E-SOCSEC. Filip Van Lippevelde en Laurens Van Poucke (Cevi) e-socsec. e-socsec

Transcriptie

1 11 de Cevi Klantendag 1 E-SOCSEC Filip Van Lippevelde en Laurens Van Poucke (Cevi) Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

2 11 de Cevi Klantendag 2 Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten 1) Algemene info (1) E-SOCSEC: Omschrijving: is een softwarepakket voor de registratie van: * Persoonsgegevens * Loopbaangegevens * Kalendergegevens * Vrije berichten en hun bijlagen. Proces: Na de registratie van gegevens in E-SocSec worden deze, na interpretatie en goedkeuring door de dossierbeheerder in Cevi, geëxporteerd naar Cevips voor de loonverwerking.

3 11 de Cevi Klantendag 3 1) Algemene info (2) Doelstelling De doelstelling van E-SocSec is je veilig en gestructureerd te laten communiceren met de dossierbeheerder Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

4 11 de Cevi Klantendag 4 2) Menuscherm Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

5 11 de Cevi Klantendag 5 3) Persoonsgegevens (1) Overzicht: In het keuzemenu Nieuw bericht kunt u persoonsgegevens invoeren 3) Persoonsgegevens (2) In dit scherm kunt u een persoon uit uw bestuur zoeken. Als u het begin van zijn naam, voornaam of rijksregisternummer ingeeft, verschijnt zijn volledige naam op het scherm. Vervolgens kunt u die persoon aanklikken en wordt zijn persoonlijke dossier zichtbaar.

6 11 de Cevi Klantendag 6 3) Persoonsgegevens (3) Nieuw Personeelslid registreren 3) Persoonsgegevens (4) Wijzigen van Persoonsgegevens

7 11 de Cevi Klantendag 7 3) Persoonsgegevens (5) Communicatie De registratie is nog bezig en het bericht wordt nog niet naar de dossierbeheerder van Cevi NV gestuurd. Het opgeslagen bericht blijft nog steeds zichtbaar. U kunt het bericht nog altijd wijzigen. Nadat u het bericht hebt opgeslagen, ziet u ook de knop <Annuleer het bericht>. Met deze knop kunt u het bericht annuleren. 3) Persoonsgegevens (6) De registratie is volledig afgerond en het bericht wordt doorgestuurd naar de dossierbeheerder. Deze knop is enkel zichtbaar als alle verplichte velden ingevuld zijn.

8 11 de Cevi Klantendag 8 3) Persoonsgegevens (7) Status * Na het opslaan en doorsturen van uw bericht, komt u automatisch terug op de startpagina. Nu kunt u het bericht niet meer annuleren. Raadplegen is wel nog mogelijk. * De verschillende statuswijzigingen van uw bericht kunt u zien via de knop <Historiek>. Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

9 11 de Cevi Klantendag 9 4) Loopbaangegevens Klik op Nieuw bericht Loopbaangegevens en vul een deel van de naam of Rijksregisternr in. Als de persoon zichtbaar wordt in de keuzelijst kunt u die aanklikken om verder te gaan. Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

10 11 de Cevi Klantendag 10 5) Kalendergegevens (1) Het item Kalendergegevens is enkel beschikbaar bij een personeelslid met een onbepaald regime. Klik op Nieuw bericht Kalendergegevens. Onderstaand scherm verschijnt. 5) Kalendergegevens (2) Kies de maand en de persoon waarvoor u prestaties wilt registeren. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm. In dit scherm kunt u kiezen tussen Ingave met van en tot uur en Ingave met aantal uur.

11 11 de Cevi Klantendag 11 5) Kalendergegevens (3) Ingave met van en tot uur Ingave met aantal uur Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten

12 11 de Cevi Klantendag 12 6) Vrij bericht (1) Klik op Nieuw bericht Vrij bericht en u krijgt onderstaand scherm. 6) Vrij bericht (2) In dit menu item kunt u een vrij bericht sturen over één persoon, meerdere personen of u kunt een bericht versturen dat niet gelinkt is aan een bepaalde persoon. Het is ook mogelijk om een bijlage mee te sturen. Als bijlage voegt u bijvoorbeeld een Excelbestand van maaltijdcheques of afwezigheden toe.

13 11 de Cevi Klantendag 13 Programma 1) Algemene info 2) Menuscherm 3) Persoonsgegevens 4) Loopbaangegevens 5) Kalendergegevens 6) Vrij bericht 7) Berichten 7) Berichten (1) Algemeen Overzicht In het menu Overzicht berichten kunt u uw eigen berichten en die van je collega s bekijken. Bovendien kunt u er ook de status van de berichten in het goedkeuringsproces nagaan. Klik op Nieuw bericht - Overzicht berichten. Volgend scherm verschijnt.

14 11 de Cevi Klantendag 14 7) Berichten (2) 7) Berichten (3) Zoeken doorheen berichten In de keuzemenu s bovenaan kunt u doelgericht zoeken doorheen uw persoonlijke aanvragen. Onder het keuzemenu Types kiest u de specifieke soort aanvraag waarvoor u de geschiedenis wilt opvragen.

15 11 de Cevi Klantendag 15 7) Berichten (4) Onder het keuzemenu Status kun je doelgericht zoeken naar aanvragen in een specifieke stap van het verwerkingsproces. 7) Berichten (5) Volgende keuzes zijn mogelijk: * Registratie is nog bezig : het bericht is door jullie ingebracht en opgeslagen, maar nog niet verzonden naar de dossierbeheerder. * Verstuurd naar dossierbeheerder : het bericht werd verzonden naar de dossierbeheerder en kan niet meer gewijzigd worden. * Geannuleerd : jij hebt het bericht tijdens de registratie geannuleerd. * In verwerking : het bericht wordt verwerkt door de dossierbeheerder. * Goedgekeurd en verwerkt : het bericht is goedgekeurd en is geëxporteerd naar Cevips-loon voor de loonverwerking.

16 11 de Cevi Klantendag 16 7) Berichten (6) * Verworpen : het bericht werd afgekeurd door de dossierbeheerder. * Onvoldoende info, moet aangevuld worden : het bericht bevat te weinig info, de dossierbeheerder vraag aan jou om het bericht verder aan te vullen. * Onvoldoende info, dossierbeheerder vult verder aan : het bericht bevat te weinig info, jullie hoeven niets te ondernemen, de dossierbeheerder vult het bericht verder aan. * Goedgekeurd en verwerkt na ingrijpen dossierbeheerder : het bericht is goedgekeurd en verwerkt na tussenkomst van de dossierbeheerder. 7) Berichten (7) Onder het keuzemenu Periode kunt u een periode selecteren waarop het bericht betrekking heeft. Tot slot kunt u in het keuzemenu Aanvrager de persoon selecteren die een bericht heeft gestuurd.

17 11 de Cevi Klantendag 17 7) Berichten (8) Details van berichten bekijken Je kunt een detailoverzicht van het bericht te wijzigen. Klik op de aanvraag en klik vervolgens op de knop met het potlood. Aanvragen met de status Registratie is nog bezig kunt u nog wijzigen. 7) Berichten (9) Bericht raadplegen Het is mogelijk een detailoverzicht van het bericht te bekijken. Klik op de aanvraag en klik vervolgens op de knop met het oog.

18 11 de Cevi Klantendag 18 7) Berichten (10)