GROEPSZORG Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 GROEPSZORG Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene uitleg... 3 Groepszorg uitgelegd... 4 Configuratie... 6 Uursoorten instellen voor groepszorg... 7 Rechten van medewerkers voor groepszorg... 9 Registratie-opties in Ons groepszorg: voorkomen van onterecht dubbele declaraties van toeslagen Groepszorg gebruiken...12 Groepszorg bij de cliënt in het arrangement plaatsen...13 Groepen voor Ons Groepszorg beheren...14 Cliënten op groep(en) in groepszorg inplannen...21 Registraties van groepszorg-uren...27 Achteraf een registratie op een groep aanmaken...32 Groepen fiatteren Rapporteren op een groep...39 Vraag en antwoord...43 Groepszorg: Hoe worden de tijden berekend van de gefiatteerde uren?...44 Zijn de Ons Groepszorg afspraken ook direct inzichtelijk voor de cliënt in Carenzorgt? Groepszorg: Voor- en nadelen van uursoorten in het arrangement bij de cliënt plaatsen en/of bij de eigenschappen van de groep...46

3 Algemene uitleg Pagina 3 / 47

4 Groepszorg uitgelegd Deze handleiding beschrijft de groepszorg-functionaliteit, welke via een slice beschikbaar is gesteld. Deze dient niet verward te worden met de oude groepszorg-functionaliteit (als groepen via Ons Planning). Groepszorg is een oplossing van Nedap Healthcare voor de dagbesteding. Hierdoor kunnen registraties van meerdere cliënten per medewerker(s) op hetzelfde tijdstip worden gemaakt. Het integreert het hele proces, van het inroosteren van cliënten tot het fiatteren van de groepen, in één applicatie. Door deze nieuwe oplossing hoeft er niet meer gewerkt te worden met papieren aanwezigheidslijsten, schaduwlijsten of excel-bestanden. Daarnaast is de nieuwe oplossing niet aan tijd en plaats gebonden en bereikbaar op zowel mobiel, tablet als desktop. Het proces Het proces omvat in hoofdlijnen de volgende stappen: Groepen beheren Cliënt inplannen op de groep Registraties van cliënten maken Groepen fiatteren Groepszorg openen Groepszorg is te benaderen via het Hub-menu. Indien de knop nog niet zichtbaar is, neem dan contact op met Nedap Healthcare Support. Pagina 4 / 47

5 Rollen In deze handleiding staat beschreven welke rollen benodigd zijn om met groepszorg te kunnen werken. Voor elke groep geldt dat alleen voor de toegewezen medewerkers de betreffende groepen zichtbaar zijn. Indien een groep is gemaakt waarbij er geen medewerkers zijn gekenmerkt, kunnen alleen de applicatiebeheerders die groepen inzien. Verloning Momenteel worden de groepszorguren nog niet gebruikt voor verloning van de medewerker. Pagina 5 / 47

6 Configuratie Pagina 6 / 47

7 Uursoorten instellen voor groepszorg Binnen Ons Groepzorg zijn verschillende soorten uursoorten in te zetten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de uursoort voor de activiteit, het vervoer en eventuele toeslag(en). Uursoorten voor activiteiten zijn in Ons Groepszorg te herkennen aan een blauwe kleur. Uursoorten voor vervoer en toeslagen kenmerken zich door een oranje kleur. Uursoorten zijn te herkennen aan de naam; Tussen haakjes staat de verkorte weergave zoals die ingesteld is in Ons Administratie. Als een uursoort grijs wordt weergegeven, is het betreffende uursoort in Ons Administratie verwijderd. Om uursoorten en toeslagen te kunnen gebruiken binnen Ons Groepszorg dienen deze gekenmerkt te worden voor Ons Groepszorg. Uursoort voor de activiteit Ga naar Beheer, Uursoorten en klik op de desbetreffende uursoort of maak een nieuwe uursoort. Pagina 7 / 47

8 Vink Groepszorg aan en sla het op. Nu is deze uursoort beschikbaar binnen Ons Groepszorg als activiteit. Bovenstaande moet voor alle uursoorten gedaan worden die nodig zijn voor Groepszorg. Vervoer en toeslagen Voor vervoer en toeslagen dienen afzonderlijk ook een uursoort te worden gekenmerkt, mits het wenselijk is deze te gebruiken. De te nemen stappen zijn hetzelfde als bovenstaande, behalve dat het uursoort van het type 'stuks' moet zijn. Dit is alleen in te stellen bij nieuwe uursoorten. Bekijk de configuratie van uursoorten. De uursoorten voor vervoer en toeslagen hoeven in tegenstelling tot reguliere groepszorguursoorten, niet aan het arrangement van de cliënt toegevoegd te worden. Uursoorten selecteren in Ons Groepszorg Om uursoorten te kunnen selecteren bij het maken van een planning in Ons Groepszorg kan ervoor worden gekozen om het uursoort wel of niet in het arrangement van de cliënt te plaatsen. De voorkeur geniet om deze altijd in het arrangement te plaatsen. Bekijk in dit artikel wat de gevolgen van deze keuze zijn. Pagina 8 / 47

9 Rechten van medewerkers voor groepszorg Om groepszorg te kunnen gebruiken is het van belang dat de juiste medewerkers over de juiste rechten beschikken. Tijdelijke overlap De onderstaande oude rechten zijn inmiddels uitgefaseerd. Zij zijn nog wel te vinden in het autorisatie-overzicht, maar hebben dus geen effect meer op de Ons Groepszorg-functionaliteit. Bekijken groepszorg Bewerken groepszorg Corrigeren (reeds gefiatteerde uren) groepszorg Fiatteren groepszorg Daarnaast staan er twee rechten in het autorisatiemodel van Ons Administratie, die ontwikkeld zijn om toekomstige aanpassingen te ondersteunen. Momenteel hebben ook deze rechten nog geen effect: Ons Groepszorg - Aanpassen van cliënt afwezigheid Ons Groepszorg - Aanpassen van registraties Gebruik daarom de onderstaande, juiste Ons-Groepszorg rechten. Juiste rechten Ons Groepszorg Ons Groepszorg-groepen beheren Groepen bekijken, maken, wijzigen, verwijderen en archiveren. Alleen het tabblad 'Planning' is zichtbaar. Ons Groepszorg-planning inzien De groepen en planning van een cliënt inzien. Dit kan als een soort basisrecht gezien worden. Alleen het tabblad 'Planning' is zichtbaar. Ons Groepszorg-planning wijzigen De planning kunnen inzien en het kunnen aanpassen van de planning van cliënten. Alleen het tabblad 'Planning' is zichtbaar. Ons Groepszorg-planning beheren Dit recht geeft dezelfde rechten als Ons Groepszorg-Planning wijzigen. Daarnaast kan met dit recht de planning verwijderd worden. Alleen het tabblad 'Planning' is zichtbaar. Pagina 9 / 47

10 Ons Groepszorg-registraties maken De aanwezigheid kunnen vastleggen van ingeplande momenten van jouw groepen. Alleen het tabblad 'Registreren' is zichtbaar. Tevens mag een gebruiker met dit recht groepsrapportages aanmaken. Ons Groepszorg fiatteren Het kunnen fiatteren van de registraties van jouw groepen. Alleen het tabblad 'Fiatteren' is zichtbaar. Ook geeft dit recht de mogelijkheid om een Excel-rapport uit te draaien met een overzicht van alle geregistreerde afspraken per groep of per cliënt. Met deze rechten kunnen diverse combinaties gemaakt worden, waarmee de rechten van de medewerker uitgebreider danwel minder uitgebreid zullen zijn. Aandachtspunt bij rechten Ons Groepszorg: medewerker moet gekoppeld zijn aan groep Bij de bovenstaande rechten is het van belang om te weten dat de groepen en rapportages op groepen alleen te zien zijn als de medewerker zelf ook aan de groep gekoppeld is als medewerker. Hoe dit te doen, staat uitgelegd in deze handleiding. Voor de rol 'Ons Groepszorg-groepen beheren' geldt dat er vanuit deze rol ook nieuwe groepen aangemaakt kunnen worden. Daarna is de nieuw aangemaakte groep alleen nog inzichtelijk voor de aanmaker als deze zichzelf als medewerker aan de groep gekoppeld heeft. Is dat niet zo, dan zal de aanmaker de groep vervolgens niet meer zien. Applicatiebeheerder Daarnaast bestaan meer mogelijkheden voor applicatiebeheerders. Dit zijn de volgende: Alle bovengenoemde rechten. Instellingen van groepszorg wijzigen. Toegang tot en acties kunnen uitvoeren voor alle groepen, registraties en te fiatteren groepen. Rollen configureren en koppelen De rechten kunnen toegevoegd worden aan bestaande of nieuwe te definiëren rollen. Bekijk de handleiding Samenstelling van rollen configureren. Tot slot dienen de rollen aan de betreffende medewerkers te worden gekoppeld. Bekijk de handleiding Inlogaccount en rollen van de medewerker. Pagina 10 / 47

11 Registratie-opties in Ons groepszorg: voorkomen van onterecht dubbele declaraties van toeslagen Het is mogelijk om in te stellen voor welke toeslagen in Ons Groepszorg, voorkomen kan worden dat deze (onterecht) dubbel gedeclareerd worden. Hierdoor wordt uitval voorkomen. Deze optie is alleen in te stellen door applicatiebeheerders. Navigeren Ga in Ons Groepszorg naar Instellingen. Vervolgens is in te voeren welke toeslagen maximaal 1x per dag gedeclareerd kunnen worden. Indien de hier ingestelde toeslagen alsnog dubbel worden geregistreerd, dan zal dit bij het fiatteerscherm aangegeven worden. Pagina 11 / 47

12 Groepszorg gebruiken Pagina 12 / 47

13 Groepszorg bij de cliënt in het arrangement plaatsen Het is aan te raden om groepszorg-uursoorten in het arrangement van de cliënt toe te voegen. Bekijk in dit artikel wat de voordelen en nadelen zijn van deze opties. Bekijk hoe het arrangement is te vullen. Het is van belang om de producten in het arrangement toe te voegen als 'te plannen'. Dit houdt in dat deze uren nog geregistreerd moeten worden. Als hier 'op afspraak' gekozen wordt, worden deze uren automatisch in Ons Administratie gezet, wat buiten Ons Groepszorg om gaat en zijn deze uren niet meer te registreren. Kies dus voor 'te plannen' voor het gebruik van Ons Groepszorg. Het is verder voor Ons Groepszorg van belang om uursoorten aan te merken als groepszorguursoorten. Deze eigenschap is aan te geven bij de configuratie van de uursoorten. Het is niet nodig om de uursoorten gebaseerd op stuks (voor vervoer en toeslagen) aan het arrangement toe te voegen. Pagina 13 / 47

14 Groepen voor Ons Groepszorg beheren In de Planning kunnen via de knop 'Groep toevoegen' groepen aangemaakt worden. Dezelfde groep kan voor verschillende momenten en planningen gebruikt worden. Groepen inzien 1. Ga naar Planning. De groepen zijn inzichtelijk. Afhankelijk van de toegekende rechten zijn bepaalde of - in het geval van het recht applicatiebeheer - alle groepen inzichtelijk. 2. Er is te zoeken in de bestaande groepen. Dit wordt gedaan op basis van de groepsnaam. 3. Je kunt ook zoeken op een cliënt. Zodra je een cliënt selecteert, wordt het cliëntoverzicht getoond. 4. Klik op 'Groep toevoegen' om een nieuwe groep toe te voegen. 5. Door op de naam (of de knop aan de rechterkant "bekijken") te klikken, bekijk je de inhoud van de groep. Pagina 14 / 47

15 Inhoud van een groep bekijken De Groepoverzichtspagina toont verschillende informatie. 1. Onder het tabblad 'Planning' is te zien welke deelnemers op de betreffende dag / week / maand (afhankelijk van de keuze rechtsboven) op de groep zijn ingepland. In het geval een cliënt als afwezig is gemeld (bij de afwezigheid van de cliënt, en dus niet bij het afwezig registreren) zal dit worden getoond achter de naam van de cliënt. Bij de weekweergave wordt in dat geval de cliëntnaam alleen in het grijs getoond. 2. In het 'Groepsoverzicht' zijn alle groepsrapportages te vinden die in de loop van de tijd op deze groep gemaakt zijn. Zie voor meer uitleg deze handleiding. 3. Het tabblad 'Deelnemerslijst' toont deelnemers aan de groep met actieve afspraken op de huidige dag (zie de afbeelding hieronder). Via de knop 'Wijzigen' (4) is het mogelijk om de kenmerken van de groep aan te passen. Je komt dan in het scherm dat uitgelegd staat in de alinea 'Groepsgegevens invoeren', verderop in deze handleiding. Via de knop 'Cliënten inplannen' (4) is het mogelijk om cliënten aan deze groep toe te voegen. Dit wordt verder uitgelegd in deze handleiding. Pagina 15 / 47

16 Groep aanpassen Het aanpassen van een groep kan via de button 'Wijzigen'. Je komt hiermee weer in het overzichtsscherm van de groep, waar je alle gegevens die eerder bij het aanmaken van de groep ingevuld zijn, indien gewenst kunt aanpassen. Pagina 16 / 47

17 Groepsgegevens invoeren Er verschijnt een scherm met diverse invulvelden. 1. Naam: vul hier de naam van de groep in 2. Locatie: zoek en selecteer een locatie. 3. Geef optioneel een minimum- of maximumcapaciteit voor de groep in. Op basis van deze gegevens zal bij een groep waarop cliënten zijn ingepland een signalering getoond worden. 4. Medewerkers: zoek en selecteer de medewerkers die bij deze groep toegevoegd moeten worden. Hier kunnen meerdere medewerkers toegevoegd worden. 5. Als een team de kostenplaats moet zijn, voeg hier dan het betreffende team toe. Voorwaarde is dan dat in de teaminstellingen van dit team in het organigram in Ons Administratie ook staat ingesteld dat de kostenplaats het team van de medewerker is. Wanneer in Ons Administratie in het Organigram is ingesteld dat de locatie van de client de kostenplaats moet zijn, dan zal de (hoofd)locatie van de client de kostenplaats worden, ook al stel je een team in in Ons Groepszorg. Vul je hier niets in, dan geldt de (hoofd)locatie van de cliënt als kostenplaatslocatie. 6. Standaard uursoorten voor groep: hier is het mogeiljk om standaard uursoorten, toeslagen en een vervoerstype voor een groep in te voeren. Deze worden automatisch ingevuld bij het inplannen van een cliënt. De uursoorten overstijgen de uursoorten uit het arrangement van de client, maar kunnen indien gewenst altijd per afspraak per client weer aangepast worden. Pagina 17 / 47

18 Wanneer een client geen zorgarrangement heeft met een groepszorguursoort, kan bij het maken van een planning gekozen worden uit de standaard uursoorten die ingevuld zijn. 7. Starttijd en Eindtijd: hier is het mogelijk om een standaard start- en/of eindtijd in te voeren. Deze worden automatisch ingevuld bij het inplannen van een cliënt. De tijden kunnen indien gewenst altijd per afspraak per client weer aangepast worden. 8. Sla tot slot de groep op via 'Groep opslaan'. De groep is gemaakt. Er kunnen nu cliënten ingepland worden door medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn. Groepsonbeschikbaarheid toevoegen Het is mogelijk om een onbeschikbaarheid van een groep vast te leggen. Wanneer je een groepsonbeschikbaarheid aangeeft, kan dit gelden voor een dag (bijvoorbeeld. een feestdag) of juist een periode (bijvoorbeeld voor een vakantie). Bij een onbeschikbaarheid van een groep zal deze alle afspraken als 'afwezig' kenmerken en komen de registraties niet terug in het overzicht wat je nog moet registreren. Dit voorkomt dat je veel afwezigheidsregistraties bij clienten moet maken, terwijl de groep er niet is. Ga hiervoor naar een groep toe en klik op wijzigen. Klik op het tabje 'Onbeschikbaarheden' (1). Klik op 'Nieuwe onbeschikbaarheid' om een onbeschikbaarheid vast te leggen. Pagina 18 / 47

19 Vul de gewenste data in en klik op 'Sla onbeschikbaarheid op' om op te slaan. Je kunt nog een nieuwe onbeschikbaarheid toevoegen (1). Ook heb je de mogelijkheid om de opgeslagen onbeschikbaarheid te archiveren (2) of te wijzigen (3). Pagina 19 / 47

20 Groep archiveren Het is mogelijk om een bestaande groep te archiveren. Klik hiervoor in het groepsoverzicht op het tabblad 'Groep Archiveren' (1). Voer in het datumveld (2) de gewenste datum in. Alle afspraken vanaf die datum worden verwijderd, tenzij de afspraken al gefiatteerd zijn. Archivering opheffen Een gearchiveerde groep kan ook gedeactiveerd worden, via de knop 'Dearchiveer groep'. De groep komt dan opnieuw beschkbaar. De eerder gemaakte afspraken binnen deze groep blijven wel verwijderd. Wel is het mogelijk om weer nieuwe afspraken in de groep aan te maken. Pagina 20 / 47

21 Cliënten op groep(en) in groepszorg inplannen De planning maken houdt in dat de cliënten op een groep worden ingepland. De cliënten kunnen vanuit twee perspectieven worden ingepland: ofwel vanuit de cliënt ofwel vanuit een groep. Vanuit het cliëntoverzicht een cliënt inplannen op een groep Ga naar Planning en zoek de cliënt die je wilt toevoegen aan de groep via het veld 'Client zoeken' (1). De pagina met het cliëntoverzicht opent. Overzicht van de cliënt Met de knop Cliënt inplannen (rechts bovenin) is een cliënt op de groep in te plannen. Verder zijn de volgende onderdelen beschikbaar: 1. De basisinformatie van de cliënt is zichtbaar. Ook is een link aanwezig om naar het cliëntdossier (Rapportages) en naar het Zorgplan te gaan. 2. Via 'Planning' is de wekelijkse planning zichtbaar. 3. Ook kan een overzicht getoond worden met het groepsoverzicht (alle groepen waar de cliënt aan deelneemt) 4. Ook is het arrangement van de cliënt te bekijken. Pagina 21 / 47

22 5. Ook zijn hier afwezigheden van de cliënt in te stellen (deze zijn momenteel alleen nog toe te voegen via Groepszorg). Deze afwezigheden van de cliënt zijn later inzichtelijk op het dag/ week-overzicht van de groep. Afwezigheden kunnen per groep ingesteld worden. Zo kan een client voor de ene groep wel op 'Beschikbaar' staan, terwijl de client bij een specifieke groep wel op 'Afwezig' ingegeven staat gedurende een ingestelde periode. 6. Ook zijn hier de reeds aangemaakte registraties op de client te vinden. 7. De weergave kan ingesteld worden op weergave per 'Dag', 'Week,' of 'Maand'. Het overzicht toont vervolgens de afspraken van de cliënt op de groep die aangepast of verwijderd kunnen worden. 8. De planning is via de knop 'Printen' als pdf op te halen. Daarbij kan net als in de interface gekozen worden voor een weergave ver dag, week of maand. Inzicht in het arrangement van de cliënt Het arrangement toont in de eerste plaats alleen groepszorg uursoorten (blauwe cirkels) en - indien aanwezig - stuks-uursoorten, zoals vervoer (oranje). Indien het wenselijk is om het gehele arragement (en dus ook andere uursoorten) te zien, kan op de knop 'Toon gehele arrangement' geklikt worden. De reguliere uursoorten worden in dat geval middels een grijze cirkel getoond. Pagina 22 / 47

23 1. Selecteer allereerst of het een periodieke of eenmalige toevoeging aan een groep is. 2. Selecteer de groep. Op basis van de bij de groep ingestelde waardes (uursoorten, toeslagen, vervoerstypen, tijden) worden aanvullende velden gevuld. Hiervan kan afgeweken worden, door handmatig in het betreffende veld een andere optie te kiezen. 3. Selecteer de uursoorten en (optioneel) toeslagen en vervoer. 4. Selecteer de (start)datum waarop de cliënt op de groep ingepland moet worden. 5. Selecteer (bij een periodieke planning) de dagen en interval waarop de afspraak geldt, en aanvullend de start-en eindtijd. Bij een eenmalige afspraak kan alleen de datum en beginen eindtijd ingevuld worden. Klik tot slot op de knop 'Opslaan' om de afspraak in te plannen. Pagina 23 / 47

24 Vanuit het groepoverzicht een cliënt inplannen op een groep Anders dan hierboven beschreven is het ook mogelijk om meerdere cliënten tegelijkertijd op een groep in te plannen. Ga hiervoor naar Planning en klik op een groep. Klik vervolgens op de knop Cliënten inplannen. Pagina 24 / 47

25 Voer de cliënten in het veld in (1). De overige velden zijn op dezelfde wijze in te voeren als het inplannen van groepszorg voor één cliënt. De lijst is vooraf ingevuld met de standaard uursoorten en ingestelde tijden van de groep. Er wordt bij het inplannen van clienten op deze manier niet naar het zorgarrangement per cliënt gekeken. Wanneer je een afspraak voor meerdere clienten maakt geldt dus voor al deze clienten dezelfde voorwaarden (uursoorten, toeslagen, vervoer, frequentie en tijden). Planning van cliënt wijzigen of (tijdelijk) uitplannen van de cliënt Door naar een cliënt te gaan (bijvoorbeeld vanuit de planning) is een overzicht met afspraken te zien. Door op het potloodje (aanpassen) of op het prullenbakje (verwijderen) te klikken is de cliënt uit de groep te plannen, of is een aanpassing door te voeren. Alle afspraken zijn te wijzigen, tenzij deze in het verleden plaatsvindt. Pagina 25 / 47

26 Afspraak (eenmalig) verwijderen Na het klikken op de knop 'Verwijderen', verschijnen (indien de afspraak een herhalende afspraak is) opties om alleen toekomstige afspraken, of alleen de huidige afspraak te verwijderen. Aanpassen van de afspraak Bij het aanpassen van afspraken wordt de keuze getoond om de afspraak eenmalig te wijzigen, of dat je de hele reeks met afspraken wilt wijzigen (1). Verder zijn de in te geven variabelen herkenbaar uit het scherm waar de afspraak aangemaakt wordt. Pagina 26 / 47

27 Registraties van groepszorg-uren In deze stap worden de momenten waarvan de cliënten ingepland waren op de groepszorg omgezet naar groepszorg-registraties (dit zijn nog geen zorgregels, zie daarvoor: fiatteren). De begeleider dient per cliënt aan te geven of deze al dan niet aanwezig was. Het registreren van de uren kan alleen gedaan worden door gebruikers met bijbehorende rechten. Wanneer een gebruiker niet de juiste rechten heeft, zal deze navigatieknop ook niet zichtbaar zijn. Registratie-overzicht Klik boven in beeld op Registraties. Het groepsoverzicht verschijnt. Er zijn verschillende opties: 1. Klik op de groep: hier ga je naar de registraties van alle openstaande dagen van de groep. Pagina 27 / 47

28 2. Klik op 'Bekijken': hier kom je eveneens bij de registraties van alle openstaande dagen van de groep. 3. Zoeken op groep: hier is het mogelijk om gericht op een groep te zoeken. Je komt hier terecht bij de registraties van de huidige dag van de geselecteerde groep. Registraties per groep bekijken Het registratieoverzicht van een groep wordt verdeeld in twee tabbladen. Op het tabblad 'Openstaand' (1) staan alle registraties waarvan nog moet worden aangegeven of de cliënt aanwezig of afwezig was. Op het tabblad 'Geregistreerd' heb je inzicht in alle registraties die al eerder gemaakt zijn voor de betreffende groep. Bij de registraties per groep staan de vermeldingen per datum weergegeven in de volgorde van oud naar nieuw. Klik op het tabblad 'Openstaand' op de knop Bekijk om te zien wat er nog geregistreerd moet worden voor de betreffende dag. Registratie op aanwezig of afwezig zetten Klik je door op een registratie van een dag, dan verschijnt het bovenstaande scherm. Hier kan een registratie op aan- of afwezig gezet worden. Ook is het mogelijk om de registratie op diverse punten nog aan te passen. Pagina 28 / 47

29 1. De uursoorten van de registratie worden getoond. Het is niet mogelijk om aan te geven hoe de tijdsverdeling zal worden. De diverse uursoorten zijn herkenbaar aan de kleur: - De blauwe uursoorten zijn tijdsgebaseerde uursoorten. - De oranje uursoorten zijn stuksgebaseerde uursoorten, zoals toeslagen en vervoer. - Indien hier een grijze uursoort staat, betekekent dit dat de uursoort in Ons Administratie verwijderd is. Indien gewenst kunnen de uursoorten toegevoegd of verwijderd worden. ( Verwijderde (grijze) uursoorten kunnen alleen nog toegevoegd worden als deze op de datum waarop de wijziging betrekking heeft, nog niet als 'verwijderd' gekenmerkt zijn.) Toevoegen is mogelijk door in het veld 'Uursoorten' te klikken en de gewenste uursoort toe te voegen. Verwijderen is mogelijk door op het kruisje te klikken in het blauwe of oranje uursoortenvlakje. 2. Mocht een cliënt bij een registratie toch afwijkende tijden hebben, dan kunnen deze aangepast worden in de invoervelden onder Start- en Eindtijd. Deze tijden worden uiteindelijk in het fiatteerscherm gefiatterd. 3. Om een registratie aanwezig of afwezig te melden, klik op het vinkje (aanwezig) of kruisje (afwezig). 4. Voor de cliënten staan bolletjes: - Groen: de cliënt was aanwezig. - Rood: de client was afwezig. - Grijs: er is nog geen keuze gemaakt. Onder de naam van de cliënt is te zien wie de cliënt het laatst heeft gewijzigd 5. Via het grijze plusje kan handmatig een registratie bijgevoegd worden voor een cliënt waarvoor geen afspraak voor de groep is aangemaakt. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat de cliënt onverwacht is bijgevoegd. Dit kan ook gedaan worden voor cliënten die inmiddels uit zorg zijn, maar op het moment van de registratie op de groep nog op in-zorg stonden. Meer informatie over het handmatig toevoegen van een cliënt is te vinden in deze handleiding. Pagina 29 / 47

30 Overzicht van registraties Zodra alle cliënten aanwezig zijn gemeld en de tijden zijn opgeslagen, is de groep niet meer zichtbaar in het overzicht met openstaande groepsregistraties. Deze zijn dan alleen nog zichtbaar onder het kopje Geregistreerd. Daarnaast wordt in het cliëntoverzicht op het tabblad Registraties weergegeven welke registraties er zijn gemaakt voor de betreffende cliënt. Je ziet de laatst gemaakte registraties, maar met de knop 'Bekijk allemaal' kan je alle registraties bekijken. In de kolom Status wordt aangegeven wat de status van de regel is: Rood kruisje: De cliënt was afwezig, de regel is niet gefiatteerd en afwezig in Ons Administratie. Groene vink: De cliënt was aanwezig, de regel is gefiatteerd en aanwezig in Ons Administratie. Prullenbak: De regel is in Ons Administratie verwijderd. Deze is automatisch niet meer gefiatteerd. Pagina 30 / 47

31 Registraties filteren en uitdraaien Excel-rapport Via 'Bekijk allemaal' kom je in het bovenstaande overzicht terecht. Hier zijn alle geregistreerde afspraken terug te vinden. Via de knop 'Filteren' kan er gezocht worden op een specifieke startdatum, eindatum en status. Deze informatie is zowel te vinden bij registraties bij groepen als registraties bij cliënten. Excel-rapport Via de knop met het diskette-icoontje is de informatie ook als Excel-rapport te downloaden. Naast de informatie die op de webpagina staat, geeft het rapport ook extr informatie, zoals wie de registratie eventueel gefiatteerd heeft. -> Let op! Het Excel-rapport is alleen beschikbaar voor gebruikers die beschikken over het recht 'Groepszorg fiatteren'. Pagina 31 / 47

32 Achteraf een registratie op een groep aanmaken Het is mogelijk dat een cliënt deel heeft uitgemaakt van een groepszorgbijeenkomst zonder dat de cliënt daarvoor ingepland was. In deze gevallen is het mogelijk om hiervoor achteraf - tot en met de huidige dag - een registratie voor aan te maken bij de groep. Registraties kunnen niet op een toekomstige dag aangemaakt worden. Een nieuwe registratieregel aanmaken Ga naar de het tabblad 'Registraties', selecteer de juiste groep en selecteer vervolgens de juiste bijeenkomst waar de registratie bij toegevoegd moet worden. Klik vervolgens op het 'Plusknopje' onderaan de reeks met registraties. Selecteer de cliënt Er wordt nu een nieuwe registratieregel aangemaakt. Eerst moet de juiste cliënt geselecteerd worden door op het veld 'Client' te klikken en de juiste cliënt te selecteren. Dit kan ook gedaan Pagina 32 / 47

33 worden voor cliënten die inmiddels uit zorg zijn, maar op het moment van de registratie op de groep nog op in-zorg stonden. Pas als de naam van de cliënt ingevuld is, kunnen de overige gegevens eventueel aangepast worden. Gegevens aanpassen Vervolgens zijn de uursoorten en tijden indien gewenst aan te passen. Standaard neemt de registratieregel deze gegevens over uit het zorgarrangement en uit de eigenschappen van de groep. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Onderscheid in soorten registraties De nieuwe registratieregel is nu aangemaakt. Standaard staat de registratie op 'Aanwezig'. Om verdere wijzigingen aan te brengen of om de registratie op 'Afwezig' te kunnen zetten, moet het scherm even ververst worden. De handmatig toegevoegde registraties zijn te onderscheiden van de automatisch aangemaakte registraties via de donkergrijze kleur van de registratieregel en via het grijze streepje aan de linkerzijde van de registratie. Deze registraties kunnen nu net als de andere registraties in de groep gefiatteerd worden. De nieuwe registratieregel is nu aangemaakt. Standaard staat de registratie op 'Aanwezig'. Om verdere wijzigingen aan te brengen of om de registratie op 'Afwezig' te kunnen zetten, moet het Pagina 33 / 47

34 scherm even ververst worden. De handmatig toegevoegde registraties zijn te onderscheiden van de automatisch aangemaakte registraties via de donkergrijze kleur van de registratieregel en via het grijze streepje aan de linkerzijde van de registratie. Deze registraties kunnen nu net als de andere registraties in de groep gefiatteerd worden. Pagina 34 / 47

35 Groepen fiatteren Het fiatteren van de geregistreerde uren is de laatste stap en zal ervoor zorgen dat deze als gefiatteerde zorgregels in Ons Administratie gezet worden. Het fiatteren van de geregistreerde uren kan alleen gedaan worden door de gebruiker met de juiste rechten. Reeds gefiatteerde uren zijn in Ons Groepszorg niet meer te corrigeren (wel kunnen deze in Ons Administratie aangepast worden als de medewerker hier in Ons Administratie de juiste rechten voor heeft). Een groep kan altijd gefiatteerd worden: alleen registraties die op 'Aanwezig' zijn gezet, worden als zorgregel naar Ons Administratie doorgezet. In het overzicht van Fiatteren staan alle groepen weergegeven, waaruit eerst een keus gemaakt dient te worden. Dit kan door op de naam van de groep te klikken, of op de knop 'Bekijken'. Pagina 35 / 47

36 Na het selecteren van een groep verschijnt bovenstaand overzicht. Op het tabblad 'Niet gefiatteerd' zie je alle dagen waarop nog te fiatteren registraties bestaan. Ook dit is gesorteerd op datum, namelijk de oudste registraties bovenaan. Met de knop Bekijken (3) kun je zien welke registraties er voor deze dag gemaakt zijn. Met de knop 'Akkoord' fiatteer je de registraties van de betreffende dag. Registraties bekijken Deze pagina toont de registraties voor de groep die gefiatteerd kan worden. Per regel zijn de details te zien. Indien gewenst zijn (rechtsboven) de registraties te wijzigen via de knop 'Wijzig registraties'. Ook kan je naar het overzicht van al gefiatteerde registraties. Onder in beeld worden de totalen van de uursoorten per uursoort weergegeven. Hier wordt het aantal registraties waarin de betreffende uursoort voorkomt, getoond. Het is niet mogelijk om de totale tijd per uursoort te tonen. Fiatteren van uren De uren van de geregistreerde groepen kunnen gefiatteerd worden door op Akkoord te klikken. De betreffende groep zal daarmee van het tabblad 'Niet gefiatteerd' verdwijnen. Van de cliënten die wel op een groep waren ingepland, maar niet aanwezig waren (en dus als afwezig zijn gemarkeerd), zullen geen zorgregels worden gemaakt. Pagina 36 / 47

37 Op het tabblad van 'Gefiatteerd' worden de gefiatteerde registraties weergegeven. Daarnaast heb je de mogelijk om alle gefiatteerde registraties in te zien, met de knop 'Gefiatteerde registraties'. Gefiatteerde registraties Wanneer je klikt op Gefiatteerde registraties om alle gefiatteerde registraties in te kunnen zien, heb je ook de mogelijkheid om te filteren op een gewenste dag of periode. Wanneer je klikt op Pagina 37 / 47

38 'Filteren' nadat je de datum hebt ingevuld, zie je enkel de gefiatteerde registraties van de gekozen datum(s). Inzichtelijkheid van onterecht dubbele toeslagen Indien toeslagen zijn ingesteld zodat deze niet meerdere keren per dag gedeclareerd kunnen worden, dan wordt dit zichtbaar op het fiatteerscherm. In dit voorbeeld is te zien dat er twee registraties zijn gemaakt bij cliënt P.L. van Munster. Beide registraties hebben de toeslag Vervoer. Op het fiatteerscherm is zichtbaar dat de toeslagen van een van de twee registraties grijs gekleurd is; hierdoor is te zien dat er weliswaar een registratie met deze toeslag is gemaakt, maar dat deze niet wordt gebruikt voor verwerking in financiële exports. Alleen de oranje toeslagen zullen worden gedeclareerd. Ook op het overzicht met gefiatteerde registraties is dit zichtbaar. Pagina 38 / 47

39 Rapporteren op een groep Het is mogelijk om een rapportage te maken op een groep. Dit is bijvoorbeeld handig om een gebeurtenis of informatie die bij alle cliënten in de groep relevant is, te delen in het zorgdossier van de cliënt. De groepsrapportage is vervolgens terug te vinden bij de gegevens van de groep onder 'Planning' en wordt daarnaast bij alle cliënten die aanwezig waren in de groep, toegevoegd aan de rapportages in Ons Dossier, onder het tabblad 'Dossier'. Benodigde rechten Om een groepsrapportage te kunnen maken, is het recht 'Groepszorg registreren' vereist. Om een reeds gemaakte groepsrapportage bij een groep in Groepszorg in te kunnen zien, moet een medewerker toegang hebben tot een groep. Meer informatie over het instellen van rechten is te vinden in deze handleiding. Een groepsrapportage aanmaken Groepsrapportages zijn toe te voegen in een groep, onder het tabblad 'Registraties'. Selecteer in de eventuele lijst met groepen de juiste groep en open vervolgens de groepsbijeenkomst met de juiste datum. Rechts op het scherm is de knop '+ Groepsrapportage toevoegen' te vinden. Klik op deze knop om de pagina te openen waar de groepsrapportage aangemaakt kan worden. Pagina 39 / 47

40 Het is hier mogelijk om een tekstrapportage in te vullen. Per groepsbijeenkomst kan er één groepsrapportage aangemaakt worden. Vul de gewenste tekst in in het tekstveld onder 'Groepsrapportage' (1). Let daarbij op het advies om geen privacy gevoelige informatie in de rapportage te zetten, aangezien deze informatie in de dossiers van alle aanwezige cliënten in de groep terug te vinden zal zijn. Klik vervolgens op 'Opslaan' (2). Na het opslaan van de rapportage verschijnen de keuze-opties 'Wijzigen' en 'Publiceren'. Via de knop 'Wijzigen' is het mogelijk om de rapportage nog aan te passen. Dit blijft mogelijk totdat de rapportage definitief wordt gemaakt. Dat is te doen via de knop 'Publiceren'. Het publiceren van een groepsrapportage is pas mogelijk nadat de aanwezigheidsregistratie is uitgevoerd. Zowel tijdelijke als gepubliceerde rapportages zijn terug te vinden bij het groepsoverzicht. Pagina 40 / 47

41 Zodra een rapportage gepubliceerd is, is de rapportage bij de registraties op de specifieke groep terug te vinden boven de groepsregistraties. Ook is de gemaakte groepsrapportage na publicatie terug te vinden in het dossier van de cliënten die aanwezig waren bij de groep. Alle gemaakte rapportages terugvinden bij het groepsoverzicht Daarnaast zijn alle gepubliceerde en nog niet gepubliceerde rapportages terug te vinden bij het groepsoverzicht. Ga hiervoor naar het tabblad 'Planning' (1) en selecteer de juiste groep. Bij de specifieke groep is een tabblad 'Groepsrapportages' (2) beschikbaar. Klik op dit tabblad om alle gemaakte groepsrapportages in te zien. Pagina 41 / 47

42 Hier zijn de verschillende rapportages in te zien die voor deze groep in de loop van de tijd gemaakt zijn. Zowel gepubliceerde (2) als nog niet gepubliceerde rapportages (1) zijn zichtbaar. Ook kan de rapportage uitgebreider bekeken worden op de registratiepagina, via de knop 'Bekijken' (3). Pagina 42 / 47

43 Vraag en antwoord Pagina 43 / 47

44 Groepszorg: Hoe worden de tijden berekend van de gefiatteerde uren? Het kan in sommige gevallen een verschil optreden tussen de ingeplande groepszorg en de gefiatteerde uren. Groepszorg houdt zich niet bezig met het berekenen van de uren, maar laat dit over aan Ons Administratie, Groepszorg is hierbij het doorgeefluik en geeft uitsluitend eventuele foutmeldingen weer mochten deze optreden. Ons Administratie past dagdelen aan vanaf een instelbaar aantal minuten. Dit is in Ons Administratie zichtbaar bij de Dagdeelinstellingen. Deze instellingen hebben ook effect op de groepszorg registraties. Pagina 44 / 47

45 Zijn de Ons Groepszorg afspraken ook direct inzichtelijk voor de cliënt in Carenzorgt? De afspraken binnen Ons Groepszorg worden nog niet doorgezet naar het portaal van Carenzorgt en zijn hier dus niet voor de cliënt inzichtelijk. De afspraken zijn alleen zichtbaar binnen Ons Groepszorg zelf. Pagina 45 / 47

46 Groepszorg: Voor- en nadelen van uursoorten in het arrangement bij de cliënt plaatsen en/of bij de eigenschappen van de groep Er zijn twee manieren om de uursoort vast te leggen bij de cliënt die op een groep is ingepland. In dit artikel leggen wij uit wat in welke situatie gebeurt. Het inplannen van een cliënt op een groep als de uursoort beschikbaar is in het arrangement van de cliënt Als een groepszorg-uursoort is toegevoegd aan het arrangement van de cliënt, dan kan de cliënt op twee manieren op een groep ingepland worden: Door een afspraak op een groep aan te maken vanuit de client zelf, via het clientoverzichtsscherm. De uursoort die standaard staat ingesteld bij de groep, wordt dan automatisch bij de afspraak ingevuld. Het is mogelijk om dit handmatig aan te passen. Daarnaast zijn op deze wijze zowel uursoorten uit het arrangement als overige Groepszorguursoorten toe te voegen. Daarbij geeft de applicatie duidelijk het onderscheid aan tussen uursoorten uit het arrangement en overige uursoorten. Door via de groep een of meerdere cliënten in te plannen. De uursoort die standaard staat ingesteld bij de groep is automatisch bij de afspraak ingevuld. Het is mogelijk om dit handmatig aan te passen. Alle uursoorten die zijn gemarkeerd als groepszorg-uursoort zijn in te plannen. De eerste optie is strikter, aangezien op basis van de gegevens uit het arrangement specifieker bepaald kan worden wlke uursoorten voor de client het meest relevant zijn. Bij het invoeren van meerdere cliënten op een groep ontbreekt deze klantspecifieke duidelijkheid. Als invulhulp is wel altijd standaard de uursoort geselecteerd die bij de groep is geconfigureerd. Het inplannen van een cliënt op een groep als de uursoort NIET beschikbaar is in het arrangement van de cliënt Als een groepszorg-uursoort NIET is toegevoegd aan het arrangement van de cliënt, dan kan de cliënt op twee manieren op een groep ingepland worden. Dit biedt echter één specifieke mogelijkheid minder. Door een afspraak op een groep aan te maken vanuit de client zelf, via het clientoverzichtsscherm.. De uursoort die standaard staat ingesteld bij de groep is automatisch bij de afspraak ingevuld. Het is mogelijk om deze uursoort te verwijderen en te vervangen door een van de overige Groepszorg-uursoorten. Door via de groep een of meerdere cliënten in te plannen. De uursoort die standaard staat ingesteld bij de groep is automatisch bij de afspraak ingevuld. Het is mogelijk om dit Pagina 46 / 47

47 handmatig aan te passen. Alle uursoorten die zijn gemarkeerd als groepszorg-uursoort zijn in te plannen. Wanneer is het handig om juist wel of juist niet het uursoort in het arrangement toe te voegen? Het is aan te raden om altijd de groepszorg-uursoort in het arrangement bij de cliënt te plaatsen. Hierdoor is altijd de mogelijkheid aanwezig om de uursoort die het meest relevant is voor de client, gemakkelijk in te plannen. Als de uursoort niet in het arrangement staat, is deze specifieke uursoortinformatie niet beschikbaar voor de medewerker die de Groepszorgafspraken inplant. Daarnaast is het altijd mogelijk om via de groep de cliënt toe te voegen en om daar uursoorten aan te koppelen die niet in het arrangement staan. Het is niet mogelijk om dit te blokkeren of hierop te signaleren. Op welke plek kan ik het beste cliënten inplannen? Vanuit de cliënt of vanuit de groep? Indien één cliënt ingepland dient te worden aan een groep, is het even makkelijk om dit vanuit de cliënt of vanuit de groep te doen. Indien meerdere cliënten ingepland dienen te worden op dezelfde groep, op hetzelfde moment of met dezelfde interval, dan is het altijd handiger om meerdere cliënten vanuit de groep in te plannen. Pagina 47 / 47