Agenda. Hier kan u het volgende instellen: 1. Afspraak 2. Gebeurtenis 3. Memo 4. Uitvoeren van taak. De volgende schermen zijn beschikbaar:

Transcriptie

1 Module Functie Kaart Kantoorbeheer Agenda UR Agenda Hier kan u het volgende instellen: 1. Afspraak 2. Gebeurtenis 3. Memo 4. Uitvoeren van taak De volgende schermen zijn beschikbaar: 1. Kalender 2. Lijst 3. Agenda onderdelen 4. Planner Hoe 1. Toon het uur van de afspraak 2. Plan een gedeelde vergadering / taak 1/15

2 1. Kalender Selectie gebruiker Werkbalk Gebied gebeurtenissen Dag / Maand selectie Memo gebied Gebied afspraken Gebruikersselectie Commando Agenda van Functie Laat de gebruiker toe om de agenda van een andere gebruiker te bekijken, in combinatie met de ingestelde regels in het gebruikersprofiel. Werkbalk Commando Functie Ga naar vorige datum Ga naar volgende datum 1 Dag Toon de kalender per dag 5 Dagen Toon de kalender per 5 dagen (Maa-Vri) Week Toon de kalender per 7 dagen (Maa -Zon) Mand Toon de kalender per maand Pagina instellingen Afdrukvoorbeeld Afdrukken Agenda opties Algemeen / Werkweek: 2/15

3 Commando Functie Gebruik kantoorkalender: vink dit veldje aan om de kantoorkalender te gebruiken. Gebruik kantoorkalender: Vink dit veldje af om de agenda met eigen instellingen te gebruiken. Algemeen / Opties: toon de weeknummer in de Kalender; Datum in dagen met vergadering: vink dit veldje aan om de data met een vergadering in het vet te zetten. Beeld: 24 uur formaat Toon werkuren van tot : Geef hier het urenbereik in dat getoond wordt in de agenda. Vernieuw de gegevens Dag/maand selectie Commando Maand Functie Ga naar vorige maand. Klik op de naam van de maand om snel de juiste maand te kiezen. Ga naar volgende maand Terug Gebied gebeurtenissen In dit gebied kan u agenda elementen opslaan met enkel een datumindicatie zonder tijd. Beschrijving: Gebeurtenis icoon Om een nieuwe gebeurtenis aan te maken: Klik met de rechtermuistoets op het gebeurtenissen gebied om de menu pop-up te zien Selecteer "Nieuwe Post-it" Voor de beschrijving van de iconen zie Iconen Terug Memogebied In dit gebied worden de memos zonder datum en uur opgelijst. Om een nieuwe memo aan te maken: Klik met de rechtermuistoets op het memogebied om de menu pop-up te zien Selecteer "Nieuwe Post-it" Veld gebruikersherinnering Omschrijving Lijst de herinneringen toegewezen aan de gebruiker op. Bijzonderheden: Icoon: geeft het type van memo weer. Herinnering: Omschrijving. 3/15

4 Veld Niet geplande taak (gebruiker) Niet geplande taak (andere) deadline voor Alle Omschrijving Lijst de niet geplande taken van de huidige gebruiker op. Lijst de niet geplande taken van de andere gebruikers op. Toon alleen de activiteiten met de vervaldatum die voor of gelijk is aan de opgegeven datum. Lijst alle taken op. Bijzonderheden: status in uitvoering Herinnering: Omschrijving Terug Afsprakengebied In dit gebied is het mogelijk om afspraken in te plannen op datum en tijd. Om een nieuwe afspraak aan te maken: Klik met de rechtermuistoets op het afsprakengebied om de menu pop-up te zien selecteer "Nieuwe Post-it" Icons Icon Description Afspraak Privé-afspraak, alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf Gebeurtenis Afspraak gelinkt aan een taak Geeft aan dat de taak afgerond is Geeft aan dat de taak in uitvoering is De gele achtergrondkleur geeft aan dat de afspraak rechtstreeks in de agenda is aangemaakt De blauwe achtergrondkleur geeft aan dat de afspraak gelinkt aan een taak ingevoegd is via de Planningsfunctie Terug 4/15

5 2. Lijst In deze voorstelling zijn de afspraken en taken opgelijst in een tabel. Filtergebied Gebied zoekresultaat Filtergebieda Terug Veld Agenda van Niet gestart Gestart Voltooid Periode Taken van de dag Taken van de week Taken van de maand Taken van het jaar Zoeken Inhoudt Selecteer de agenda die wenst te filteren Toont de niet gestarte taken Toont de gestarte niet voltooide taken Toont voltooide taken Exacte datum toont de taken van de geselecteerde datum. toont de taken van de week toont de taken van de maand toont de taken van het jaar Commando het zoeken te starten 5/15

6 Gebied zoekresultaat De lijst kan gesorteerd worden door op de kolomhoofding van een kolom te klikken. Veld Inhoud Sorteren op Het icoon geeft het type van het element weer Icoon Uitvoeren - afspraak ingevoegd via de agenda - privé afspraak - gebeurtenis - niet gestarte taak - voltooide taak - taak in uitvoering Klik op de uitvoeren icoon om: het scherm "Nieuwe prestatie te starten. Het aan de taak gekoppeld programma te starten. Omschrijving Omschrijving van de taak Ja Werkstroom Tot welke werkstroom deze taak behoort Ja Klant Naam van de klant Ja Activiteit Omschrijving van de activiteit Ja Taak Omschrijving van de taak Ja Status Geeft de status van de taak aan Startdatum Datum waarop de taak gestart is Einddatum Datum waarop de taak beëindigd is Commandos om van pagina te wisselen Terug Ja Ja 6/15

7 3. Agenda onderdelen Werkbalk Gegevens agenda onderdeel Werkbalk Commando Bevestigen Annuleren Functie Om de gegevens op te slaan Om de bewerking te annuleren Gegevens agenda onderdeel Veld Afspraak Gebeurtenis Memo Omschrijving Waarschuwing Inhoud Onderdeel met Datum en tijd Onderdeel met alleen een datum Onderdeel zonder datum en tijd Omschrijving van de afspraak / Gebeurtenis / Memo Reminders: Nee Datum en tijd: toont de datumen tijdvelden voor de herinnering Hoe lang voor de deadline: toont de velden voor de timer 7/15

8 4. Planner Roep de functie op door op de knop te klikken van de hoofdwerkbalk in de Agenda. De planner toont de agenda van meerdere gebruikers tergelijker tijd. Werkbalk Agendas Werkbalk Commando Functie Opmerkingen Overzicht 1 dag Voor alle gebruikers Overzicht 5 dagen (Maa- Vri) Weekoverzicht Monthoverzicht Jaaroverzicht Opent de afdrukinstellingen Afdrukvoorbeeld Afdrukken Vernieuwen scherm Opties Plannerinstellingen Voor alle gebruikers Voor alle gebruikers Voor alle gebruikers Voor 1 gebruiker tegelijk. Selecteer de gebruiker in de combobox: 8/15

9 Agendas Dit gebied toont alle agenda onderdelen gegroepeerd per gebruiker. Verschillende agenda onderdelen hebben een verschillende achtergrondkleur (zie Afspraakgebied). Beschikbare functies Functie Opmerkingen Open het onderdeel om: Dubbelklikken op onderdeel om het te Het detail te bekijken; openen Bewerken. Taak uitvoeren Dubbelklikken op taak Klikken op uitvoeren knop Verzetten / herplannen onderdelen: Slepen van het onderdeel Datum wijzigen Tijd wijzigen Verzetten naar een andere agenda Dag kiezen om te bekijken De datum selecteren door op de balk te klikken 9/15

10 Hoe 1. Toon het uur van de afspraak Om het uur van de afspraak te tonen, klik op de opties knop. De scherm met de agenda opties wordt getoond. 10/15

11 De gewenste is Toon in uurwerkformaat. 1 Onder de voorstelling als de optie aangevinkt is Vink de optie uit om de tijd te zien in plaats van de klok. 11/15

12 2 Onder de voorstelling als de optie aangevinkt is Opmerking: de tijd is zichtbaar als de agenda in weekoverzicht staat. 12/15

13 2. Plan een gedeelde vergadering / taak Plan een gedeelde vergadering/taak, d.w.z. maak een afspraak waar meerdere gebruikers aan deelnemen. 1. Rechtsklikken op de agenda Het optie pop-up menu verschijnt. Agenda Planner 2. Selecteer de optie Nieuwe gedeelde Vergadering / Taak 13/15

14 3. Defineer de gegevens a. Type Onderdeel b. Start en einddatum tijd c. Omschrijving d. Herinnering Gebruikers Type onderdeel Datum tijd Omschrijving Herinnering 4. Kies de gebruikers via de Gebruikers tab: Vink de gebruiker aan in de kolom "Selecteer" om hem toe te voegen; Vink de kolom "Bewerken" aan als die gebruiker de afspraak mag bewerken. 14/15

15 Laat bewerken toe 5. Klik op Bevestigen. 15/15