HANDLEIDING SWITCHER-PORTAAL VLAAMS ENERGIEBEDRIJF

Transcriptie

1 HANDLEIDING SWITCHER-PORTAAL VLAAMS ENERGIEBEDRIJF BTW BE Tel.: switcher.vlaamsenergiebedrijf.eu 1

2 1 INHOUD 1 Inleiding Aanmelden Overnames Toevoegen een nieuwe overname toevoegen Info opname klantinformatie een overname vervolledigen (draft) een overname valideren (draft > valid) een overname goedkeuren of afkeuren (valid > approved/declined) een overname verwijderen Zoekfunctie Zoekfilter instellen zoekfilter wissen

3 1 INLEIDING In deze handleiding worden de belangrijkste functies van het Switcher-portaal van het Vlaams EnergieBedrijf beschreven. Het is echter niet de bedoeling om alle scenario s in detail te beschrijven. Deze handleiding heeft tot doel om u snel op weg te helpen. Het Switcher-portaal van het Vlaams EnergieBedrijf is te bereiken via deze link: U krijgt het welkomscherm te zien: CONTACT: Indien u vragen heeft over het Switcher-portaal, of u ondervindt een problem, dan kunt u contact opnemen met de klantendienst van het Vlaams EnergieBedrijf via klantendienst@vlaamsenergiebedrijf.eu of telefonisch op het nummer

4 2 AANMELDEN Ga naar het Switcher-portaal via en klik op Aanmelden. U krijgt eerst de volgende boodschap en wordt dan doorgeleid naar de aanmeldpagina via het CSAM authenticatiesysteem. Kies de aanmeldmethode eid en aangesloten kaartlezer, en volg de aangegeven stappen op het scherm. Opgelet: Houd uw pincode van uw identiteitskaart bij de hand! Nadat u aangemeld bent via CSAM wordt u teruggeleid naar het Switcher-portaal. 4

5 3 OVERNAMES Nadat u bent ingelogd komt u automatisch op het scherm Overnames : Dit scherm is opgebouwd uit verschillende delen: 1) Een nieuwe overname toevoegen (zie punt 4. Toevoegen van deze handleiding) 2) Een overzicht van uw overnames In de kolom datum staat de overnamedatum. (Opgelet: dit is dus niet de datum waarop het item is toegevoegd!) In de kolom adres staat het adres van het patrimoniumgebouw In de kolom Status vindt u de status van het item: draft/completed/valid/approved/declinded. 3) De zoekfunctie (zie punt 5. Zoekfunctie) 4) De beheerspagina (zie punt 4.4 Overname goedkeuren, deze optie is enkel zichtbaar voor Beheerders) 5

6 4 TOEVOEGEN 4.1 EEN NIEUWE OVERNAME TOEVOEGEN Klik in het scherm Overnames op de knop Voeg toe rechts bovenaan. U wordt doorgeleid naar het invulformulier. Dit formulier is opgebouwd uit 3 secties: 1) Info (zie Info) 2) Opname (zie Opname) 3) Klantinformatie (zie Klantinformatie) 6

7 4.1.1 INFO Bij de sectie Info vult u de gegevens van het patrimoniumgebouw in. In het veld adres vult u het volledige adres of een deel van het adres in. Dit kan een postcode, gemeente of straatnaam zijn, of een deel daarvan. In deze lijst staat uw volledige patrimonium van gebouwen. Kies het gewenste adres uit de lijst. De velden Ref1 en Ref2 worden vervolgens automatisch aangevuld van zodra het veld adres is ingevuld. 7

8 4.1.2 OPNAME Bij de sectie Opname vindt u 2 tabbladen: Elektriciteit en Aardgas. Kies eerst het tabblad Elektriciteit. Opgelet: het geselecteerde tabblad is onderlijnd! Vul de overnamedatum in. Het meternummer wordt automatisch aangevuld. Indien er meerdere meternummers zijn selecteert u het meternummer uit de lijst. De EAN wordt automatisch aangevuld. Laat de meterstanden voorlopig leeg. Dit wordt in een latere stap aangevuld (zie 4.2 een overname vervolledigen). Kies vervolgens het tabblad Aardgas. Opgelet: het geselecteerde tabblad is onderlijnd! Vul de overnamedatum in. Het meternummer wordt automatisch aangevuld. 8

9 Indien er meerdere meternummers zijn selecteert u het meternummer uit de lijst. De EAN wordt automatisch aangevuld. Laat de meterstanden voorlopig leeg. Dit wordt in een latere stap aangevuld (zie 4.2 een overname vervolledigen) KLANTINFORMATIE Bij de sectie Klantinformatie vindt u 2 tabbladen: Vertrekkende klant en Overnemer. Kies eerst het tabblad Vertrekkende klant. Opgelet: het geselecteerde tabblad is onderlijnd! U kunt hier de gegevens toevoegen op 2 manieren: 1) Vul de velden manueel in 2) Of klik op Uw gegevens. De gegevens van de Sociale HuisvestingsMaatschappij worden automatisch ingevuld in de velden. Kies vervolgens het tabblad Overnemer. Opgelet: het geselecteerde tabblad is onderlijnd! 9

10 U kunt hier de gegevens toevoegen op 2 manieren: 1) Vul de velden manueel in 2) Of klik op Uw gegevens. De gegevens worden automatisch ingevuld in de velden. Klik nu op Genereer document. Er wordt een energieovernamedocument gegenereerd in pdf-formaat. Klik vervolgens op Opslaan. 10

11 U wordt teruggeleid naar het scherm Overnames. Het recentst toegevoegde item staat bovenaan in de lijst, met als status draft. In dit stadium kunt u nog steeds wijzigingen uitvoeren indien nodig. Van zodra het energieovernamedocument is ingevuld en ondertekend, kunt u overgaan naar de volgende stap. 4.2 EEN OVERNAME VERVOLLEDIGEN (DRAFT) In het scherm Overnames klikt u terug op het gewenste item: U wordt terug doorgeleid naar het invulformulier. Onder de sectie Opname kunt u de meterstanden aanvullen. Doe dit zowel voor de tab Elektriciteit als voor Aardgas. Voeg vervolgens het ingescande energieovernamedocument toe via Bestand kiezen. Opgelet: U kunt enkel documenten uploaden in pdf-formaat Klik tenslotte op Opslaan. U wordt teruggeleid naar het scherm Overnames. Het item heeft nog steeds de status draft. 11

12 4.3 EEN OVERNAME VALIDEREN (DRAFT > VALID) In het scherm Overnames vinkt u een item met de status draft aan. Tip: U kunt ook meerdere items aanvinken door het vakje bovenaan de lijst aan te vinken: Klik op Acties en kies vervolgens Valideer. Het item krijgt nu de status Valid. Opgelet: items met de status Valid kunnen niet meer aangepast worden, maar zijn nog niet verzonden naar het Vlaams EnergieBedrijf! Indien er informatie in het formulier ontbreekt, dan krijgt u de onderstaande melding te zien. Klik op het item in de lijst. In het formulier zal de ontbrekende informatie in rood aangeduid zijn, bijvoorbeeld: 12

13 Vul de ontbrekende informatie en een klik op Opslaan. Herhaal stap EEN OVERNAME GOEDKEUREN OF AFKEUREN (VALID > APPROVED/DECLINED) Deze stap is enkel toegankelijk voor beheerders. In het scherm Overnames klikt u op Beheer rechts bovenaan. In het scherm Overnames vinkt u een item met de status valid aan. Tip: U kunt ook meerdere items aanvinken door het vakje bovenaan de lijst aan te vinken: Klik op Acties en kies vervolgens keur goed of keur af. Het item verdwijnt uit de lijst van de beheerder. 13

14 Om terug te gaan naar het startscherm klikt u links bovenaan op de blauwe tekst SWITCHER VLAAMS ENERGIEBEDRIJF : Het item heeft nu de status approved of declined. Items met de status Approved zijn wel verzonden naar het Vlaams EnergieBedrijf. Vervolgens zal het Vlaams EnergieBedrijf het dossier behandelen. Van zodra zij de verwerking gedaan hebben, krijgt het item de status completed. Dit betekent dat het dossier is afgerond. 4.5 EEN OVERNAME VERWIJDEREN Items kunnen verwijderd worden uit de lijst. Dit zijn bijvoorbeeld items met de status Declined of foutieve items. In het scherm Overnames vinkt u het item aan. Klik op Acties en kies verwijderen. Het item is nu verwijderd uit de lijst. 14

15 5 ZOEKFUNCTIE In het scherm Overnames vindt u de zoekfunctie: 5.1 ZOEKFILTER INSTELLEN U kunt zoeken op één of meerdere criteria: Vanaf: hiermee selecteert u alle items met overnamedatum die plaatsvinden vanaf bvb 01/01/2018 (klik op het agenda-icoontje rechts van het veld en kies een datum) Tot: hiermee selecteert u alle items met overnamedatum die plaatsvinden voor bvb 01/01/2018 (klik op het agenda-icoontje rechts van het veld en kies een datum) Status: hiermee selecteert u alle items met een bepaalde status (klik op het pijltje rechts van het veld) 15

16 En klik op Zoeken. In de lijst worden nu enkel de items getoond die beantwoorden aan de ingestelde zoekcriteria. 5.2 ZOEKFILTER WISSEN Indien u terug de volledige lijst wil zien klikt u op Filter wissen. 16