ONS AGENDA Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

Transcriptie

1 ONS AGENDA Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Configuratie... 4 : Rechten van de medewerker instellen... 5 : Applicatie-instellingen wijzigen... 7 : Instellen wat een medewerker mag registreren (weekkaartprofiel configureren) : Labels beheren...13 : ical-instellingen (abonneren op Agenda)...15 : Mislukte registraties inzien...17 : Inschakelen van het schrijven van dossierrapportages...19 : overzicht niet geregistreerde afspraken...21 : standaard versus uitgebreide workflow...23 Gebruik van...27 : Agenda van client, medewerker of locatie openen...28 : filteren op weergave...31 : Abonneren op agenda...34 : Onbeschikbaarheid aangeven voor medewerkers...36 : Cliëntafwezigheid aanmaken...40 : Afspraak toevoegen...43 : Afspraak plannen voor meerdere medewerkers...49 : Afspraak voor (een) andere medewerker(s), locatie of cliënt maken 59 : Afspraak details...60 : Afspraak bewerken...62 : Dagen vrij maken...64 : Overnemen van een afspraak...66 : Uitnodigingen...68 : Registreren : Afspraken van een andere medewerker registreren...78

3 : Team agenda...81 : Uitleg van de kleuren en iconen in...83 Berichten in : zorgregels inzien...92

4 Configuratie Nedap healthcare Pagina 4 / 92

5 : Rechten van de medewerker instellen Er bestaan verschillende rechten die nodig zijn om te kunnen gebruiken. Toegang tot De rechten voor zijn gekoppeld aan de toegang tot Ons Medewerkerportaal en Ons Administratie. Om in te kunnen loggen op moet bij de medewerker het vinkje bij "Ons medewerkerportaal én "Ons Administratie"aangevinkt zijn. Recht Gebruiker Daarnaast is het ook nodig om de medewerker van een rol te voorzien, waarin het recht Ons Agenda Gebruiker in aanwezig is. Registraties Indien het nodig is dat de medewerker ook registraties kan maken, is een rol nodig waarin het recht registreren aanwezig is. Nedap healthcare Pagina 5 / 92

6 Afspraken wijzigen Indien het nodig is dat de medewerker ook afspraken van andere personen (die het recht Ons Agenda Gebruiker hebben) kan inplannen en wijzigen, is een rol nodig waarin het recht Ons Agenda secretaresse aanwezig is. Aanvullende handleidingen Samenstelling van rollen configureren. Inlogaccount en rollen van de medewerker. Nedap healthcare Pagina 6 / 92

7 : Applicatie-instellingen wijzigen De instellingen van kunnen aangepast worden indien de gebruiker applicatiebeheerder is. Ga in Ons Administratie naar Beheer, Instellingen, Overige instellingen, Configuratie (onder het kopje Medewerker agenda). Wanneer de medewerker ook de beheerrechten heeft, kan de medewerker op deze pagina de agenda-instellingen wijzigen. Er is een opdeling in agenda-eigenschappen en registratieeigenschappen. Agenda-eigenschappen 1. Selecteer hier de teams die een teamagenda moeten kunnen gebruiken. 2. In dit invoerveld is aan te geven hoeveel weken van tevoren men de onbeschikbaarheid nog kan aangeven of wijzigen. Wanneer men hier 2 invult, kunnen medewerkers hun onbeschikbaarheid aangeven of wijzigen vanaf twee weken in de toekomst. De twee weken daartussen zijn dan vastgezet en in die twee weken is de onbeschikbaarheid dan niet meer te wijzigen. 3. Voor de hier ingevulde uursoorten geldt dat bij het aanmaken van de afspraak, het vinkje "cliënt aanwezig" automatisch uit staat, en dat die afspraak dan niet zichtbaar is in de Nedap healthcare Pagina 7 / 92

8 cliëntagenda of in Caren. Overigens bestaat altijd de vrijheid om het vinkje alsnog aan te zetten als de cliënt toch wel bij de afspraak aanwezig is. 4. Met deze optie is het mogelijk om de inhoud van afspraken te kunnen beperken. Hiermee kan een gebruiker alleen de inhoud van de afspraak zien als tenminste één deelnemer van de betreffende afspraak aan hetzelfde team is toegewezen als de medewerker die de afspraak wil inzien. In andere gevallen wordt alleen het tijdstip van de afspraak getoond. Indien deze optie is ingeschakeld, zal deze optie de instellingen overrulen die zijn gemaakt met betrekking tot de instellingen van de ical-export. Het zou namelijk vreemd zijn als een medewerker via geen details van afspraken mag zien, terwijl dit in een externe agenda wel zou kunnen. Registratie-eigenschappen De registratie-eigenschappen zijn te vinden onder het gelijknamige kopje op dezelfde pagina. Registratie-eigenschappen 1. Op deze plek is de werktijd uursoort instelbaar. Deze is noodzakelijk voor een juiste registratie van afspraken met meerdere cliënten/medewerkers. De registratie wordt dan opgedeeld in cliententijd-registraties, waarbij het in de afspraak/registratie gekozen Nedap healthcare Pagina 8 / 92

9 uursoort geregistreerd wordt. Het werktijd-uursoort dat je hier instelt wordt gebruik voor het werktijd-deel. 2. Wanneer men dit aanvinkt, zullen ook de overige uursoorten worden getoond. Door het niet aanvinken van deze optie, zullen er minder uursoorten zichtbaar zijn bij het maken van een afspraak. 3. Het aanvinken van "Overlap toestaan" betekent dat het mogelijk is dat een medewerker een afspraak (met een cliënt) heeft, waarbij er tijdens deze afspraak ook een andere afspraak is ingepland (met een andere cliënt). Het registreren van deze afspraken is dan mogelijk voor beide cliënten, maar dit geldt alleen voor de cliëntentijd van de afspraken en niet voor de werktijd van deze afspraken. Voor één van de twee afspraken wordt maar werktijd geteld. Dit is wat bedoeld met de waarschuwing 'LET OP: Dit kan een verschil in werktijd opleveren'. Let dus goed op wanneer je deze optie inschakelt. In sommige gevallen is het beter om te kiezen voor de splitsing cliententijd en werktijdregistratie optie. Wanneer deze optie wordt uitgevinkt, zal er geen overlap mogelijk zijn in de registraties. 4. Selecteer of stuks-activiteiten toegevoegd kunnen worden. 5. Met deze instelling wordt geregistreerde tijd automatisch verdeeld. Dit houdt in dat de registraties van uursoorten worden verdeeld in dezelfde verhouding zoals deze in het arrangement van de cliënt aanwezig zijn., zoals ook in overige Ons-applicaties kan. Het blijft voor de medewerker mogelijk om de registraties handmatig te verdelen; dit door bij het registereren de medewerker zelf een uursoort te laten invoeren. 6. Indien deze optie is ingeschakeld verschijnt voor alle medewerkers de mogelijkheid bij het registreren van een afspraak om een dossierrapportage te schrijven. In het weekkaartprofiel van de medewerker kan dit ook ingesteld worden en dit houdt daarbij ook in dat het schrijven van deze rapportage in dat geval verplicht is. Nedap healthcare Pagina 9 / 92

10 : Instellen wat een medewerker mag registreren (weekkaartprofiel configureren) Wat een medewerker mag registreren via wordt ingesteld in het weekkaartprofiel van de medewerker in Ons Administratie. Er zijn 2 opties die voor Ons Agenda van belang zijn: Wat een medewerker mag registreren (onderscheid direct en indirect). Of werktijd geregistreerd kan worden via. Wat mag een medewerker registeren Nedap healthcare Pagina 10 / 92

11 In het weekkaartprofiel wordt aangegeven of de medewerker uren (direct/indirect) mag registreren via. Werktijd registreren in Optioneel is op te geven of een splitsing gedaan moet worden in registraties tussen cliënttijd en werktijd. De geregistreerde werktijd wordt gebruikt voor de verloning en CAO- en ORTberekeningen. De cliënttijd wordt gebruikt voor declaratie en facturatie naar cliënten. Door deze mogelijkheid worden overlap en/of dubbelingen in registraties voorkomen. Deze instelling is nuttig in de volgende gevallen: Bij het gebruik van het principe rooster is realisatie, in combinatie met DBC registraties. In het geval van bereikbaarheidsdiensten in combinatie met daadwerkelijke cliënttijd. Bij het registreren van werktijd middels : Medewerkers die wel werktijd mogen registreren in : Het vinkje "Splits cliëntregistratie en werktijdregistratie" dient uitgeschakeld te zijn. Nedap healthcare Pagina 11 / 92

12 Medewerkers die geen werktijd mogen registreren in : Het vinkje "Splits cliëntregistratie en werktijdregistratie" dient ingeschakeld te zijn. n.b. Deze instelling wordt direct actief zodra de optie aangevinkt wordt, de pagina hoeft dus niet opgeslagen te worden voordat de wijziging actief is. Weekkaartprofiel toekennen Via het weekkaartprofiel wordt aangegeven wat een medewerker mag met betrekking tot zorgregels in. Hier staat beschreven hoe een weekkaartprofiel gekoppeld wordt aan de medewerker. Hier staat beschreven hoe het weekkaartprofiel geconfigureerd kan worden. Nedap healthcare Pagina 12 / 92

13 : Labels beheren Afspraken kunnen worden voorzien van labels. Door het gebruik hiervan is in een oogopslag duidelijk om wat voor soort afspraak het gaat. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om aan te geven dat een bepaalde afspraak over een onderzoek gaat, terwijl een andere afspraak over kantoorwerk gaat. De labels zijn door de beheerder in te stellen. Dit zijn andere labels dan labels voor documenten of labels voor tariefcomponenten. Navigeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > configuratie > Labels. Het overzicht is op dit moment nog leeg. Voeg er een toe. Nedap healthcare Pagina 13 / 92

14 Geef de eigenschappen van het label op. De twee onderdelen die moetgelijk extra uitleg vergen: 1. De prioriteit bepaalt de volgorde waarin de labels in de applicatie getoond worden (om deze bij een afspraak toe te voegen). Ook wordt de kleur van een afspraak bepaald aan de hand van de kleur van een label. Indien er meerdere labels aan een afspraak zijn gekoppeld, wordt hiervoor de kleur van het label met de hoogste prioriteit gebruikt. 2. Met de datums kan bepaald worden wanneer dit label geselecteerd kan worden. Het label is toegevoegd en kan nu aan afspraken toegevoegd worden. Nedap healthcare Pagina 14 / 92

15 : ical-instellingen (abonneren op Agenda) Het is mogelijk dat medewerkers zichzelf abonneren op agenda's van zichzelf en collega's. Hierdoor zijn de afspraken in externe diensten (zoals Outlook) te zien. Omwille van privacyredenen is het ontsluiten van de agenda in een eigen agenda, instelbaar gemaakt. Hierbij geldt een onderscheid in de eigen agenda, de agenda van de medewerkers van hetzelfde team van de medewerker, en de agenda van alle medewerkers. Pas als de betreffende optie (op organisatieniveau) is ingeschakeld, is het voor de medewerker mogelijk om de ical-feed te gebruiken en zich op agenda's te abonneren. Bekijk hier hoe je kunt abonneren op de agenda. Navigeren Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Configuratie (onder medewerkeragenda) en ICal export. Instellingen maken 1. Geef aan of de medewerker zijn/haar eigen agenda kan exporteren naar diens eigen agenda. Nedap healthcare Pagina 15 / 92

16 2. Geef aan of de medewerker een agenda van zijn/haar teamlid kan exporteren naar diens eigen agenda. 3. Geef aan of de medewerker een agenda van elke medewerker kan exporteren naar diens eigen agenda. Sla de wijzigingen tot slot op. De te maken instellingen gelden voor de gehele zorgorganisatie. Standaard zijn alle opties op privé gezet. Actief betekent dat dit is ingeschakeld, Privé betekent dat er geen detailinformatie wordt gedeeld. Enkel de datum, starttijd en eindtijd van een afspraak wordt dan gedeeld. Synchronisatie gegevens In de agenda waarnaar je de -gegevens ontsluit, kun je instellen hoe vaak een synchronisatie van de gegevens uitgevoerd moet worden. Dat is niet instelbaar in. Nedap healthcare Pagina 16 / 92

17 : Mislukte registraties inzien Voor applicatiebeheerders is het mogelijk om een overzicht te krijgen waarin de mislukte registraties zichtbaar zijn. Op basis daarvan kan de oorzaak aangepast worden en kan de registratie opnieuw toegevoegd worden. Ga naar Beheer --> Instellingen --> Overige instellingen --> (Medewerkeragenda) configuratie --> Mislukte registraties Een filter is zichtbaar. Standaard is de laatste maand geselecteerd. Bij het aanpassen van de datums wordt het filter geactiveerd en worden mislukte registraties getoond. Nedap healthcare Pagina 17 / 92

18 Zodra er mislukte registraties aanwezig zijn, worden gegevens daarvan getoond. Door te klikken op de knop Details, worden aanvullende gegevens getoond. Het scherm opent, waarbij aanvullend de cliëntnaam, de uursoort en de reden getoond waarom de registratie niet is gemaakt. Ook kan er gekozen worden om de registratie opnieuw te versturen of om de registratie definitief te verwijderen. Let op! Verwijderde registraties zijn ook helemaal uit het systeem verwijderd. Ook de afspraak zelf is niet meer in terug te vinden. Nedap healthcare Pagina 18 / 92

19 : Inschakelen van het schrijven van dossierrapportages Het is mogelijk om bij het registreren van afspraken ook dossierrapportages te kunnen schrijven. Deze functionaliteit dient eerst ingeschakeld te worden. De functionaliteit kan op twee plekken ingeschakeld worden en kan ook verplicht gesteld worden. Algemene instelling Via de instellingen van de registratie-eigenschappen kan de mogelijkheid om dossierrapportages te maken, worden ingeschakeld. Indien de functionaliteit op deze plek is ingeschakeld, is het invoerveld voor de rapportages voor alle medewerkers in zichtbaar, maar is het maken van een rapportage bij het registreren niet per se verplicht. Verplichten van het maken van een rapportage Indien via het weekkaartprofiel wordt ingesteld dat de het schrijven van een dossierrapportage verplicht is, dan kan een registratie alleen opgeslagen worden als de rapportage ook is gevuld. Nedap healthcare Pagina 19 / 92

20 Indien deze optie is ingeschakeld, dan kunnen medewerkers die over dit weekkaartprofiel beschikken, al dossierrapportages in schrijven. Het is dan dus niet nodig om de algemene instelling ook ingeschakeld te hebben. Op deze manier is instelbaar dat slechts een deel van de medewerkers (namelijk alleen die de beschikking hebben over het betreffende weekkaartprofiel) rapportages kunnen schrijven. Nedap healthcare Pagina 20 / 92

21 : overzicht niet geregistreerde afspraken Om inzage te krijgen in de omvang en details van niet-geregistreerde afspraken, is in het configuratiescherm van (Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Kopje Medewerkeragenda > Configuratie) een rapportagemogelijkheid toegevoegd. Via deze optie kan informatie over niet geregistreerde afspraken voor specifieke periodes en teams opgehaald kunnen worden. De rapportage is te vinden via de button 'Niet geregistreerde afspraken'. Nedap healthcare Pagina 21 / 92

22 Een selectiescherm verschijnt. Hier kunnen diverse rapportagevariabelen ingevoerd worden, waarmee een informatie opgehaald wordt over een gewenste periode en een gewenst team. Voor een gevuld overzicht is het aan te raden om een periode van maximaal 1 maand te selecteren. De informatie verschijnt op de pagina zelf, en bevat informatie over de datum van de afspraak, de naam van de cliënt, de begin- en eindtijd en de naam van de medewerker. In dit overzicht verschijnen géén afspraken die gemarkeerd zijn als 'niet te registreren'. Nedap healthcare Pagina 22 / 92

23 : standaard versus uitgebreide workflow kan op twee manieren gebruikt worden. De gebruikelijke manier is de standaard workflow. In de standaard workflow is de functionaliteit beschikbaar zoals die in de handleidingen over beschreven staat. In sommige gevallen is het beter om te gebruiken volgens de uitgebreide workflow. Deze speciale workflow biedt handvaten als gebruikt wordt bij trajectzorg (veelal in de GGZ of bij Paramedische Eerstelijnszorg). Ook biedt deze workflow mogelijkheden voor het verdelen van tijd over verschillende soorten (directe, indirecte en reistijd) uursoorten en bij het opstellen van cliëntspecifieke rapportages binnen een afspraak met meerdere cliënten tegelijk. Configuratie Activeren De uitgebreide workflow moet aangevraagd worden via een ticket bij Support. Registratie-eigenschappen Binnen de uitgebreide workflow kunnen naast de normale configuratie-onderdelen, drie extra onderdelen ingesteld worden in het configuratiescherm van (via Beheer -> Instellingen -> Overige instellingen -> Medewerkeragenda -> Configuratie): Nedap healthcare Pagina 23 / 92

24 1) No show uursoort. Een afspraak kan in gekenmerkt worden als een 'No showregistratie'. Hiertoe moet er achter 'No show uursoort' een uursoort ingegeven worden waar de desbetreffende registratie op geboekt kan worden. 2) Groepsrapportage (optioneel): staat dit vinkje aangevinkt? Dan blijven bij afspraken met meerdere cliënten de specifieke rapportages per client verplicht. Het globale invoerveld 'Rapportage' krijgt echter een optionele status en hoeft niet meer verplicht gevuld te zijn. 3) Tijdverdeling-eigenschappen. GGZ-uursoorten bevatten in de uursoortinrichting specificaties om de tijd die op de uursoort geregistreerd is, te verdelen over directe tijd, indirecte tijd en reistijd. De juiste verdeelsleutel hiervoor kan ingesteld worden bij 'tijdverdeling-eigenschappen'. Standaard staat deze verdeling op: Directe tijd 45, indirecte tijd 15 en reistijd 0. Deze verdeling vindt alleen plaats als de uursoort-inrichting specificaties rondom tijdverdeling bevat (alleen bij GGZ-uursoorten). Bij alle andere uursoorten wordt deze configuratie genegeerd. Verdeelsleutel bij verschillende inrichtingen Bij de GGZ-uursoorten kunnen er verschillende combinaties voorkomen: bij sommige uursoorten is zowel registratie op directe, indirecte als reistijd toegestaan. Bij andere uursoorten is er geen registratie op reistijd toegestaan of mag er alleen tijd gaan naar indirecte tijd. Is een bepaald type niet toegestaan, dan wordt de tijd die volgens de geconfigureerde tijdverdeling-eigenschappen aan het type toegekend zou moeten worden, automatisch toegekend aan een ander, wel toegestaan type. Hieronder staat beschreven hoe deze verdeling in verschillende toestemmingscombinaties uitwerkt, uitgaande van een configuratie waarbij de tijdverdeel-eigenschappen evenveel tijd (1 minuut) aan elk type toekent Directe tijd toegestaan Indirecte tijd toegestaan Reistijd toegestaan Tijd naar directe tijd Tijd naar indirecte tijd Tijd naar reistijd Ja Ja Ja > Ja Ja Nee > Ja Nee Ja > Nee Ja Ja > Ja Nee Nee > Nee Ja Nee > Nee Nee Ja > Nedap healthcare Pagina 24 / 92

25 Gebruiksmogelijkheden binnen de uitgebreide workflow Mogelijkheden bij het aanmaken van een afspraak Bij het aanmaken van een afspraak is de mogelijkheid beschikbaar om - indien een cliënt zorg krijgt op basis van een zorgtraject - dit bijbehorende zorgtraject in te geven bij de afspraak. Bij het zorgtraject staat weergegeven hoeveel van de onder de verzekering vallende behandelingen al gebruikt zijn. Vervolgens kan in het veld 'Uursoort' een keuze gemaakt worden uit de bij dit zorgtraject geldende uursoorten. Daarbij worden de uursoorten opgedeeld in drie of vier soorten uursoorten: - Favorieten: de uursoorten die hier weergegeven worden, zijn de laatstgebruikte uursoorten bij 'Geadviseerd' danwel 'Toegestaan'. - Geadviseerd: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen zowel in het arrangement van de client (in Ons Administratie) te staan als in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. - Toegestaan: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen in het weekkaartprofiel van de medewerker te staan. - Overig: deze optie staat standaard uit. Staat deze optie aan, dan worden hier alle andere Nedap healthcare Pagina 25 / 92

26 uursoorten getoond die niet onder de andere drie categorieen vallen. Lees hier meer over het inschakelen van deze optie. Mogelijkheden in het registratie detailscherm Binnen het registratie-detailscherm zijn de volgende mogelijkheden binnen de uitgebreide workflow beschikbaar: 1) De optie om de tijd van de afspraak te verdelen tussen directe en indirecte tijd en tussen reistijd. Let op! Deze optie staat standaard in de interface aanwezig. De applicatie kijkt echter alleen naar deze verdeling als in het uursoort in Ons Administratie specificaties staan rondom het verdelen van tijd over deze drie soorten tijd (in de praktijk zijn dit alleen GGZ-uursoorten). In alle andere gevallen zal deze settings negeren. 2) De optie om per cliënt inzage te hebben en aanpassingen te doen in een gekoppeld zorgtraject met bijbehorende uursoorten. 3) De optie om naast de algemene rapportage per cliënt een specifieke rapportage bij te voegen. Beide rapportages worden samengevoegd en als 1 rapportage doorgezet naar de rapportages binnen het Dossier van de cliënt. Nedap healthcare Pagina 26 / 92

27 Gebruik van Nedap healthcare Pagina 27 / 92

28 : Agenda van client, medewerker of locatie openen Agenda's van andere medewerkers, een client of een locatie kunnen geopend worden om deze in te zien of om een afspraak te maken. Deze agenda's worden aan het agendalijstje in de zijbalk toegevoegd zodat ze eenvoudig zijn in te zien. Toevoegen van een agenda Door op de plus achter Agenda's te klikken kan een agenda worden toegevoegd. Er opent een zoekvenster waarin gezocht kan worden naar agenda's van clienten, medewerkers of Locaties. Nedap healthcare Pagina 28 / 92

29 Om de agenda van een medewerker te openen, moet eerst de knop Medewerker aangeklikt worden (1). Daarna kan er door een naam te typen in het zoekvenster (2) gezocht worden naar de medewerker. Hetzelfde geldt voor een client of locatie. Door op de naam van de medewerker, client of locatie te klikken (3), wordt de agenda toegevoegd aan de zijbalk. De agenda's die te zien zijn in de zijbalk zijn te openen door er op te klikken. Let op! De agenda die je aan het bekijken bent wordt gebruikt als input voor een nieuwe afspraak. Nedap healthcare Pagina 29 / 92

30 Voorbeeld: In bovenstaande afbeelding is de agenda van Mw. Bakker geopend. Als je nu een nieuwe afspraak gaat toevoegen dan zal deze afspraak worden gemaakt vanuit de geselecteerde agenda, de agenda van Mw. Bakker. Zodra een agenda geopend wordt, worden afspraken stuk voor stuk geladen. Boven in beeld is een melding te zien indien de Agenda nog aan het laden is. Inzicht in de zorg-status van de cliënt Indien er specifieke zorg-statussen gelden voor de cliënten wordt dit getoond op diverse overzichten waar cliëntgegevens staan. De volgende gegevens kunnen getoond worden: Een datum wordt getoond die aangeeft wanneer de volgende status ingaat (of in is gegaan, indien de datum reeds gepasseerd is). Een status is toegevoegd welke aangeeft wanneer de cliënt uit zorg gaat. Deze status wordt aangegeven indien de cliënt uit zorg gaat binnen 31 dagen. De statusinformatie wordt ook getoond op de plek waar een cliënt aan een afspraak toegevoegd kan worden. De status wordt in dat geval bepaald en getoond op basis van het moment waarop de afspraak gepland wordt. Voorbeeld: als de cliënt over 20 dagen uit zorg is en je wilt een afspraak inplannen die plaatsvindt over 20 dagen, dan zal getoond worden dat de cliënt op dat moment uit zorg zal zijn. Voorbeelden: - Mw. A. Visser: De wachtlijst-status eindigt op 30 juni; daarna is de cliënt in zorg. - Mw. K. van de Molen: Deze cliënt gaat op 23 juni uit-zorg. - Dhr. J. van der Weerd: Deze cliënt is per 31 mei uit zorg. Nedap healthcare Pagina 30 / 92

31 : filteren op weergave In is het mogelijk om de weergave te filteren op diverse gegevens. Daarmee kan ervoor gekozen worden om een of meerdere informatiesoorten niet of juist wel te tonen. De filteropties zijn te vinden onder de button Meer. Afhankelijk van of het een medewerker- of een cliëntagenda betreft, zijn er verschillende filteropties mogelijk, die per sessie afzonderlijk of in verschillende combinaties gezamenlijk geactiveerd en gedeactiveerd kunnen worden. De ingestelde filtersettings blijven gedurende 1 sessie bewaard. Als er settings ingesteld staan anders dan 'alle opties aan', is dit te zien aan een streep onder de optie 'Filter'. Nedap healthcare Pagina 31 / 92

32 Filteropties bij agenda medewerker Bij het inzien van een agenda van een medewerker zijn de bovenstaande vier datasoorten afzonderlijk van elkaar, of in verschillende combinaties, aan of uit te zetten middels het vinkje. Standaard (in de 'filter-uit setting) staan alle datasoorten aangevinkt. De optie 'Afspraken' toont alle afspraken die gemaakt zijn in de cliëntagenda of Ons Agenda. Onbeschikbaarheden toont alle onbeschikbaarheden die voor de medewerker zijn ingevoerd in. De filteroptie 'Planning' toont alle afspraken die gepland zijn in Ons Planning. Door 'Registraties' te selecteren worden alle registraties, ofwel zorgregels, uit Ons Administratie getoond. Hier is nog een detailsetting beschikbaar: 'Niet registreren' gemarkeerde registraties. Met deze optie kunnen registraties die met niet-registreren gemarkeerd zijn, alsnog in beeld gebracht worden. Standaard staat deze optie uit en worden niet- geregistreerde afspraken niet in beeld gebracht. Deze optie is alleen voor de medewerkeragenda beschikbaar. Nedap healthcare Pagina 32 / 92

33 Filteropties bij agenda client Bij het inzien van een agenda van een client zijn de bovenstaande zes opties (afhankelijk van de geactiveerde configuratie en modules zijn er maximaal zes of minder opties in beeld) afzonderlijk van elkaar, of in verschillende combinaties, aan of uit te zetten middels het vinkje. De optie 'Afspraken' toont alle afspraken die gemaakt zijn in de cliëntagenda of Ons Agenda. De 'Caren cliëntafspraken' zijn alle afspraken die in de kalender in Caren zijn ingevoerd (mits ingesteld is dat deze afspraken met de zorginstelling gedeeld worden). De optie 'cliënt-afwezigheden' zijn alle afwezigheden die in de cliëntagenda zijn ingevoerd. De 'Groepszorg' filteroptie geeft alle afspraken weer die gemaakt zijn in Ons Groepszorg. Alle afspraken die in Ons Planning gepland zijn worden getoond met de optie 'Planning'. Alle voor de cliënt geregistreerde zorgregels worden getoond met de optie 'Registraties'. Nedap healthcare Pagina 33 / 92

34 : Abonneren op agenda Het is mogelijk om je eigen agenda of de agenda van je collega's te bekijken op je telefoon of in Outlook. Dit kun je doen door je te abonneren op de agenda. Deze functionalitiet kan alleen gebruikt worden om de agenda in te zien. Het maken van afspraken via Outlook in is dus niet mogelijk. Maak voor een juiste werking de juiste (ical)-instellingen. Abonneren op de agenda Als je de agenda van een collega hebt toegevoegd en de agenda van deze medewerker opent door in de linkerkolom op zijn of haar naam te klikken, heb je de mogelijkheid om jezelf te abonneren op deze agenda. Klik hiervoor in de betreffende agenda op 'Abonneren' onder de naam van de medewerker. Nedap healthcare Pagina 34 / 92

35 Er verschijnt een pop-up met daarin de link om de agenda toe te voegen aan je telefoon, Outlook of Google Calendar. Door de link te kopiëren en op de juiste wijze aan bijvoorbeeld je Google calendar toe te voegen zullen de afspraken van het komende jaar zichbaar zijn in Google calendar. LET OP: geef deze link niet aan anderen, deze dient als authenticatie. Authenticatie link opnieuw genereren Als er redenen zijn voor het opnieuw genereren van een authenticatie link, bijvoorbeeld bij onrechtmatig gebruik van de link, kan dat worden gedaan via je accountpagina (1). Je ziet dan de optie Agenda abonnementen met daarnaast de knop "Opnieuw instellen". Nedap healthcare Pagina 35 / 92

36 : Onbeschikbaarheid aangeven voor medewerkers De beschikbaarheid voor medewerkers kent een vaste periode van een aantal weken; standaard is dit 5 weken, maar is instelbaar. Gedurende deze periode kunnen medewerkers geen (on)beschikbaarheden invoeren of bewerken. Hierdoor is de agenda betrouwbaar voor andere teamleden. Een medewerker kan diens onbeschikbaarheid aangeven via de knop Toevoegen. Kies voor Onbeschikbaarheid maken. Nedap healthcare Pagina 36 / 92

37 Onbeschikbaarheid toevoegen Bij de onbeschikbaarheid dienen er een aantal zaken te worden ingevuld. 1. Vul de omschrijving in 2. In dit veld kan de medewerker aangeven wanneer de onbeschikbaarheid is. (Hierop is de periode van toepassing zoals in de inleiding van dit artikel is genoemd). 3. Vervolgens dient te worden aangegeven of het om een éénmalige onbeschikbaarheid gaat, of dat het om een herhaaldelijke onbeschikbaarheid gaat. 4. In de twee invoervelden kan men de tijd invullen met betrekking tot de aanvang en het eind. 5. Als laatste heeft de medewerker de optie om aan te vinken of het om een hele dag gaat. In dat geval kan stap 5 worden overgeslagen. Nedap healthcare Pagina 37 / 92

38 Bewerken van een onbeschikbaarheid Een onbeschikbaarheid kan na het aanmaken worden aangepast door naar de betreffende onbeschikbaarheid te gaan en er met de muis op te gaan staan. In het detailscherm kan men door op Bewerken te klikken de onbeschikbaarheid aanpassen. Vervolgens kan men de onbeschikbaarheid bewerken. De datum, herhaling en tijden/hele dag kunnen worden gewijzigd. Tevens is er ook de optie om de onbeschikbaarheid helemaal te verwijderen. Nedap healthcare Pagina 38 / 92

39 Beschikbaarheid voor afspraken Zodra medewerkers een onbeschikbaarheid hebben aangegeven is deze te zien in hun agenda. Bij het inplannen van een afspraak wordt er rekening gehouden met de beschikbaarheid van iedere medewerker. Nedap healthcare Pagina 39 / 92

40 : Cliëntafwezigheid aanmaken biedt de mogelijkheid om afwezigheden van cliënten toe te voegen in de agenda van de cliënt. Om afwezigheden toe te kunnen voegen, moeten deze geconfigureerd zijn in Ons Administratie. Meer hierover is te lezen in deze handleiding. Een medewerker kan een afwezigheid van een cliënt op twee manieren in de agenda van de cliënt toevoegen: - Via de knop 'Toevoegen' in het menu van - Via de agenda van de cliënt zelf, door op het gewenste startmoment te klikken Afhankelijk van of er gekozen is voor een moment in het heden of verleden, worden sommige of alle van de hier getoonde opties zichtbaar. Kies voor 'Cliëntafwezigheid maken'. Nedap healthcare Pagina 40 / 92

41 Cliëntafwezigheid toevoegen 1. Vul een 'vanaf-datum in en eventueel een tot-datum. 2. Bij reden worden de afwezigheidsredenen getoond zoals die geconfigureerd zijn in Ons Administratie. 3. Vul eventueel nog een toelichting in in het vrij veld. 4. Sla de afwezigheid op. Bewerken van een cliëntafwezigheid Een cliëntafwezigheid kan na het aanmaken worden aangepast door naar de betreffende afwezigheid te gaan en eenmaal met de muis op de afwezigheid te klikken. Klik vervolgens op 'Bewerken' om de afwezigheid aan te passen. Nedap healthcare Pagina 41 / 92

42 Vervolgens kan men de afwezigheid bewerken. Ook is er de optie om de onbeschikbaarheid helemaal te verwijderen. Synchronisatie van afwezigheid met andere applicaties De ingevoerde cliëntafwezigheid wordt vervolgens gesynchroniseerd en doorgevoerd op alle plekken waar cliëntafwezigheden getoond en ingezet worden, zoals bijvoorbeeld in de cliëntagenda in Ons Dossier. Nedap healthcare Pagina 42 / 92

43 : Afspraak toevoegen Het maken van afspraken in kan op diverse manieren. In dit artikel staan de stappen beschreven. Het toevoegen van een afspraak doormiddel van de knop 'Afspraak' Door op de groene knop rechtsboven te klikken kan een afspraak worden gemaakt. Nedap healthcare Pagina 43 / 92

44 Het toevoegen van een afspraak doormiddel van 'slepen' Een afspraak kan ook worden toegevoegd door deze te 'slepen'. Door te klikken op een dag ter hoogte van het gewenste start tijdstip en te slepen tot het gewenste eind tijdstip, kan er een afspraak gemaakt worden waarbij datum, begin en eindtijd direct ingesteld zijn. Nedap healthcare Pagina 44 / 92

45 Details van de afspraak invoeren Na het uitvoeren van één van de hierboven beschreven manieren voor het toevoegen van het afspraak, verschijnt bovenstaand scherm. 1. Vul hier een omschrijving voor de afspraak in. 2. Vul optioneel een label in om de afspraak te markeren. 3. Voeg de betrokken clienten, medewerkers en/of locatie toe. - Door te klikken op de grijze knop verschijnt een zoekveld. Dit zoekveld houdt rekening met de periode waarin gezocht wordt. Clienten die in de periode waarin gezocht wordt, op inzorg staan of op de wachtlijst staan, worden getoond. Betreft het een periode in het verleden en is de client inmiddels uit zorg, dan wordt de client getoond met een rode markering met 'uit zorg'. Wanneer er een client geselecteerd wordt, dan verschijnt er onder het kopje 'uursoort' een extra knop 'client aanwezig'. Het selecteren van 'client aanwezig' heeft als functie om de afspraak ook in de clientagenda te tonen. - Bij het kiezen van een locatie kan gekozen worden voor een locatie uit de locatiegram of voor een zelf toegevoegde locatie. 4. Vul de datum waarop de afspraak plaats moet vinden in. 5. Geef aan of het een herhaalde afspraak is (zie uitleg hieronder). 6. Geef aan wat de begin- en eindtijd van de afspraak is. Bij het invoeren van de tijd wordt automatisch gecontroleerd of er overlap is met afspraken van de betrokken personen. Indien een cliënt bij de afspraak aanwezig is, wordt ook gecontroleerd op overlap met de Nedap healthcare Pagina 45 / 92

46 ingeplande momenten van de cliënt uit Ons Planning en de afwezigheid van de cliënt uit de cliëntagenda. 7. Door te klikken op 'Afspraak plannen' worden de agenda's van de bij de afspraak betrokken personen getoond. Dit vereenvoudigt het maken van een afspraak voor meerder medewerkers. In deze handleiding lees je meer over het plannen van afspraken voor meerdere medewerkers. 8. Via de knop 'Reistijd toevoegen' is het mogelijk om reistijd over de heen- en terugreis in te voeren bij de afspraak. Deze reistijd wordt weergegeven voor- en na de afspraak. 9. Selecteer een uursoort voor de afspraak. Hierbij gelden enkele aandachtspunten: zo worden directe uursoorten alleen weergegeven wanneer er een client toegevoegd is aan de afspraak. Ook worden de uursoorten opgedeeld in drie of vier soorten uursoorten: - Favorieten: de uursoorten die hier weergegeven worden, zijn de laatstgebruikte uursoorten bij 'Geadviseerd' danwel 'Toegestaan'. - Geadviseerd: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen zowel in het arrangement van de client (in Ons Administratie) te staan als in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. - Toegestaan: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen in het weekkaartprofiel van de medewerker te staan. - Overig: deze optie staat standaard uit. Staat deze optie aan, dan worden hier alle andere uursoorten getoond die niet onder de andere drie categorieen vallen. Lees hier meer over het inschakelen van deze optie. 10. Optioneel is aan te geven of het een privé afspraak is. Dit houdt in dat alleen de toegevoegde medewerkers de titel en inhoud van de afspraak kunnen inzien. Een afspraak kan alleen privé zijn als er geen cliënt aan de afspraak is toegevoegd. 11. Hier wordt getoond welke personen aan de afspraak zijn toegevoegd en of er overlap bestaat. 12. Aanvullende informatie met betrekking tot de afspraak kan hier ingevuld worden. 13. Door op de groene knop 'Opslaan' te klikken wordt de afspraak opgeslagen en toegevoegd aan de agenda. Nedap healthcare Pagina 46 / 92

47 Overlapaanduiding Indien er overlap is bij een afspraak, wordt dit per persoon aangegeven. 1. Als er bij de persoon een uitroepteken word getoond, betekent dit dat er overlap is. 2. Bij het ontbreken van een icoon is er geen overlap gevonden. 3. Het vraagteken geeft aan dat het systeem nog bezig is met het bepalen of er overlap is. Dit icoon zal altijd wijzigen naar een van de drie andere iconen. 4. Indien door een technische oorzaak de gegevens niet goed verwerkt kunnen worden, zal een kruis getoond worden. Herhalende afspraak Bij het maken van een afspraak is het mogelijk om aan te geven dat deze herhaald moet worden. 1. Vul hier de startdatum van de afspraak in. 2. Geef hier de soort herhaling aan (dagelijks, op werkdagen, wekelijks, maandelijks op een dag, maandelijks in een week, jaarlijks). 3. Hier wordt aangegeven dat in dit voorbeeld de afspraak dagelijks is (iedere 1 dag). 4. Geef hier de datum tot wanneer de herhalende afspraak actief moet zijn. Nedap healthcare Pagina 47 / 92

48 Vervolgafspraak aanmaken In vervolg op reeds ingeplande afspraken kunnen eenvoudig vervolgafspraken aangemaakt worden. Het voordeel van deze werkwijze is dat de omschrijving en aanwezigen overgenomen worden uit de reeds gemaakte afspraak. Een vervolgafspraak kan aangemaakt worden op alle reeds gemaakte afspraken, ongeacht of deze zich in het verleden of in de toekomst bevinden. De vervolgafspraak is aan te maken vanuit het detailscherm van de reeds gemaakte afspraak. Door op de afspraak te klikken of er met de muis op te gaan, wordt het detailscherm zichtbaar. Via de knop 'Vervolg' kan de vervolgafspraak aangemaakt worden. In het bovenstaande voorbeeld bevindt de afspraak zich in het verleden: de knop 'vervolg' staat dan temidden van de knop ' Bewerken' en 'Registreren'. Indien de afspraak zich in de toekomst bevindt, dan wordt de knop 'Vervolg' vergezeld door een rode knop 'Weigeren' en een grijze knop 'Bewerken'. Nedap healthcare Pagina 48 / 92

49 : Afspraak plannen voor meerdere medewerkers Afspraken met meerdere medewerkers kunnen gepland worden. Deze medewerkers moeten wel gebruiker zijn. Voor het plannen van een afspraak waarbij meerdere medewerkers aanwezig zijn, is het belangrijk om te weten dat alle medewerkers ook beschikbaar zijn op het tijdstip van de afspraak. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden: De side-by-side kalender is te gebruiken. Dan is in een oogopslag duidelijk op welke dag welke medewerker al afspraken heeft staan en wanneer de medewerkers nog beschikbaar zijn. Bij invoeren van een reguliere afspraak waaraan een medewerker wordt toegevoegd en vervolgens de tijden worden ingevoerd en gecontroleerd, zal een melding verschijnen als medewerkers niet beschikbaar zijn. In dit artikel worden beide mogelijkheden toegelicht. Afspraak toevoegen (met de side-by-side kalender) Met de side-by-side kalender is een eenvoudig overzicht te zien van de geselecteerde medewerkers en de beschikbaarheden van deze medewerkers. Het scherm is vergelijkbaar met het 'vergelijken-scherm' bij het maken van een reguliere afspraak met meerdere medewerkers. Nedap healthcare Pagina 49 / 92

50 Medewerkers selecteren Voeg medewerkers in het linkermenu toe door op het plusje te klikken. Zodra je de medewerkers hebt geselecteerd, kan je de agenda's van de medewerkers op het scherm openen. Dat is te doen door te klikken op 'toevoegen'. Nedap healthcare Pagina 50 / 92

51 In dit voorbeeld zijn de agenda's van drie personen geopend; Wolter (ikzelf), Stephan en Carla. Ik wil een overleg inplannen met deze drie personen, waarvoor ik ongeveer drie kwartier nodig heb. Ik kan nu eenvoudig zien dat wij allemaal tussen 13:00 en 14:00 nog tijd hebben. Nedap healthcare Pagina 51 / 92

52 Afspraak toevoegen Selecteer de plek waar je een afspraak wilt toevoegen. Ik heb dit in dit geval gedaan bij Stephan (wat op de achtergrond te zien is). Vervolgens verschijnt een pop-up met de vraag of ik een afspraak voor alleen Stephan wil invoeren, of voor alle personen waarvan ik de agenda heb geopend. In dit voorbeeld kiezen we voor 'Alle'. Nedap healthcare Pagina 52 / 92

53 Geef de titel van de afspraak op en eventueel andere details (zoals herhaling van de afspraak, of details van de afspraak) of voeg optioneel nog andere personen toe. In dit voorbeeld geven we alleen een titel op en klikken op opslaan. Voltooid Het kwartaaloverleg is toegevoegd bij alle drie de personen. Nedap healthcare Pagina 53 / 92

54 Afspraak toevoegen (reguliere wijze) Het is ook mogelijk om een afspraak op reguliere wijze toe te voegen en daaraan medewerkers toe te voegen. Voeg een afspraak toe zoals normaal ook het geval is. Zie het artikel "Afspraak toevoegen". Klik op "Afspraak plannen" om te controleren of de geselecteerde medewerker(s) beschikbaar zijn op de gekozen datum en het gekozen tijdstip. Nedap healthcare Pagina 54 / 92

55 Het venster "Afspraak plannen" verschijnt. In dit venster zijn de vrije uren van de geselecteerde medewerkers te zien. In dit voorbeeld is te zien dat tenminste een medewerker van 10:15 uur tot 11:15 uur niet beschikbaar is. Nedap healthcare Pagina 55 / 92

56 Vergelijken De agenda's van de geselecteerde medewerkers kunnen ook vergeleken worden met elkaar door op de knop "Vergelijken" te klikken. In deze weergave zijn de afspraken te zien die in de agenda's van de geselecteerde medewerkers staan. Door op de knop sluiten te klikken wordt het "Vrije uren/vergelijken" venster gesloten en is het afspraakvenster weer zichtbaar. Let op: bij te maken herhalende afspraken wordt geen rekening gehouden met mogelijke overlap van afspraken in de toekomst. Er wordt alleen gekeken naar de datum zoals deze te zien is in dit planscherm. Beschikbaarheid vergelijken van alle medewerkers uit team Nedap healthcare Pagina 56 / 92

57 Indien de mogelijkheid is ingeschakeld om ook teams aan de afspraak toe te kunnen voegen, kan de beschikbaarheid van de medewerkers uit het team eenvoudig bekeken worden. Kies er in dat geval voor om een team toe te voegen, en bij Afspraak Plannen, te kiezen voor Vergelijken en daarna 'toon teamleden'. In dat geval worden de agenda s van alle teamleden naast elkaar getoond. Door bij een van die teamleden de tijd te selecteren, wordt deze aan de afspraak toegevoegd en wordt het team uit de afspraak gehaald Afspraak opslaan Sla tot slot de afspraak op. De afspraak staat ingepland in de agenda's van de geselecteerde medewerkers. Door met de muis op de afspraak te gaan staan, verschijnt er een pop-up met daarin de details van de afspraak. Nedap healthcare Pagina 57 / 92

58 Nedap healthcare Pagina 58 / 92

59 : Afspraak voor (een) andere medewerker(s), locatie of cliënt maken In is het mogelijk om afspraken voor andere medewerker(s), cliënten of locaties te maken zonder dat de aanmaker daar zelf bij vermeld wordt. Dit is bijvoorbeeld handig voor secretariaten, waar vaak afspraken voor andere medewerkers, cliënten en locaties gemaakt worden, zonder dat de aanmaker daar zelf bij aanwezig moet zijn. Instelling: eigen naam wel of niet vermelden bij aanmaken afspraak Bij de 'Mijn profiel' instellingen van de gebruiker bevindt zich onder 'Agenda-instellingen de optie 'Voeg jezelf automatisch toe bij het maken van afspraken in andere agenda's'. De gebruiker kan dit vinkje zelf aan- of uitzetten. Staat dit vinkje uit, dan zal de naam van de gebruiker niet toegevoegd worden aan afspraken die de gebruiker aanmaakt in andere agenda's. Dit gedrag geldt niet als de gebruiker een afspraak met andere gebruikers aanmaakt in zijn of haar eigen agenda. In dat geval blijft de naam van de gebruiker staan, ook al staat dit vinkje uit. Afspraak aanmaken in een agenda van een andere medewerker Het maken van een afspraak in een andere agenda van een medewerker kan eenvoudig gedaan worden via de side-by-side kalender. Afhankelijk van de gekozen instelling bij 'Voeg jezelf automatisch toe bij afspraken' zal de aanmaker wel of niet toegevoegd worden aan de afspraak. Naast het gebruik van de side-by-side kalender kan er natuurlijk ook voor gekozen worden om de volledige agenda van een andere gebruiker te openen om hier de afspraak in aan te maken. Volg in dat geval de stappen uit deze handleiding. Afspraak maken in andere cliënt- of locatie-agenda's Voor cliënt- en locatieagenda's is de side-by-side functionaliteit niet aanwezig. Hier kunnen afspraken aangemaakt worden door eerst de agenda te openen en vervolgens de stappen uit deze handleiding te volgen. Nedap healthcare Pagina 59 / 92

60 : Afspraak details Zodra een afspraak is gemaakt is de agenda met daarin de afspraak zichtbaar. Door op de afspraak te klikken verschijnt het detail venster van de afspraak. Afhankelijk van of de afspraak zich in het verleden of in de toekomst bevindt, zijn verschillende opties zichtbaar. Afspraak in verleden - details Nedap healthcare Pagina 60 / 92

61 Afspraak in de toekomst - details In het detailscherm vind je alle details van de afspraak. 1. Afhankelijk van of de afspraak zich in het verleden of in de toekomst bevindt, kan een afspraak hier bewerkt, wel- of niet geregistreerd worden of er kan een vervolgafspraak ingepland worden. 2. Ook is het mogelijk om diverse andere onderdelen uit het dossier van de client te bezoeken. Nedap healthcare Pagina 61 / 92

62 : Afspraak bewerken Het bewerken van een afspraak is in grote lijnen hetzelfde als het aanmaken van een afspraak. Een afspraak kan alleen gewijzigd worden door medewerkers op wie de afspraak van toepassing is, de maker van de afspraak of medewerkers van hetzelfde team. Wijzigingen kunnen alleen gedaan worden voor afspraken van vandaag of in de toekomst; afspraken in het verleden zijn dus niet aan te passen. Afspraak bewerken In het bewerk venster zijn de gegevens van de afspraak te bewerken. Alle zaken die bij het maken van een afspraak kunnen worden vastgelegd, kunnen in dit venster ook worden gewijzigd. De enige knop die is toegevoegd, is de knop "Verwijderen". Afspraak verwijderen / weigeren Bij het verwijderen / weigeren van een afspraak wordt deze uit de agenda weggehaald. Er is echter een klein verschil tussen het verwijderen en weigeren: Nedap healthcare Pagina 62 / 92

63 Verwijderen: Bij het verwijderen van een afspraak wordt deze uit alle agenda's van de medewerkers die zijn toegevoegd aan deze afspraak, weggehaald. Weigeren: Bij het weigeren van een afspraak wordt deze uit je eigen agenda gehaald en niet uit de agenda van de andere medewerkers. Herhaalde afspraak verwijderen / weigeren Indien een herhaalde afspraak wordt geweigerd, dan bestaat in sommige gevallen de optie om de afspraak eenmalig te weigeren, of de hele reeks. De volgende situaties zijn mogelijk: De hele reeks weigeren is mogelijk indien het begin van de afsprakenreeks in de toekomst ligt. Dit is het geval omdat afspraken in het verleden niet meer geweigerd kunnen worden. Het eenmalig weigeren van de afspraak is mogelijk bij alle afspraken in de toekomst. Herhalende afspraak wijzigen Als een herhalende afspraak bewerkt wordt verschijnt het bovenstaande venster. Hierin kan een keuze gemaakt worden of alleen de geselecteerde afspraak (op die dag) gewijzigd moet worden of dat alle afspraken in deze serie vanaf de geselecteerde afspraak gewijzigd moeten worden. Afspraak wijzigen door deze te verslepen Als de tijd en/of dag van een afspraak gewijzigd moet worden, dan kan dit ook worden gedaan zonder de afspraak te openen en een aanpassing te maken via het bewerk venster. Een afspraak kan van tijd en/of dag veranderd worden door de afspraak te verslepen. Het verslepen van een afspraak wordt gedaan door deze aan te klikken en te verslepen naar de gewenste tijd en/of dag. Indien gebruik wordt gemaakt van een mobiel apparaat (telefoon, tablet) dan zal om fouten tijdens het zogeheten swipen te voorkomen, om een bevestiging van de verplaatsing gevraagd worden. Nedap healthcare Pagina 63 / 92

64 : Dagen vrij maken Indien het wenselijk is dat de afspraken op een of meerdere dagen worden geweigerd/ verwijderd, kan een specifieke knop uitkomst bieden. Hierdoor hoeft niet elke afspraak afzonderlijk te worden geweigerd/verwijderd. Op het overzicht van de agenda van de medewerker zelf is een knop ''Meer'' te zien. Daaronder zit o.a. de functionaliteit om een Dag vrij te maken. Vervolgens verschijnt een datpicker. De huidige dag is geel-gearceerd. De dagen zijn vrij te maken door er op te klikken. In dit voorbeeld zijn 28, 29 en 30 juni geselecteerd. Nedap healthcare Pagina 64 / 92

65 Na het opslaan verschijnt nog een bevestigingsvraag in de browser. Na het bevestigen is te zien dat de afspraken van de geselecteerde dagen geweigerd, danwel verwijderd zijn. Het verschil tussen weigeren en verwijderen is hier uitgelegd. Nedap healthcare Pagina 65 / 92

66 : Overnemen van een afspraak Het is mogelijk om een afspraak van een collega die in hetzelfde team zit over te nemen. Medewerkers binnen hetzelfde team kunnen afspraken van elkaar overnemen. Dit kan door in de agenda van de collega de details van deze afspraak op te vragen en te klikken op de groene knop "Overnemen" Overnemen". Ook zijn de afspraken van collega's uit hetzelfde team te bewerken. Het overnemen van een afspraak is een eenmalige actie. Bij een reeks afspraken wordt alleen de geselecteerde afspraak overgenomen. Nedap healthcare Pagina 66 / 92

67 De medewerker die oorspronkelijk de afspraak uit zou voeren blijft zichtbaar in het detailoverzicht, maar wordt rood doorstreept. In de agenda van de medewerker die de afspraak oorspronkelijk zou uitvoeren, verdwijnt de betreffende afspraak. Nedap healthcare Pagina 67 / 92

68 : Uitnodigingen Als bij het maken van een afspraak een andere medewerker uitgenodigd is, dan verschijnt bij de uitgenodigde medewerker de afspraak in de agenda. Een uitnodiging voor een afspraak wordt dus automatisch geaccepteerd. Ook verschijnt de uitnodiging voor de afspraak in het overzicht van Uitnodigingen. Overzicht van uitnodigingen 1. Uitnodigingen zijn zichtbaar via het menu item 'Uitnodigingen'. 2. In het uitnodigingen overzicht kan gekozen worden tussen twee overzichten; inkomende en uitstaande uitnodigingen. Inkomende afspraken zijn afspraken waarvoor je bent uitgenodigd. Uitstaand zijn afspraken waarvoor je een andere medewerker hebt uitgenodigd. 3. In de uitnodiging staat de omschrijving van de afspraak en het bijbehorende uursoort. 4. De datum en tijdstip van de afspraak wordt getoond. 5. De organisator van de afspraak wordt vermeld. 6. Door met de muis over de uitnodiging te zweven verschijnt welke deelnemers aan de afspraak zijn toegevoegd. Nedap healthcare Pagina 68 / 92

69 7. Tevens verschijnt de mogelijkheid om de afspraak te weigeren. Weigeren van een uitnodiging Een uitnodiging voor een afspraak is standaard geaccepteerd. Als een persoon een uitnodiging wil weigeren is dit ook mogelijk. Het weigeren van afspraken is mogelijk voor afspraken die in de toekomst liggen. Uitnodigingen voor een afspraak die vandaag gepland is of in het verleden gepland stond, kunnen niet meer geweigerd worden. Het weigeren van een afspraak kan op twee manieren: 1. Via het uitnodigingen overzicht (zoals hierboven weergegeven) 2. Via de details van de afspraak in het agendaoverzicht Het weigeren van een uitnodiging voor een afspraak kan ook in het agendaoverzicht gedaan worden. Ga hiervoor met de muis op de afspraak staan waarvoor je bent uitgenodigd en klik op de rode knop 'Weigeren' in het detailvenster van de afspraak. Nedap healthcare Pagina 69 / 92

70 Accepteren van een geweigerde uitnodiging Als een uitnodiging geweigerd wordt kan deze daarna weer opnieuw worden geaccepteerd omdat de uitnodiging zichtbaar blijft in de agenda. Nedap healthcare Pagina 70 / 92

71 Door op de afspraak te klikken verschijnt het detailvenster. Hier is een groene knop 'Accepteren' zichtbaar. Door op deze knop te klikken is de uitnodiging voor de afspraak weer geaccepteerd. Via het detailvenster is tevens te zien wie de uitnodiging voor deze afspraak geweigerd heeft. Geweigerde uitnodigingen De medewerker die de uitnodiging heeft uitgezet kan Via uitstaande uitnodigingen zien wie een uitnodiging geweigerd heeft. Medewerkers die de uitnodiging geweigerd hebben worden rood en doorgestreept weergegeven. Nedap healthcare Pagina 71 / 92

72 : Registreren De agenda kan gebruikt worden als bron voor zorgregels. Door het maken van een registratie, wordt een zorgregel gemaakt. Registreren van een afspraak voor een andere medewerker In sommige gevallen beheren secretariaten de afspraken van behandelaren in. Passend bij dit werkproces is er functionaliteit beschikbaar waarmee medewerkers met de juiste rechten afspraken van andere -gebruikers in kunnen omzetten in een registratie. Meer informatie over deze functionaliteit is te vinden in deze handleiding. Zelf registreren van een afspraak Afspraken die geweest zijn, kunnen worden geregistreerd. Het registreren kan gedaan worden via het detailvenster van de afspraak. In het detailvenster is een groene knop "Registreren" zichtbaar. Bij het aanklikken van de knop "Registreren" verschijnt een snelkeuzemenu, waarmee snel gekozen kan worden uit twee of - in het geval er gebruik gemaakt wordt van de uitgebreide workflow - van drie opties. Nedap healthcare Pagina 72 / 92

73 In het registratievenster kunnen nog wijzigingen aangebracht worden. Ook verschijnt er een melding als de registratie onvolledig is of fouten bevat wanneer er bijvoorbeeld geen uursoort is toegevoegd. Door op de groene knop "Indienen" te klikken wordt de registratie verstuurd. 1. Het is mogelijk om meerdere cliënten aan de afspraak toe te voegen. De totale cliëntlijst waarop de afspraak geregistreerd zal worden is bij punt 7 zichtbaar. 2. Selecteer de datum en tijdstip van de registratie. 3. Selecteer de uursoort en eventueel toeslagen die geregistreerd worden. Let op: indien meerdere cliënten zijn geselecteerd, dan geldt de uursoort voor alle geselecteerde cliënten. Hierbij gelden enkele aandachtspunten: zo worden directe uursoorten alleen weergegeven wanneer er een client toegevoegd is aan de afspraak. Ook worden de uursoorten opgedeeld in drie of vier soorten uursoorten: - Favorieten: de uursoorten die hier weergegeven worden, zijn de laatstgebruikte uursoorten bij 'Geadviseerd' danwel 'Toegestaan'. - Geadviseerd: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen zowel in het arrangement van de client (in Ons Administratie) te staan als in het deskundigheidsprofiel van de medewerker. - Toegestaan: de uursoorten die hier weergegeven worden, dienen in het weekkaartprofiel van de medewerker te staan. - Overig: deze optie staat standaard uit. Staat deze optie aan, dan worden hier alle andere uursoorten getoond die niet onder de andere drie categorieen vallen. Lees hier meer over Nedap healthcare Pagina 73 / 92

74 het inschakelen van deze optie. 4. Voer, indien dit is ingeschakeld, een tekstuele dossierrapportage in. Indien in het weekkaartprofiel is ingesteld dat het verplicht is om de rapportage te maken, dient deze gevuld te zijn voordat de registratie ingediend kan worden. Let op: net zoals voor de uursoorten, geldt dat indien meerdere cliënten zijn geselecteerd, dezelfde rapportage bij alle cliënten wordt geplaatst. 5. Indien in het deskundigheidsprofiel van de medewerker is ingesteld dat de medewerker aan kan geven voor wie de rapportage zichtbaar is, kan dat hier ingegeven worden. Hier kunnen zowel deskundigheden als deskundigheidsgroepen geselecteerd worden. Let op! als bij de algemene Dossier-instellingen de organisatiebrede setting 'Zichtbaarheid rapportages vooraf invullen gebaseerd op de laatst aangemaakte rapportage' aanstaat, zal hier automatisch de laatst gekozen deskundigheid ingevuld worden die de gebruiker bij een eerdere vertrouwelijke rapportage bij de client geselecteerd heeft. Meer over deze setting is te vinden in deze handleiding. 6. De rapportage kan gemarkeerd worden. 7. Hier wordt getoond wie er aanwezig waren bij de afspraak. Meerdere medewerkers cq cliënten Let op: Een afspraak waarbij meerdere medewerkers betrokken zijn, dient door alle betrokkken medewerkers geregistreerd te worden. Als er gebruik gemaakt wordt van 'No showfunctionaliteit', dient bovendien per cliënt aangegeven te worden of er sprake is van een registratie of een no show. Als een afspraak betrekking heeft op meer dan een cliënt, dan zal de tijd verdeeld worden over deze cliënten. Bijvoorbeeld: Medewerker X heeft 1:30 uur ingepland bij drie cliënten. Er zal in dit geval 30 minuten per cliënt worden geregistreerd. Als het gaat om groepszorg, dan zal wel de volledige tijd per cliënt worden geregistreerd. In dit geval dus 1:30 uur per cliënt. Wanneer de instelling in het Beheerscherm met betrekking tot overlap toestaan is aangevinkt, is een overlap in afspraken tussen twee verschillende cliënten mogelijk. Wanneer dit niet is aangevinkt, zal er geen overlap in afspraken mogelijk zijn. Indien er van overlap sprake is, zal dit getoond worden achter het veld van de eindtijd. Indien door de beheerder is ingesteld dat automatische verdeling is toegestaan, dan is de registratie ook te maken zonder een uursoort te selecteren. Dit houdt in dat de registraties van uursoorten worden verdeeld in dezelfde verhouding zoals deze in het arrangement van de cliënt aanwezig zijn. Ook indien deze optie is ingeschakeld, blijft het mogelijk dat de medewerker zelf handmatig een uursoort selecteert. Nedap healthcare Pagina 74 / 92

75 De optie 'Registreren' brengt je verder naar het registratievenster. De optie 'Niet registreren' zorgt ervoor dat de afspraak direct opgeslagen wordt met als kenmerk 'Niet registreren'. De afspraak wordt in dat geval groen, met een doorgestreepte tekst. De optie 'No show' is alleen aanwezig als er binnen gewerkt wordt volgens het uitgebreide werkproces (het uitgebreide werkproces is specifiek bedoeld voor de GGZ-sector en kan alleen in overleg met Nedap aangezet wordt). Deze optie zorgt ervoor dat de afspraak direct als een 'No show' gemarkeerd wordt. Opties in het registratievenster Registereren middels automatische verdeling Openstaande registraties Door in het menu op het tabblad "Registraties" te klikken verschijnt het registratieoverzicht. In het registratieoverzicht is een overzicht van de registraties van de medewerker van vandaag, gisteren of eergisteren te zien. Via het trechtericoontje kan ingesteld worden of ook registraties die gekenmerkt zijn met 'Niet registreren' getoond moeten worden. Aan de rechterzijde is het mogelijk om een andere datum te selecteren. Registraties van alle bronnen zijn hier zichtbaar. Dus ook als er zorgregels zijn geregistreerd via bijvoorbeeld het Medewerkerportaal. Nedap healthcare Pagina 75 / 92

76 Registraties verwijderen Aangemaakte registraties kunnen door de gebruiker verwijderd worden via het prullenbakicoontje aan de rechterzijde. Dit is zowel mogelijk bij succesvolle registraties, als bij mislukte registraties. Mislukte registraties kunnen ook door de applicatiebeheerder verwijderd worden via het overzicht mislukte registraties. Let op! Eenmaal verwijderde registraties zijn ook echt weg uit het systeem. Ook de afspraak zelf staat niet meer in! In dit voorbeeld is te zien dat er 5 openstaande registraties zijn voor vandaag. 1. Het groene vinkje betekent dat de registratie correct is aangemaakt. 2. Het vraagteken betekent dat de registratie geldig is en ingediend kan worden. 3. Het uitroepteken betekent dat de registratie ongeldig is (als er bijvoorbeeld een uursoort ontbreekt, of zoals in het laatste geval de afspraak nog in de toekomst ligt). 4. Door op Aanpassen te klikken, verschijnt het venster "Registreer afspraak" waarbij je de mogelijkheid hebt om alleen deze afspraak te registreren of de afspraak niet te registreren. 5. Via deze knop is het mogelijk om een nieuwe registratie aan te maken. 6. Wanneer je op "Complete registraties versturen" klikt, zullen de complete (de registraties waar het groene vinkje en het vraagteken achter staat) registraties worden verzonden. Nedap healthcare Pagina 76 / 92

77 Zodra men op de groene knop "Complete registraties versturen" heeft geklikt, wordt bovenstaand venster zichtbaar. Hier is te zien dat de drie complete registraties zijn verzonden. Deze registraties hebben nu allemaal een groen vinkje. De overige drie registraties zijn nog niet correct en dienen aangepast te worden. Waarom de registraties niet correct zijn, wordt weergegeven. In dit voorbeeld is te zien dat bij twee registraties geen uursoort zijn opgegeven (en bij de ene registratie deze daarnaast ook nog in de toekomst ligt) en bij de laatste ligt de registratie nog in de toekomst (Op het moment van het schrijven van de handleiding was het nog geen 15:30 uur). Nedap healthcare Pagina 77 / 92

78 : Afspraken van een andere medewerker registreren In sommige gevallen beheren secretariaten de afspraken van behandelaren in. Passend bij dit werkproces is er functionaliteit beschikbaar waarmee medewerkers met de juiste rechten afspraken van andere -gebruikers in kunnen omzetten in een registratie. Deze handleiding beschrijft de werkwijze van deze functionaliteit. Benodigde rechten Medewerkers die afspraken van anderen om moeten kunnen zetten in een registratie, moeten beschikken over het recht '-secretaresse registreren voor medewerkers'. In Ons Autorisatie heeft dit recht een iets andere naam, namelijk: ' registraties voor medewerkers beheren'. Uitgangspunten functionaliteit 1. Alleen reeds aangemaakte afspraken kunnen door een andere medewerker omgezet worden in een registratie. De functionaliteit geeft dus geen mogelijkheden om nieuwe afspraken aan te maken. 2. Alleen reeds aangemaakte afspraken die zich in het heden (met als uiterste datum de huidige datum) of verleden bevinden, kunnen omgezet worden in een registratie. Afspraken die zich in de toekomst (vanaf de volgende dag) bevinden, kunnen dus nog niet omgezet worden in een registratie. Stappenpad: afspraak van een andere medewerker registreren 1. Open de agenda van de medewerker waar de afspraak omgezet moet worden in een registratie. 2. Klik of hover op het de afspraak waar de registratie voor aangemaakt moet worden. Nedap healthcare Pagina 78 / 92

79 3. De knop 'Registreer voor' verschijnt. Klik op deze knop. 4. Vervolgens verschijnen de opties uit het registratiescherm. Vul deze in zoals beschreven in de handleiding ': registreren'. Nedap healthcare Pagina 79 / 92

80 Weergave registratie Vervolgens is bij de aangemaakte registratie de naam van de medewerker te zien die de registratie heeft aangemaakt. Nedap healthcare Pagina 80 / 92

81 : Team agenda Met behulp van de team agenda kan een afspraak worden gemaakt die bij elk teamlid in de agenda verschijnt. Configuratie Standaard kan er geen afspraak voor een team aangemaakt worden. De medewerker met de Beheerrechten kan via het Beheerscherm teams toevoegen. Door op "Toevoegen" te klikken, kunnen er teams worden geselecteerd die de teamagenda gaan gebruiken. Team afspraak maken Bij het maken van een team afspraak kunnen één of meerdere teams aan de afspraak worden toegevoegd. Door op "Team" te klikken, kan een team worden toegevoegd. In dit voorbeeld is het "V&V Vismarkt" geselecteerd. Nedap healthcare Pagina 81 / 92

82 Gereed De afspraak is aanwezig in de agenda van de persoon die de afspraak heeft gemaakt en voor alle medewerkers van het team. Dit is te zien door met de muis op de afspraak te gaan staan. Registreren van een afspraak Een afspraak die geaccepteerd is voor de uitvoerdatum kan op de reguliere wijze geregistreerd worden. Een team afspraak die na de uitvoerdatum geaccepteerd wordt, kan direct geregistreerd worden. Nedap healthcare Pagina 82 / 92

83 : Uitleg van de kleuren en iconen in Afspraken kunnen verschillende kleuren hebben. Ook wordt per registratie een icoon getoond op basis van de bron van de registratie. Hieronder staan de betekenis van de kleuren en iconen beschreven. Kleuren van afspraken Groen gekleurde afspraak Deze kleur zie je in je eigen agenda en geeft aan dat de afspraak geregistreerd is. Groen doorzichtig Deze kleur is zichtbaar bij afspraken waarbij aangegeven wordt om niet te registreren (door te klikken op de afspraak, kiezen voor Registreren, en vervolgens voor Niet Registreren.). Rood gekleurde afspraak Nedap healthcare Pagina 83 / 92

84 Deze kleur zie je in je eigen agenda en geeft aan dat de afspraak in het verleden is, maar nog niet geregistreerd is. Het is mogelijk om deze afspraak te registreren omdat het moment van de afspraak in het verleden ligt. Een felrood gekleurde afspraak geeft aan dat bij het registreren iets is misgegaan; ofwel veroorzaakt door een technische storing ofwel door niet geconfigureerde uursoorten. Bij een rode afspraak (lichtrood of felrood) betekent het in ieder geval dat er nog geen registratie van is gemaakt. Oranje gekleurde afspraak Deze kleur zie je in je eigen agenda als de registratie vanuit verstuurd is, maar nog niet is verwerkt in Ons Administratie. De afspraak wordt vanzelf groen zodra de registratie in Ons Administratie staat. Blauw gekleurde afspraak Deze kleur zie je in je eigen agenda en geeft aan dat de afspraak in de toekomst ligt. Deze afspraak kan nog niet registreerd worden. Nedap healthcare Pagina 84 / 92

85 Felblauw gekleurd Een afspraak met deze kleur is een team afspraak. Paars gekleurde afspraak Deze kleur zie je in de agenda van anderen en geeft aan dat je een agenda van een ander bekijkt. Nedap healthcare Pagina 85 / 92

86 Geel / beige gekleurde afspraak Geelgekleurde afspraken zijn afkomstig uit Groepszorg. Grijs gekleurde afspraak met een stippellijn Deze kleur zie je in je eigen agenda en geeft aan dat je deze afspraak geweigerd hebt. Nedap healthcare Pagina 86 / 92

87 Grijs gestreept Een agendaitem met deze kleur geeft een onbeschikbaarheid van de medewerker aan. Solide grijs Deze kleur geeft aan als de termijn van de weekkaart voor het registreren van een afspraak is verlopen als of de uren van de medewerker zijn gefiatteerd. Hiervan kunnen dus geen registraties meer via de agenda ingediend worden. Iconen van registraties Onderstaand zijn de iconen die zichtbaar zijn bij afspraken en registraties in. Door in met de cursor (muis) op het icoon stil te staan, wordt ook in de applicatie duidelijk wat de bron is. De bron van de registratie wordt getoond met daaronder het bijbehorende icoon. Nedap healthcare Pagina 87 / 92

88 - normale afspraak - privé afspraak - registratie Ons Administratie - registratie Ons Planning Groepszorg Nedap healthcare Pagina 88 / 92

89 Caren Onbeschikbaarheid (zoals vakantie) Nedap healthcare Pagina 89 / 92

90 Berichten in In kan gebruik worden gemaakt van Ons Berichten. In de menubalk is het icoontje van Ons Berichten te zien. Boij het openklappen zijn de berichten te zien. De werking van de berichtenfunctionaliteit in is gelijk aan de werking van de berichtenfunctionaliteit in andere applicaties. Voor meer informatie over de berichtenfunctionaliteit kun je deze handleiding raadplegen. Nedap healthcare Pagina 90 / 92

91 Direct een bericht sturen Indien je bij de agenda van een collega bent, kan je deze medewerker ook direct een bericht sturen door onder diens naam te klikken op "Stuur bericht'. Het berichtenscherm verschijnt waarbij deze medewerker als ontvanger is geselecteerd. Nedap healthcare Pagina 91 / 92

92 : zorgregels inzien De zorgregels van de medewerker zijn zichtbaar gemaakt in de agenda, zodat je altijd een volledig overzicht hebt van tijd die al is geregistreerd. Omdat alle zorgregels die bekend zijn in Ons Administratie getoond worden, wordt de kans op het maken van dubbele of overlappende registraties verkleind. Door op een afspraak te gaan staan, zijn in de Agenda de details zichtbaar. In dit geval een registratie van 59 minuten, waarbij 6 verschillende uursoorten van toepassing zijn. Nedap healthcare Pagina 92 / 92