Handleiding voor vertegenwoordigers van de Staat

Transcriptie

1 Uniek verslag Handleiding voor vertegenwoordigers van de Staat Version 1 1

2 Inhoudstafel Inhoudstafel...2 Inleiding...3 Webbrowsers...4 Verbinding maken met de toepassing...5 Formulier overeenkomst...12 Overeenkomsten opzoeken...12 De overeenkomsten consulteren...14 De overeenkomst ondertekenen...17 Statussen van de overeenkomst...18 De overeenkomst afdrukken

3 Inleiding Inleiding Deze handleiding beschrijft een aantal functionaliteiten van de toepassing "Uniek verslag" die de programmatorische overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI) ter beschikking stelt van de OCMW's. De functionaliteiten in kwestie zijn bestemd voor de vertegenwoordigers van de Staat die deelnemen aan de opstelling van de overeenkomsten van het type "cluster" en "verhoogde staatstoelagen". Het gaat dus om: de minister van Maatschappelijke Integratie of de staatssecretaris voor Maatschappelijke Integratie (voor het gemak zullen we hier altijd spreken over de "minister van Maatschappelijke Integratie"); de leden van het kabinet van de minister of de staatssecretaris. 3

4 Inleiding Webbrowsers De toepassing werd met succes getest op de volgende webbrowsers: Firefox 3.x; Internet Explorer 5.5+ en 6.x. Meer dan waarschijnlijk werkt zij ook met andere webbrowsers. De toegang tot de toepassing is beveiligd door de elektronische identiteitskaart. U moet dus beschikken over een correct geïnstalleerde kaartlezer, de Fedictsoftware moet geïnstalleerd en functioneel zijn en ten slotte moet de browser de identiteitskaart herkennen. Meer informatie vindt u hier: Onze testen hadden betrekking op het besturingssysteem Windows Het is ook meer dan waarschijnlijk dat andere versies van Windows of andere systemen (Linux, Mac OS X) geen enkel probleem stellen. 4

5 Verbinding maken met de toepassing Verbinding maken met de toepassing Open een Internet-browser 1 en ga naar de portaalsite van de sociale zekerheid op het adres (URL): 1 Firefox, Internet Explorer, enz. 5

6 Verbinding maken met de toepassing Kies uw taal door op de juiste optie te klikken. 6

7 Verbinding maken met de toepassing Ga nu naar de pagina "Ambtenaren en andere professionelen": 7

8 Verbinding maken met de toepassing Geef aan dat u wil werken als "OCMW's en POD Maatschappelijke Integratie" (u zult later automatisch herkend worden als OCMW): 8

9 Verbinding maken met de toepassing U ziet nu de lijst van de toepassingen die beschikbaar zijn voor de OCMW's en de POD Maatschappelijke Integratie. Selecteer de toepassing "Uniek Verslag". 9

10 Verbinding maken met de toepassing U bevindt zich nu op de pagina die het uniek verslag beschrijft. Dit is de laatste pagina vóór de authenticatieprocedure die u uiteindelijk toegang zal verschaffen tot de toepassing. Klik op de knop "Uniek verslag". 10

11 Verbinding maken met de toepassing U moet zich nu identificeren met uw elektronische identiteitskaart. Klik dus op "Identificatie via elektronische identiteitskaart": Vervolgens: Steek uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer van uw computer. Selecteer uw certificaat of wacht tot wanneer dit automatisch opgeladen wordt door het kaartleesprogramma. Voer uw PIN-code in wanneer dat gevraagd wordt (als u de laatste versie gebruikt van het programma voor het beheer van de elektronische identiteitskaart, drukt u vervolgens op Enter ( ) zonder te wachten). Bij problemen klikt u op de link "Meer uitleg over de elektronische identiteitskaart". 11

12 Elektronische overeenkomsten Formulier overeenkomst De toepassing Uniek verslag - Minister verleent aan de minister van Maatschappelijke Integratie en de kabinetsleden toegang tot de elektronische overeenkomsten. Er zijn twee soorten overeenkomsten: de overeenkomsten van het type "verhoogde staatstoelagen" bestemd voor de OCMW's van de grote steden en de overeenkomsten van het type "cluster" voor groeperingen van kleinere OCMW's. De minister kan zo alle overeenkomsten consulteren en ondertekenen. De kabinetsleden kunnen de overeenkomsten alleen consulteren. Overeenkomsten opzoeken Wanneer u inlogt, komt u terecht op een zoekpagina met de lijst van alle overeenkomsten van dit jaar. 12

13 Elektronische overeenkomsten U kunt de lijst filteren door één of meer criteria te selecteren: OCMW: kies een OCMW uit de lijst. Type: selecteer "overeenkomst cluster" of "overeenkomst verhoogde staatstoelage grote steden". Status: selecteer de status van de overeenkomsten die u interesseren (de betekenis van de statussen wordt later toegelicht). Jaar: voer een geldig jaar in om de oude overeenkomsten te raadplegen. Eens u uw criteria hebt ingevoerd, klikt u op Opzoeken. De toepassing toont dan de lijst van de overeenkomsten die beantwoorden aan de criteria. Afhankelijk van uw rol (minister of kabinetslid) kunt u een aantal acties uitvoeren op deze overeenkomsten. 13

14 Elektronische overeenkomsten De overeenkomsten consulteren De minister en de kabinetsleden kunnen om het even welke overeenkomst consulteren op om het even welk moment, ongeacht de status van de overeenkomst. Hiervoor klikt u op het icoontje zoekresultaten. naast elke overeenkomst in de lijst van de U komt dan terecht op de pagina voor de consultatie van een overeenkomst. De elektronische overeenkomst kan ingedeeld worden in 4 grote blokken: Identificatie van het OCMW: dit is het bovenste deel van de overeenkomst dat de contactgegevens van het OCMW en de bankgegevens (rekeningnummer) toont. Status van de overeenkomst: een beschrijving van de status waarin de overeenkomst zich bevindt. Inhoud van de overeenkomst: dit zijn voornamelijk de artikelen 2 en 3 waarin het OCMW zijn doelstellingen vastlegt. Handtekeningen: hier zal worden aangegeven wie de overeenkomst ondertekend heeft en wanneer. De velden die variëren van de ene overeenkomst tot de andere, bijvoorbeeld het rekeningnummer, het bedrag van de toelage, data, verschijnen met een gele achtergrond. 14

15 Elektronische overeenkomsten 15

16 Elektronische overeenkomsten Hier ontdekt u ook het enige zichtbare verschil tussen de overeenkomsten voor clusters en die voor verhoogde staatstoelagen voor grote steden. De cluster-overeenkomst bevat expliciet de lijst van de OCMW's waaruit deze groepering bestaat. 16

17 Elektronische overeenkomsten De overeenkomst ondertekenen Alleen de minister kan de overeenkomsten ondertekenen. De kabinetsleden kunnen ze alleen consulteren. Er zijn twee manieren om de overeenkomsten te ondertekenen: hetzij gegroepeerd, door in de resultatenlijst verschillende overeenkomsten aan te vinken en te klikken op de knop Ondertekenen onderaan rechts. hetzij individueel, door eerst te klikken op het vergrootglas en dan te klikken op de knop Ondertekenen onderaan rechts van de geconsulteerde overeenkomst. 17

18 Elektronische overeenkomsten De eerste methode is vooral nuttig om verschillende overeenkomsten in één keer te ondertekenen zonder daarom de inhoud van elke overeenkomst te verifiëren. Opdat de minister een overeenkomst zou kunnen ondertekenen, moet deze de status "Te ondertekenen door de minister van Maatschappelijke Integratie" hebben. Deze status betekent dat de POD MI de overeenkomst gevalideerd heeft en dat het OCMW de overeenkomst ondertekend heeft. U kunt de zoekfilters gebruiken om op het scherm alleen de overeenkomsten te tonen die beantwoorden aan dit criterium. Statussen van de overeenkomst Tijdens de hele duur van het proces doorloopt de overeenkomst verschillende statussen, ongeveer in de onderstaande volgorde: Voorgesteld aan het OCMW door de POD MI Voorgesteld aan de POD door het OCMW Goedgekeurd door de POD MI Ondertekend door de secretaris van het OCMW Ondertekend door de voorzitter van het OCMW Te ondertekenen door de minister van Maatschappelijke Integratie Ondertekend door de secretaris, de voorzitter en de minister De enige status die een actie vanwege de minister vereist is "Te ondertekenen door de minister van Maatschappelijke Integratie". Dit wil zeggen dat de onderhandeling afgerond is, dat het OCMW getekend heeft en dat de overeenkomst wacht op de laatste handtekening in het proces, namelijk die van de minister van Maatschappelijke Integratie. De status van de overeenkomst is op elk moment zichtbaar in het bovenste deel van het scherm voor de consultatie van de overeenkomst en in het zoekresultaat. 18

19 Elektronische overeenkomsten De overeenkomst afdrukken U kunt de overeenkomst op elk moment afdrukken. Hiervoor klikt u op de knop Afdrukken onderaan rechts van het scherm. Er wordt dan een bestand in PDF-formaat aangemaakt en de toepassing stelt u voor om het te downloaden op uw computer. 19

20 Elektronische overeenkomsten U moet beschikken over de software Acrobat Reader (verspreid door Adobe en gratis downloadbaar van het internet 2 ) om het bestand te openen en af te drukken

21 Elektronische overeenkomsten 21