Handleiding Internet Zwemscore Module Module Personeelsplanning

Transcriptie

1 Handleiding Internet Zwemscore Module Module Personeelsplanning 1

2 Inhoud Handleiding Internet Zwemscore Module Module Personeelsplanning... 1 Inhoud... 2 Voorwoord... 3 Menu Personeelsplanning... 4 Instellingen... 5 Functies... 5 Werkzaamheden... 6 Verlof instellingen... 6 Contractsoorten... 7 Toeslagen... 7 Vaardigheden... 8 Medewerker... 8 Medewerker contract... 9 Beschikbaarheid... 9 Plannen Rooster Presentie Verlof toekennen Verlof Dashboard Overzichten Rooster Overzichten Werkuren Overzichten Financieel Overzichten gemaakte uren

3 Voorwoord De module Personeelsplanning is een aanvulling op de basismodule van Internet Zwemscore Module, waarmee u op een eenvoudige manier de personele administratie kunt bijhouden. Om de module Personeelsplanning te gebruiken opent u het menu; Personeelsplanning In deze handleiding wordt u uitgelegd hoe deze module werkt. Het menu Personeelsplanning bestaat uit verschillende submenu s en in deze handleiding worden deze submenu s uitgelegd en beschreven. Om aan de slag te kunnen met de personeelsplanning, moet u eerst de volgende submenu s doorlopen: Instellingen Functies Werkzaamheden Verlof instellingen Contractsoort Toeslagen Vaardigheden Medewerker Medewerker contract Beschikbaarheid Deze submenu s worden daarom ook eerst behandeld in deze handleiding. 3

4 Menu Personeelsplanning Het menu Personeelsplanning is te openen, door in het hoofdmenu te kiezen voor Personeelsplanning. U komt dan in een submenu met de volgende menu-onderdelen: Plannen Rooster Presentie Dashboard medewerker Overzicht gemaakte uren Overzicht rooster Beschikbaarheid Medewerker Medewerker contract Verlof toekennen Verlof Overzicht financieel Overzicht werkuren Instellingen Verlof instellingen Functies Werkzaamheden Contractsoort Toeslagen Vaardigheden Logboek 4

5 Instellingen In dit menu geeft u aan of de personeelsplanning ook gebruikt gaat worden voor het financiële gedeelte. Het gevolg hiervan is dat er de mogelijkheid geboden gaat worden om salarisgegevens in kunt vullen. U bepaalt de eerste dag van de week en u geeft hier de openingstijden aan. Buiten deze openingstijden kunt u geen planning maken. De eerste dag van de week heeft betrekking op de weergave in de planning. Nadat deze instellingen gemaakt zijn, worden de instellingen die niet meer aan te passen zijn in grijze letters weergegeven. Als er eenmaal een Planning is gemaakt met tijdsblokken, dan kunnen deze tijdsblokken niet meer gewijzigd worden. Functies In dit menu kunnen de functies aangemaakt, gewijzigd en verwijderd worden. Deze functies kunt u aan een medewerker koppelen. Verder geeft u per functie aan of er verlof toegekend mag worden, een verlofaanvraag geaccordeerd mag worden of ruilaanvragen van verlof goedgekeurd mag worden. De medewerker die gekoppeld is aan een functie mag dan ook afhankelijk van de instelling bij de functie het verlof toekennen, accorderen of ruilaanvragen toestaan. Er is reeds één functie aangemaakt Personeelsplanner deze functie geeft toegang tot alle menu s in de personeelsplanning. Deze functie is niet zichtbaar in dit menu, maar bij medewerker kunt u deze functie wel kiezen. Het is noodzakelijk dat er minimaal één medewerker is met een beheerderaccount die de functie Personeelsplanner is. Een medewerker kan meerdere functies hebben. 5

6 Werkzaamheden Hier maakt u de werkzaamheden aan die in het rooster gebruikt kunnen worden. Per werkzaamheid kunt u een kleur instellen (achtergrondkleur en kleur van de letter). Deze kleur wordt ook gebruikt in het rooster. U geeft een naam en een afkorting aan de werkzaamheden. De afkorting wordt gebruikt in het rooster. U hoeft de mogelijkheid van de werkzaamheden niet te gebruiken. Het is een functionaliteit waarmee u uw personeel ook direct inplant voor diverse werkzaamheden. Verlof instellingen In dit menu geeft u de verlofinstellingen aan. U kunt leeftijdstoeslagen aanmaken. Dit zijn extra verlofuren die iemand krijgt wanneer ze in een bepaalde leeftijdscategorie zitten. U kunt verlofsoorten aanmaken, wijzigen en verwijderen. Daarbij kunt u denken aan doktersbezoek, bijzonder verlof, ziekte, betaald verlof of onbetaald verlof. Ook geeft u aan of het verlofsoort van het verlofsaldo af gaat of niet. In dit menu stelt u ook de samen die een medewerker ontvangt wanneer hij/zij verlof aanvraagt en wanneer het verlof wordt toegekend of wordt afgewezen. In de notificatie kunt u gebruik maken van variabelen. Deze worden ingetypt tussen # (voorbeeld: #medewerker#) en de bijbehorende waarden worden dan ingevuld op het moment dat de wordt verstuurd. 6

7 Contractsoorten Van alle soorten contracten die u aan medewerkers wilt gaan koppelen, dient u de contractgegevens vast te leggen. U kunt hier nieuwe contractsoorten maken of reeds aangemaakt contractsoorten wijzigen. Toeslagen Bij klokuren van de dag kunnen toeslagpercentages ingevuld worden. Deze percentages zijn een verhoging op het uurloon. Toeslagpercentages voor een bepaalde datum dienen per datum en per tijdspanne ingevoerd te worden. 7

8 Vaardigheden De ingevoerde vaardigheden zijn aanklikbaar bij de gegevens van de medewerker. Een medewerker kan meerdere vaardigheden hebben. Medewerker Naast het beheren van de adresgegevens van de medewerkers geeft u hier per medewerker ook de personeelsgegevens op. Zo kunt u uit de aangemaakte vaardigheden (menu Vaardigheden) en functies (menu Functies) aanvinken welke van toepassing zijn voor de betreffende medewerker. Deze selecties zijn bepalend bij het plannen en het inroosteren van medewerkers. Geef bij minstens één medewerker op dat die de functie van Personeelsplanner heeft. 8

9 Medewerker contract Per medewerker kunt u contracten toevoegen en bewerken. Medewerkers kunnen meerdere contracten gelijktijdig hebben. U kunt kiezen uit de contractsoorten die zijn aangemaakt in het menu Contractsoort. U geeft de ingangsdatum en eventueel de einddatum van het contract op. Indien u aangegeven heeft ook het financiële administratie te willen gebruiken (menu Instellingen) dan is het mogelijk om het uurloon in te vullen. Bij werkuren geeft u op hoeveel uren de medewerker vast per dag heeft, volgens contract. Beschikbaarheid Per medewerker kan opgegeven worden wanneer deze beschikbaar is. De blokjes zijn per stuk aan te klikken of kunnen van kleur gewisseld worden door te slepen met de muis. De beschikbaarheid van de medewerker wordt weer zichtbaar op het moment dat de medewerker in gepland gaat worden. Een medewerker kan wel ingepland worden als de medewerker niet beschikbaar is. Middels kleurcoderingen wordt het duidelijk dat de medewerker volgens de opgegeven beschikbaarheid niet beschikbaar is. 9

10 Plannen Het toevoegen van een nieuwe planning begint met het geven van een naam van de planning en het bepalen van de planningscyclus. De werktijden per dag zijn dezelfde tijden als bij Instellingen is ingevoerd, er kan bij het aanmaken van een nieuwe planning van afgeweken worden. Dit kan alleen door de werktijden minder ruim te maken. Nadat een planning is toegevoegd is de planning zichtbaar in dit menu. De planning kan weer verwijderd worden, de naamgeving en werktijden van de planning kan gewijzigd worden. Het is ook mogelijk om een back-up van de planning te maken. En uiteraard kan de planning daadwerkelijk gemaakt of bewerkt worden. Klik op de icoon plannen achter de naam van de aangemaakte planning. Een geheel nieuwe/lege planning ziet als volgt uit; 10

11 Om er nu een planning van te maken, dienen per dag functies toegevoegd te worden. Er kunnen meerdere functies op hetzelfde moment zijn. Geef dan bij aantal 2 of meer op. Onder de functies kunnen medewerkers in de planning gezet worden. Per functie worden de medewerkers getoond met de betreffende functie. Eventueel kunnen daaronder de werkzaamheden ingepland gaan worden. Als een dag in de planning lijkt op een andere dag, dan zijn deze dagen te kopiëren naar elkaar. De planning voor de andere dag hoeft dan niet geheel opnieuw gemaakt te worden. Gebruik hiervoor de icoon plakken, in een pop-up scherm kunt u aangeven vanuit welke dag er gekopieerd moet gaan worden naar deze dag. Een voorbeeld van een planning: In de planning staan achter de functie aangegeven hoeveel medewerkers van deze functie ingepland moeten worden. In de rode/blauwe vakjes kunt u klikken om voor de hele regel het aantal te verhogen of te verlagen. Als u in de planning bij een tijdstip op een waarde klikt, dan kunt u voor dit tijdstip het aantal medewerkers op dit tijdstip verhogen of verlagen. Op het moment dat de planning wordt toegevoegd als een rooster, dan is er een controle of er genoeg medewerkers ingepland staan voor de diverse tijdstippen. 11

12 Een schermvoorbeeld met ook werkzaamheden opgenomen in de planning: Heeft u de planning gereed en wilt u deze planning als basis gebruiken voor een andere planning, dan kunt u eenvoudig een back-up maken van deze planning. De back-up is dan te bewerken als iedere andere planning en daarmee kan het als basis dienen voor een volgende planning. Vanuit het menu Personeelsplanning > Plannen klikken op het derde icoontje achter de naam van de te kopiëren Planning. 12

13 Rooster Door een rooster toe te voegen, wordt een reeds aangemaakte planning omgezet naar een rooster, hierbij zijn alle ingevoerde functies, medewerkers en werkzaamheden gekoppeld aan een datum. De planning is een rooster geworden. Het rooster opent met de huidige maand. Een nieuwe rooster toevoegen kan door de juiste planning te selecteren en weeknummer te kiezen. De planning kan herhaald worden. Als het toevoegen van het rooster gereed is, dan wordt het scherm opnieuw geopend. Het rooster is nu aangemaakt, via de datum kan er doorgeklikt worden naar de betreffende dag in het rooster. Via de link presentie kan er doorgeklikt worden naar het vastleggen van de uitvoering van het rooster. Door op de datum te klikken wordt het rooster van die datum getoond. Hierin kunnen uitzondering op de planning verwerkt worden, u kunt functies, medewerkers, werkzaamheden toevoegen en/of verwijderen. Hiermee wordt de oorspronkelijke planning niet aangetast. De aanpassing geldt alleen voor de gekozen datum. Verlofaanvragen, ziekte e.d. wordt hierin ook inzichtelijk gemaakt. Het rooster kan geprint worden voor een dag of een gehele periode. Hieronder volgt een schermafdruk van een eenvoudig rooster: 13

14 In het volgende schermvoorbeeld worden enkele uitzondering getoond: De uitzonderingen zijn: tussen 9.00 en uur is er een instructeur te veel Tussen en uur is er een instructeur ziek en daardoor is er een instructeur te weinig. Tussen en uur is er een instructeur te weinig. Door onderin het scherm een medewerker te kiezen die toegevoegd kan worden, wordt direct de medewerker informatie getoond. Verlof/ziekte: Als een medewerker zelf via het Dashboard verlof aangevraagd heeft en goed gekeurd heeft gekregen, dan is dit zichtbaar gemaakt in het rooster. Als personeelsplanner kunt u ook vanuit het rooster verlof en ziekte registreren. Dit doet u door op de naam van de medewerker te klikken, er open zich dan in een pop-up scherm de mogelijkheid om voor deze datum een verlofsoort te registreren. Op deze kunt u ook achteraf een verlof/ziekte registratie maken. Presentie In de kalender is per roosterdatum een link opgenomen naar Presentie. Door op deze link te klikken komt u direct in het menu Presentie. Let op: u krijgt altijd eerst de oudste datum waarvoor een presentie geregistreerd moet gaan worden. 14

15 Presentie Na het openen van het menu Presentie gaat het systeem automatisch naar de oudste datum waarvoor nog geen presentie is geregistreerd. In beeld verschijnt een weergave van de ingeroosterde uren. Door aan te vinken, worden de medewerkers present gemeld. Dit kan door bij iedere opsomming van de uren een vinkje te zetten of bovenaan in het scherm (bij de urenregel) een vinkje te zetten. Door het vinkje bovenaan te kiezen zijn alle medewerkers van die dag met één klik present gemeld. Indien een medewerker andere uren gewerkt heeft dan hier in de planning staat vermeld, dan moet in het rooster de uren aangepast worden en daarna kan de medewerker present gemeld worden. Bijvoorbeeld: als een medewerker ziek naar huis is gegaan, dient in het rooster de tijd van het ziek zijn te registreren en daarna kan de presentie voor deze medewerker geaccordeerd worden. Verlof toekennen Op basis van de instellingen van verlof uren voor een medewerker en de gemaakte verlofinstellingen, zoals leeftijdscategorie kan het verlof voor een kalenderjaar toegekend worden. Verlof Verlof aanvragen kunnen de medewerkers zelf doen vanuit het dashboard. Medewerkers die geautoriseerd zijn om verlof aanvragen te accorderen kunnen de aanvraag bevestigingen of afwijzen. Het bericht dat opgesteld is onder het menu Verlof Instellingen wordt verstuurd en de aanvrager krijgt per te lezen of de aanvraag geaccordeerd of afgewezen is. Een verlof aanvraag kan ook rechtstreeks in het Rooster gedaan worden. Veelal wordt dit door de Personeelsplanner gedaan. De mogelijkheid om het verlof direct de status akkoord te geven is aanwezig. De registratie van ziekte wordt gezien als een verlofsoort. Afhankelijk van de instellingen van de soorten verlof wordt het aantal uren dat een medewerker te goed heeft bijgewerkt. Het verwerken van de verlofuren gaat automatisch, als bij Verlof instelling aangegeven is dat het opnemen van het verlofsoort uren kost. 15

16 Dashboard Na het selecteren van een medewerker zijn in het Dashboard de volgende onderdelen zichtbaar. Deze worden uitgeklapt weergegeven. Door op de blauwe titelbalk van het onderdeel te klikken klapt het onderdeel in, nogmaals klikken en de gegevens betreffende het onderdeel worden zichtbaar. Planning: Over een gekozen maand worden de ingeplande uren getoond. 16

17 Presentie: Een overzicht van de uren (vaste, extra, niet gewerkte uren, verlof etc). In het schermvoorbeeld zijn bedragen opgenomen, omdat in het menu Personeelsplanning > Instelling is aangegeven dat de financiële administratie gebruikt wordt. De bedragen zijn gebaseerd op het ingevoerde uurloon en de (gewerkte) uren (volgens contract). Verlof / ziek: Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker kan de medewerker hier verlof bekijken, aanvragen, accorderen of afwijzen. Contract: Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker kan de medewerker hier de contractgegevens bekijken en/of wijzigen. Medewerker: Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker kan de medewerker hier de eigen gegevens bekijken en/of wijzigen. 17

18 Overzichten Rooster Een overzicht per datum en per medewerker met een indeling van werkuren met vermelding van functie en werkzaamheden. Overzichten Werkuren Het overzicht werkuren is gelijk aan het overzicht dat in het Dashboard getoond wordt bij het onderdeel Presentie. Na het selecteren van een medewerker wordt het bijbehorende overzicht getoond. Overzichten Financieel Over een gekozen periode worden de personeelskosten in een overzicht getoond. 18

19 Overzichten gemaakte uren Op basis van alle ingeroosterde uren van een medewerker wordt er een overzicht samengesteld waarin de gemaakte uren getoond worden. Hulp nodig? Via het menu Helpdesk > Handleidingen zijn handleidingen beschikbaar. Als u vragen heeft of hulp nodig heeft, kunt u via het menu Helpdesk > Helpdesk een ticket aanmaken. Deze wordt automatisch bij ons geregistreerd en wordt door één van onze medewerkers zo spoedig mogelijk beantwoord. Alleen voor dringende vragen en of storingen zijn wij telefonisch bereikbaar op telefoonnummer Wij zijn op werkdagen bereikbaar van 8.30 uur tot uur. Meer informatie Meer informatie vindt u op Versie Gemaakt op: 11 september 2012 Laatste aanpassing: 17 december