Verlofaanvragen Insite

Transcriptie

1 voor bibliotheken HANDLEIDING Verlofaanvragen Insite versie 0.8

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanvragen verlof Waar vraag ik verlof aan? Verplichte velden Extra velden Hulpmiddelen bij het invullen Wat vult het systeem aan? Halve dag vrij? Verlofsaldo tijdens de boeking Wat is mijn saldo? Bovenwettelijk en wettelijk saldo Wat is de status van mijn verlofaanvraag Mijn verlof is goedgekeurd Intrekken verlof Mijn verlof is afgekeurd Totaal proces Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 2 van 17

3 1 Inleiding Dit document beschrijft hoe het aanvragen van verlof werkt in Insite per 1 januari Het aanvragen van wettelijk en bovenwettelijk verlof is sterk vereenvoudigd, In InSite kan men voor deze verlofsoorten alleen nog het type verlof boeken. Op de achtergrond wordt de juiste verlofsoort afgeboekt op geldigheid. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 3 van 17

4 2 Aanvragen verlof 2.1 Waar vraag ik verlof aan? Voor het aanvragen van verlof ga je naar het onderdeel medewerker: Daar kies je voor het tegeltje verlof aanvragen In het volgende scherm kun je dan de aanvraag invoeren. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 4 van 17

5 2.2 Verplichte velden De witte velden kunt u invullen, de witte velden met een sterretje zijn verplicht en de grijze velden kunnen niet ingevuld worden. Voor het doen van een aanvraag vul je de verplichte velden in: 1. Begindatum: vul hier de datum in waarop het verlof begint 2. Einddatum: vul hier de datum in waarop het verlof eindigt 3. Type verlof: kies hier de verlofsoort waarvan de uren opgenomen mogen worden Daarnaast kun je de overige velden naar keuze invullen: Reden verlof: selecteer hier een toelichting op de aanvraag Vervanger: selecteer hier uit het overzicht van de medewerkers een vervanger tijdens uw afwezigheid. Let op deze vervanger neemt alle rechten over in het systeem inclusief inzage in het dossier. Als in Profit een vaste vervanger is vastgelegd, dan staat de naam van deze vervanger al ingevuld. Dit kan desgewenst aangepast worden. Opmerking: hier kunt u een opmerking invoeren bij uw aanvraag. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 5 van 17

6 2.3 Extra velden Met de extra velden ingevuld ziet het er bijvoorbeeld als volgt uit: Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 6 van 17

7 2.4 Hulpmiddelen bij het invullen Waar u een kalendertje achter een veld ziet staan: Kunt u door het klikken op de kalender een datum selecteren op de kalender: U ziet dan gelijk in welk weeknummer en op welke werkdag de datum valt. Waar u een vergrootglas ziet achter een veld: Kunt u door erop te klikken een keuze maken uit een lijst, hieronder ziet u een voorbeeld van zo n lijst bij het veld Type verlof Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 7 van 17

8 2.5 Wat vult het systeem aan? U ziet dat het systeem zelf al enkele zaken aanvult (de grijze velden) op basis van de door ingevoerde gegevens: De velden met tijden achter de begin- en einddatum haalt het systeem op uit uw rooster: In dit voorbeeld is het rooster op 5 januari van 9:00 tot 17:30. Het systeem rekent op basis van de tijden uit het rooster het aantal uur van de aanvraag uit, dit wordt getoond in het veld Aantal uren : Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 8 van 17

9 2.6 Halve dag vrij? Wilt u nu geen volledige dag vrij nemen op de 9 e maar slechts enkele uren, dan doet u dit via het vastleggen van afwijkende tijden. Dit werkt als volgt: 1. Zet een vinkje in het vakje voor Afwijkende tijden vastleggen 2. Pas de begintijd of de eindtijd aan, dit naar gelang of u later begint of eerder naar huis gaat In dit voorbeeld neemt de persoon vrij vanaf uur. U ziet dat het systeem dan ook het aantal uren aanpast in Verlofsaldo tijdens de boeking Daarnaast laat het systeem ook direct zien wat het restant van uw verlofsaldo is na de boeking: In ons voorbeeld is het restant van de verlofsoort verlof nog uur. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 9 van 17

10 2.8 Wat is mijn saldo? Wilt u voorafgaand aan het invullen van de aanvraag uw saldo weten, dan kunt u dit zien door op de actieknop verlofsaldo rechts in het scherm te klikken. Sinds 2012 is er een wettelijk verschil tussen de uren wettelijk en bovenwettelijk verlof. Bij het aanvragen van verlof wordt echter gewerkt met 1 verlofsoort en op de achtergrond wordt het aantal uren verrekend over de verschillende potjes. U krijgt dan een overzicht van de actieve verlofsoorten: 2.9 Bovenwettelijk en wettelijk saldo Sinds 2012 is er een wettelijk verschil tussen de uren wettelijk en bovenwettelijk verlof. Bij het boeken van verlof wordt gewerkt met 1 verlofsoort en op de achtergrond wordt het verrekend over de verschillende potjes. Automatisch wordt de uren het eerst afgeschreven van de verlofsoort die het snelst vervalt. Wilt u inzage in de verdeling van het saldo in wettelijke en bovenwettelijke uren, dan kunt u dit zien op uw verlofkaart. De verlofkaart kunt u altijd direct opvragen via InSite. U gaat daarvoor naar het tegeltje Overzicht rapporten onder het menu item medewerker Dan opent een lijst met alle rapporten die voor u beschikbaar zijn, dan kiest u voor ProBiblio Verlofkaart (medewerker) : Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 10 van 17

11 U kunt dan eventueel nog kiezen voor een filtering op het rapport: Alles wat u in dat scherm opgeeft werkt door als filter in het rapport. Als u niks opgeeft en kiest voor uitvoeren dan opent zich het rapport als PDF-bestand: Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 11 van 17

12 Dit rapport kunt u lokaal opslaan of direct printen vanuit het PDF-bestand. De verlofkaart toont per type verlof (wettelijk en bovenwettelijk) het saldo op dat type. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 12 van 17

13 3 Wat is de status van mijn verlofaanvraag Wilt u nu terugzien welke verlofaanvragen u allemaal ingediend heeft en wat de status is kunt u dit zien binnen het verlof aanvraag scherm: Daar heeft u rechts een aantal knoppen onder Direct naar. Als u dan kiest voor mijn verlofaanvraag krijgt u een overzicht van alle lopende aanvragen te zien met de status: Kiest u voor mijn verlofboeking krijgt u een overzicht met alle goedgekeurde aanvragen: Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 13 van 17

14 4 Mijn verlof is goedgekeurd Na het indien van uw verlofaanvraag wordt die beoordeeld door uw leidinggevende. Als de aanvraag akkoord is krijgt u hiervan een terugkoppeling via uw taken. Deze vindt u onder het menu Mijn taken. Door te klikken op de taak kunt u aangeven dat u de taak gelezen heeft via de actieknop rechts: Hiermee is de taak afgehandeld en verdwijnt die uit uw overzicht van taken. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 14 van 17

15 5 Intrekken verlof Wilt u nu een verlofaanvraag die al akkoord is gegeven intrekken, dan doet u dat als volgt. Ga weer naar de verlofaanvragen toe en kies dan voor de knop Mijn verlof intrekken rechts op het scherm. U krijgt dan een overzicht te zien van alle verlofboekingen: Door te klikken op de boeking die u wil intrekken komt u in de boeking en kunt u met de actieknop intrekken de boeking intrekken. Uw leidinggevende krijgt dan via de taken een melding dat u de boeking wil intrekken en moet deze akkoord geven. Na het geven van dat akkoord, is de boeking verwijderd en uw saldo aangepast. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 15 van 17

16 6 Mijn verlof is afgekeurd Als uw aanvraag niet akkoord is voor de leidinggevende krijgt u dit ook weer te zien via het overzicht van de taken. U ziet hier staan dat de aanvraag van 16 mei t/m 20 mei afgekeurd is. Bij het afkeuren van de verlofaanvraag is een reactie verplicht voor de leidinggevende, dus u kunt bij het openen van de taak de reden van het afkeuren lezen onder het kopje reacties. Vervolgens heeft u een mogelijkheden voor uw aanvraag, deze staan rechts in het scherm: Opnieuw insturen: Hiermee stuurt u de aanvraag ongewijzigd nogmaals in. Aanvraag laten vervallen: Hiermee haalt u de aanvraag uit het systeem Aanpassen: Hiermee kun u direct de aanvraag aanpassen (bijvoorbeeld een andere datum of verlofsoort) en terugsturen naar uw leidinggevende Daarnaast kunt u ook een cc tje van de aanvraag versturen naar een collega via Carbon Copy (CC) of het verlofsaldo checken. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 16 van 17

17 7 Totaal proces Hieronder is in een tekening nog het totale proces van de verlofaanvragen opgenomen. In het rood zijn de stappen voor de leidinggevenden en in het groen de stappen voor de medewerker. Handleiding Verlof aanvragen Insite 0.8 pagina 17 van 17