Gebruikershandleiding ITMA Portaal. Helpdesk ITMA

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding ITMA Portaal Helpdesk ITMA Septembre 2012

2 Sommaire Verbinding met het ITMA portaal :... 3 Onthaalpagina ITMA portaal :... 5 Voorinschrijven van een deelnemer aan een opleiding Een deelnemer inschrijven in een sessie : Enkel mogelijk bij Projecten per organisatie Afwezigen wettigen van een deelnemer : Enkel voor de gecertificeerde opleidingen Genereren van een aanwezigheidsattest voor een deelnemer Rapporteren binnen ITMA portaal VERWIJDEREN VAN EEN DEELNEMER VAN DE PREBOOKINGLIJST : SPOCDATUM OF NIVEAU VAN DE TEST AANPASSEN : EEN LIJST AFDRUKKEN : EXPORTEREN VAN EEN LIJST : SORTEREN BINNEN DE LIJST : FILTEREN BINNEN DE LIJST P a g e 2

3 Verbinding met het ITMA portaal : Om een verbinding mogelijk te maken met het portaal moet u beschikken over een electronische identiteitskaart (eid) en dient u uw PIN te kennen (u kan terecht bij uw gemeentehuis voor meer informatie over de pincode van uw eid). Stap 1 : Plaats uw eid in uw kaartlezer. Stap 2 : Open uw internetbrowser (Internet Explorer is aanbevolen) en navigeer naar de volgende URL : Stap 3 : Kiest het juiste certificaat (uw naam) en klik op ok : Geef de juiste pincode in en druk op «ok» : P a g e 3

4 De onthaalpagina verschijnt : P a g e 4

5 Onthaalpagina ITMA portaal : Navigatie binnen het ITMA portaal De onthaalpagina van ITMA portaal ziet er als volgt uit : Het navigatiemenu van ITMA Portaal Deze navigatiebalk maakt het mogelijk om per functionaliteit te navigeren De rubriek Home : Hiermee kan u navigeren naar de onthaalpagina (overzicht van de verschillende grafieken, geplande sessies, wijzigen voorkeuren, ). De rubriek Beheer van de deelname : Hiermee kan u voorinschrijven (plaatsen van deelnemers op wachtlijst), inschrijven en afwezigheden wettigen. De rubriek Reporting : Hiermee kan u statistische rapporten trekken en hierop eenvoudige acties uitvoeren (sorteren, exporteren, filteren en lijsten afdrukken ; aanpassen of verwijderen van voorinschrijvingen). De rubriek Correspondentie : Genereren van de aanwezigheidsattesten (exporteren en afdrukken). P a g e 5

6 Navigatiebalk De hoofdnavigatiebalk is op zijn beurt opgesplitst in submenu s. Hieronder ziet u de verschillende submenu s. 1 Functionaliteiten op de onthaalpagina : Statusoverzicht Via het «Overzicht van de status» op de onthaalpagina kan u onder de vorm van grafieken het aantal voorinschrijvingen, inschrijvingen, het slaagpercentage aan de gecertificeerde opleidingen en het aantal keer dat er resultaten van de gecertificeerde opleidingen gecommuniceerd werden. P a g e 6

7 De grafieken passen zich automatisch aan indien u via het dropdownmenu de referentiedatum aanpast. Geplande opleidingen De rubriek «Geplande opleidingen» geeft u een overzicht van de geplande sessie over een periode van 30 dagen. Deze waarde kan aangepast worden. Aanpassen van de periode doet u op onderstaande manier : Door op de blauwe link van de opleiding te klikken, ziet u alle detailinformatie (bvb de personeelsleden van uw organisatie) Het volgende scherm komt tevoorschijn : P a g e 7

8 Voorkeursinstellingen aanpassen Het is mogelijk om de voorkeursinstellingen aan te passen zoals de taal of het type van de opleidingen in dewelke men geïnteresseerd is. Klik, vanop de onthaalpagina, op mijn voorkeuren. Om uw taal te veranderen, kies FR of NL via en klik op om op te slaan. Indien u bvb frequenter bezig bent met het standaardaanbod dan met de gecertificeerde opleidingen (of omgekeerd), dan kan u dit aanpassen via Vergeet niet om op te slaan via P a g e 8

9 Toegang tot ITMA Portaal vernieuwen De toegang tot ITMA Portaal moet jaarlijks vernieuwd worden. Dit kan voortaan via het portaal. Klik op de knop. klik op «het vernieuwingsdocument genereren» Druk het document af en fax het naar het vermelde nummer, (of een ingescande versie via naar P a g e 9

10 Voorinschrijven van een deelnemer aan een opleiding Klik op in de menubalk. In het submenu, klik op voorinschrijven Het volgende scherm verschijnt : U moet de volgende 3 stappen doorlopen : Stap 1 Kies de opleiding waarvoor de deelnemer moet vooringeschreven worden. Er zijn 2 manieren om de opleiding te zoeken : Via ID van de opleiding Geef de code van de opleiding in en valideer door op «Enter» te drukken. P a g e 10

11 Via het opleidingscatalogus Indien u niet beschikt over de code van de opleiding, kiest u zoeken «Via het opleidingscatalogus» Kies het type opleiding via de cursushiërarchie door «standaardopleiding» of «gecertificeerde opleiding» te kiezen via de knop. Klik op om over te gaan naar de volgende stap. Stap 2 : Vul de naam van de deelnemer in en druk op «Enter». P a g e 11

12 Klik op om naar de volgende stap over te gaan. Stap 3 : Bevestig uw inschrijving. Klik op om de inschrijving te bevestigen of op om te annulere. Met de knop kan u telkens naar de vorige stap teruggaan. Opmerking Indien u een notitie wil toevoegen, kan u dit door de checkbox aan te vinken. Schrijf vervolgens uw notities in het vrije tekst veld. P a g e 12

13 Een deelnemer inschrijven in een sessie : Enkel mogelijk bij Projecten per organisatie Klik op de rubriek in de menubalk. In het navigatiemenu, klik op «Een deelnemer inschrijven». Het volgende scherm verschijnt : U moet de volgende 3 stappen doorlopen : Stap 1 : Kies de opleiding (sessie) waarvoor de deelnemer moet ingeschreven worden. Er zijn 2 manieren om de sessie terug te vinden Via ID van de opleiding P a g e 13

14 Geef de code van de opleiding in en valideer door op «Enter» te drukken. Indien er meerdere sessies zijn in de toekomst zult u dit moeten selecteren in de pop-up scherm : Via het opleidingscatalogus Indien u de opleidingscode niet weet kan u zoeken «via opleidingscatalogus». Nadat u gecontroleerd heeft of er nog vrije plaatsen zijn (maximale capaciteit niet bereikt) selecteert u de sessie. In bovenstaand geval, «0/8», wil zeggen dat de sessie leeg is (nog geen deelnemers) en dat ze een maximale capaciteit heeft van maximum 8 personen. De status van de sessie is eveneens zichtbaar : Gepland : De sessie werd gecreërd in het systeem. Vastgelegd : De sessie werd vastgelegd en zal plaatsvinden. Nabewerkt : De aan-/afwezigheden van deze sessie werden ingegeven in ITMA. P a g e 14

15 Klik op om over te gaan naar de volgende stap. Stap 2 : Geef de naam van de deelnemer in en valideer door op «Enter» te drukken. Opmerking Indien u meerdere personen in dezelfde sessie wil plaatsen, vink dan de checkbox aan In dit geval klikt u voor elke deelnemer op indien het slechts over 1 deelnemer gaat). (Deze knop is gedesactiveerd Klik op om door te gaan naar de volgende stap. Stap 3 : Bevestig uw inschrijving : Klik op om uw inschrijving te bevestigen of op om te annuleren. U kan steeds naar de vorige stappen terugkeren door op te klikken. P a g e 15

16 Afwezigen wettigen van een deelnemer : Enkel voor de gecertificeerde opleidingen Klik op de rubriek in de menubalk. In het submenu, klik op : «Rechtvaardigen van de afwezigheden». Het volgende scherm verschijnt : U ziet meteen alle afwezigheden van de gecertificeerde opleidingen die nog moeten gewettigd worden. Klik op de lijn van de te wettigen afwezigheid : P a g e 16

17 U kan meerdere lijntjes tegelijk kiezen door de knop «Ctrl» ingedrukt te houden en de desbetreffende lijnen te selecteren. Kies vervolgens de actie die u wenst door te voeren : Ter herinnering : Justificeren : De persoon wordt automatisch teruggeplaatst naar de wachtlijst OnJustificeren : De persoon zal niet meer op de wachtlijst komen en moet zijn inschrijving terug doorvoeren. Stop : De procedure wordt gestopt en de persoon zal niet teruggeplaatst worden op de wachtlijst. Vergeet niet om op te slaan via de knop. Opmerking U kan tevens alles in één keer selecteren door het volgende te kiezen : P a g e 17

18 Genereren van een aanwezigheidsattest voor een deelnemer Klik op de rubriek in het navigatiemenu. Klik in het menu op: «Aanwezigheidsattest». Het volgende scherm verschijnt : De actie bestaat uit 3 stappen. Stap 1 : Kies de deelnemer waarvoor het attest moet gegenereerd worden voor een gevolgde opleiding. Klik op en vul de naam in in het scherm dat verschijnt : Klik vervolgens op «Zoeken starten P a g e 18

19 Kies de juiste persoon uit de lijst van deelnemers : Klik op «ok» : Klik vervolgens op «Aan de selectie toevoegen» : De detail van de deelnemer verschijnt : Opmerking U kan deze actie meerdere keren herhalen in het geval u meerdere deelnemers heeft waarvoor u een attest moet genereren. U kan tevens de selectie verwijderen door op de te klikken. Kies de periode waarvoor u de attesten wil genereren : Opmerking U kan er ook voor kiezen om enkel de nieuwe attesten te genereren : Klik op om over te gaan naar de volgende stap. P a g e 19

20 Stap 2 : Het scherm dat verschijnt toont alle sessies waarvoor de inschrijver ingeschreven is : Klik links van de lijn op het vierkant om de sessie te kiezen waarvoor het attest moet gegenereerd worden : Door «CTRL» ingedrukt te houden, kan u meerdere lijnen tegelijkertijd kiezen : Opmerking Met onderstaande knop kan u alles in één beweging selecteren : Klik op om over te gaan naar de volgende stap. P a g e 20

21 Stap 3 : Het attest wordt gegenereerd onder de vorm van een pdf-document : Klik op «Open». P a g e 21

22 Opmerking Indien u problemen heeft om de attesten te tonen, kan het zijn dat er een popup-blocker actief is. U kan dit aanpassen binnen de Internet Opties van uw browser (bij voorkeur internet explorer) via Security Internet : Klik vervolgens op Kies enable voor de rubriek Downloads Automatic prompting for file downloads Een systeembeheerder of de ICT-helpesk van uw organisatie kan u zeker verder hiermee. P a g e 22

23 Rapporteren binnen ITMA portaal Klik op de rubriek in de menubalk. In het submenu, klik op : «Samenvattingsrapport» Het volgende scherm verschijnt : Er zijn verschillende methodes om de rapporten te gebruiken. Via de knop «sélection» kan u de gewenste methode kiezen : Rapport via Dit type van rapport maakt het mogelijk een lijst te genereren van alle voorinschrijvingen, inschrijvingen en de resultaten van de gecertificeerde opleidingen voor een deelnemer of voor een organisatie. Stap 1 : Vul de naam van de deelnemer in in de tekstzone en druk op «Enter». Kies de gewenste lijn van de deelnemer en klik op «ok». P a g e 23

24 Stap 2 : Kies de periode waarvoor u het resultaat wil ophalen. Stap 3 : Kies de verschillende opties van het rapport en klik op. Selectie via SPOCDate Dit type van rapport maakt het mogelijk een lijst te genereren van alle voorinschrijvingen, inschrijvingen en de resultaten van de gecertificeerde opleidingen met als parameter de SPOCdatum (dit rapport kan gebruikt worden indien u gegevens zoals bijvoorbeeld het aantal geslaagden - wil opzoeken voor een specifieke SPOCdatum). Stap 1 : Kies de begin- en einddatum (opgelet, we spreken hier van de SPOCdatum). Stap 2 : Kies de verschillende opties van het rapport en klik op. P a g e 24

25 Rapport via het opleidingstype (voorinschrijvingen) Dit rapport geeft een overzicht van de deelnemers op de wachtlijst van de geselecteerde opleidingen. Stap 1 : Kies het opleidingstype waarvoor u de gegevens wenst op te halen (voorinschrijvingen). Er zijn 2 manieren om te zoeken : Indien u de code van de opleiding niet kent, kan u «Via catalogus» kiezen als selectiewijze : Klik op «Toevoegen aan de selectie» : U kan deze handeling herhalen voor meerdere opleidingstypes. Stap 2 : Klik op. Het resultaat verschijnt onder de vorm van een lijst. P a g e 25

26 Rapport via de opleiding (inschrijvingen, testresultaten) Dit rapport geeft enkel de lijst van deelnemers aan de gekozen opleidingssessies. Dit rapport geeft eveneens de resultaten van de testen van de gecertificeerde opleidingen voor de geselecteerde sessies. Stap 1 : Kies de sessie waarvoor u de inschrijvingen/testresultaten wil kiezen. Er zijn 2 manieren om te zoeken : Indien u de code van de opleiding niet kent, kan u «via le catalogue de cours» kiezen als selectiewijze : Klik op «Toevoegen aan de selectie» : Stap 2 : Selecteer de opties van het rapport : P a g e 26

27 en klik op. Het resultaat verschijnt onder de vorm van een lijst. P a g e 27

28 Mogelijke acties binnen de rapporten : Ongeacht de gekozen selectiemethode, men kan steeds basisoperaties zoals sorteren, filteren, exporteren of afdrukken. U kan er ook voor kiezen om om een voorinschrijving te verwijderen of aan te passen (bvb een SPOCdate aanpassen of het niveau van de test). VERWIJDEREN VAN EEN DEELNEMER VAN DE PREBOOKINGLIJST : Kies de deelnemer en klik op. SPOCDATUM OF NIVEAU VAN DE TEST AANPASSEN : Kies de deelnemer en klik op. Op het volgende scherm kan u de wijzigingen doorvoeren (SPOCDatum, Pensioendatum of niveau van de test). Klik op. EEN LIJST AFDRUKKEN : Klik op de knop. P a g e 28

29 Een pdf-document wordt gegenereerd : Klik op «Openen» : EXPORTEREN VAN EEN LIJST : Klik op de knop om een lijst naar excel te exporteren. Opmerking : De export is enkel mogelijk vanaf Excel 2007 of hoger. Een XLS-document (Excel) wordt gegenereerd : Klik op «Openen» : P a g e 29

30 Opmerking Indien u problemen heeft om de attesten te tonen, kan het zijn dat er een popup-blocker actief is. U kan dit aanpassen binnen de Internet Opties van uw browser (bij voorkeur internet explorer) via Security Internet : Klik vervolgens op Kies enable voor de rubriek Downloads Automatic prompting for file downloads Een systeembeheerder of de ICT-helpesk van uw organisatie kan u zeker verder hiermee. P a g e 30

31 SORTEREN BINNEN DE LIJST : Kies de kolom die u wenst te sorteren en klik op. Indien u een 2 e maal klikt, zal de sortering in de andere richting gebeuren. FILTEREN BINNEN DE LIJST Klik op het icoon. Op de lijn die verschijnt, kan u uw filter ingeven (bijvoorbeeld indien u enkel de gecertificeerde opleidingen wil tonen, kan u CACER* invoeren in de kolom «Code»). P a g e 31