Onderstaand schema toont de handleidingen in het grote geheel en geeft de verbanden aan. Planning. Module zorgplanning

Transcriptie

1 Inleiding Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Zorg zonder Verblijf (ZzV) binnen de AWBZ en Wmo, zijn de zorguren die een cliënt heeft ontvangen van een zorgaanbieder de basis van deze wettelijke taak. Met behulp van de CAK-export exporteert de organisatie geleverde zorg naar het CAK, dat deze gegevens kan gebruiken voor de inning van de eigen bijdrage van de cliënt. Onderstaand schema toont de handleidingen in het grote geheel en geeft de verbanden aan. Cliënt Indicatie Contract Inschrijving Planning Zorg Productieverantwoording Declaratie Overig Cliëntdossier raadplegen AZR Berichtenverkeer Importeren Contract koppelen aan ZZP Planning van aan- en afwezigheid SQL Zorgplan Verblijfsdagen en tijdelijke afwezigheid Bevriezen en vaststellen productie Managementinformatie Nieuwe cliënt aanmelden (handmatig / uit AW33) (AZR wachtlijst) AZR Berichtenverkeer Indicatie verwerken Contract koppelen aan Arrangementen Mutatie Zorgplanrapportage Aan- en afwezigheidsregistratie (dagdelen) Aanmaken facturen FarmedRX Contactpersonen beheren AZR berichtenverkeer Exporteren Wachtlijstbeheer Module zorgplanning MIC Tijdverantwoording (uren) Berichtenverkeer (AW 319 en CAK berichtenverkeer) Word-integratie Verklaring van de iconen Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven

2 Inhoudsopgave... 3 CAK-interface in PlanCare Dossier... 4 Inrichten PCD... 4 Stroomschema... 8 Toelichting stappen... 9 Stap Stap Stap Stap 3A Stap Stap Stap 5A Stap Correctie Aanvullende rapportage Bijlage Pagina 2

3 Het Centraal Administratiekantoor (CAK) is verantwoordelijk voor het berekenen, vaststellen en innen van de eigen bijdrage voor de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ) en Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Voor het berekenen van de eigen bijdrage Zorg zonder Verblijf (ZzV) binnen de AWBZ en Wmo, zijn de zorguren die een cliënt heeft ontvangen van een zorgaanbieder de basis van deze wettelijke taak. Met behulp van de CAK-export exporteert de organisatie geleverde zorg naar het CAK, dat deze gegevens kan gebruiken voor de inning van de eigen bijdrage van de cliënt. Voor het versturen van de bestanden kan met het CAK contact worden opgenomen en wordt een adres verstrekt waarnaar de bestanden kunnen worden opgestuurd. Uit de documentatie van het CAK: Via de ZA Standaard kunnen de cliënt- en zorguurgegevens worden aangeleverd van cliënten die ZzV of Wmo producten afnemen. De ZzV gegevens moeten via de AGB code worden aangeleverd. De Wmo producten via de WZA code. De WZA code is een nummer dat bestaat uit 6 posities die altijd start met de cijfers 69 (690032). Gebruikte afkortingen: CAK = Centraal Administratie Kantoor ZzV=Zorg Zonder Verblijf WMO=Wet Maatschappelijke Ondersteuning WZA=WMO ZorgAanbieder-code AGB = Algemeen Gegevens Beheer CAK-interface 2010 Naast de verantwoording van de uren aan het CAK worden per 1 januari 2010 ook de dagdelen meegenomen in de export. Hiervoor is in PlanCare Dossier een aantal aanpassingen gedaan. Op productniveau wordt aangegeven of dit product moet worden meegenomen in de CAKexport. Het kan dan zowel om een uren- (Tijdverantwoording) als om een dagdelenproduct (Aan- /afwezigheidsregistratie) gaan. Theoretisch kunnen zelfs mutatiedagen worden gebruikt. Pagina 3

4 Onderstaand wordt aangegeven waar de inrichting van PlanCare Dossier aan moet voldoen om een goede export te kunnen doen. in PlanCare Dossier De betreft een afzonderlijke PlanCare Dossier module: PlanCare Dossier CAK Interface. De volgende exporttypen zijn mogelijk: Test NAW Test Productie NAW Productie Test Correctie Correctie Het is aan te bevelen eerst een NAW-aangifte te doen en daarna pas een normale test- of productieaangifte. De NAW-aangifte wordt gecontroleerd, eventuele fouten kunnen door de gebruiker worden gecorrigeerd in PlanCare Dossier. Extra info van het CAK: Reeds eerder geëxporteerde perioden kunnen opnieuw worden aangeleverd, alleen de nieuwe regels worden dan geïmporteerd. Mocht een bestand (met een bepaald volgnummer) niet zijn aangeleverd, dan kan deze opnieuw worden aangeleverd onder een ander volgnummer. Inrichten PCD Om de te kunnen verzorgen moeten er binnen PlanCare Dossier enige zaken worden ingericht. AGB-codes In het verleden vond filtering plaats op de AGB-codes zoals deze waren vastgelegd op de afdeling. Dat is gewijzigd. De AGB-codes worden nu vastgelegd in het scherm Stamgegevens/Naslagtabellen/Onderhoud AGB codes. Pagina 4

5 Voor wat betreft de WMO aanlevering worden de WZA codes nog opgebouwd vanuit het veld WZA Code bij het onderhoud van de afdelingen. Zie onderstaande beschrijving. WZA-codes Het invoeren van WZA-codes vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Instellingen/Sectoren/Afdelingen. Voer de codes in op het hoogst mogelijke niveau. Wanneer alle afdelingen dezelfde code hebben kan worden volstaan met aangeven op sectorniveau. Wordt de code op instellingsniveau ingevuld, dan geldt deze voor alle onderliggende sectoren en afdelingen. Pagina 5

6 Let op: in de export worden alleen de laatste 6 posities meegenomen. Het is daarom aan te bevelen alleen 6-cijferige codes te gebruiken. Productie t.b.v. de export De productie die kan worden meegenomen met de export komt uit de modules Basisregistratie, Aan-/afwezigheid (dagregistratie) of Tijdverantwoording (urenregistratie). Het aangeven van de exportgegevens in de schermen Onderhoud projecten/project typen en Onderhoud projecten/planning legenda is komen te vervallen. De voor een export benodigde informatie wordt gekoppeld op productniveau. Producten Stamgegevens/Naslagtabellen/Producten Voor de CAK-interface zijn de volgende velden belangrijk: (1) Code(CAK): vermeld de CAK-code waarmee de productie aan het CAK zal worden gedeclareerd. De conversietabel CTG-prestatie/CAK-Code voor 2010 is te verkrijgen bij het CAK. (2) Eenheid: de eenheid dient per product goed te zijn aangegeven. Voor het CAK kunnen dit alleen minuten of dagdelen zijn. Voor dagdelen geldt een andere vorm van wegschrijven in het digitale format (1 dagdeel gaat naar buiten als 1 eenheid, er vindt dus geen omrekening naar uren plaats!). (3) Exporttype: kies hier voor ZZV (Zorg zonder verblijf) of WMO (ZMO producten). In onderstaande schermafdruk zijn de gegevens vanuit de conversietabel verwerkt voor het product H811 Dagactiviteit VG Licht. CTG CAK Product EB Prestatie code Plicht? H Dagactiviteit VG licht Ja Dagactiviteit VG Pagina 6

7 (1) (2) (3) Voorwaarden Om een juiste export te kunnen doen moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan (zie ook onderstaande afbeeldingen). 1) Voor alle productie geldt dat het te registreren product moet zijn gekoppeld in de mutatie/productkoppeling. Dit is een vereiste! 2) Dit is ook de plaats waar de financiering wordt aangegeven. Er wordt dus niet gekeken naar een eventuele andere plaats waar de financiering is geregistreerd! De financiering is een belangrijk filter in de export. 3) Daarnaast moeten alle mogelijke project/product combinaties goed zijn gevuld. Hier wordt aangegeven waar per project/product combinatie de productie vandaan wordt gehaald. Pagina 7

8 1) 2) 3) Stroomschema Pagina 8

9 Stap 1 Productie rapport akkoord? NEE - cliënten uitsluiten (buiten standaard filter om) Stap 3 Test export *3A Test export alleen NAW Akkoord CAK? Stap 5 Productie export *3A Prod. export alleen NAW Akkoord CAK? JA JA JA Aangifte export is geslaagd voor periode! NEE NEE Stap 2 Cliënten uitsluiten Terug naar stap 1 Stap 4 Correctie in bijv. NAW Terug naar stap 3A of 1 Stap 6 Correctie in bijv. NAW Terug naar stap 5A of 1 Correctie Corrigeren van reeds aangeleverde bestanden bij het CAK Toelichting stappen Stap 1 Productie rapport akkoord? Ga naar menu optie Management/SQL rapporten en kies voor categorie Export en vervolgens voor het overzicht Controlerapport export CAK tbv ZA standaard Pagina 9

10 Kies een financiering. Selecteer vervolgens een of meer CAK-codes. Vul bij Peildatum (datum binnen een CAK-periode) een datum in en kies onder Opties een AGBcode (voor een ZZV-export) of een WZA-code (voor een WMO-export). Geef aan welk soort export het betreft. Klik op de knop Toon afdrukvoorbeeld en de controlelijst export CAK wordt getoond: Pagina 10

11 Het betreft hier een lijst met productie in dagdelen over week 1 t/m Eerst worden de totalen gegeven, waarna een uitsplitsing per cliënt volgt. Onderstaand een uitgebreider overzicht waarin zowel de uren als dagdelen terugkomen. (I.v.m. de privacy zijn de cliëntengegevens in de linker kolom verwijderd). Pagina 11

12 Stap 2 Cliënt uitsluiten (Export) In de CAK-interface worden cliënten onder de 18 jaar standaard NIET meegenomen in de export. Zij hoeven dus niet te worden uitgesloten. Om alle kinderen toch in de export mee te nemen moet onder Opties het vinkje voor Cliënten onder de 18 ook meenemen worden geplaatst. Pagina 12

13 Naast het automatisch uitsluiten van bepaalde (categorieën) cliënten blijft het mogelijk deze handeling handmatig uit te voeren. Ga hiervoor naar menu optie Cliënten(of Bewoners)/Cliënt uitsluiten(export). Het zoekscherm wordt geopend. Kies nu de cliënt die moet worden uitgesloten van de export. Het scherm Cliënt uitsluiten(export) wordt geopend. Maak een keuze of het de ZZV- of de WMO-export betreft en geef een datum Vanaf en/of Tot en met aan. Door het vinkje voor de datum Tot en met weg te halen wordt geen einddatum meegenomen. Let op. Het uitsluiten gebeurt per cliënt. Er kan dus geen groep cliënten worden geselecteerd. Wel kan een cliënt voor een langere periode, bijvoorbeeld het hele jaar, worden uitgesloten. In de conversietabel van het CAK is terug te vinden dat extramurale codes voor dagbesteding kind wel eigen bijdrageplichtig zijn. Dit is niet direct het geval, maar het schijnt zo te zijn dat kinderen weliswaar geen eigen bijdrage betalen voor de dagbesteding, maar ouders wel een beschikking krijgen. Er zijn instellingen die uit principe toch geen gegevens over productie van kinderen willen doorsturen. Stap 3 Ga naar menu optie Management/SQL rapporten en kies voor categorie Export en vervolgens voor het overzicht Export CAK tbv ZA standaard Pagina 13

14 Kies een financiering. Selecteer vervolgens een of meer CAK-codes. Geef aan welk soort export het betreft. Vul bij Peildatum (datum binnen een CAK-periode) een datum in en kies onder Opties een AGBcode (voor een ZZV-export) of een WZA-code (voor een WMO-export). Kies bij Soort export voor Test. Vervolgens moet bij Export worden aangegeven waar het exportbestand moet worden geplaatst (zie Bijlage). De bestandsnaam wordt automatisch bepaald, het verdient aanbeveling deze NIET Pagina 14

15 aan te passen. Het volgnummer start bij ingebruikname van de module bij 500 (om conflicten bij het CAK te voorkomen), het volgende jaar wordt gestart met 001. Informatie betreffende de bestandsbenaming uit de documentatie van het CAK: De bestandsnaam heeft de volgende indeling: AGB code of WZA code Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld ). Om technische reden is niet het volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen. Klik vervolgens op de knop Toon afdrukvoorbeeld en na enige tijd verschijnt de melding dat het exportbestand is aangemaakt: Op de aangegeven locatie bevindt zich het exportbestand. Tip: maak een map aan met en daaronder een map Test (zie bijlage). Let op: gebruik om te testen alleen Soort export = Test, of Test NAW, het CAK zal anders het aangeleverde exportbestand als productie importeren. Er kan bij het exporteren worden bepaald welke CAK codes er mee gaan in de export. Zo wordt er extra flexibiliteit geboden om bijvoorbeeld voor een bepaalde AGB code een bepaald product niet mee te sturen, of om bijvoorbeeld in export A product X, Y en Z mee te sturen incl. kinderen en voor product A en B de export nog eens te draaien maar dan zonder kinderen. Pagina 15

16 Stap 3A Deze stap betreft de test export voor de NAW-gegevens. Zijn deze akkoord, dan volgt goedkeuring van het CAK. Worden er fouten gesignaleerd, dan dienen de personalia te worden aangepast (stap 4). De werking is gelijk aan die van stap 3, echter Soort export = Test NAW. Stap 4 Corrigeer bijv. personalia-gegevens van de cliënten. Stap 5 Ga naar menu optie Management/SQL rapporten en kies voor categorie Export en vervolgens voor het overzicht Export CAK tbv ZA standaard Vul bij Peildatum (datum binnen een CAK-periode) een datum in en kies onder Opties een AGBcode (voor een ZZV-export) of een WZA-code (voor een WMO-export). Pagina 16

17 Kies bij Soort Export voor Productie. Vervolgens moet bij Export worden aangegeven waar het exportbestand moet worden geplaatst (zie Bijlage). De bestandsnaam wordt automatisch bepaald, het verdient aanbeveling deze NIET aan te passen. Het volgnummer start bij ingebruikname van de module bij 500 (om conflicten bij het CAK te voorkomen), het volgende jaar wordt gestart met 001. Informatie betreffende de bestandsbenaming uit de documentatie van het CAK: De bestandsnaam heeft de volgende indeling: AGB code of WZA code Laatste 5 posities van bestandsnummer, zijnde het jaartal JJ en het volgnummer waarbij tussen het jaartal en volgnummer een punt komt te staan (bijvoorbeeld ). Om technische reden is niet het volledige bestandsnummer in de bestandsnaam opgenomen. Tip: maak een map aan met en daaronder een map Productie. Let op: gebruik om te testen alleen Soort export Test, CAK zal anders het aangeleverde exportbestand als productie importeren Stap 5A Ten behoeve van de productie export kunnen ook eerst de NAW-gegevens getest worden. Zijn deze akkoord, dan volgt goedkeuring van het CAK. Worden er fouten gesignaleerd, dan dienen de personalia te worden aangepast (stap 6). De werking is gelijk aan die van stap 5, echter Soort export=productie NAW. Stap 6 Corrigeer bijvoorbeeld de personalia-gegevens van de cliënten. Correctie Corrigeren van reeds aangeleverde bestanden bij het CAK. In de bestanden die aan het CAK zijn aangeleverd kunnen zich twee problemen voordoen: - Een productieregel van een cliënt is niet geëxporteerd naar het CAK Pagina 17

18 - Een productieregel is verkeerd geëxporteerd naar het CAK Deze fouten moeten in 2 stappen bij het CAK gecorrigeerd worden: a. Het volledig maken van de reeds ingevoerde periode bij het CAK (op basis van de sleutel: Medewerker/Cliënt/Product/Week, zodat de vulling bij het CAK compleet wordt gemaakt. Nu blijven er echter regels achter bij het CAK die nog gecorrigeerd moeten worden. b. Na stap a. moet voor alle cliënten een wijzigingsregel worden ingediend. Op deze manier worden foutief aangeleverde regels opnieuw aangeboden. De export in PlanCare Dossier kent voor de correctie twee opties: Test Correctie en Correctie (zie rode kader). Bij het indienen van een correctiebestand worden alle cliënten aan het CAK aangeboden. De reeds aangemelde cliënten worden door het CAK uit het bestand gefilterd. De melding hiervan kan genegerd worden. Aanvullende rapportage Voor 2010 was er een aantal extra CAK-rapporten beschikbaar omdat het ook was toegestaan de export op papier aan te leveren. Nu is dat niet meer toegestaan. De uitgefaseerde rapporten zijn nog beschikbaar onder Rapportagecategorie Uitgefaseerde management rapporten. Pagina 18

19 Cliënten met ZZP- of WMO-zorg in periode (ivm verzekeringsrecht) Te benaderen via Management/SQL rapporten, categorie Export. Dit overzicht toont binnen de opgegeven periode de cliënten die zorg hebben ontvangen. Het kan gebruikt worden om het verzekeringsrecht aan het zorgkantoor aan te tonen. Alle betreffende interne mutaties worden getoond met o.a. cliënt-titel, verzekeringsmaatschappij en verzekeringnummer. Het is tevens mogelijk de financieringen te tonen. Op de eerste pagina kunnen ook naam, afdeling en telefoonnummer van de instellingscontactpersoon worden opgegeven. Afdrukvoorbeeld Pagina 19

20 Export CAK uit historie Te benaderen via Management/SQL rapporten, categorie Export. Dit overzicht toont de geselecteerde export informatie. Afdrukvoorbeeld Pagina 20

21 Bijlage Pad voor het bestand aangeven Maak eerst een map aan waarnaar verwezen kan worden ten behoeve van de export (bijv. C:\CAK- Export\Test). Het pad voor het exportbestand wordt ingesteld via Bestand/Systeemfuncties/Onderhoud Rapportagecategorieën. Klik dubbel op Standaard categorieën en vervolgens op categorie Export (Management). In het rechterdeel van het scherm worden de rapporten getoond. Klik op rapport 39 Export CAK tbv ZA standaard. Door op de knop met rechtsonder in het scherm te klikken (zie rode kader) wordt het scherm Map selecteren geopend. Selecteer hier de aangemaakte map (in dit voorbeeld C:\CAK- Export\Test). Pagina 21