden doorgeschoven naar de volgende periode. De originele weekstaat regel wordt wel onderdeel van de factuur maar het bedrag dat wordt Doorgeschoven wordt in mindering gebracht op het factuurbedrag. Dit type correctie is een nieuwe regel in de lijst met mutaties en krijgt dus de BTW-code die bij de klant is ingesteld. Dat is dan BTW-hoog. Terwijl het bedrag is gerelateerd aan OHW uit 2017 (of ouder). In dat geval zou het bedrag dat wordt doorgeschoven op de volgende factuur alsnog tegen BTW-laag gefactureerd moeten worden. Bij het correctietype Doorschuiving is er echter geen direct verband tussen weekstaat regels en het bedrag dat wordt doorgeschoven. Het kan ook om een bedrag gaan dat deels betrekking heeft op het OHW van 2017 en deels op het OHW van In dat geval kan het bedrag ook in 2 Doorschuivingen worden geboekt. Waarbij elke boeking de bijbehorende BTWcode krijgt. Alure kan dit echter niet bepalen. De gebruiker moet dan zelf de BTW-code instellen op de correctieregels. Uiteindelijk is de declarant zelf verantwoordelijk voor het toepassen van de juiste BTW. Voorschotten: Wanneer met Voorschotten wordt gewerkt dan zijn er meerdere momenten van factureren en een verrekening op een later moment. Op de Voorschotfacturen wordt het actuele BTW-tarief van de cliëntkaart toegepast. Op de Voorschotten uit 2017 (en eerder) is dat BTW-laag en op Voorschotfacturen vanaf 2018 is dat BTWhoog. (script moet dan al wel zijn uitgevoerd). Voorschotten bestaan in Alure altijd uit 2 boekingen: het voorschot bedrag dat meteen wordt gefactureerd op de Voorschot factuur en een boeking voor de Verrekening met het contra-bedrag (negatief voorschotbedrag). Dit contra record wordt in dezelfde periode geboekt als het Voorschot bedrag op de Voorschotfactuur. Ook wordt dezelfde BTW-code e.d. gebruikt. Elke Verreken-voorschot mutatie heeft dus z n eigen BTW-code: die uit 2017 BTW-laag en die van de voorschotten uit 2018 BTW-hoog. De voorschot facturen en de verrekening ervan zijn per saldo BTW neutraal. 5

6 Op een eindafrekening kunnen de te verrekenen voorschot-mutaties een verschillende BTW-code hebben. In de BTW berekening op de factuur wordt daar rekening mee gehouden. Journaliseren naar Verkoopboek: Hier verandert niets. De omzet van facturen met 2 BTW-codes wordt uitgesplitst, dat is al het geval. Voorlopig blijft er omzet geboekt worden op de BTW-laag grootboekrekening. Ook voor de Boekingsgangen zijn geen aanpassingen nodig. 6 Voorbeeld facturen Hieronder enkele schermafdrukken waaruit zichtbaar wordt hoe de verschillende BTW percentages op de factuur komen te staan. Het gaat hier om een voorbeeld. Elk kantoor heeft een eigen factuurlayout en de factuur zal er dan ook anders uitzien. Als voorbeeld is een klant genomen waarbij gewerkt wordt met Voorschotten. De klant Landbouwer heeft in 2017 drie voorschotfacturen ontvangen met elk een bedrag van 300,-. Op deze facturen was 6% BTW van toepassing. De werkzaamheden van 2017 stonden per nog in het OHW. Op 1 januari is de BTW-code van de klant van Laag omgezet naar Hoog (met het database script). In januari 2018 is ook een voorschotfactuur verzonden (bedrag 325,- ) en zijn er ook werkzaamheden uitgevoerd. Voor een eerste inzicht zijn deze uren geboekt op Opdracht De eindafrekening voor deze klant is dan als volgt: 6

7 Op deze factuur is duidelijk te herkennen welk BTW tarief op de betreffende werkzaamheden is toegepast. In de praktijk wordt in 2018 gewerkt aan Opdracht Voor deze zelfde klant is een weekstaat boeking toegevoegd in januari 2018 die geboekt is op Opdracht Het gaat om een boeking van 210,- op Samenstellen jaarrekening. Deze is toegevoegd aan dezelfde factuur. De factuur is dan als volgt: 7

8 Op deze factuur is het bedrag op Opdracht 2017 nu 210,- hoger en die van Opdracht 2018 is ongewijzigd. Wanneer we de bedragen in de BTW-berekening vergelijken dan zien we dat de grondslag van BTW 6% ongewijzigd is gebleven en de grondslag van de 21% nu 210 euro hoger is. Dat is ook juist, want die boeking uit januari 2018 is belast met 21%. Op de factuurregel Samenstellen jaarrekening onder Opdracht 2017 is nu geen BTW-percentage afgedrukt. Deze regel is een sommatie van weekstaatboekingen uit 2017 en uit Daarbij is een verschillend BTW percentage van toepassing. Vandaar dat er geen percentage kan worden aangegeven. Deze facturering is de standaard Alure-methode. Het is uiteraard mogelijk dat de declarant die factuurregel met gemengde BTW gaat opsplitsen in 2 regels met elk het bijbehorende bedrag en BTW-percentage. 8

9 Wordt een factuur met gemengde BTW als te complex ervaren dan is het alternatief om bij de eindafrekening 2 facturen te maken: de ene factuur met alle boekingen uit 2017 die onder BTW laag vallen en de andere factuur met alle boekingen uit 2018 met BTW-hoog. Deze 2 facturen kunnen wel in dezelfde periode worden aangemaakt en verzonden (hoeft niet te wachten op de volgende facturatie ronde). 7 Afsluitend De situatie dat meerdere BTW-codes op 1 factuur staan zal wel enige tijd duren. Het OHW van 2017 is niet meteen allemaal gefactureerd. Wanneer met Voorschotten wordt gewerkt, is het OHW van 2017 zeker nog niet uitgefactureerd, zolang nog niet voor elke klant een eindafrekening is gemaakt. Maar ook zonder Voorschotten kunnen nog lange tijd boekingen uit 2017 (en ouder) in het OHW staan. Op dit moment is er geen einddatum (althans niet bekend) waarop deze diensten nog tegen 6% gefactureerd mogen worden. 9