JAARURENKAART Harmony WebAccess. Gebruikersdocumentatie medewerker Reade 2011 Reade

Transcriptie

1 JAARURENKAART Harmony WebAccess Gebruikersdocumentatie medewerker Reade 2011 Reade 1

2 Jaarurenkaart Harmony WebAccess toegang (inkijk+wens+realisatie) Inhoud Inleiding Hoe log ik in? Het inloggen Indeling van het venster Het uitloggen Algemeen gebruik knoppen Mijn persoonsgegevens Hoe zie ik mijn rooster? Wat is een Dienst? Mijn rooster opvragen Het rooster van jouw collega s Hoe zie ik mijn saldo verlofuren of PLB-uren? Hoe vraag ik verlof aan? Wat is de status van mijn aanvraag? Verlofwens Overzicht wensen Hoe kan ik achteraf mutaties registreren? (realisatie) Hoe zie ik mijn mutaties? Hoe wijzig ik mijn wachtwoord?

3 Jaarurenkaart Harmony WebAccess toegang (inkijk+wens+realisatie) Inleiding Per 2012 is de nieuwe Jaarurenkaart van Reade via Harmony WebAccess toegankelijk voor de medewerkers van Reade via, de link is beschikbaar via het een intranet. Je kunt nu op elk moment, je jaarurenkaart opvragen. Of alle functies toegankelijk worden gemaakt via Harmony WebAccess is afhankelijk van de keuzes die gemaakt zijn in de organisatie. De mogelijkheden en rechten zijn verschillend per afdeling. Zo kun je jouw verlof-, PLBkaart inzien voor het actuele saldo. Je kunt vooraf een verlofaanvraag indienen. Je kunt achteraf je gewijzigde werkduur/tijd realiseren. Je kunt achteraf een extra werkdag of extra werktijd buiten je structurele werkweek toevoegen (dienst toevoegen). Na accordering worden de aanvragen en mutaties in je rooster verwerkt. De verpleging en receptie kunnen zien wanneer ze dienst hebben en kunnen dienstruiling aanvragen bij een collega. Het kan dus voorkomen dat je bijvoorbeeld geen uren kunt verantwoorden, maar wel een ruiling kunt aanvragen. 1. Hoe log ik in? 1.1 Het inloggen De wijze waarop je toegang krijgt tot Harmony WebAccess is via intranet van Reade. Als je Harmony WebAccess hebt opgestart, verschijnt eerst een welkomstvenster waarin je kunt inloggen met je gebruikersnaam en wachtwoord. 3

4 Procedure: inloggen bij Harmony WebAccess 1. Typ je gebruikersnaam 2. Typ je wachtwoord 3. Druk op Enter of klik op de knop Inloggen. TIP: Wachtwoord wijzigen bij eerste keer inloggen Wanneer je de eerste keer in Harmony WebAccess inlogt is het verstandig om je gegeven wachtwoord naar wens te wijzigen. Je wachtwoord kun je wijzigen in het menu wachtwoord wijzigen. (Zie punt 8. Wachtwoord wijzigen) 1.2 Indeling van het venster Als je inlogt opent het (start)venster altijd met jouw Dienstrooster: Het grote deel in het midden is het hoofdscherm (witte achtergrond) In het rechter deel van het venster tref je het menu aan (blauwe achtergrond). Helemaal links bovenaan staat de gebruikersnaam vermeld. Rechts bovenaan in het hoofdscherm staat in welk menuonderdeel je bevindt met daarbij je gebruikersnaam. 1.3 Het uitloggen Wanneer je klaar bent met Harmony WebAccess moet je je weer afmelden. Je kunt vanuit elk willekeurig venster afmelden. Bovenin elk venster bevindt zich namelijk de keuze Uitloggen. Klik op Uitloggen. Het welkomstvenster van Harmony WebAccess verschijnt weer. 4

5 2. Algemeen gebruik knoppen In Harmony WebAccess zul je een aantal handelingen regelmatig moeten uitvoeren. Het uitvoeren van deze handelingen beschrijven wij eenmalig in dit hoofdstuk. Periode selecteren: Typ in het invoerveld Van direct de begindatum van de periode in of klik op de knop Kalender. Typ in het invoerveld Tot direct de einddatum van de periode in of klik op de knop Kalender. Klik vervolgens op de knop Verversen om de ingevoerde data te bevestigen. De Kalender knop, toont de kalender om een datum te selecteren. Door te klikken in de maandaanduiding verschijnt een lijst met de maanden van het jaar, waarin je de gewenste maand kunt selecteren. Door te klikken in de jaaraanduiding verschijnt een lijst waarin je het gewenste jaar kunt selecteren. Met de pijltjes links en rechts van respectievelijk de maanden jaaraanduiding, kunt je per maand navigeren. Wanneer je klikt op een bepaalde dag verschijnt de dag in het invoerveld van het venster. De knop Sluiten sluit de kalender. De knop Vandaag geeft de huidige datum in het systeem aan. De Klok knop, toont de 2x 12uurs-klok om de tijd in te stellen. De klok geeft altijd de actuele tijd aan. (Zie paragraaf Wensen, Wel/niet werken ) Blauwe klok (00:00-12:00) Gele klok (12:00-23:59) Je kunt bij de blauwe klok de tijden vanaf 00:00 uur s ochtends tot 12:00 uur s middags opgeven. Als je op het vierkantje links boven de klok klikt, verschijnt er een gele klok, hier kun je de tijden vanaf 12:00 uur s middags tot 24:00 uur s nachts opgeven. Je klikt op de buitenste ring om een uur te selecteren en in de binnenst ring om minuten te selecteren. TIP: Direct intypen van datum of tijd in de invoervelden werkt het snelst. 5

6 3. Mijn persoonsgegevens Via de menuopte Persoonlijk, kom je bij je persoonsgegevens die bekend zijn bij de salarisadministratie. Wijzigingen persoonsgegevens graag door geven aan de salarisadministratie. 4. Hoe zie ik mijn rooster? Via de menuoptie Mijn rooster kun je je eigen rooster inzien en diensten (lees werkdagen) / wensen (verlof) aanvragen en gewijzigde dienst realiseren of toevoegen. 4.1 Wat is een Dienst? Een dienst is een werkdag van x aantal uur (dit geldt niet voor verpleging en receptie). Bijvoorbeeld een D9 is werkdag van 9 uur; een D8 is een werkdag van 8 uur; een D7,5 is een werkdag van 7,5 uur etc. (exclusief 30min lunchpauze!) In Harmony is het niet belangrijk wat de begin- en eindtijd van je werkdag is, in Harmony is het belangrijk hoeveel uur je per dag werkt (lunchtijd niet meegerekend). 4.2 Mijn rooster opvragen Procedure: jouw eigen rooster opvragen 1. Klik in het rechter deel van het venster op de keuze Dienstrooster. 2. Klik vervolgens op de keuze Mijn rooster. 3. Selecteer de gewenste periode en klik vervolgens op de knop Verversen om het rooster zichtbaar te maken. Knop Toon als lijst (niet gebruiken): Toon als lijst De lijst toont alle dagen/data met begin- en eindtijd, soort Dienst en Roostergroep. Daarna verschijnt de knop: Toon in tabel de tabel toont regels per week, van maandag t/m zondag. Knop Rooster gezien (niet gebruiken) 6

7 Dienst inhoud Je kunt op een Dienst (D9, D8,D7) klikken om de specifieke in houd en eigenschappen, zoals naam en activiteittypen met de bijbehorende tijdsintervallen te bekijken. Een nieuw scherm opent met uitgebreide gegevens over die dienst: zie afbeelding Dienst D9. De werkduur telt in Harmony. Belangrijk: Belangrijk voor Harmony is de duur van een dienst/ werkdag (totale werktijd wordt geteld). Begin- en eindtijd zijn onbelangrijk in Harmony, deze worden niet gebruikt voor tellingen. 4.2 Rooster van collega s Je kunt ook het rooster van je collega s van jouw afdeling/cluster inzien. Procedure: rooster opvragen van jouw collega s 1. Klik in het rechter deel van het venster op de keuze Dienstrooster. 2. Klik vervolgens op de keuze Afdeling. 3. Selecteer de gewenste periode en klik vervolgens op de knop Verversen om het rooster zichtbaar te maken. 5. Hoe zie ik mijn saldo verlofuren of PLB-uren? In Harmony worden diverse Kaarten per medewerker bijgehouden met geboekte uren. Je moet hierbij denken aan opgenomen verlofuren of PLB-uren etc. Niet alle kaarten zijn voor de medewerkers werkzaam of bruikbaar. Meest gangbare kaarten die gebruikt worden zijn: Jaaruren, PLB en Verlof. Opmerking: ingediende wensen of mutaties (realisaties) moeten eerst de status geaccordeerd hebben voordat het juiste saldo van verlof-uren, PLB-uren etc. getoond wordt. Procedure: kaart opvragen 1. Klik in het rechterdeel van het venster op de keuze Kaarten. 2. Klik op de kaart die je wenst te inzien, bijvoorbeeld Verlof. 3. Selecteer de gewenste periode en klik vervolgens op de knop Verversen om de kaart zichtbaar te maken. Elke Rubriek kun je uitrollen dmv op de plus en/of min te klikken. Elke boekingsdatum kan getoond worden. 7

8 6. Hoe vraag ik verlof aan? Wat is de status van mijn aanvraag? Verlof aanvragen in Harmony WebAccess betekent een Wens invoeren. Je kunt alleen voor de toekomende tijd een wens indienen. Je kan een aantal uur(en), of één dag of meerdere dagen aanvragen. 6.1 Verlofwens Je kunt via Verlofwens aan jouw leidinggevende verlof aanvragen. Procedure: verlof aanvragen 1. Klik in het rechter deel van het venster op de keuze Wensen. 2. Klik op de keuze Verlofwens. 3. Selecteer eerst het type verlof, bijvoorbeeld verlof of bijzonder verlof. 4. Selecteer de datum bij het invoerveld Van op of typ de datum direct in. 5. Herhaal deze handeling voor het invoerveld Tot. 6. Omschrijving is het optioneel om in te vullen door de medewerker. 7. Verlof opnemen voor gedeelte van dienst aanvinken indien dit van toepassing is (dit is het geval indien je een bijv. een paar uur opneemt). 8. Klik tenslotte op de knop Verzenden. Opmerking: De twee opties Wel/niet werken in een periode en Dienstwens worden niet gebruikt in Harmony! 6.2 Overzicht wensen Wanneer je wilt weten of jouw wens al dan niet is geaccordeerd, kun je een overzicht van de door jouw ingediende wensen opvragen. De status van een aanvraag is: Open, Geaccordeerd of Afgewezen. Heeft een aanvraag de status geaccordeerd dan is deze aanvraag in je jaarurenkaart verrekend. Procedure: overzicht wensen opvragen 1. Klik in het rechter deel van het venster op de keuze Wensen. 2. Klik vervolgens op de keuze Overzicht wensen. 3. Selecteer de gewenste periode en klik vervolgens op de knop Verversen. 8

9 7. Hoe kan ik achteraf mutaties registreren? (realisatie) In WebAccess kun je achteraf mutaties realiseren. Procedure: achteraf mutaties registreren (realisatie) 1. Klik in het rechter deel van het venster op Mijn Rooster. 2. Klik vervolgens in je rooster op een Dienst (D9, D8 e.d.) in het verleden. 3. Klik eerst op de knop Realisatie. Belangrijk in Harmony is de duur van een dienst/ werkdag (de totale werktijd wordt geteld). Begin- en eindtijd zijn onbelangrijk in Harmony. 4. Wijzig of het type Activiteit (bijv. werk vervangen de keuze verlof, scholing of bijv. ziek ) 9

10 5. Wijzig eventueel ook de werkduur van een activiteit als dit nodig is. 6. Activiteit Pauze (30min) is volgens de CAO verplicht bij 5uur of langer werken. 7. Zorg dat bij het vak Werktijd en Arbeidstijd het juiste aantal uren staat (exclusief lunchtijd). 8. Type bij het vak Omschrijving eventueel de gewenste tekst in. 9. Klik op de knop Opslaan en vervolgens klik op Sluiten. Belangrijk in Harmony is de duur van een dienst/ werkdag (totale werktijd wordt geteld, exclusief lunchtijd). Begin- en eindtijd zijn onbelangrijk in Harmony, deze worden niet gebruikt voor tellingen. De Mutaties moeten geaccordeerd zijn, voor ze doorberekend worden op je saldo Kaarten. 8. Hoe zie ik mijn mutaties? Je kunt een overzicht van alle mutaties per geselecteerde periode inzien. In het overzicht wordt getoond: datum en tijdstip van de mutatie, het type mutatie, de oude en nieuwe dienst van de betreffende medewerker en door wie mutatie is uitgevoerd. 9. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Wanneer je de eerste keer met Harmony WebAccess gaat werken zul je een wachtwoord ontvangen, dit wachtwoord kun je wijzigen in het menu bij wachtwoord wijzigen. Procedure: wachtwoord wijzigen 1. Klik in het rechter deel van het venster op de keuze Wachtwoord wijzigen. 2. Je gebruikersnaam is al ingevuld. De gebruikersnaam kun je overigens niet wijzigen. 3. Typ eerst je oude wachtwoord. Typ daarna twee maal je nieuwe wachtwoord in. 4. Klik op de knop Wijzigen. Op het venster verschijnt een bevestiging dat je wachtwoord is gewijzigd. 10