Handleiding aanpassen foutieve orders. MyQuantos

Transcriptie

1 Handleiding aanpassen foutieve orders MyQuantos

2 Inhoudsopgave 1. Overzicht orders 2. Validatiestatus ingestuurde orders 3. Aanpassen orders met onjuiste besteldetails 3.1 Order met foutief adres 3.2 Order met foutief artikel 3.3 Order met onjuiste besteleenheid 1

3 1. Overzicht orders Zodra u inlogt op MyQuantos, komt u terecht op het startscherm. Om uw orders in te zien, klikt u op het met de pijl aangegeven icoontje (Toon bestellingen). Nu verschijnt de pagina waar alle orders zichtbaar zijn. De orders worden getoond in verschillende groepen. Op deze manier houden we het voor u overzichtelijk. Op de volgende pagina lichten we de verschillende groepen toe. 2

4 Nieuw aangemaakte en opgeslagen orders die nog niet zijn bevestigd, vindt u onder de kop Concept. Let op, conceptorders worden niet verwerkt. U dient de order eerst te bevestigen via de knop Bestellen in het orderoverzicht. Hier verschijnen de orders die een fout bevatten. Denk aan een onjuiste besteleenheid of foutief adres (zie 2. validatiestatus). orders niet meer aanpassen. De orders die in verwerking zijn, vindt u hier. Let op, u kunt deze In deze groep vindt u de verwerkte orders. Ook orders met een backorder worden hier getoond. De geannuleerde orders zijn hier terug te zien. Onder deze knop vindt u alle orders in één overzicht. 3

5 2. Validatiestatus ingestuurde orders Orders die via TradelinQ verstuurd worden, kunnen fouten bevatten in het verstuurde XML-bestand. Hieronder een overzicht van de verschillende validatie- en bestelstatussen. Deze orders zijn terug te zien onder de knop Validatie. Wacht op akkoord Klantenservice De meest voorkomende reden van deze status is een ongewoon bestelaantal van een artikel. U hoeft zelf geen actie te ondernemen bij deze status. De afdeling Klantenservice neemt contact met u op wanneer er een aanpassingen gedaan moet worden of keurt de bestelling direct goed. Onjuiste besteldetails De ingestuurde order bevat een fout. Dit kunnen verschillende fouten zijn, denk aan een foutief afleveradres, onjuiste besteleenheid of een onbekend artikelnummer. Als een order deze status heeft, kunt u de order zelf handmatig aanpassen. In verband met de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming mag Quantore geen aanpassingen doen aan de door de klant ingestuurde orders. Bij het volgende punt leggen wij u uit hoe u meer inzicht krijgt in de fouten en hoe u dit kunt aanpassen. 4

6 3. Aanpassen orders met onjuiste besteldetails Stap 1 Zoals bij het vorige punt is aangegeven, kan een order fouten bevatten. Orders met de status onjuiste besteldetails worden op de Overzichtspagina in het rood weergegeven, onder de groep Validatie en de groep Toon alles. Wanneer u op het omcirkelde pijltje klikt, vouwt u de order open. 3.1 Order met foutief afleveradres Met het vergrootglas opent u de order volledig. In dit overzicht kunt u zien wat er foutief in de order staat. In dit eerste voorbeeld betreft het een foutief afleveradres. U kunt het desbetreffende adres in uw adresboek aanpassen en de order opnieuw bestellen. De bestaande foutieve order wordt overschreven met de juiste gegevens en doorgestuurd. Onderstaande stappen laten zien hoe u het adres aanpast en de order opnieuw verstuurd. 5

7 Stap 2 U klikt op het pijltje bij uw naam om het menu te openen. Hier klikt u op Adresboek. Stap 3 In de zoekbalk zoekt u het foutieve adres op. U kunt zoeken op: naam, straat, plaats en postcode. In dit geval zoeken we op postcode. U vult de postcode in en klikt op Zoeken. Het gezochte adres verschijnt nu in het scherm. Door op te klikken bij bekijk/wijzig gaat u naar het volledige overzicht van de adresgegevens. Hier kunt het adres aanpassen. Stap 4 De velden straatnaam en plaats worden automatisch gevuld aan de hand van de ingevulde postcode en huisnummer. Pas hier de foutieve postcode en/of huisnummer aan. 6

8 Let op! Het is bij het aanpassen van de postcode van belang dat u de oude postcode verwijderd voordat u de nieuwe postcode invoert. Als u direct de nieuwe postcode op de plaats van de oude plakt, pakt het systeem de nieuwe postcode niet goed. Als u het nodige heeft aangepast, klikt u op Opslaan. Mocht er nog een fout in het adres zitten, dan geeft het systeem hier een foutmelding aan en blijft u in dit scherm staan. Als het adres juist is, gaat u terug naar uw adresboek. Stap 5 Klik op het omcirkelde icoontje Bestellingen zodat u weer terug keert naar uw orderoverzicht. U kunt dan de order opnieuw indienen. Herhaal stap 1 om de order te openen. 7

9 Stap 6 Onderaan in uw orderoverzicht klikt u op. U dient de order met de nieuwe adresgegevens opnieuw in en overschrijft hiermee automatisch de foutieve order. Uw order is nu bevestigd en verspringt naar de groep In verwerking. 3.2 Order met foutief artikel Wanneer u de foutmeldingen Artikel is niet meer beschikbaar of Artikelnummer onbekend ziet, dient u de volgende stappen te volgen. Stap 1 Klik op het vergrootglas om de order te openen. U ziet in het overzicht dat er een artikel besteld is, dat niet voorradig is en ook niet meer op voorraad komt. In de volgende stappen leggen we uit hoe u dit aanpast. Tip! Door uw artikelbestand up-todate te houden, voorkomt u deze fout). Stap 2 Door onderaan op de Overzichtspagina op de knop naar een conceptorder. U kunt de order dan opnieuw aanpassen. te klikken, zet u de order terug Stap 3 Selecteer hier het artikel dat de fout bevat, door het vakje aan te vinken en klik vervolgens op het prullenbakje om het artikel uit de order te verwijderen. 8

10 Heeft u de aanpassingen aan de order afgerond? Klik dan onderaan op om de order opnieuw in te dienen. Uw order gaat nu naar de groep In verwerking. De foutieve order wordt nu automatisch overschreven. 3.3 Order met onjuiste besteleenheid Wanneer uw order de melding Onjuiste besteleenheid weergeeft, is er voor een artikel een bestelaantal ingevuld dat niet geleverd kan worden. Voorbeeld: u bestelt drie stuks van artikel De minimale afname van dit artikel is vijf stuks. U krijgt dan een foutmelding. Wat te doen: Stap 1 Open de order door op het vergrootglas te klikken. Stap 2 U ziet in het orderoverzicht de melding Onjuiste besteleenheid staan. 9

11 Om het bestelde aantal aan te passen naar de juiste besteleenheid, klikt u op onderaan het orderoverzicht. De order wordt verplaatst naar de groep Concept. U kunt de order dan opnieuw aanpassen. Stap 3 Pas nu de besteleenheid aan. Let op! Als u op de - of + klikt, past het systeem het aantal direct naar de eerstvolgende minimale afname aan. Stap 4 Wanneer u de nodige aanpassen gedaan heeft, klikt u onderaan het overzicht op. De order wordt opnieuw ingediend en overschrijft automatisch de foutieve order. De order vindt u terug in de groep In verwerking. 10