Handleiding Verlof & Ziekte

Transcriptie

1 Handleiding Verlof & Ziekte TimeTell versie 8 TIMETELL BV Balen van Andelplein KH, Voorburg info@timetell.nl Helpdesk helpdesk@timetell.nl

2 Inhoud 1. Inleiding Verlofregistraties en Ziektemeldingen Verlof aanvragen (persoonlijk) Verlof boeken (andere medewerker) Verlof aanvragen (detail informatie) Ziek-/betermelding Ziekte registraties (detail informatie) Verlof aanvragen & Ziektemeldingen bewerken Vakantieplanning Saldi Verlofrechtberekening TimeTell Web Client (bijlage 1) Verlof aanvragen Verlof aanvragen (detail informatie) Ziek/beter melden Ziekteregistraties (detail informatie) Vakantieplanning Saldi Handleiding Verlof & Ziekte 2/21 Versie 19 oktober 2016

3 1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de Verlof & Ziekte module binnen TimeTell. De handleiding is zo ingedeeld, dat iedere functionaliteit van iedere menuoptie in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf staat. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunnen alleen die pagina s worden uitgeprint die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. NB. Sommige onderdelen in deze handleiding zijn alleen relevant als men een licentie voor specifieke modules heeft. Dit wordt als volgt aangegeven: Calculator module Handleiding Verlof & Ziekte 3/21 Versie 19 oktober 2016

4 2. Verlofregistraties en Ziektemeldingen 2.1. Verlof aanvragen (persoonlijk) Via het menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Verlof aanvraag of met het icoon aanvraag gemaakt worden. kan een verlof In dit scherm wordt aangegeven wat voor soort verlof er opgenomen wordt. Vervolgens kan er aangeven worden of de boekingen volgens het rooster moeten worden verwerkt, volgens een percentage van het rooster (bijvoorbeeld 50% voor een halve dag) of dat de medewerker zelf de tijden of uren en de dagen opgeeft. Wanneer wordt gekozen voor een andere methode dan volgens roosters kunnen ook andere opties worden gebruikt. Door het vinkje bij Optie aan te zetten kan een verlof aanvraag in optie gezet worden. Deze aanvraag wordt in dat geval nog niet bij een leidinggevende ter accordering voorgelegd. Geef bij periode de start- en einddatum op. Bij info kan aanvullende informatie voor de verlofaanvraag ingevuld worden. Door op het knopje naast Afboeken van te klikken kan worden bepaald welke saldoregels gebruikt moeten worden. Ook kan de volgorde van afboeken worden aangepast. Standaard wordt eerst de vroegst vervallende saldoregel gebruikt. Tevens is te zien hoeveel saldo er nog over is per saldoregel: Handleiding Verlof & Ziekte 4/21 Versie 19 oktober 2016

5 Het beschikbare saldo kan in dit scherm ook in dagen worden getoond, indien onder het menu: Personeel/Organisatie/Medewerker details (tabblad details) het veld Nominale daguren is ingevuld. De waarde kan per medewerker immers verschillen. Bijvoorbeeld voor iemand die 5x8 werkt is een dag 8 uur, maar voor iemand die 4x9 werkt is een dag 9 uur. Dit issue wordt met deze optie afgevangen. De rooster knop in het aanvraagscherm kan worden gebruikt om de roostergegevens van de gebruiker in de verlofperiode te bekijken: Handleiding Verlof & Ziekte 5/21 Versie 19 oktober 2016

6 Als de verlofaanvraag is verwerkt, kan de leidinggevende geïnformeerd worden via een bericht (als dit is aangezet in het configuratieprofiel). Zodra de leidinggevende de verlofaanvraag heeft geaccordeerd wordt deze in de weekstaten verwerkt. Het bericht kan de leidinggevende informeren dat er een verlofaanvraag geaccordeerd moet worden. Wanneer er verlof wordt aangevraagd in een periode waarvoor reeds verlof is toegekend (overlap) dan verschijnt er een melding met de vraag of de verlofaanvraag alsnog moet worden toegevoegd. Alle verlofaanvragen komen terecht in de tabel met geplande afwezigheid. Handleiding Verlof & Ziekte 6/21 Versie 19 oktober 2016

7 2.2. Verlof boeken (andere medewerker) Via het menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Verlof boeken kan een verlof aanvraag voor een andere medewerker worden gedaan. In het eerste veld kan de medewerker gekozen worden waarvoor de verlofaanvraag moet worden ingeboekt. De rest van dit scherm werkt op dezelfde manier als met de persoonlijke verlof aanvraag. Zie hiervoor de vorige paragraaf. Afhankelijk van de instellingen in het configuratieprofiel, wordt deze verlofboeking als aanvraag geboekt die nog geaccordeerd moet worden of wordt deze direct als geaccordeerd behandeld en daarmee direct verwerkt. Handleiding Verlof & Ziekte 7/21 Versie 19 oktober 2016

8 2.3. Verlof aanvragen (detail informatie) Ga naar menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Verlof registraties om de eigen verlofaanvragen te bekijken of naar menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Verlof registraties om het verlof van andere medewerkers in te zien. NB. Toegang tot de verlofaanvragen van andere gebruikers is afhankelijk van uw rechten in het autorisatieprofiel. Het is in dit scherm ook mogelijk om verlofaanvragen in te trekken door onderaan de button Intrekken te gebruiken. Dit geldt uiteraard alleen voor verlof dat nog in de toekomst ligt. De betreffende verlofdagen worden dan uit de weekstaten gehaald. Na het intrekken kan eventueel een mail worden gestuurd naar de manager dat de verlofaanvraag is ingetrokken. Een verlofaanvraag die nog in optie staat wordt met een afwijkende kleur weergegeven. Deze aanvraag kan via de Aanvragen knop alsnog worden doorgevoerd. Via de Intrekken knop wordt de optie in zijn geheel verwijderd. NB. Wanneer verlof wordt ingetrokken, wat nog niet verwerkt is (status < verwerkt), dan wordt deze geheel verwijderd uit het scherm Verlof & Ziekte. Als de aanvraag reeds verwerkt is, dan wordt de aanvraag als Ingetrokken gemarkeerd. Dit scherm bevat de volgende kolommen: Activiteit : Afwezigheidactiviteit. Van, t/m : Begin- en einddatum van de afwezigheid. Methode : Hoe de boekingen bepaald moeten worden: 1. Volgens rooster 2. Percentage van roosteruren (boek volgens rooster maar boek slechts de uren maal het opgegeven percentage) 3. Tijden op opgegeven dagen (maak boekingen volgens de opgegeven tijden op de opgegeven dagen) 4. Uren op dagen (geef het aantal uur op) 5. Volgens contract (gemiddelde per dag) 6. Percentage van contract (boek volgens contract maar boek slechts de uren maal het opgegeven percentage) 7. Rooster ochtend/middag (het rooster van de ochtend of middag wordt gebruikt). Handleiding Verlof & Ziekte 8/21 Versie 19 oktober 2016

9 Dagen : Selecteer hier de dagen waarop geboekt moet worden (methode 3 en 4). Afw. % : Geef hier het afwezigheidpercentage op (default 100%). Start/eindtijd : Geef hier de tijden op waarop geboekt moet worden (methode 3 en 4). Registratie datum : Op welke datum is de boeking ingevoerd. Geaccordeerd op : Op welke datum is de boeking geaccordeerd. Verwerkt t/m : Geeft aan tot wanneer de afwezigheid automatisch is verwerkt. Afboeken van saldo : Geeft aan van welke saldoregel de uren worden afgeboekt. Info : Aanvullende info m.b.t. de boeking. Status : Is de boeking Ingevoerd, Afgekeurd, Akkoord of al Verwerkt. Log : Bij fouten komen hier de foutmeldingen in te staan. De regels voor het bewerken van verlofaanvragen zijn gelijk aan die van ziektemeldingen. Daarom staan deze samen in een aparte paragraaf (direct na de ziektemeldingen). Handleiding Verlof & Ziekte 9/21 Versie 19 oktober 2016

10 2.4. Ziek-/betermelding Via het menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Ziek/beter melden kan een medewerker ziek of beter gemeld worden. Als eerste wordt de medewerker gekozen, waarvoor de ziek-/betermelding uitgevoerd moet worden: Als er op Ziek melden wordt geklikt, wordt informatie over de ziektemelding gevraagd: Handleiding Verlof & Ziekte 10/21 Versie 19 oktober 2016

11 Bij het veld Reden kan, uit een voor gedefinieerde lijst, een rede van ziekte worden gekozen. Dit kan nodig zijn, wanneer de ziektemeldingen worden geëxporteerd naar (bijv.) een personeelssysteem, waar vaste redenen vereist zijn. Deze lijst met redenen voor ziekte/afwezigheid kan worden gedefinieerd in de keuzelijsten (zie hiervoor de Handleiding Beheer.doc ). Het is ook mogelijk om op de hiervoor omschreven manier een bestaande ziektemelding te wijzigen, door een nieuwe ziekmelding toe te voegen. TimeTell zal hier dan een bevestiging voor vragen. Aan de achterzijde van het programma wordt bijgehouden, dat dit een aanpassing is op een eerdere ziektemelding. Deze informatie kan dan ook worden doorgegeven bij een eventuele export naar andere systemen of worden gebruikt in de eigen rapportages. Wordt er op Beter melden geklikt, dan wordt gevraagd per welke datum de medewerker weer beter gemeld moet worden. Als een medewerker met terugwerkende kracht wordt beter gemeld is het mogelijk om de gemaakte ziekteboekingen uit de weekstaat van de medewerker te verwijderen. TimeTell zal overigens geen boekingen verwijderen uit weken met de status Verwerkt. Handleiding Verlof & Ziekte 11/21 Versie 19 oktober 2016

12 2.5. Ziekte registraties (detail informatie) Ga naar menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Ziekte registraties om de eigen ziekte registraties te bekijken, of naar menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Ziekte registraties voor een andere medewerker. NB. Toegang tot de ziektemeldingen van andere gebruikers is afhankelijk van uw rechten in het autorisatieprofiel. De schermen voor verlofaanvragen en ziektemeldingen zijn bijna identiek. Dit scherm bevat de volgende kolommen: Activiteit : Afwezigheidactiviteit. Van, t/m : Begin- en einddatum van de afwezigheid. Methode : Hoe de boekingen bepaald moeten worden: 1. Volgens rooster 2. Percentage van roosteruren (boek volgens rooster maar boek slechts de uren maal het opgegeven percentage) 3. Tijden op opgegeven dagen (maak boekingen volgens de opgegeven tijden op de opgegeven dagen) 4. Uren op dagen (geef het aantal uur op) 5. Volgens contract (gemiddelde per dag) 6. Percentage van contract (boek volgens contract maar boek slechts de uren maal het opgegeven percentage) 7. Rooster ochtend/middag (het rooster van de ochtend of middag wordt gebruikt). Dagen : Selecteer hier de dagen waarop geboekt moet worden (methode 3 en 4). Afw. % : Geef hier het afwezigheidpercentage op (default 100%). Start/eindtijd : Geef hier de tijden op waarop geboekt moet worden (methode 3 en 4). Verlof tijdens ziekte : Vink dit aan indien een verlofregistratie gemaakt moet kunnen worden tijdens de ziekte; de ziekte wordt dan niet geboekt indien er overlap met verlof is (verlof wordt geboekt). Registratie datum : Op welke datum is de boeking ingevoerd. Verwerkt t/m : Geeft aan tot wanneer de afwezigheid automatisch is verwerkt. Reden ziekte : Bij het ziekmelden kan een standaard reden worden opgegeven, in aanvulling op de info. Deze lijst kan worden gedefinieerd in de keuzelijsten (zie Handleiding Beheer.doc ). Info : Aanvullende info m.b.t. de ziekteregistratie. Status : Is de boeking Ingevoerd, Afgekeurd, Akkoord of al Verwerkt. Log : Bij fouten komen hier de foutmeldingen in te staan. NB. De datum van de betermelding (vorige paragraaf) ligt 1 dag na de t/m datum van een ziekte melding. De regels voor het bewerken van verlofaanvragen zijn gelijk aan die van ziektemeldingen. Daarom staan deze samen in een aparte paragraaf (direct hierna). Handleiding Verlof & Ziekte 12/21 Versie 19 oktober 2016

13 2.6. Verlof aanvragen & Ziektemeldingen bewerken In de schermen voor verlofaanvragen (menu Verlof & Ziekte, Persoonlijk, Verlofregistraties of menu Verlof & Ziekte, Organisatie, Verlofregistraties ) en ziektemeldingen (menu Verlof & Ziekte, Persoonlijk, Ziekte meldingen of menu Verlof & Ziekte, Organisatie, Ziekte meldingen ) kunnen de detailregels worden bewerkt. NB. Een regel kan alleen worden bewerkt als de autorisatie dit toestaat en de regel nog niet geaccordeerd is. Boekingen in dit scherm worden automatisch s nachts verwerkt door de TimeTell Scheduler. Een geaccordeerde boeking kan ook direct verwerkt worden in de weekstaten m.b.v. de knop indien de autorisatie dit toestaat. Als er een fout is opgetreden bij de verwerking van afwezigheid dan wordt de regel rood gekleurd en wordt er een melding toegevoegd aan de Info kolom. NB. Verlofaanvragen worden (afhankelijk van het configuratieprofiel) als Ingevoerd of als Geaccordeerd ingevoerd. Ziektemeldingen worden als Geaccordeerd ingevoerd. NB. Als de geplande afwezigheidregels s nachts automatisch worden verwerkt en er zijn meerdere soorten afwezigheid op 1 dag dan worden die in volgorde verwerkt: eerst ziekte, dan boekingen met tijden op opgegeven dagen, dan boekingen volgens rooster en tenslotte boekingen met % volgens rooster. Als verlof was geboekt en iemand wordt ziek dan wordt verlof vervangen door ziekte, tenzij het vinkje bij Verlof tijdens ziekte aan staat in de ziektemelding. Als verlof wordt geboekt volgens rooster en iemand heeft in diezelfde periode 50% ziekte geboekt of ouderschapsverlof op bepaalde dagen (tijden op dagen) dan wordt het verlof aanvullend geboekt tot de roosteruren zijn bereikt. NB. Als de roosteruren worden gewijzigd nadat het verlof of ziekte is geaccordeerd (alleen voor verlof) en verwerkt (zowel verlof als ziekte) dan kan de regel opnieuw worden verwerkt met de nieuwe roosteruren middels de knop Opnieuw verwerken. NB. Als het ziekte percentage of de verwerkingsmethode wijzigt in een bestaande ziekmelding, dan wordt de verwerkt datum leeggemaakt en verwerkt status teruggezet, zodat die opnieuw verwerkt kan worden. Bij het opnieuw verwerken van ziekte worden de bestaande ziekteboekingen verwijderd zodat ze opnieuw geboekt kunnen worden. Handleiding Verlof & Ziekte 13/21 Versie 19 oktober 2016

14 2.7. Vakantieplanning Kies menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Vakantieplanning om de vakantieplanning op te vragen. Er kan dan worden gekozen om voor een aantal (of alle) medewerkers de planning te tonen. De gekozen medewerkers worden getoond in de vakantieplanning nadat gekozen wordt voor Toon vakantie planning. In bovenstaand voorbeeld wordt de vakantieplanning gegroepeerd weergegeven omdat er links bovenaan een vinkje is geplaatst bij Groeperen. Het is van belang altijd de juiste van en t/m datum (tijdspanne) in te vullen om de gegevens op te halen. Nadat de juiste periode is gekozen dient de planning te worden ververst met het ververs icoon of de F5 toets. De vakantieplanning wordt weergegeven in verschillende kleuren: Groen: goedgekeurd verlof Geel: aangevraagd verlof Olijfkleurig: optie verlof Handleiding Verlof & Ziekte 14/21 Versie 19 oktober 2016

15 2.8. Saldi In TimeTell kan saldi voor verlof worden bijgehouden. Ga naar Personeel/Organisatie/Medewerker saldi en selecteer een medewerker waarvoor u de saldigegevens wilt bekijken. De werking van het saldischerm en de werking van het toevoegen van saldi is terug te vinden in de handleiding Personeel. Het beschikbare saldo wordt in uren en dagen getoond (mits bij de medewerker het veld Nominale daguren is ingevuld. Die waarde kan per medewerker verschillen. Bijvoorbeeld voor iemand die 5x8 werkt is een dag 8 uur, maar voor iemand die 4x9 werkt is een dag 9 uur). Indien gewenst kan met de printknop (rechtsboven in beeld) het overzicht worden afgedrukt. Handleiding Verlof & Ziekte 15/21 Versie 19 oktober 2016

16 3. Verlofrechtberekening Calculator module TimeTell kent in de Calculator module de mogelijkheid tot het geautomatiseerd berekenen van verlofsaldi van medewerkers. Periodiek kan via de Scheduler worden bekeken of een medewerker recht heeft op extra verlof. Aan het einde van een periode wordt ook geautomatiseerd het verlof voor een nieuwe periode berekend en toegevoegd aan de saldikaarten van de medewerkers. In de rekenregels kan standaard verlofrecht worden berekend op basis van vooraf bepaalde voorwaarden. Dit is over het algemeen een stuk maatwerk. De parameters bepalen hoeveel verlof een medewerker geautomatiseerd op de saldikaart krijgt bijgeschreven. Lees voor de werking van het verlofrecht berekenen de Handleiding Personeel. Handleiding Verlof & Ziekte 16/21 Versie 19 oktober 2016

17 4. TimeTell Web Client (bijlage 1) Web module Ook via de web browser zijn verlof & ziekte functionaliteiten beschikbaar. Medewerkers kunnen onafhankelijk van hun locatie in TimeTell inloggen Verlof aanvragen Via het menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Verlof aanvraag of met het icoon verlofaanvraag ingediend worden. kan een Een verlofaanvraag kan ook voor een andere medewerker worden gedaan, via Verlof & Ziekte/ Organisatie/Verlof boeken. Het doen van een verlofaanvraag werkt hetzelfde als in de Windows Client van TimeTell. Dit is omschreven in hoofdstuk 2.1. Handleiding Verlof & Ziekte 17/21 Versie 19 oktober 2016

18 4.2. Verlof aanvragen (detail informatie) Ga naar menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Verlofregistraties om de eigen verlofregistraties te bekijken, of naar menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Verlofregistraties om die van een andere medewerker in te zien Ziek/beter melden Via het menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Ziek/beter melden kan een medewerker ziek of beter gemeld worden. Hierbij dient eerst de medewerker te worden gekozen die ziek of beter gemeld moet worden. Als er op Ziek melden wordt geklikt, wordt informatie over de ziekte melding gevraagd: Wordt er op Beter melden geklikt, dan wordt gevraagd per welke datum de medewerker weer beter gemeld moet worden. Handleiding Verlof & Ziekte 18/21 Versie 19 oktober 2016

19 Meer informatie over het ziek- en beter melden van medewerkers is te vinden in hoofdstuk 2.4. Informatie over het bewerken van dit scherm is te vinden in hoofdstuk 2.6. Handleiding Verlof & Ziekte 19/21 Versie 19 oktober 2016

20 4.4. Ziekteregistraties (detail informatie) Ga naar menu Verlof & Ziekte/Persoonlijk/Ziekteregistraties om de eigen ziektemeldingen te bekijken, of naar menu Verlof & Ziekte/Organisatie/Ziekteregistraties om die van een andere medewerker in te zien. Verdere informatie over die scherm is te vinden in hoofdstuk 2.5. Informatie over het bewerken van dit scherm is te vinden in hoofdstuk Vakantieplanning Kies menu Verlof & Ziekte/Organisatie /Vakantie planning om de vakantieplanning op te vragen. Er kan dan voor een aantal (of alle) medewerkers worden gekozen. De gekozen medewerkers worden getoond in de vakantieplanning nadat gekozen wordt voor Toon vakantieplanning. De werking van dit scherm is hetzelfde als in de Windows Client, omschreven in hoofdstuk 2.7. Handleiding Verlof & Ziekte 20/21 Versie 19 oktober 2016

21 4.6. Saldi Via menu Personeel/Organisatie/Medewerker saldi kan per medewerker het saldo worden opgevraagd. Een medewerker kan hier zijn/haar persoonlijke saldi opvragen. Voor de werking van het saldi scherm kunt u de handleiding Personeel raadplegen. Handleiding Verlof & Ziekte 21/21 Versie 19 oktober 2016