Hand out planners / Leidinggevende van Assistenten

Transcriptie

1 Hand out planners / Leidinggevende van Assistenten (variabele roosters) Medrie Versie 22 mei 2014

2 Inleiding Wanneer de term planner wordt gebruikt wordt in het geval van Medrie ook leidinggevende bedoeld. Indien op de betreffende afdeling/locatie ook een planner aanwezig is kunnen door de leidinggevende bepaalde taken aan die planner zijn gedelegeerd. In InterShift is het de bedoeling dat de planner de volgende zaken doet: 1. Maken van het rooster 2. Accorderen uitzonderingsuren 3. Accorderen van kilometerdeclaraties 4. Accorderen vakantieaanvragen 5. Registreren van ziekte en zwangerschapsverlof 6. Registreren van bijzonder verlof 7. Feestdagcompensatie 8. Afsluiten van de maand (rooster) Algemeen Rechtsboven staat het help icoontje? De handleiding wordt getoond Links staan de menu s: o Mijn ASSIST o Plannen o Overzichten Niet alle schermen zijn in deze hand-out opgenomen. Voor een totaal overzicht kan de handleiding worden geopend en/of gedownload Elk scherm wijst op zich zelf. Op sommige schermen is extra tekst informatie geplaatst met nadere uitleg. Op de home-pagina Mijn Assist-> Home vind je een overzicht van nog uit te voeren acties. En dan nog dit Besef dat je als planner andere menukeuzes en daardoor ook een ander beeld hebt als de gebruiker. Wijzigingen die je doorvoert worden niet altijd direct zichtbaar in Intershift. Gebruik de F5 toets of de Crtl F5 combinatie om respectievelijk de pagina opnieuw op te vragen of de Cache (geheugen) leeg te maken. Je kunt geen wijzigingen meer aanbrengen als een maand eenmaal is afgesloten. Pagina 2 van 11

3 1. Maken van het rooster Het rooster kan op meerderen manieren gepland worden: Handmatig Via een standaard / vast rooster Via het automatisch genereren van het rooster Het rooster bestaat uit een aantal componenten: o Filters o Rooster o Openstaande diensten o Legenda Het plannen via een vast rooster wordt uitgelegd in een andere hand-out en die uitleg laten wordt hier achterwege gelaten. Handmatig plannen Het handmatig inplannen van een dienst kan op de volgende wijze: o Klik met de linkermuisknop op de dag waarop ingepland moet worden. De cursor begint te knipperen. Typ via het toetsenbord de dienstcode in. o Klik met de rechtermuisknop op de dag waarop ingepland moet worden. Een keuzemenu volgt. Kies een dienstcode. De dienstcode zijn gegroepeerd per functie. o Houd de CTRL toets ingedrukt en klik met de linkermuisknop op de dag waarop ingepland moet worden. De eerste dienstcode uit de tabel onder het rooster wordt ingepland *. * Indien een dienstcode niet bovenaan staat in de tabel onder het rooster, klik dan op de betreffende dienstcode en deze verschijnt bovenaan. Het handmatig verwijderen van een reeds ingeplande dienst kan op de volgende wijze: o Klik met de linkermuisknop op de dag waarop de dienst moet worden verwijderd. De cursor begint te knipperen. Gebruik de DEL of DELETE toets om de dienst te verwijderen. o Klik met de rechtermuisknop op de dag waarop de dienst moet worden verwijderd. Een keuzemenu volgt. Kies de optie Details en klik op de verwijderd knop. o Houd de CTRL toets ingedrukt en klik met de linkermuisknop op de dag waarop de dienst moet worden verwijderd. De dienstcode komt onderaan in de tabel met benodigde diensten te staan. Pagina 3 van 11

4 Aanpassen van de ingeplande werktijden: o Klik met de rechtermuisknop op de dag waarop de werktijden moet worden aangepast. Een keuzemenu volgt. Kies de optie Details en klik op de wiijzig knop. Pas de tijden aan en klik op OPSLAAN. De dienstcode heeft nu andere kleur als de rest van de ingeplande dienstcodes. Benodigde diensten. Gebruik deze knop om tussentijds de benodigde diensten te actualiseren. Betekenis en gebruik saldo kolommen Naast het rooster staan vier kolommen die inzicht verschaffen in de verschillende saldi. S Kolom: Het getal in deze kolom geeft het uren-saldo van de medewerker, sinds de laatst afgesloten maand. C Kolom: Contracturen voor de huidige maand. G Kolom: Geplande / Geboekte uren (*) V Kolom: Verschil (*) In de lopende maand (en de reeds afgesloten maanden) staat hier het geboekte aantal uren, in de komende maand(en) staat hier het geplande aantal uren. Deze kolommen geven de planner inzicht of er teveel of te weinig uren gepland wordt voor de betreffende medewerker. Bij het afsluiten van de maand wordt het eventueel overblijvende saldo in de kolom Verschil afgeboekt van de betreffende maand. Het zij door het uitbetalen hetzij door doorschuiven naar de volgende maand. In dat laatste geval wordt dit saldo bij die volgende maand op geboekt. Dit is te volgen in het urenoverzicht van de medewerker. Beschikbaarheid tonen / verbergen Met de knop Beschikbaarheid tonen / verbergen kan de informatie over de beschikbaarheid van medewerkers getoond of verborgen worden. Dat kan handig zijn bij het plannen. Omdat deze informatie soms storend is in het rooster staat deze standaard uit en moet er dus steeds voor gekozen worden als de informatie wel zichtbaar moet zijn. o Nadat het rooster klaar is moet het rooster worden gepubliceerd. Dan kan door op de knop publiceren te klikken Pagina 4 van 11

5 o Indien een rooster gepubliceerd is, maar toch nog gewijzigd moet worden dan kan dit door het rooster onzichtbaar te maken. Daarna kan de procedure herhaald worden 2. Accorderen uitzonderingsuren Uitzonderingsuren kunnen door een medewerker zelf worden ingevoerd. Deze moeten worden geaccordeerd. De medewerkers kunnen zelf bij het aanvragen van uitzonderingsuren aangeven of reiskosten moeten worden betaald, welke reiskostenregeling gehanteerd moet worden, of anw toeslag van toepassing is en de medewerker kan aangeven of de meer uren worden uitbetaald. Dit zijn zaken die de planner dient te checken bij het accorderen. Let op: hier zijn op bepaalde afdelingen aanvullende afspraken over gemaakt. Plannen Uitzonderingsuren Let op dat de medewerker de uitzonderingsuren op de goede locatie heeft ingevoerd Controleer ook het aantal uren. Indien de medewerker de werktijden vergeet in te voeren, komt dit bijvoorbeeld op 24 uur te staan 3. Accorderen van kilometers declaraties Plannen KM Declaraties Let er op dat er altijd een (de juiste) reiskosten regeling is gekozen. Zie hiervoor de scherm-info en de reiskostenregeling. Pagina 5 van 11

6 4. Accorderen vakantieaanvragen Plannen Periodeplanning De periodeplanning gaat uit van een vijfdaags rooster, de weekenden worden niet meegerekend. Alleen als een vakantieperiode een hele week (van ma. t/m vrij.) betreft kan dit zondermeer via de periodeplanning worden ingebracht. Dit is in verband met de berekening van het aantal uren per dag. Andere periodes of een enkele dag wordt ook via de periode planning ingegeven maar dan dient het correct aantal uren voor die periode handmatig berekend te worden. Indien met terugwerkende kracht, over een afgesloten maand, een mutatie moet worden aangebracht, probeer dit dan niet zelf maar laat het over aan... Invoer via periodeplanning Plannen-> periodeplanning->nieuw 5. Registratie van ziekte en zwangerschapsverlof Registratie van ziekte, zwangerschapsverlof en bijzonder verlof is voorbehouden aan de leidinggevenden. De periodeplanning gaat uit van een vijfdaags rooster, de weekenden worden niet meegerekend. Alleen als een ziekte periode een hele week (van ma. t/m vrij.) betreft kan dit via de periodeplanning worden ingebracht, een of enkele dagen dient per dag in het rooster te worden aangegeven. Dit is in verband met de berekening van het aantal uren per dag. Wel is het mogelijk in de periodeplanning het correct aantal uren voor de periode in te geven, maar dit dient dan handmatig berekend te worden. Invoer via periodeplanning Plannen-> periodeplanning->nieuw P&O zal voortaan direct na afloop van een maand een lijstje aan de planners beschikbaar stellen met de ziekte registratie in PION. Check dit in Intershift! Pagina 6 van 11

7 Opslaan. Invoer via rooster Plannen -> Rooster. Klik met de rechtermuisknop op de dienst van de betreffende dag en kies voor details Pagina 7 van 11

8 Kies het Potloodje om wijzigingen aan te brengen bij Let op! Indien de ziekte of het verlof niet de hele dienst betreft, dan dient deze dienst opgesplitst te worden. Wijzig hiertoe de werktijden in de oorspronkelijke dienst en voeg een dienst toe. 6. bijzonder verlof Bijzonder verlof wordt via de periodeplanning in gegeven. Bijzonder verlof is via cao geregeld en omvat één of enkele dagen, afhankelijk van de aanleiding. 7. Feestdagcompensatie Toelichting. Tot en met 2013 werd de feestdagcompensatie eens per half jaar uitgerekend en betaald of in vrije uren verrekend. Met de ingebruikname van Intershift kan dit nu per maand (waarin een feestdag valt) worden verrekend. Niet voor alle posten is dit in januari goed gegaan. Dit kan nu worden rechtgetrokken. Bijvoorbeeld tezamen met Pasen. Plannen-> compensatie Pagina 8 van 11

9 Geef de datum in van de betreffende feestdag. In januari was dit alleen de nieuwjaarsdag. Kies voor Beide (Diensten en uitzonderingsuren) en bevestig met OK. Er verschijnt nu een lijst met de compensatie per betreffende medewerker. Let op!!indien de feestdagcompensatie in tijd wordt opgenomen dan niet op FC boeken maar als gewone vakantie uren!! 8. Afsluiten van de maand Bij het afsluiten van de maand, wordt er gekeken hoeveel meer /minder uren iedereen heeft voor de controle vooraf is het handig om eerst het uren overzicht te bekijken. Let op! Indien een medewerker per de 1 ste van de volgende maand uit dienst gaat de overgebleven uren niet doorschuiven maar op uitbetalen zetten!! Overzichten urenoverzicht De volgende selectie boven is gemaakt: o De maand 10 t/m o Medewerkers Alle medewerkers met actueel contract o Details Nee o Alle locaties Huidige locatie (financiële administratie) Er kan dan direct worden bekeken of er iemand een verschil heeft. Om te kijken wat de details zijn, klik dan op het klokje aan de begin van de regel Plannen Maand afsluiten Klik op maand afsluiten om de nieuwe maand af te sluiten Pagina 9 van 11

10 Kies eerst Pro-forma afsluiten om te kijken of alles goed gaat Klik op de knop Voltooien De tweede kolom geven de Meer / Minder uren aan. Hier moet iets mee: o Uitbetalen Dit wordt uitbetaald als meer uren. o Vakantie wordt bij meer minder uren niet gebruikt. o Doorschuiven Is de meest gebruikte optie bij de roosters. Het effect is dat dit saldo op het urenoverzicht van de betreffende maand wordt afgeboekt en de maand erop wordt bijgeboekt. In de kolom uitbetalen staan de uren genoteerd die eerder die maand al op uitbetalen werden gezet. Klik op Opslaan Na deze pro forma afsluiting is het mogelijk op urenoverzicht het effect van de pro forma afsluiting te bekijken. Overzichten Urenoverzicht Kies de af te sluiten maand en alle medewerkers met actueel contract en details: ja In het overzicht dat je nu krijgt dienen de verschillen meestal op 0 te staan. Overleg met de Salarisadministratie als dit niet het geval is. Pagina 10 van 11

11 Indien pro-forma is afgesloten moet de procedure herhaald worden. Vergeet dan niet pro-forma afsluiten uit te vinken en kies na het doorlopen op nieuw voor Opslaan. Let op: Is het rooster voor de lopende/komende maand al gepubliceerd? Pagina 11 van 11