ELEKTRONISCH VOORSCHRIJF SYSTEEM (EVS)

Transcriptie

1 ELEKTRONISCH VOORSCHRIJF SYSTEEM (EVS) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Informatie... 3 Elektronisch medicatie voorschrijven (EVS) inrichten... 4 Belangrijke informatie bij het gebruik van EVS... 9 Cliënt & Locatie...10 Cliënt opnemen op een medicijnlocatie...11 Cliënt ontslaan van de locatie en het annuleren van ontslag...19 Cliënt overplaatsen naar andere (medicijn)locatie...23 Medicatie...26 Medicatie inzien Medicatie deellijsten inzien...32 Diagnostische informatie...34 De status inzien van de koppeling met het medicatie voorschrijf systeem...35 Vraag en antwoord...37 De knop "Voorschrijven" is niet zichtbaar, hoe kan dit?...38

3 Informatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 3 / 38

4 Elektronisch medicatie voorschrijven (EVS) inrichten Een koppeling van Ons Administratie met FarMedvisie is mogelijk, waardoor medicatie elektronisch voorgeschreven kan worden. Het elektronisch voorschrijven houdt in dat er medewerker- en cliëntinformatie van Ons Administratie naar FarMedvisie wordt verstuurd. Het aanvragen van deze koppeling kan middels een ticket bij Nedap Support. Om de koppeling in gebruik te nemen wordt veelal gebruik gemaakt van de expertise van de business partner. Maak een account aan bij FarMedvisie Om elektronisch voor te kunnen schrijven, is een omgeving/account bij FarMedvisie noodzakelijk. Indien er nog geen account/omgeving voor FarMedvisie aanwezig is, dient dit aangevraagd te worden bij FarMedvisie. Farmedvisie dient, indien deze nog niet bestaat, een omgeving aan te maken en geeft door wat de naam, URL en bijbehorend poortnummer van deze omgeving is. Deze informatie hebben wij nodig om de koppeling in te kunnen richten. Koppeling activeren Om de koppeling te activeren dient de organisatie of de business partner die de inrichting verzorgt een ticket aan te maken bij Nedap Support. Hierin hoort te worden vermeld dat de organisatie een koppeling wil met Farmed en welke omgevingen van Ons Administratie gekoppeld dienen te worden. Vermeld in dit ticket ook met welke omgeving van Farmed gekoppeld gaat worden, dus de naam URL en het bijbehorende poortnummer. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de koppeling te kunnen activeren. Als wij deze gegevens ontvangen in een ticket zullen we een certificaat omvragen. Als deze ontvangen is wordt deze doorgestuurd naar Farmedvisie en wordt de koppeling ingericht. De koppeling kan pas worden geactiveerd als de koppeling aan de kant van Farmed volledig is ingericht en ingeschakeld. Dit dient dus door de organisatie of verantwoordelijke business partner afgestemd te worden met Farmedvisie. Wanneer dit gereed is kan dit aan ons worden doorgegeven middels het ticket en zullen wij de koppeling activeren. Daarnaast dient het onderstaande nog ingericht te worden in Ons Administratie. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 4 / 38

5 Deskundigheidsprofiel instellen Ga naar Beheer > Instellingen > Deskundigheid. Selecteer de deskundigheid (1) en klik op wijzigen (2). Deskundigheidsprofiel wijzigen 1. Indien het de bedoeling is dat medewerkers met het betreffende deskundigheidsprofiel medicijnlijsten in kunnen zien, selecteer dan 'Medicijnlijsten inzien toestaan' Dit geldt meestal voor verpleegkundigen. 2. Indien het de bedoeling is dat medewerkers met het betreffende deskundigheidsprofiel medicijnen mogen voorschrijven, selecteer dan 'Medicijnen Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 5 / 38

6 voorschrijven toestaan'. Dit is meestal aan de orde bij artsen/specialisten. Wanneer je "Medicijnen voorschrijven toestaan" hebt aangevinkt, hoef je "Medicijnlijsten inzien toestaan" niet meer aan te vinken aangezien je dan de medicijnlijsten al in kunt zien. 3. Het is mogelijk om per deskundigheidsprofiel een exportcode in te voeren die overeenkomt met de deskundigheid in een extern medicatie voorschrijfsysteem. Deze mogelijkheid is gemaakt om deskundigheden uit Ons Administratie te kunnen matchen met deskundigheden zoals deze bekend zijn in het externe medicatie voorschrijfsysteem. De in te voeren code zal de code moeten zijn van de overeenkomstige deskundigheid uit het medicatie voorschrijfsysteem. Medewerker instellen Alle medewerkers die een relatie hebben met het Elektronisch Voorschrijf Systeem, moeten op de juiste manier geconfigureerd worden. Daarvoor dienen de volgende stappen te worden uitgevoerd: Koppel het juiste deskundigheidsprofiel aan de medewerker (verplicht) (1). Voer optioneel de AGB-code van de medewerker (specialist of arts) in. LET OP: de mogelijkheid voor het invoeren van een AGB-code wordt alleen getoond als 'Medicijnen voorschrijven toestaan' aan staat in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. Het invullen van de AGB-code bij artsen of specialisten is aan te bevelen (2). Dit in verband met complete informatie binnen Farmedvisie en het (mogelijke) gebruik van EDIFACT. Zorg ervoor dat de medewerker een eigen inlognaam heeft. Dat kan via het tabblad Algemeen > Account. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 6 / 38

7 Locaties instellen Ga naar Beheer > Instellingen > Locatiegram Voor elke locatie waar voorgeschreven kan worden geldt: 1. Vink "Intramuraal" aan. Als dit vinkje aanstaat, verschijnen enkele extra velden. 2. Vink "Medicatie voorschrijven toestaan" aan. Klik vervolgens op "Opslaan". Optioneel: Het synchroniseren van alle medewerkers en cliënten Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 7 / 38

8 Op het moment dat alle medewerkers en cliënten correct zijn geconfigureerd, kunnen deze al naar het EVS worden gesynchroniseerd. Ga hiervoor naar Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > EVS instellingen en klik op de knop "Synchroniseer medewerkers" en "Synchroniseer cliënten" Let op: Als men alle cliënten synchroniseert, dan worden alle cliënten gecontroleerd of het mogelijk is dat zij naar EVS verstuurd worden. Dit houdt in dat als de cliënt één mogelijke medicijnlocatie heeft deze als medicijnlocatie geselecteerd wordt. Vervolgens wordt de cliënt opgenomen op deze locatie in het voorschrijfsysteem. Dit wordt gedaan om de arts (degene die voorschrijft) zoveel mogelijk te helpen, zodat deze niet belast wordt met de opnamelocatie. Mocht je willen weten welke cliënten wel of niet gesynchroniseerd worden dan kan je dit via een ticket aanvragen bij Nedap Support. Foutmelding Indien bovenstaande melding getoond wordt, moet er contact worden gezocht met Nedap Support. De reden van deze melding is dat het een nieuwe omgeving betreft of dat er een kopie van productie naar test heeft plaatsgevonden. Hierdoor zijn de gegevens overschreven met die van de productieomgeving. Nedap Support kan de EVS-instellingen controleren en waar nodig aanpassen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 8 / 38

9 Belangrijke informatie bij het gebruik van EVS Er zijn een aantal belangrijke werkwijzen om de koppeling tussen FarMedvisie en Ons Administratie correct te laten (blijven) lopen: De cliënt moet in zorg zijn, maar de opnamedatum en inzorgdatum mogen in de toekomst liggen. Als de cliënt binnen één week wordt opgenomen, dan kan deze al wel naar het EVS verstuurd worden. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om alvast medicatie voor te schrijven. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 9 / 38

10 Cliënt & Locatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 10 / 38

11 Cliënt opnemen op een medicijnlocatie Het kan voorkomen dat de arts niet kan voorschrijven, omdat er geen locatie bekend is waar medicatie geleverd kan worden. De cliëntadministratie (of een andere verantwoordelijke) kan dit dan handmatig doen. Hoe men dit kan doen, wordt uitgelegd in de volgende stappen. Bij al deze stappen geldt dat het belangrijk is om de informatie altijd te vergelijken met de informatie in Farmed, om te controleren of de weergave correct en gewenst is. Locatie aanmerken als medicijnlocatie Een locatie kan alleen als medicijnlocatie bij een cliënt toegevoegd worden, als deze locatie gekenmerkt is als medicijnlocatie. Dit is als volgt in te stellen: 1. Ga via Beheer / Instellingen naar het onderdeel Locatiegram. 2. Open hier de locatie die aangemerkt moet worden als medicijnlocatie door eenmaal op de locatienaam te klilkken. 3. In ons geval klikken wij op 'Zorgcentrum Belinda'. 4. Een pagina met invulvelden verschijnt. Om deze locatie als medicijnlocatie aan te merken, zet je een vinkje achter 'Medicatie voorschijven toestaan'. 5. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 11 / 38

12 Naar het onderdeel Locatie bij het cliëntdossier Open het cliëntdossier en klik op Locatie. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 12 / 38

13 Overzicht locatietoekenningen Er verschijnt nu een overzichtsscherm met daarop alle locaties die aan deze cliënt toegekend zijn, verdeeld over verschillende locatietypes. In dit geval zijn er geen medicijnlocaties toegekend aan de cliënt en daarom kan er geen medicatie voorgeschreven worden. Klik op "Voeg medicijnlocatietoekenning aan". Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 13 / 38

14 Locatie selecteren Een pagina met diverse invulvelden verschijnt. 1. Vul de begindatum in vanaf wanneer de locatie als medicijnlocatie toegekend moet worden aan de desbetreffende cliënt. 2. Kies vervolgens de locatie waarop voorgeschreven moet worden. Je kunt in het locatiegram een locatie naar keuze selecteren door hierop te klikken. Via het veld 'Tik een filtertekst hier' vind je in het locatiegram snel de gezochte locatie. Je kunt er ook voor kiezen het locatiegram uit te klappen en handmatig te zoeken. 3. Klik tot slot onderaan de pagina op de groene knop 'Pas medicijnlocatietoekenning aan'. Let op! Alleen locaties die gekenmerkt zijn als medicijnlocatie, kunnen aangeklikt worden. Omdat het locatiegram medicijnlocaties niet speciaal markeert, is het handig om vooraf op te zoeken welke medicijnlocatie je wil selecteren. Je klikt dan makkelijk de locatie aan die vervolgens ook weergegeven wordt achter het woord 'Locatie'. Verschijnt de naam van de locatie hier niet, controleer dan onder Beheer / Instellingen / Locatiegram bij de locatie of deze wel gekenmerkt is als medicijnlocatie (zie het eerste kopje uit deze handleiding). Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 14 / 38

15 Overzicht locatietoekenningen Je keert nu terug naar het overzichtsscherm locatietoekenningen. Naast eventuele andere locaties (b.v. hoofdlocaties en overige locaties) zie je onder het kopje 'Medicijnlocaties' nu de geselecteerde medicijnlocatie staan. De blauwe balk loopt door tot het eind als een puntige pijl, waarmee aangegeven wordt dat dit een actieve medicijnlocatie is. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 15 / 38

16 Ga je met je muis op de blauwe balk staan, dan verschijnt bovendien binnen enkele ogenblikken een informatieveld met daarin meer informatie over de medicijnlocatie. Gegevens binnen een aangemaakte medicijnlocatie aanpassen Een medicijnlocatie kan eenvoudig aangepast worden. Wil je een reeds toegekende medicijnlocatie aanpassen, klik dan op de naam van de locatie of klik op de blauwe tijdsbalk die bij de locatie staat. Dezelfde pagina met de invulvelden die we eerder in deze handleiding al zagen, verschijnt. Met 1 verschil: de desbetreffende locatie is geselecteerd (te zien aan de blauwe markering rond de locatiegegevens). Je kunt de locatie nu: 1. Een andere begindatum geven. 2. Een einddatum meegeven. Let op! Indien de einddatum ingevuld wordt, dan wordt er ook een ontslagbericht naar het EVS gestuurd. Het wordt aangeraden om dit leeg te laten en pas in te vullen wanneer men zeker weet dat de cliënt uit zorg gaat. 3. Omzetten naar een andere locatie, door op een andere locatie in het locatiegram te klikken. De naam van de locatie wordt dan overschreven met de nieuwe locatie. De overige instellingen (begindatum) blijft behouden. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 16 / 38

17 Opvolging medicijnlocatie door nieuwe medicijnlocatie Verandert een medicijnlocatie van een cliënt na verloop van tijd, dan kan dit eenvoudig doorgevoerd worden. Zorg ervoor dat je in het overzichtsscherm 'Locatietoekenningen' staat en klik onder het kopje 'Medicijnlocaties op 'Pas medicijnlocatietoekenning aan'. Dezelfde pagina met invulvelden verschijnt, alleen is er nu geen locatie geselecteerd.je ziet dat je nu een nieuwe locatie kunt toevoegen, conform de stappen bij het kopje 'Locatie selecteren' uit deze handleiding. Je ziet in het overzichtsscherm vervolgens dat de begindatum van de nieuwe medicijnlocatie automatisch de einddatum van de vorige medicijnlocatie is geworden (afbeelding hieronder): de balk heeft nu een recht einde, ten teken dat deze niet meer doorloopt. Bovendien stopt de balk op de plek waar de balk van de nieuwe medicijnlocatie begint. In dit geval wordt er geen ontslagbericht aan het EVS gestuurd, maar een overplaatsingsbericht. Dit komt omdat de locatie binnen de organisatie opgevolgd wordt door een nieuwe, actuele medicijnlocatie. Op het moment dat er geen medicijnlocatie meer actief staat, wordt het ontslagbericht aangemaakt. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 17 / 38

18 Medicijnlocaties verwijderen Medicijnlocaties worden normaal gesproken verwijderd door deze te selecteren en in de vervolgpagina bij het veld 'Einddatum' een einddatum mee te geven. Het kan echter gebeuren dat een locatie bijvoorbeeld per ongeluk aangemaakt is en helemaal verwijderd moet worden. In dat geval is er in het overzichtsscherm Locatietoekenningen rechts van de toegekende locatie een kruisje te vinden (zie scherm hierboven). Vul dan eerst een einddatum bij de locatie in (zodat de koppelingen en historie behouden blijven), en klik vervolgens op het kruisje. Wanneer een locatietoekenning wordt verwijderd, dan zal deze locatietoekenning in Farmed niet meer zichtbaar zijn. De periode van de verwijderde locatietoekenning zal worden gevuld met de voorgaande locatietoekenning. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 18 / 38

19 Cliënt ontslaan van de locatie en het annuleren van ontslag Locatie in cliëntendossier Open het cliëntdossier en klik op de knop "Locatie". Klik vervolgens op 'Pas medicijnlocatietoekenning' aan'. Locatie-overzicht Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 19 / 38

20 Klik op de medicijnlocatie waarvan de einddatum aangepast moet worden. In dit geval is dat 'Locatie A'. Einddatum locatie invoeren Om een cliënt te kunnen ontslaan, moet je de einddatum van de locatie invullen. Dat is te doen in het veld 'Einddatum' Let op! De locatie waar de cliënt van ontslagen wordt, mag geen einddatum bevatten in het locatiegram. Is er wel een einddatum ingegeven in het locatiegram, dan betekent het dat de cliënt per die datum ontslagen is uit het voorschrijfsysteem. Locatie toekenningen-overzicht Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 20 / 38

21 Te zien is dat de tijdlijn aangepast is. De cliënt zal in dit geval per ontslagen worden van Afdeling A (de einddatum kan via een mouse-over op de blauwe balk in beeld gebracht worden). Deze gegevens worden gesynchroniseerd met FarMedvisie, waardoor er vanaf geen medicatie meer afgeleverd zal worden op deze locatie. Annuleren van ontslag Om een ontslag te annuleren moet je de einddatum van de laatste medicijnlocatie weghalen. Hierdoor zal het ontslag ongedaan worden gemaakt. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 21 / 38

22 Resultaat annuleren van ontslag Nadat je een annuleer-ontslag hebt uitgevoerd, dan is bovenstaande plaatje het resultaat. De cliënt zal medicatie blijven ontvangen op Afdeling A. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 22 / 38

23 Cliënt overplaatsen naar andere (medicijn)locatie Locatie in cliëntendossier Open het cliëntdossier en klik op de knop "Locatie". Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 23 / 38

24 Locatie-overzicht Maak een nieuwe locatie aan door op 'Pas medicijnlocatietoekenning aan' te klikken. Nieuwe locatie toevoegen 1. Kies de juiste locatie (in ons geval vullen we Locatie B in). Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 24 / 38

25 2. Geef de juiste begindatum in. Locatie toekenning-overzicht Nadat je bij het vorige scherm op "Pas medicijnloctietoekenning aan" hebt gedrukt, kom je terug in het locatie toekenningen-overzicht. De einddatum van de oude locatie is door het systeem automatisch ingevuld, een dag voordat de nieuwe locatie van start gaat. Zie figuur hierboven. De cliënt wordt per overgeplaatst van Afdeling A naar Afdeling B in het EVS. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 25 / 38

26 Medicatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 26 / 38

27 Medicatie inzien Medicatie bij de cliënt inzien Log in onder je eigen account. Zoek de cliënt op en open het dossier. Onder het kopje 'Acties' kies je voor 'Inzien'. Indien je dit niet ziet, is EVS niet ingeschakeld of heb je niet de juiste deskundigheid. Neem in dat geval contact op met de Nedap-coach. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 27 / 38

28 Er is nog niet voorgeschreven voor de cliënt Indien je bovenstaande melding krijgt nadat je op de knop "inzien" hebt geklikt, dan is er voor de betreffende cliënt nog niet eerder medicatie voorgeschreven via het EVS. Hierdoor zijn de gegevens tussen beide applicaties (Ons Administratie en FarMedvisie) nog niet gesynchroniseerd. De arts/specialist bepaalt of een cliënt medicatie zal ontvangen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 28 / 38

29 Inactieve zorgopname Indien de cliënt geen actieve zorgopname heeft, verschijnt bovenstaande melding en is het niet mogelijk om de medicatie van de cliënt in te zien. In dit geval dient men ervoor te zorgen dat de cliënt een actieve zorgopname heeft. Inactieve medicijnlocatie Indien er geen actieve medicijnlocatie bekend is, is het ook niet mogelijk om medicatie in te zien. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 29 / 38

30 Medicatie inzien Wanneer je op de knop "Inzien" klikt, worden de gegevens van de verpleegkundige gesynchroniseerd (indien dit nog niet eerder gedaan is). Om bij het inlogscherm van FarMedvisie te komen, dien je bovenstaande link aan te klikken. Inloggen FarMedvisie Wanneer je op de link klikt, opent het systeem van FarMedvisie zich in een nieuw tabblad. Er wordt om een gebruikersnaam en wachtwoord gevraagd. Deze zal bij de gebruiker bekend zijn. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 30 / 38

31 Medicatie inzien FarMedvisie Indien je succesvol bent ingelogd, kan er medicatie worden ingezien. Wanneer je klaar bent met het inzien van de medicatie, dien je middels de knop "uitloggen" het syteem verlaten. In verband met de veiligheid is het belangrijk om altijd uit te loggen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 31 / 38

32 Medicatie deellijsten inzien Openen van de medicatie deellijsten Op het Dashboard bevindt zich onder het kopje "Taken" de knop "Medicatie deellijsten". Indien je deze niet ziet, is EVS uitgeschakeld of heeft men niet de juiste deskundigheid. Neem in dat geval contact op met je Nedap-coach. Als je op de knop "Medicatie deellijsten" klikt, dan verschijnt de bovenstaande link. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 32 / 38

33 Inloggen bij FarMedvisie Wanneer je op de link hebt geklikt, verschijnt het inlogscherm van FarMedvisie. Log hier in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Medicatiedeellijsten inzien Na het inloggen kan men een deellijst afdrukken van een afdeling of patiënt. Wanneer je klaar bent met het inzien van de medicatiedeellijsten, dien je middels de knop "uitloggen" het syteem verlaten. In verband met de veiligheid is het belangrijk om altijd uit te loggen. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 33 / 38

34 Diagnostische informatie Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 34 / 38

35 De status inzien van de koppeling met het medicatie voorschrijf systeem Indien er iets mis is met de EVS-koppeling kan men via het status-scherm inzien welke berichten er verstuurd zijn en of deze succesvol verwerkt zijn. Status inzien Via Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > EVS instellingen is een overzicht te zien. Indien er fouten ontstaan wordt de oorzaak van deze fouten in dit scherm zichtbaar. De bovenste tabel geeft een globale status weer. De onderste tabel geeft details over fouten weer. (deze pagina is alleen te zien voor gebruikers met de rechten van applicatiebeheerders). Voor wat betreft de bovenste tabel zullen we hieronder kort uitleggen wat de verschillende onderdelen betekenen. Het "type bericht" geeft aan wat voor soort bericht het is: Admit client: Berichten met betrekking tot het opnemen van cliënten. Move client: Berichten met betrekking tot de verhuizing van cliënten. Suspend client: Berichten met betrekking tot het ontslaan van de cliënten. Register client: Berichten met betrekking tot het registreren van cliënten. Register employee: Berichten met betrekking tot het registreren en bijhouden van de gegevens van medewerkers. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 35 / 38

36 Berichten die onder het kopje "wachtrij" staan, houden in dat ze wel verzonden zijn, maar nog niet verwerkt. Berichten die onder het kopje "verzonden" staan, zijn berichten die verzonden zijn. Berichten die onder het kopje "oke" staan, zijn berichten die volledig en correct verwerkt zijn bij het externe voorschrijfsysteem. Berichten die onder het kopje "fout" staan, zijn berichten die verstuurd zijn, maar niet correct verwerkt zijn. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 36 / 38

37 Vraag en antwoord Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 37 / 38

38 De knop "Voorschrijven" is niet zichtbaar, hoe kan dit? Medicatie kan voorgeschreven worden indien gebruikt gemaakt wordt van een koppeling met FarMedvisie. Als de medewerker de voorschrijf-knop niet ziet, kan dit twee oorzaken hebben: Het voorschrijven is in zijn geheel niet geconfigureerd, neem in dat geval contact op met de Nedap Accountmanager. De medewerker heeft niet de juiste deskundigheid. Nedap healthcare Elektronisch Voorschrijf Pagina 38 / 38