HANDLEIDING CONTROLEREN EN FIATTEREN VAN URENREGISTRATIE IN ONS

Transcriptie

1 HANDLEIDING CONTROLEREN EN FIATTEREN VAN URENREGISTRATIE IN ONS

2 Inhoudsopgave 1 Opstarten Ons 3 2 Controle via de cockpit 4 3 Inzage in registratie versus legitimatie 4 4 Oproepen verloningsrapport 5 5 Controle/aanvulling urenregistratie 6 6 Fiatteren uren 11 pagina 2 van 12

3 1 Opstarten Ons Ons is een webapplicatie. Om Ons te openen dien je zorgintens.ioservice.net in te typen Je inloggegevens krijg je bij aanvang van de instructie meegedeeld. Bevestig je ingevoerde gegevens door op de groene knop met Login te drukken. Ons wordt geopend. Alles wat blauw is kan worden opengeklikt. pagina 3 van 12

4 2 Controle via de cockpit Via Zorg Cockpit Inzicht cliënt kan van een gekozen periode gecontroleerd worden of er sprake is van: inzet juiste deskundigheidsniveau aanwezigheid van een zorgaanvraag of er zorg niet geleverd is. Deze drie kolommen worden aan de rechterkant getoond. In feite noemen we dit de bolletjesjacht. Voordat fiattering plaatsvindt zou er geen bolletje meer in de eerste twee kolommen mogen staan. De derde kolom zou wel mogen, alhoewel het streven moet zijn om geïndiceerde zorg in te zetten. Geef vervolgens bovenin het scherm aan dat vergelijking dient plaats te vinden met de zorglegitimatie. Hier wordt getoond in hoeverre de urenregistratie meer (rood) of minder (geel) is ten opzichte van de indicatie. 3 Inzage in registratie versus legitimatie De controle van de cockpit kan aangevuld worden door een rapport in Ons op te vragen. Kies Rapporten Cliënt Productie versus afspraak gedetailleerd. Kies de benodigde gegevens om het rapport te definiëren.

5 Klik op Maak Rapport. Het rapport laat een regel per cliënt zien. Met name de kolommen Registratie versus Legitimatie (helemaal aan het eind van het Exceloverzicht) bevatten belangrijke informatie. De rode cellen bevatten de tijd die meer is geregistreerd dan de legitimatie toestaat. Deze informatie kan benut worden om de urenregistratie waar mogelijk - aan te passen. 4 Oproepen verloningsrapport Dit rapport toont per medewerker de indirecte uursoorten waarop geregistreerd is. Dit is een overzicht waarmee een goede controle op de urenregistratie mogelijk is. Klik in de menubalk op Rapporten. Kies Medewerkers. Klik op Verloningsrapportage. Selecteer de juiste week of maand. pagina 5 van 12

6 5 Controle/aanvulling urenregistratie Klik in de menubalk op Zorg. Kies Zorgregels fiatteren. Selecteer het team. Selecteer de juiste week. Medewerkers die deze week hebben gewerkt worden getoond met een blauwe naam. pagina 6 van 12

7 Per medewerker wordt getoond: De naam. Wanneer deze blauw is heeft de medewerker uren geregistreerd. Een rood bolletje met uitroepteken achter de naam betekent dat in de urenregistratie onvolledige regels zijn opgenomen. Het aantal gedeclareerde kilometers. Een rood cijfer betekent dat er op die dag sprake is van geen of een onjuiste declaratie. Onder de knop OK betekenen groene vinkjes dat de medewerkers hun uren digitaal hebben ondertekend via Ons medewerkerportaal. Wanneer er nog een rode driehoek staat is dat niet gebeurt. De roosteraar heeft de mogelijkheid om de ondertekening van de medewerker over te nemen. Minder/meer uren: hoeveel uur heeft de medewerker minder (geel) of meer (uren) gewerkt ten opzichte van het contract in die week. Mutaties: in hoeveel procent van de totale urenregistratie is gemuteerd? De medewerker waarvoor het meeste is gemuteerd staat bovenaan. Mutaties werktijd: wat heeft het muteren aan werktijd gekost (geel) of opgeleverd (rood). Door op de blauwe naam van een medewerker te klikken wordt de urenregistratie van deze medewerker geopend. pagina 7 van 12

8 Hier wordt van een periode de urenregistratie per week getoond. Aan de linkerzijde worden de dagen van de week getoond waarop is geregistreerd evenals week [nr]. Aan het einde van een dagregel kan in het blauw mutaties staan. Dat betekent dat er in de registratie van die dag is gemuteerd. Door op mutaties te klikken wordt getoond wie welke mutatie in de urenregistratie heeft doorgevoerd. Via Terug verlaat je dit scherm. Door op de blauwe tekst van de dag te klikken wordt de totale urenregistratie per dag getoond. Rechts bovenin worden de gewerkte tijd en afwezigheden apart getotaliseerd. Vóór de registratieregels wordt getoond of deze vanuit het rooster zijn ingelezen. In dat geval wordt het kalenderteken getoond. Alles wat blauw is kan worden open geklikt. pagina 8 van 12

9 Klik op de begindatum om een tijdstip te wijzigen. Overlap in urenregistratie is niet mogelijk. Kies Opslaan om de wijziging in de urenregistratie vast te leggen. Het is ook mogelijk om de urenregistratie aan te vullen. Klik aan de linkerzijde op het blauwe driehoekje om een regel in de urenregistratie toe te voegen. Klik op het driehoekje achter Selecteer uursoort om aan te geven welke soort van gewerkte tijd moet worden vastgelegd. Gebruik deze optie niet wanneer er sprake is van meer dan één dag vakantie of ziekte. Voer vervolgens de begin- en eindtijd in. Bevestig met Opslaan. pagina 9 van 12

10 Kies Terug om dit scherm te verlaten. Het is ook mogelijk om het weeknummer aan te klikken. Daarmee is vakantie of ziekte gemakkelijk in te voeren. Benut de vakjes onder de dagen van de week om daar per dag het aantal uren vakantie of ziekte in te voeren. Bevestig met Opslaan. Met de groene knop Klaar met invullen en verstuur wordt de ondertekening van de uren van de medewerker overgenomen door de roosteraar/manager. Controleer onder de kolom OK of er een groen vinkje achter de naam van de medewerker staat. Zo ja, dan zijn de uren ondertekend. Zo nee, dan moet nog ondertekening plaatsvinden. pagina 10 van 12

11 In dit overzicht wordt ook getoond: of de declaratie van kilometers overeenkomt met dagen waarop is gewerkt; hoeveel is gemuteerd in de urenregistratie en wat voor effect dit heeft op de urenregistratie; in welke mate onder of boven het contract is gewerkt. 6 Fiatteren uren De gewerkte uren moeten worden gefiatteerd, omdat anders geen facturatie mogelijk is. Klik in de menubalk op Zorg. Kies Zorgregels fiatteren. Selecteer het team. Selecteer de week, periode of maand die gefiatteerd moet worden. Klik hiervoor op periode achter de datum. De groene knop om te fiatteren verschijnt niet wanneer: in de voorgaande week/periode/maand nog niet alles is gefiatteerd; er nog rode vraagtekens staan om op te lossen. In de bovenste balk wordt getoond hoeveel uur er is gewerkt ten opzichte van de aanwezige contracten. Wanneer er geen vraagtekens meer zichtbaar zijn maar niet elke medewerker heeft ondertekend kan er toch gefiatteerd worden. pagina 11 van 12

12 Kies de knop Fiatteren [..]. Hiermee is de fiattering gerealiseerd. pagina 12 van 12