Handleiding TimeTell Cloud

Transcriptie

1 Handleiding TimeTell Cloud Versie 8 TIMETELL BV Balen van Andelplein KH, Voorburg info@timetell.nl Helpdesk helpdesk@timetell.nl

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Algemene tips en begrippen Navigatie Startscherm Autorisatieprofielen Weekstaat Sjabloonweek Wekenlijst Dimensies Filters Historie, heden, toekomst Functies in lijstschermen Verlof, ziekte en activiteiten Geldigheid Verslepen in boom Configureren TimeTell Configuratieprofiel Algemeen Weekstaat Verlof & Ziekte Activiteiten, projecten, klanten en organisaties Print Feestdagen Keuzelijsten Kostensoorten Activiteiten invoeren Afboeken van meerdere soorten saldopotjes Projecten invoeren Klanten invoeren Organisatiedelen invoeren Medewerkers invoeren Medewerker Details Medewerker Autorisatie Medewerker Contract Medewerker Organisatie Bezetting Roosters invoeren Weekroosters Dagrooster Wachtwoord wijzigen Tijdregistratie Weekstaat Registratievormen Achteraf uren verantwoorden Chronologisch uren verantwoorden Boek uren dialoog Activiteiten boeken Urendetails en declaraties Sjabloonweek Wekenlijst Aanbieden ter goedkeuring Handleiding TimeTell Cloud 2/70 Versie

3 4.9. Berekeningen Weken achterstand Goedkeuren weekstaten Herberekenen weken Verlof en Ziekte Verlof Verlof boeken (andere medewerker) Verlof goedkeuren Verlofregistraties Vakantie Overzicht Ziekte Ziekteregistraties Saldi Herberekenen Saldi Rapportages Dynamisch uren rapport Rapport verkenner Hoe kan ik Waar kan ik declaraties invoeren? Ik heb elke week dezelfde activiteiten/projecten, hoe kan ik dit handig invoeren? Ik wil op vakantie, hoe kan ik verlof aanvragen? Hoe kan ik iemand ziek melden? Hoe kan ik mijzelf beter/ziek melden Hoe kan ik weekstaten goedkeuren? Hoe kan ik verlof accorderen? Hoe kan ik zien wie er binnenkort met vakantie gaan? Hoe kan ik verlof laten afboeken van verschillende potjes? FAQ Hoe kan ik als gebruiker ondersteuning krijgen bij TimeTell vragen / problemen? Mijn wachtwoord of loginnaam is onjuist. Wat nu? Sommige activiteiten zijn grijs. Ik kan deze niet selecteren Ik kan mijn weekstaat niet meer bewerken - alle velden zijn grijs Ik zie geen klanten-kolom in mijn weekstaat Ik krijg een onbekende foutmelding. Wat nu? Technische eisen Browser-instellingen Known Issues Handleiding TimeTell Cloud 3/70 Versie

4 1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van TimeTell Cloud en is bedoeld voor: de beheerder die TimeTell Cloud gaat configureren; de medewerker die zelf tijd registreert; de manager. De functionaliteit van iedere menuoptie staat in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunt u alleen die pagina s afdrukken die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Hoofdstuk 2 van de handleiding bevat algemene tips, en informatie die van toepassing zijn op het programma. Hoofdstuk 3 beschrijft hoe u TimeTell Cloud kunt configureren. Hoofdstuk 4 beschrijft hoe u kunt tijdschrijven. Hoofdstuk 5 beschrijft hoe verlof en ziekte geregistreerd kan worden. Hoofdstuk 6 beschrijft hoe rapportages gedraaid kunnen worden. Hoofdstuk 7 beschrijft hoe u bepaalde acties kunt uitvoeren (Hoe kan ik?) Hoofdstuk 8 bevat veel gestelde vragen (FAQ). Hoofdstuk 9 bevat de technische eisen die nodig zijn om met TimeTell Cloud te kunnen werken. Handleiding TimeTell Cloud 4/70 Versie

5 2. Algemene tips en begrippen 2.1. Navigatie Het menu in het hoofdscherm toont alleen de opties waarvoor u geautoriseerd bent, De knoppenbalk bovenin het hoofdscherm bevat iconen voor veel gebruikte opties: Het eerste icoon brengt u altijd terug naar het hoofdscherm. De geopende TimeTell schermen bevatten een rood kruis rechts bovenin waarmee het scherm kan worden gesloten: 2.2. Startscherm Door daarop te klikken gaat u terug naar het vorige scherm. Het startscherm toont een set met tegels waarmee u functionaliteiten kunt starten. Een aantal tegels kunnen informatie weergeven als ze als grote tegel worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld zien hoeveel verlof saldo nog beschikbaar is. De gebruiker kan zelf tegels configureren in verschillende maten en kleuren en ze groeperen. N.B. Dit configuratiemenu kan worden geopend door rechts te klikken op het tegelscherm. Handleiding TimeTell Cloud 5/70 Versie

6 Met de optie Bewerken dimensies kunt u het aantal groepen en rijen aangeven waarin tegels geplaatst kunnen worden. Met de optie Tegels verplaatsen aan kunt u tegels verplaatsen: Met de optie Toevoegen kunt u zelf tegels toevoegen voor functies waarvoor u geautoriseerd bent. N.B. Via menuoptie Algemeen kunnen de tegels aan of uit worden gezet Autorisatieprofielen In het autorisatieprofiel is aangegeven wat een gebruiker mag doen binnen het programma. In TimeTell Cloud zijn drie profielen gedefinieerd: - Medewerker: De medewerker mag uren registeren, verlof aanvragen en rapportages draaien over de eigen gegevens. - Manager: De manager mag alles wat een medewerker ook mag, plus goedkeuren van weekstaten en verlofaanvragen van de eigen afdeling, plus overzichten draaien over de eigen afdeling. - Beheerder: Een beheerder heeft toegang tot alle instellingen van TimeTell Cloud en kan bv. Medewerkers, verlofsaldo en bedrijfsgegevens toevoegen en aanpassen. De medewerkers kunnen aan een autorisatieprofiel worden gekoppeld in de Medewerker details (paragraaf 3.9.2) Weekstaat De gebruiker houdt in de weekstaat de bestede uren bij. Zie paragraaf 4.1 voor meer informatie. Handleiding TimeTell Cloud 6/70 Versie

7 2.5. Sjabloonweek Een sjabloonweek wordt gebruikt om veel gebruikte activiteiten of projecten van te voren te definiëren. Door goed gebruik te maken van een sjabloonweek hoeft het invullen van een nieuwe weekstaat weinig tijd te kosten. Zie paragraaf 4.6 voor meer informatie Wekenlijst De wekenlijst toont alle weekstaten van de gebruiker. Zie paragraaf 4.7 voor meer informatie Dimensies In TimeTell kunt u tijd schrijven op 3 dimensies: - Activiteiten - Projecten - Klanten Activiteiten bevatten de soort werkzaamheden. Projecten geven aan in welk kader deze werkzaamheden worden uitgevoerd. Bij klanten kan men aangeven voor welke klant de werkzaamheden worden uitgevoerd Filters In een aantal schermen staat boven de kolommen een filterknop, die het mogelijk maakt snel de lijst te filteren op een bepaalde waarde. U kunt op meerdere waarden tegelijk filteren. Deze functie is vergelijkbaar met de autofilter optie van Excel. In bovenstaand voorbeeld is de filtering op de kolom Categorie opengeklapt. Tip: Als u de optie Select All aan en uit klikt dan wordt het filter helemaal opgeheven. Handleiding TimeTell Cloud 7/70 Versie

8 2.9. Historie, heden, toekomst De meeste selectie schermen hebben rechtsboven vink opties staan om naar historische en/of toekomstige gegevens te kijken. Het is mogelijk om deze vinkjes te combineren en zo zelf te bepalen welke gegevens u wilt zien. Deze selectie gebeurt op basis van de waarden in de Van en T/m kolommen. De standaard selectie staat op : heden Functies in lijstschermen Handleiding TimeTell Cloud 8/70 Versie

9 1. Bovenin de lijstschermen kan een zoektekst worden opgegeven evenals de kolom waarin gezocht moet worden. De lijst wordt dan hierop gefilterd. 2. Infoknop, indien info is ingevuld bij een dimensie en je klikt op deze dimensie in het scherm wordt dit knopje actief. Als je vervolgens op het icoontje klikt zie je de info in een nieuw pop-up scherm. De info is alleen zichtbaar in selectieschermen waar je slechts 1 item kan kiezen. 3. In een lijstscherm waar je meerdere items kan selecteren kun je een hele tak inclusief de onderliggende items selecteren. Je doet dit door rechts te klikken op een item, je ziet dan een menu waarin je de tak kan selecteren / deselecteren. Bij de lijstschermen voor medewerkers kun je ook nog filteren op organisatie / organisatiedeel. Dat doet u door op de knop te drukken. De medewerkerlijst toont nu alleen de medewerkers die direct onder de gefilterde organisatie vallen of die onder een eventuele sub organisatie vallen. Handleiding TimeTell Cloud 9/70 Versie

10 2.11. Verlof, ziekte en activiteiten Verlof en ziekte zijn activiteiten. De verschillende verlofsoorten (Wettelijk-/ Bovenwettelijk verlof, ADV, bijzonder verlof etc.) en de ziekte soorten zijn speciale activiteiten. U kunt bij het definiëren van activiteiten aangeven dat ze van het type verlof of ziekte zijn. In dat geval kunnen ze gekozen worden bij verlof- en ziekmeldingen Geldigheid Veel gegevens hebben een geldigheid die bepaald wordt door een begin- en einddatum. Als er geen datum wordt opgegeven dan worden deze default op vanaf t/m gezet Verslepen in boom In de beheerschermen voor bedrijfsgegevens is er de mogelijkheid om items te verplaatsen. Dit kunt u doen door met de linker muisknop op het te verslepen item te klikken en daarbij de knop ingedrukt houden. Houdt de knop ingedrukt en verplaats de cursor naar de tak waar u het item onder wil plaatsen. Als u de knop loslaat wordt vervolgens de vraag gesteld, of u het item wilt plaatsen onder de gekozen tak. Drukt u op OK dan wordt het item eronder geplaatst. Bij Cancel wordt de vraag gesteld of u het item wilt plaatsen op gelijke hoogte van de gekozen tak. Drukt u hier weer op Cancel dan wordt de versleepactie afgebroken. Handleiding TimeTell Cloud 10/70 Versie

11 Als u klikt op OK dan krijgt u de keuze om meteen de instellingen te erven van de tak waaronder het item geplaatst is. Zie paragraaf 3.5 voor meer informatie over erven. N.B. Bestaande waarden in de tabbladen tarieven, team en organisatie worden dan overschreven. Handleiding TimeTell Cloud 11/70 Versie

12 3. Configureren TimeTell Vóór u TimeTell Cloud gaat gebruiken dient de beheerder een aantal gegevens in te voeren. Dit hoofdstuk beschrijft wat voor de inrichting van TimeTell opgegeven moet worden. Als u dit hoofdstuk chronologisch doorlopen heeft, is TimeTell klaar voor gebruik. Naast onderstaande opties zijn er nog een aantal instellingen die aan de achterkant van TimeTell ingesteld kunnen worden. Dit gebeurt normaliter door een TimeTell consultant in samenspraak met de klant voordat het systeem in gebruik wordt genomen Configuratieprofiel Ga naar Beheer / Systeemgegevens / Configuratieprofielen. De configuratieprofielen bevatten instellingen met betrekking tot de visuele afhandeling van tijdregistratie. De medewerkers kunnen aan een configuratieprofiel worden gekoppeld bij de Medewerker details. Via de plus knop kunt u een nieuw configuratieprofiel aanmaken. Dit nieuw aangemaakte configuratieprofiel heeft al standaard ingevulde waarden. Het is ook mogelijk om een configuratieprofiel te kopiëren. Dit doet u door in de lijst te klikken op het kopieer icoon Algemeen Bij naam geeft u de naam in van het configuratieprofiel. Met Controleer laatste weken kunt u aangeven hoeveel weken automatisch gecontroleerd moeten worden en niet als ingevoerd gekenmerkt zijn. Bij een achterstand krijgt de medewerker een melding hiervan bij het inloggen. Handleiding TimeTell Cloud 12/70 Versie

13 Handleiding TimeTell Cloud 13/70 Versie

14 Weekstaat Indien Weekstaat openen wordt aangevinkt, zal bij het openen van TimeTell automatisch de weekstaat worden geopend voor de huidige week. Met Sjabloon weken gebruiken kunt u instellen of de regels van de sjabloonweek, worden toegepast op de weekstaat. Naast uren ook tijden opgeven zorgt ervoor dat naast de uren ook (optioneel) tijden kunnen worden opgegeven in het Uren details scherm. N.B. Dit is niet van toepassing bij chronologische registratie. Met Uren boeken op klanten kan ingesteld worden of de klantkolom gewijzigd mag worden. Dit staat bijvoorbeeld uit als alle projecten een vaste klant hebben en de klant dus automatisch gevuld wordt als men het project kiest. Factureerbaar opgeven zorgt ervoor dat de gebruiker in het Uren details scherm kan aangeven dat deze boeking factureerbaar is. Met Verberg projectkolommen en Verberg klantkolommen kunnen deze kolommen verborgen worden. Verberg onkosten zorgt ervoor dat in het Uren details scherm in de weekstaat geen declaratiegegevens kunnen worden ingevuld. Automatisch opslaan maakt het mogelijk om de weekstaat automatisch iedere x minuten op te laten slaan. Default kolom volgorde bepaalt de volgorde van de kolommen binnen de weekstaat. Handleiding TimeTell Cloud 14/70 Versie

15 Uren vullen o.b.v. tijden zorgt ervoor dat als de tijden worden ingevuld in het urendetails scherm dat dan de uren worden ingevuld o.b.v. die tijden. Als dit uit staat dan zijn de uren leidend en zijn de tijden aanvullend. N.B. Dit is niet van toepassing bij chronologische registratie Verlof & Ziekte Bij Verlof aanvraag methode en bij Ziekte melding methoden, kan met vinkjes aangegeven worden welke methode gebruikt mag worden. Bij verlof verwerken kan gekozen wanneer het verlof verwerkt wordt: - Boeken na accordering: na het goedkeuren van de manager wordt het verlof direct verwerkt en in de weekstaten geboekt, - Scheduler boekt na accordering: na het goedkeuren van de manager wordt het verlof s-nachts door de scheduler verwerkt en in de weekstaten geboekt. Dit geeft een betere performance als de medewerker via een langzame remote verbinding werkt. - Direct boeken zonder accordering: Als de medewerker verlof boekt, dan wordt dit direct verwerkt in de weekstaten. De stap om verlof goed te keuren is niet meer nodig, maar het verlof blijft wel zichtbaar in de vakantieplanningen. - Scheduler boekt zonder accordering: Het is ook mogelijk om de verwerking van verlof in de weekstaten door de TimeTell Scheduler op de server te laten afhandelen. Op die manier kan de medewerker het verlof direct boeken (zonder goedkeuring door de manager). Het wordt echter niet direct in de weekstaten geboekt (dit gebeurt s-nachts). De onderste 3 opties configureren een aantal standaard instellingen die gebruikt worden bij het aanmaken van een verlofaanvraag en ziektemelding. De start- en eindtijd of het aantal uren worden dan initieel ingesteld op deze waarden, maar zijn nog wel te wijzigen. Handleiding TimeTell Cloud 15/70 Versie

16 Activiteiten, projecten, klanten en organisaties Met de optie Toon nummer in pad kan worden aangegeven of het nummer of de code, getoond wordt in de selectie kiezers. Dit wordt dan getoond voor het item in de selectie kiezer. Mogelijke opties zijn: Code, Nummer of Nee. Aantal niveaus weergeven en Aantal niveaus weergeven in weekstaat, kan worden aangegeven hoe de presentaties is van de boomstructuur in de selectie kiezers. De ene optie is voor de item kiezers in de weekstaat en de andere voor de overige kiezers. Bij Boom weergave kunt u kiezen hoe de activiteitenboom getoond wordt: geheel ingeklapt, geheel uitgeklapt of uitgeklapt indien er minder dan 250 activiteiten getoond worden. Deze laatste optie is de default instelling. Handleiding TimeTell Cloud 16/70 Versie

17 Print Bij Koptekst en Voettekst kan eventueel worden aangegeven wat er als koptekst c.q. voettekst moet worden geprint bij de standaard rapportages. Met de optie Verberg tarieven kunnen de tariefkolommen uitgezet worden in de standaard rapportages. Handleiding TimeTell Cloud 17/70 Versie

18 3.2. Feestdagen Ga naar Beheer / Systeemgegevens / Feestdagen. In dit scherm kunt u de binnen uw organisatie geldende feestdagen aan TimeTell bekend maken. U kunt nieuwe feestdagen aanmaken of bestaande feestdagen bewerken. U kunt ook alle feestdagen in een jaar kopiëren naar een ander jaar. Dat doet u door op het kopieer knopje te klikken, dat boven de feestdagen lijst staat. Let er wel op dat sommige feestdagen in een ander jaar een andere datum kunnen hebben. Handleiding TimeTell Cloud 18/70 Versie

19 3.3. Keuzelijsten Ga naar Beheer / Systeemgegevens / Keuzelijsten. U kunt hier verschillende keuzelijsten vullen, zoals bijvoorbeeld de medewerker categorie: 3.4. Kostensoorten Ga naar Beheer / Systeemgegevens / Kostensoorten. Er kan zelf invulling gegeven worden aan de declaratiesoorten die binnen de weekstaat geselecteerd kunnen worden. Hier kunnen deze benoemd worden. Open een kostensoort en het Bewerk kostensoort scherm verschijnt. Hier kan de naam, geldigheid en tarief worden opgegeven. Bij Type kan worden opgegeven of het een default tarief is dat kan worden gewijzigd of dat het een vast tarief is dat de medewerker niet kan aanpassen in de declaratie. Er kan tevens een code worden ingevuld voor gebruik in de flexibele rapportage. Het tarief is het default of vaste tarief voor deze onkosten soort. Bij Info verplicht is het verplicht om bij de boeking van deze declaratiesoort in de weekstaat, ook aanvullende informatie in te voeren. Als hier wordt gekozen voor Niet van toepassing, dan wordt het info veld verborgen bij gebruik van deze declaratiesoort. Bij Locaties verplicht is het verplicht om bij de boeking van deze declaratiesoort in de weekstaat, ook de vertrek- en aankomst locatie op te geven. Als hier wordt gekozen voor Niet van toepassing, dan worden de locatie velden verborgen bij gebruik van deze declaratiesoort. Handleiding TimeTell Cloud 19/70 Versie

20 3.5. Activiteiten invoeren Ga naar Beheer / Bedrijfsgegevens / Activiteiten. In dit scherm kunt u bestaande activiteiten aanmaken of bewerken, waarop de medewerkers uren kunnen boeken. N.B. Er moet altijd op een activiteit geboekt worden - project, klant en organisatie zijn optioneel. Klik op de Klik op de Toevoegen knop om een nieuwe activiteit aan te maken. Toevoegen knop om een nieuwe sub activiteit aan te maken. Tabblad Algemeen Vul hier de naam van de activiteit in en de datum vanaf wanneer en eventueel tot en met wanneer er uren op de activiteit geboekt mogen worden. Indien gewenst kunt u ook een nummer en/of een code invullen. Handleiding TimeTell Cloud 20/70 Versie

21 In het veld Grootboek en Extern ID kunnen optioneel de overeenkomende nummers uit externe systemen worden vastgelegd. Het vinkje Niet handmatig uren boeken kan aangezet worden, wanneer het niet is toegestaan uren op deze activiteit handmatig in de weekstaat te boeken of achteraf aan te passen. Dit geldt wanneer je medewerkers altijd een verlofaanvraag wil laten doen. Ze mogen verlof dan niet rechtstreeks in de weekstaat boeken zonder goedkeuring. De optie Geen uren boeken kunt u aanvinken als er geen uren op deze activiteit geboekt mogen worden (als het bijvoorbeeld een activiteit op een tussen- of hoofdniveau betreft). Deze activiteiten worden in de keuzelijst lichtgrijs weergegeven - op deze manier is nog wel de structuur van de activiteiten inzichtelijk. Onder Vast project kan een project worden gekozen dat automatisch in de weekstaat wordt ingevuld als deze activiteit wordt gekozen. Het default vinkje kan aangezet worden, als er eerst een initieel project toegewezen is, maar er vervolgens wel de mogelijkheid is om eventueel toch een ander project te kiezen. Tabblad Details Bij Type kunt u aangeven of het een standaard activiteit is of een speciale activiteit zoals ziekte, verlof of Andere afwezigheid. Als u een activiteit van type Verlof definieert, dan kan deze gekozen worden bij Verlof opnemen (paragraaf 5.1). Bij Info verplicht kunt u aangeven dat de medewerker verplicht aanvullende info moet opgeven als er op deze activiteit wordt geboekt. Indien de optie Erft van wordt aangevinkt, dient er vervolgens een activiteit te worden geselecteerd. De huidige activiteit zal dan de tarieven, team en organisatie gegevens gebruiken van de geselecteerde activiteit. Bij Uren boeken door kan worden aangegeven voor wie deze activiteit beschikbaar is/wordt om op te boeken. Als er gekozen wordt voor Niemand dan mag niemand op deze activiteit boeken. Als er gekozen wordt voor Iedereen dan mag iedereen op deze Handleiding TimeTell Cloud 21/70 Versie

22 activiteit boeken. Bij de instelling Team/Organisatie mogen alleen de medewerkers die zijn opgegeven in het tabblad Team en/of Organisatie hierop boeken. Tarieven kunnen worden gebruikt om activiteiten aan een tarief te koppelen. Wordt er gekozen voor Totaal, dan is het tabblad Tarieven (zie paragraaf 3.5.1) beschikbaar. Daar kan naast een tarief ook eventueel een geldigheidsperiode ingevuld worden. Als er gekozen is voor Per team/organisatie, dan kan op de tabbladen Team en Organisatie per persoon en/of per organisatiedeel opgegeven worden wat het geldige tarief is voor deze activiteit. Indien gewenst, kan bij die tarieven ook een geldigheidsperiode worden opgeven. NB: In TimeTell kunnen op meerdere plekken tarieven worden opgegeven. In de rekenregels wordt opgegeven welke tarieven worden gebruikt en in welke volgorde. Deze rekenregels zullen in de initiële inrichtingssessie met een consultant worden ingesteld. Tabblad Saldi Op het tabblad saldi kunnen de saldo instellingen voor de verschillende verlofactiviteiten worden ingesteld. TimeTell kan per activiteit een saldo bijhouden, zoals een verlofsaldo (zie paragraaf 5.7) De optie Saldi afboeken kan aangevinkt worden als uren automatisch afgeboekt moeten worden van de medewerker saldi (bijvoorbeeld bij verlof en plus-min uren). Als de optie Voorkom negatief saldo wordt aangevinkt, kan het niet meer voorkomen dat urenboekingen leiden tot een negatief saldo. Standaard wordt verlof afgeboekt van de saldoperiode waarin het verlof valt. Met de keuze Selecteer saldoregel kan worden opgeven van welke saldi het verlof afgeboekt moet worden. Als het ene potje op is wordt verder geboekt van het volgende saldo potje. De saldo potjes worden standaard afgehandeld in volgorde van vervaldatum. Het potje dat het eerste vervalt wordt dan als eerste opgemaakt. Deze volgorde kan bij de verlofaanvraag nog gewijzigd Handleiding TimeTell Cloud 22/70 Versie

23 worden, tenzij men de optie Automatisch gebruikt. De mogelijke instellingen bepalen het gedrag in het verlof aanvraag scherm: Niet Geen saldo kiezen Optioneel Men mag een saldo kiezen. Als men geen saldo kiest wordt het verlof gewoon afgeboekt van de saldoperiode waarin het valt. Verplicht (initieel leeg), Men moet een saldokiezen. In de saldokiezer zijn standaard geen regels geselecteerd. Verplicht (initieel alle saldi) Men moet een saldokiezen. In de saldokiezer zijn standaard alle regels geselecteerd op volgorde van vervaldatum. Automatisch (op basis van vervaldatum) Er wordt geen saldokiezer getoond het verlof wordt afgeboekt van alle beschikbare saldoregels op volgorde van vervaldatum. N.B. Deze optie raden wij niet aan omdat de gebruiker dan geen inzicht en invloed heeft op de gebruikte saldo potjes. Het is ook mogelijk om een verlofaanvraag te doen die wordt afgeboekt van verschillende verlofactiviteiten. Dit staat verderop in deze paragraaf beschreven. Als een nieuwe saldo regel wordt aangemaakt dan kunnen default een aantal opties worden ingesteld. N.B. Deze zijn nog te wijzigen in de saldoregel zelf nadat deze is aangemaakt. Zo kan de default methode van begrenzing voor een saldoregel worden gekozen: - Niet: geen begrenzing, alle uren worden meegenomen naar een volgende periode - Direct: alle uren worden direct afgetopt op de t/m datum van de saldoregel (op basis van min/max waarde bij de saldoregel, eventueel hieronder ook default in te stellen) - Na periode: de uren komen pas te vervallen na het bereiken van de vervaldatum van de saldoregel. Tip: Het vervallen van uren op einddatum wordt toegepast als de saldi worden berekend. Dit gebeurt automatisch iedere maand, maar kan ook door de beheerder handmatig worden uitgevoerd via de menu optie Beheer / Herbereken saldi. Verder kan de default vervalperiode worden opgegeven. Standaard is een saldoregel maar geldig tot de einddatum. Het is echter ook mogelijk om in te stellen dat een saldo potje bijvoorbeeld nog 6 maanden na het einde van de periode geldig is. Dit kan men doen door de vervalperiode dan in te stellen op bijvoorbeeld 6 maanden (bijvoorbeeld voor wettelijk verlof). Een nieuwe saldoregel loopt dan bijvoorbeeld van t/m met een vervaldatum op De medewerker kan dan dus tot de uren uit het potje van 2017 opmaken. Dit kan bijvoorbeeld toegepast worden op wettelijk verlof dat nog maar 6 maanden geldig is na afloop van het jaar. Als de vervalperiode is ingesteld op meer dan 0 maanden dan moet een saldoregel gekozen kunnen worden. De medewerker moet dan bijvoorbeeld in 2018 nog kunnen kiezen om verlof af te boeken van het saldopotje van U moet dan dus de optie Selecteer saldoregel aanzetten. Verder moet de default begrenzing ingesteld worden op Na vervaldatum. Tenslotte kan men de default waarde voor Min/Max opgeven die zal worden gebruikt bij een nieuwe saldoregel. De Max waarde is de maximale waarde die na de vervaldatum eventueel nog Handleiding TimeTell Cloud 23/70 Versie

24 mee moet worden genomen naar een nieuwe periode. De Min waarde is de minimale waarde die mag worden meegenomen. Tip: Als Voorkom negatief saldo is aangevinkt dan zal de foutmelding pas worden gegeven als het saldo lager is dan de waarde die bij Min is opgegeven. Afboeken van oude saldopotjes Er zijn 2 manieren zijn waarop oude saldi beschikbaar kunnen worden gesteld aan medewerkers: 1. Een saldoregel is slechts in een bepaalde periode geldig (bv. 1 jaar) en het restsaldo wordt meegenomen naar de volgende saldoregel. De vervaldatum is hierbij gelijk aan de saldo t/m datum. Hierbij is dus altijd maar 1 saldoregel op enig moment geldig. De medewerker hoeft geen saldo te kiezen, het verlof wordt afgeboekt op de saldoregel die geldig is op de verlofdatum. De begrenzing moet hiervoor ingesteld staan op "Niet". 2. Een saldoregel is langer geldig na de saldoperiode. De vervaldatum is dan groter dan de saldo t/m datum. De saldoregel kan dan dus nog beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld 6 maanden of 5 jaar (wettelijk-/bovenwettelijk verlof). Hierbij kunnen dus meerdere saldoregels tegelijk geldig zijn. De medewerker moet kiezen van welke saldo periode het verlof wordt afgeboekt (via de saldikiezer). De begrenzing moet hiervoor ingesteld staan op "Na vervaldatum" Afboeken van meerdere soorten saldopotjes Het is ook mogelijk om een verlofaanvraag te doen die wordt afgeboekt van verschillende verlofactiviteiten. Hiervoor kan men een overkoepelende verlofactiviteit aanmaken. Als bij een overkoepelende verlofactiviteit (bv. Verlofsoorten ) de optie Saldi afboeken uit staat maar Saldo kiezen is wel verplicht is dan kan men de saldi kiezen van de onderliggende verlofactiviteiten waarvoor saldo kiezen aan staat (bv. eerst ADV, dan Wettelijk Verlof en dan pas Bovenwettelijk verlof etc.). Om een activiteitenboom in TimeTell in te richten, zodat de hierboven beschreven werking kan plaatsvinden, dient het volgende te gebeuren. - Maak een nieuwe activiteit met bijvoorbeeld de naam 'Verlofsoorten' aan. - Op het tabblad 'Algemeen' van deze nieuwe activiteit 'Verlofsoorten' dient het vinkje 'Niet handmatig uren boeken' aangezet te worden. - Op het tabblad 'Details' van de activiteit 'Verlofsoorten' dient het type 'Verlof' te zijn. - Op het tabblad 'Saldi' van de activiteit 'Verlofsoorten' dient niets te zijn aangevinkt en bij 'Selecteer saldoregel' moet 'Verplicht (initieel alle saldi)' komen te staan. - De al bestaande of nieuwe activiteiten 'Wettelijk verlof', 'Bovenwettelijk verlof', 'ADV', 'Overuren', etc. kunt u in de activiteitenboom slepen onder de net aangemaakte activiteit - Zorg dat het type van deze onderliggende verlofactiviteiten 'Verlof' is. Tevens dient bij deze activiteiten 'Saldi afboeken' te zijn aangevinkt en bij 'Selecteer saldoregel' moet de waarde 'Verplicht (initieel alle saldi)' staan. Handleiding TimeTell Cloud 24/70 Versie

25 Als een en ander op de bovenstaande manier is ingericht, zal de werking als volgt zijn: Bij het aanvragen van verlof dient de medewerker te kiezen voor het verloftype 'Verlofsoorten'. Vervolgens worden de saldoregels van de onderliggende verlofactiviteiten automatisch gekozen. In eerste instantie wordt er dan gekeken naar de vanaf datum van het aangevraagde verlof Om te bepalen van welke saldoregel dit moet worden afgeboekt, moet deze datum liggen tussen de vanaf datum van de saldoregel en de vervaldatum van de saldoregel en dient de saldoregel tevens nog over een restsaldo te beschikken (of negatief saldo is toegestaan). Voor de bepaling van welk saldo het verlof moet worden afgeboekt, wordt de volgorde van de vervaldatum van de saldoregels gehanteerd. Er wordt begonnen met afboeken van de saldoregel die als eerste vervalt. Om er voor te zorgen dat bijvoorbeeld eerst ADV wordt gebruikt, vervolgens wettelijk verlof en daarna bovenwettelijk verlof, zal het ADV dus een geldige saldoregel moeten hebben met de laagste datum van de drie. Wettelijk verlof moet dan een latere vervaldatum hebben dan wettelijk verlof, maar eerder dan bovenwettelijk verlof. Hierbij willen we nog opmerken dat het met deze werkwijze voor een medewerker te allen tijde mogelijk blijft om bij de verlofaanvraag zelf nog de saldoregel te veranderen. Standaard kan bijvoorbeeld automatisch door TimeTell een ADV saldoregel worden gevuld, maar de medewerker kan daar dan nog wettelijk verlof van maken. Deze keuzemogelijkheid is ook wettelijk bepaald, vandaar dat we de optie Automatisch afraden als selecteer saldo methode. Handleiding TimeTell Cloud 25/70 Versie

26 Tabblad Tarieven Er kan een intern- en extern tarief ingevuld worden, met eventueel een geldigheidsperiode, indien er op het tabblad Details bij de optie Tarieven gekozen is voor totaal Tabblad Team Op dit tabblad kunnen medewerkers worden toegevoegd die op deze activiteit mogen boeken. Men mag tijd boeken op deze activiteit als de optie Boeken is aangevinkt. Als in het tabblad details, gekozen is voor het tarieftype team/organisatie, kan men hier ook per medewerker de tarieven instellen. Dat doet u door op dit icoontje te klikken. Handleiding TimeTell Cloud 26/70 Versie

27 Tabblad Organisatie Selecteer organisatiedelen voor wie deze activiteit beschikbaar moet zijn. Men mag tijd boeken op deze activiteit als de optie Boeken is aangevinkt Projecten invoeren Ga naar Beheer / Bedrijfsgegevens / Projecten. Het invoeren van projecten werkt op dezelfde manier als activiteiten (paragraaf 3.5). Bij project zijn er twee extra tabbladen Activiteiten en Klanten. Daar kan worden aangegeven op welke activiteiten/klanten uren geboekt mogen worden voor dit project. Ook in de tabbladen Algemeen en Details zijn een aantal extra velden. Tabblad Algemeen Onder Vaste activiteit kan een activiteit worden gekozen die automatisch in de weekstaat wordt ingevuld als het project wordt geselecteerd. Tevens kan aangevinkt worden of het een default activiteit betreft maar dat deze alsnog gewijzigd kan worden. Onder Vaste klant kan een klant worden gekozen die automatisch in de weekstaat wordt ingevuld als dit project wordt gekozen. Tevens kan aangevinkt worden of het een default klant betreft maar dat deze alsnog gewijzigd kan worden. De optie Geen uren boeken kan aangevinkt worden als er geen uren op dit project geboekt mogen worden (als het bijvoorbeeld een project op een tussen- of hoofdniveau betreft). Tabblad Details Indien de optie Erft van wordt aangevinkt, dient er vervolgens een project te worden geselecteerd. De werking van het erven is precies zoals bij activiteiten (paragraaf 3.5). Bij Uren boeken door kan aangegeven worden voor wie dit project beschikbaar is om op te boeken. Bij keuze Niemand mag niemand op deze activiteit boeken. Als er gekozen wordt door Handleiding TimeTell Cloud 27/70 Versie

28 Iedereen dan mag iedereen op deze activiteit boeken. Bij de instelling Team\Organisatie mogen alleen de medewerkers die zijn opgegeven in het tabblad Team en/of Organisatie hierop boeken. Tarieven kunnen worden gebruikt om projecten aan een tarief te koppelen. Is er gekozen voor Totaal, dan is het tabblad Tarieven beschikbaar. Daar kan een tarief met eventueel een geldigheidsperiode opgegeven worden. Bij tarieven Per team/organisatie kan op de tabbladen Team en Organisatie per persoon en/of per organisatiedeel opgegeven worden wat het geldige tarief is voor het project. Indien gewenst, kan bij het tarief ook een geldigheidsperiode opgegeven worden. Bij tarieven Per Activiteit kan op het tabblad Activiteiten per activiteit aangeven wat het geldige tarief is voor dit project. Indien gewenst, kan bij het tarief ook een geldigheidsperiode opgegeven worden. Bij tarieven Per team/organisatie + activiteit kan op de tabbladen Team en Organisatie per persoon en/of per organisatiedeel per activiteit opgegeven worden wat het geldige tarief is voor het project. Indien gewenst, kan bij het tarief ook een geldigheidsperiode opgegeven worden. NB: In TimeTell kunnen op meerdere plekken tarieven worden opgegeven. In de rekenregels wordt opgegeven welke tarieven worden gebruikt en in welke volgorde. Deze rekenregels zullen in de initiële inrichtingssessie worden ingesteld. Het is verder mogelijk om bij een project de voorcalculatie op te geven in uren en/of kosten: Met het rapport Project calculatie versus realisatie in de map Diversen van de Rapport Verkenner kunt u deze calculatie vergelijken met de realisatie. Handleiding TimeTell Cloud 28/70 Versie

29 Tabblad Activiteiten Als de optie Filter activiteiten aangevinkt is, mag er voor dit project alleen geboekt worden op de activiteiten welke opgenomen zijn binnen het tabblad Activiteiten. N.B. Als het tarieftype is ingesteld op activiteiten kunnen hier ook de tarieven worden ingesteld. Tabblad Klanten Indien de optie Filter klanten is aangevinkt, mag er alleen geboekt worden op de klanten welke opgenomen zijn binnen het tabblad Klanten. Handleiding TimeTell Cloud 29/70 Versie

30 3.7. Klanten invoeren Ga naar Beheer / Bedrijfsgegevens / Klanten. Het invoeren van klanten werkt op dezelfde manier als activiteiten (zie paragraaf 3.5) Organisatiedelen invoeren U gaat naar menu Beheer / Bedrijfsgegevens / Organisatiedelen. In dit scherm kunt u organisaties/afdelingen aanmaken of bewerken, waarop medewerkers hun uren kunnen boeken. U kunt vervolgens de kenmerken van de organisatie invullen: Vul hier de naam van de organisatie of afdeling in en de datum vanaf wanneer en eventueel tot en met wanneer er uren op de activiteit geboekt mogen worden. Indien gewenst kunt u ook een nummer en/of een code invullen. In het veld Grootboek en Extern ID kunnen optioneel de overeenkomende nummers uit externe systemen worden vastgelegd. Hier kan bijvoorbeeld het grootboeknummer worden ingevuld. Handleiding TimeTell Cloud 30/70 Versie

31 3.9. Medewerkers invoeren U gaat naar menu Personeel / Organisatie / Medewerker details. Klik op de Toevoegen knop om een medewerker in te voeren. Er opent een scherm met vier tabbladen waar u de informatie van de medewerker kunt invoeren Medewerker Details Op dit tabblad vult u de persoonsgegevens van de medewerker in. In de titelbalk verschijnt de volledige naam als u de voornaam, achternaam en tussenvoegsels invoert. Nominale daguren geeft aan hoeveel uur een medewerker normaal op een dag werkt, dit veld wordt gebruikt om saldo uren om te rekenen naar dagen in de saldo overzichten. Wanneer een medewerker op non-actief wordt gezet verdwijnt deze uit alle lijsten. Hij kan niet meer inloggen en boeken. De medewerker telt ook niet meer mee voor de licenties. De medewerker is nog wel in de lijsten op te vragen door Historie aan te vinken. N.B. Er is een verschil met een medewerker die geen of een verlopen contract heeft: deze kan nog wel inloggen, maar geen uren boeken. Handleiding TimeTell Cloud 31/70 Versie

32 Medewerker Autorisatie Hier vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in waarmee de gebruiker kan inloggen in TimeTell. Tevens geeft u het autorisatieniveau van deze medewerker aan. U kunt kiezen uit de volgende autorisatie profielen: - Medewerker - Manager - Beheerder Zie paragraaf 2.3 voor meer informatie over Autorisatieprofielen Medewerker Contract Binnen dit tabblad kunt u de contractuele afspraken invoeren. Het is voor TimeTell noodzakelijk dat er een geldig contract wordt toegevoegd. Handleiding TimeTell Cloud 32/70 Versie

33 Klik op de Toevoegen knop om een contract aan te maken voor deze medewerker. - Van: De ingangsdatum van een contract is een verplicht veld. Dit hoeft niet de datum indiensttreding van de medewerker te zijn, maar kan bijvoorbeeld de startdatum zijn van wanneer deze medewerker zijn uren in TimeTell moet gaan invoeren. - T/m: De einddatum mag leeg blijven als het contract een open einddatum heeft (deze wordt dan gevuld met ) - Uren: Het aantal contracturen - Uren per: De periode voor deze uren: Werkweek, Jaar, Periode of Week (7dg). Gebruik Periode als u het aantal uren wilt opgeven voor een zelf gespecificeerde periode (bv. de van-tot periode). Meestal is deze ingesteld op Werkweek. - FTE: FTE geeft de parttime factor aan van een medewerker. Bijvoorbeeld 0.5 voor iemand die halve dagen werkt. - Uurtarief: U kunt desgewenst 2 uurtarieven opgeven: voor interne calculaties (bv. inkooptarief) en/of externe calculaties (bv. verkooptarief). - Uren verantwoorden: Dit vinkje staat standaard aan om aan te geven dat de medewerker uren moet registreren. Als dit uit staat dan komt deze medewerker niet voor in de weken achterstandsoverzichten. - Rekenregels: Dit is een verplicht veld. De rekenregels zorgen voor alle verwerkingen binnen de weekstaat m.b.t. berekeningen en validaties. Er zijn bij de initiële inrichting 4 rekenregels geconfigureerd: de Standaard rekenregels, de Standaard Plus/Min rekenregels, de Chronologisch rekenregels en de Chronologisch Plus/Min rekenregels. De plus/min rekenregel zorgt dat het verschil tussen de gewerkte en de roosteruren van de medewerker worden weggeschreven op het plus/min saldo. Er is in de initiële inrichting al een plus/min activiteit aangemaakt met de juiste instellingen. De chronologische rekenregels zijn voor registratie met een chronologische weekstaat (zie paragraaf 4.2.2) Klik vervolgens op opslaan om de contractregel op te slaan. Handleiding TimeTell Cloud 33/70 Versie

34 Medewerker Organisatie Klik op de Toevoegen knop om een organisatie of afdeling aan de medewerker te koppelen. Het is voor TimeTell noodzakelijk dat de medewerker aan een geldig organisatiedeel wordt gekoppeld. U kiest hier aan welke afdeling een medewerker gedurende een periode verbonden is. De scope wordt gebruikt in de autorisatieprofielen om te bepalen voor welke afdelingen men geautoriseerd is. De volgende scopes zijn beschikbaar: Geen autorisatie Alleen deze afdeling Afdeling inclusief onderliggende Druk vervolgens op de knop Opslaan om de medewerker aan de organisatie of afdeling te koppelen. Er kan maar 1 organisatiedeel tegelijk aan een medewerker worden gekoppeld. Hierin mag geen overlap zitten. Als u klaar bent met het invoeren van alle medewerker gegevens kunt u op OK klikken. De medewerker wordt nu opgeslagen. U keert terug naar het Personeel / Organisatie / Medewerker details scherm. De nieuwe medewerker is aan de lijst toegevoegd. Handleiding TimeTell Cloud 34/70 Versie

35 3.10. Bezetting Ga naar Personeel / Organisatie / Bezetting en selecteer een of meerdere medewerker waarvoor u de bezetting wilt bekijken. Met kleuren wordt aangeven of iemand aan- of afwezig is. De volgende kleuren worden gebruikt: Groen : Volledig aanwezig volgens rooster Lichtgroen : Deels aanwezig op een rooster werkdag (bv. halve dag vrij) Oranje : Feestdag Rood : Volledig afwezig op een rooster werkdag (verlof/ziek) Geel : Afwezigheid in aanvraag Olijfgroen : Afwezigheid in optie Wit : Roostervrije dag (geen uren ingeroosterd) In de cellen staat vermeld hoeveel uur iemand beschikbaar is. Als iemand een volledige dag afwezig is dan staat de reden hiervoor in de cel vermeld. Onderin is het totaal aantal beschikbare uren per dag zichtbaar. Verder is het mogelijk om het bezettingsscherm te printen en via de pijltjes knoppen te navigeren naar een volgende of vorige periode. Handleiding TimeTell Cloud 35/70 Versie

36 3.11. Roosters invoeren U gaat naar menu Personeel / Organisatie / Medewerker roosters. Dubbelklik op de naam van een medewerker en vervolgens op de Toevoegen knop. U definieert hier een rooster voor een bepaalde periode: hoeveel uur werkt de medewerker op welke dag? U kunt het rooster een willekeurige naam geven. Bij het type kan worden gekozen of een rooster aangemaakt wordt met een vast weekritme (bijvoorbeeld 4x9) of een rooster waar per dag het aantal uren wordt opgegeven (dagritme). Als u voor het type weekritme kiest kunt u bij weektype bepalen, of het een normaal rooster betreft, of dat er voor even/oneven weken verschillende roosters zijn. Met de optie Tijden roosteren geeft u aan dat u ook tijden wilt roosteren. Zo kunt u een ochtend- en middagdeel aangeven per roosterdag. Als u kiest voor dagritme dan kunt u de roosteruren zelfs per dag instellen. N.B. Een dagrooster mag nooit langer dan 1 jaar zijn. Met de knop open rooster details opent u het rooster. Handleiding TimeTell Cloud 36/70 Versie

37 Weekroosters Dit is een voorbeeld van een weekrooster waarbij iemand voor even en oneven weken een verschillend rooster heeft. In dit rooster staat de optie tijden roosteren aan. Handleiding TimeTell Cloud 37/70 Versie

38 Dagrooster Als een dagritme rooster geopend wordt, is bovenstaand scherm te zien waarin alle dagen voor de opgegeven roosterperiode al zijn aangemaakt. U kunt een ingevulde week kopiëren naar andere weken van het dagrooster. U doet dit door eerst in de lijst te klikken op een weekheader, het icoontje boven de lijst wordt dan actief. Als u vervolgens op dit icoontje klikt zal onderstaand venster verschijnen : Bij kopie maken geeft u aan of de geselecteerde week gekopieerd moet worden naar alle weken, de even weken, of de oneven weken. Met de Van en T/m velden kunt u de periode aangeven waarbinnen de geselecteerde week gekopieerd moet worden. Op die manier kunt u snel een dagrooster vullen en deze toch flexibel aanpassen Wachtwoord wijzigen De medewerker kan zijn/haar eigen wachtwoord instellen via menu Algemeen / Wachtwoord wijzigen. Ter beveiliging moet tweemaal het nieuwe wachtwoord worden opgegeven. Handleiding TimeTell Cloud 38/70 Versie

39 4. Tijdregistratie 4.1. Weekstaat In de weekstaat houdt de gebruiker de bestede uren bij: Kalender om naar andere week te navigeren Blader week, regel toevoegen, opslaan, rooster inzien, saldo inzien, default vensterinstellingen en veldkiezer Een oranje kolom betekent een feestdag. Er kunnen wel uren ingevuld worden Rood betekent dat er tijden zijn ingevuld. Geel betekent dat er details zijn ingevuld Een blauwe kolom betekent een roostervrije dag. Er kunnen wel uren ingevuld worden blauwe kolom Een regel verwijderen De weekstaat aanbieden ter goedkeuring In dit voorbeeld worden per dag uren verantwoord op projecten, klanten en activiteiten. De 3 dimensies Activiteiten, Projecten en Klanten worden (afhankelijk van de gekozen instelling door de beheerder) in de kolommen in de weekstaat getoond. Deze dimensies hebben een van/tot geldigheidsperiode. Buiten deze periode kunnen er geen uren op geboekt worden Registratievormen TimeTell Cloud kent 2 manieren waarop tijd kan worden geregistreerd. Deze worden in deze paragraaf kort beschreven Achteraf uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden achteraf uren verantwoord op projecten en activiteiten. Dit kan door het aantal uren per dag in te vullen. Dit is de meest voorkomende registratievorm. In paragraaf 4.1 staat een afbeelding van zo n weekstaat. Handleiding TimeTell Cloud 39/70 Versie

40 4.2.2 Chronologisch uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden de uren verantwoord door de begin en eindtijden per project en activiteit op te geven. Dit is de meest nauwkeurige registratievorm, en wordt meestal toegepast in situaties waarbij men veel werk achter de PC verricht. Meestal wordt dan een boeking gemaakt als men begint aan een nieuwe activiteit. De voorgaande activiteit wordt dan automatisch afgesloten. Het is echter ook mogelijk om achteraf de tijden per project, activiteit te vullen Boek uren dialoog Het is ook mogelijk om uren te boeken via het boek uren dialoog. Deze worden dan verwerkt in de weekstaat. Deze optie wordt vooral veel gebruikt in combinatie met chronologische registratie. Handleiding TimeTell Cloud 40/70 Versie

41 Indien geautoriseerd is deze optie beschikbaar in de toolbar en als tegel: 4.4. Activiteiten boeken Het is mogelijk om in één keer boekingen te maken voor een selectie van medewerkers. De boeking kan hier direct gekoppeld worden aan een activiteit,project en/of klant. Tevens kan een methode worden meegegeven of de uren volgens rooster of bijvoorbeeld met tijden op dagen moet worden verwerkt Urendetails en declaraties Bij het invullen van uren kunt u in de urencellen de te openen: knop gebruiken om het urendetails scherm Handleiding TimeTell Cloud 41/70 Versie

42 In het urendetails scherm kunt u aanvullende gegevens invoeren (optioneel): Deze aanvullende velden zijn alleen beschikbaar als dit is aangezet in uw configuratie. U kan opgegeven of de uren factureerbaar zijn en hoeveel van deze uren factureerbaar zijn. Het is verder mogelijk om de van/tot tijden op te geven voor de boeking. Als u nog geen uren had ingevuld dan worden de uren automatisch ingevuld op basis van deze tijden. Als er al uren waren ingevuld, dan blijven deze ongewijzigd. Bij Info geeft u aanvullende informatie over de urenboeking. Onderin het scherm kunt u declaratieregels invoeren: Klik op de te maken. Bij een declaratie geeft u op: om een nieuwe declaratie aan De soort declaratie (keuzelijst kunt u zelf instellen bij Beheer Systeemgegevens) Een aantal (bij telbare gegevens zoals kilometers) en anders 1 Het bedrag of tarief per eenheid (dit kan een vast tarief zijn als dit is ingesteld) Of deze declaratie uitbetaald moet worden. Standaard staat dit aan. Zet het vinkje uit als er onkosten gemaakt zijn die niet uitbetaald hoeven te worden, bijvoorbeeld een ticket betaald met de bedrijfscreditcard. De Van en Naar velden zijn bestemd voor reisinformatie. Indien in de weekstaat bij een cel de urendetails ingevuld zijn, dan zal de urencel geel oplichten in de weekstaat. Hierdoor wordt voor gebruikers meteen zichtbaar dat er details op een urencel van toepassing zijn. Handleiding TimeTell Cloud 42/70 Versie

43 4.6. Sjabloonweek Als een nieuwe weekstaat wordt aangemaakt (automatisch bij elke nieuwe werkweek), begint het programma met een leeg scherm, waaraan u regels met activiteiten, projecten en eventueel klanten kunt toevoegen. Om te voorkomen dat u iedere week dezelfde activiteiten, projecten en klanten moet invullen, kunt u gebruik maken van een zogenaamde sjabloonweek. Deze vult u eenmalig met projecten, klanten en activiteiten die standaard in elke nieuwe week voorkomen. TimeTell zal bij het aanmaken van een nieuwe week deze automatisch vullen met de gegevens uit de sjabloonweek. U hoeft dan alleen nog maar de uren in te vullen. Het is daarna nog steeds mogelijk om regels toe te voegen. Als er sprake is van vaste uren bij werkzaamheden dan kunt u in de sjabloonweek die ook al invullen. Denk bijvoorbeeld aan een regulier werkoverleg op maandagochtend of een vrije ADV middag. Deze uren worden dan ook standaard ingelezen uit de sjabloonweek als een nieuwe weekstaat wordt aangemaakt. Als het werkoverleg niet doorgaat dan kunt u de uren alsnog leegmaken of de hele regel verwijderen. Het is ook mogelijk om in de sjabloon declaratiegegevens in te vullen via de Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om vaste woon-werk kilometers op te geven. knop. Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Sjabloonweek of met icoon aanmaken. kunt u een sjabloonweek Door goed gebruik te maken van een sjabloonweek hoeft het invullen van een nieuwe weekstaat weinig tijd te kosten. N.B. Verwar een sjabloonweek niet met een rooster. Een rooster geeft aan hoeveel uren en op welke dagen in de week iemand hoort te werken. Handleiding TimeTell Cloud 43/70 Versie

44 4.7. Wekenlijst Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Wekenlijst of met icoon kunt u alle weekstaten bekijken. In dit scherm zijn alle weken van de medewerker te zien. De nieuwste week staat initieel bovenaan: In deze lijst ziet u naast de periode de volgende gegevens: Status : De status van de week (afgekeurd, ingevoerd, akkoord, etc.) Uren : Het aantal verantwoorde uren in de week Berekeningen : Het aantal berekende plus/min uren (indien van toepassing) Kosten : Het totaal aan declaratiekosten U kunt een weekstaat openen middels dubbelklik of via het menu. Verder kunt u via het menu een nieuwe week toevoegen, verwijderen een kopie maken of de status instellen. Of een menuitem actief is hangt af van uw autorisatieprofiel en de status van de week. Het menu-item Correctieweek maken is niet voor TimeTell Cloud beschikbaaar. Het is ook mogelijk om een kopie te maken van een al bestaande week en de uren hieruit over te nemen in een te selecteren week : Handleiding TimeTell Cloud 44/70 Versie

45 Via de optie Status instellen kan de status van de week aangepast worden: Welke statussen gekozen kunnen worden, hangt af van autorisatie Aanbieden ter goedkeuring De weekstaat kan op ieder gewenst moment ingevuld en opgeslagen worden. Als de weekstaat volledig is dan kan dit aangeven worden, door de ingevoerd optie links onderin de weekstaat aan te vinken. De weekstaat krijgt dan de status Ingevoerd en wordt opgeslagen. De weekstaat kan dan niet meer worden bewerkt. Als de ingevoerd vink weer verwijderd wordt, is de weekstaat weer te wijzigen, zolang de weekstaat nog niet is goedgekeurd. Zodra een weekstaat de ingevoerd status krijgt kan de leidinggevende deze accorderen. Normaliter worden weekstaten 1x per week door de leidinggevende goedgekeurd Berekeningen Als status van een weekstaat op ingevoerd staat, kan met de knop rechts bovenin de weekstaat, de berekeningen ook in details bekeken worden: Dit scherm laat het resultaat zien van de berekeningen in de rekenregels. Dit scherm bevat de plus/min uren. Voor iedere dag worden deze gegevens berekend. N.B. Bovenstaande berekeningen worden bepaald door de rekenregelkeuze bij het medewerker contract. Handleiding TimeTell Cloud 45/70 Versie

46 4.10. Weken achterstand Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Weken achterstand wordt een overzicht getoond van achterstallige weken. In deze lijst zijn alle weken (tot een jaar terug) getoond, die nog ontbreken in de medewerker wekenlijst of waarbij de status niet op Ingevoerd is gezet. Afhankelijk van de configuratie wordt dit scherm ook getoond bij het starten van TimeTell. In dat geval zal de geselecteerde achterstallige week automatisch worden geopend na dit scherm. Handleiding TimeTell Cloud 46/70 Versie

47 4.11. Goedkeuren weekstaten Weekstaten kunt u goedkeuren via menu Tijdregistratie /Organisatie / Goedkeuren / Weekstaten (afdeling). Selecteer medewerkers een klik op Toon weken : N.B. Alleen weekstaten met de status ingevoerd worden in het goedkeuren scherm getoond. Achterstallige weekstaten kunt u zien via het Weken achterstand rapport. Selecteer één of meerdere weken en klik op Weken accorderen of Weken afkeuren. De regels zullen dan niet meer zichtbaar zijn in dit scherm. Als u een weekstaat afkeurt is er de mogelijkheid om een te sturen naar de medewerker. N.B. Dit is niet mogelijk als u meerdere weken selecteert en die massaal afkeurt Herberekenen weken Als u tarieven e.d. met terugwerkende kracht wijzigt dan kunt u reeds geregistreerde weken herberekenen met de optie Herbereken weken in menu Beheer / Herberekenen / Weekstaten. U kunt eerst de medewerkers selecteren en vervolgens de periode die opnieuw berekend moet worden. Verder kunt u aangeven of reeds goedgekeurde weken ook herberekend moeten worden met de vink optie Inclusief akkoord weken. Handleiding TimeTell Cloud 47/70 Versie

48 5. Verlof en Ziekte 5.1. Verlof Via het menu Persoonlijk / Verlof aanvraag of met het icoon indienen. kunt u een verlof aanvraag In dit scherm geeft u aan wat voor soort verlof er opgenomen wordt. (Wettelijk verlof, ADV, Buitengewoon verlof etc.) Door het vinkje bij Optie aan te zetten kan een verlof aanvraag in optie gezet worden. Deze aanvraag wordt in dat geval nog niet bij een leidinggevende ter goedkeuring voorgelegd, maar is wel zichtbaar in de vakantieplanning. Als bij deze activiteit, onder het kopje saldo -> selecteer saldoregel ingesteld staat dat het verlof moet worden afgeboekt van saldoregels, verschijnt de optie: Afboeken van : Meer informatie over deze instelling vindt u in paragraaf 3.5 Activiteiten invoeren. Als u klikt op het knopje met de 2 puntjes kunt u de afboekvolgorde aangeven. Het bovenste gedeelte van het scherm geeft de huidig geselecteerde regels aan, het onderste gedeelte de beschikbare saldoregels voor deze activiteit voor deze periode. U kunt bij de activiteit instellen dat standaard alle beschikbare saldo potjes zijn geselecteerd. Deze worden dan standaard gesorteerd op vervaldatum (het potje dat het eerst vervalt staat bovenaan). Met de pijlen kunt u de afboekvolgorde instellen. Met de vakjes voor de saldoregel kunt u bepaalde saldopotjes uitsluiten voor deze verlof aanvraag. Met de dubbele pijlen kunt u in 1x alle saldopotjes selecteren of de-selecteren. Handleiding TimeTell Cloud 48/70 Versie

49 U kunt de geselecteerde saldi bewaren met OK. Vervolgens kunt u in het verlof aanvraagscherm de methode waarop geboekt moet worden selecteren. De beschikbare methodes kunnen ingesteld worden in het configuratieprofiel. Meestal is dat Volgens rooster (als u gebruik maakt van roosters). Bij % van rooster en % van contract komt er een invoerveld bij voor het percentage. Deze staat standaard op 100%. Wanneer u kiest voor Tijden op dagen of Uren op dagen komt onderstaande dagen selectie optie bij. Het verlof zal alleen geboekt worden op de geselecteerde dagen (voor zover deze dagen in de opgegeven periode vallen). Bij Tijden op dagen komen naast de dagen selectie er ook 2 invoervelden bij voor de van en tot tijd. Bij Uren op dagen komt er nog een veld uren bij. De standaardwaarden voor de van/tot tijden en het aantal uren op dagen zijn instelbaar in het configuratieprofiel. Als de verlofaanvraag is verwerkt, kan de leidinggevende geïnformeerd worden via een bericht: Na klikken op Ja start uw programma. Handleiding TimeTell Cloud 49/70 Versie

50 Het bericht informeert de leidinggevende dat er een verlofaanvraag geaccordeerd moet worden. Zodra de leidinggevende de verlofaanvraag heeft goedgekeurd wordt deze in de weekstaten verwerkt Verlof boeken (andere medewerker) Via het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Verlof boeken kan een verlof aanvraag voor een andere medewerker gemaakt worden. In het eerste veld kan de medewerker, waarvoor de verlof aanvraag ingeboekt moet worden, gekozen worden. De rest van dit scherm werkt op dezelfde manier als de eigen verlof aanvraag. Zie daarvoor de vorige paragraaf Verlof goedkeuren Verlofaanvragen kunt u goedkeuren of afwijzen via het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Verlof aanvragen goedkeuren. Selecteer medewerkers en klik op Toon verlof aanvragen : Handleiding TimeTell Cloud 50/70 Versie

51 Boven in het scherm vindt u de openstaande verlof aanvragen, onderin ziet u de vakantieplanning van de eerder geselecteerde medewerkers. Als u een verlofaanvraag selecteert dan toont de vakantieplanning onderin de aanvragen voor die periode. Hierbij zijn reeds goedgekeurde aanvragen groen en nog openstaande aanvragen geel. U kunt meerdere verlofaanvragen selecteren door tijdens uw selectie de control (Ctrl) toets ingedrukt te houden. Met de pijltjes knoppen kunt u naar de volgende/vorige aanvraag gaan. U kunt ook kiezen om in plaats van de vakantieplanning de bezetting onderin te tonen. Het programma vraagt of u een voor deze verlof aanvraag aan wilt maken: Klik op OK om de aan te maken. Klik op Annuleren om geen te maken maar wel de verlof aanvraag goed te keuren. Om verlof af te keuren klikt u op Verlof afkeuren en herhaalt de bovenste stappen. Goedgekeurd verlof wordt direct verwerkt in de weekstaten tenzij dit anders is ingesteld in het configuratieprofiel. Handleiding TimeTell Cloud 51/70 Versie

52 5.3. Verlofregistraties Van een medewerker is het mogelijk om al zijn verlofregistraties in te zien. Dit kan via menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Verlof registraties. U krijgt eerst een medewerker lijst waar u kiest voor welke medewerker u de registraties wilt inzien. Na het kiezen voor de medewerker krijgt u gegroepeerd op verlofactiviteit de geboekte verlofaanvragen. Als u hiervoor autorisatie heeft dan kunt u een aanvraag intrekken met de Intrekken knop onderin. Nadat een verlof is ingetrokken wordt de status gewijzigd in Aanvraag ingetrokken. N.B. Als er al weekstaten in de verlofperiode goedgekeurd waren dan kunt u de verlofaanvraag niet meer intrekken. U kunt wel de weekstaten weer van de akkoord status afhalen, en daarna het verlof intrekken. Een reeds geaccordeerde verlofaanvraag kan opnieuw verwerkt worden. De status krijgt dan de waarde goedgekeurd en wordt opnieuw verwerkt. Dit kan gebruikt worden als een rooster wordt gewijzigd en reeds verwerkt verlof opnieuw geboekt moet worden volgens het aangepaste rooster. Deze knop is ook beschikbaar voor een regel met de status Fout in verwerking. Hiermee kan de aanvraag opnieuw worden verwerkt als de oorzaak van het probleem is verholpen (bijvoorbeeld een weekstaat die al op ingevoerd stond). Een aanvraag die nog niet verwerkt is mag worden verwijderd (mits geautoriseerd). Dit doet u door op het kruisje te klikken achter de verlofregel. Dit scherm is ook te vinden onder Persoonlijk /Verlofregistraties. Hier komt u in de verlofregistraties van de ingelogde gebruiker. Een verlof aanvraag die als optie is ingediend, kan bij verlofregistraties m.b.v. de knop Aanvragen omgezet worden naar een verlof aanvraag waarop een manager akkoord kan geven. De knop Aanvragen wordt alleen actief voor optie aanvragen, die in de toekomst liggen. Handleiding TimeTell Cloud 52/70 Versie

53 5.4. Vakantie Overzicht Het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Vakantie planning toont het scherm met verlofregistraties. U moet eerst de medewerkers selecteren waarvoor u de vakantie planning wilt inzien. Na klikken op de knop Toon vakantie planning wordt onderstaand scherm getoond: De periode die standaard wordt opgehaald is die van de maandag van de huidige week tot een jaar in de toekomst. U kunt deze periode bovenin het scherm wijzigen. Met de knoppen kunt u door de opgehaalde periode bladeren Ziekte Via het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Ziek/beter melden kunt u een medewerker ziek of beter melden. N.B. U kunt alleen iemand ziek melden als u daarvoor geautoriseerd bent. Selecteer eerst de medewerker waarvoor de ziek/beter melding ingevoerd moet worden, klik dan rechtsonder op de knop. Dan geeft u de informatie over de ziekmelding op: Handleiding TimeTell Cloud 53/70 Versie

54 Bij Reden kunt u uit een lijst een ziekte reden kiezen (keuzelijst kunt u instellen via menu Beheer, Systeemgegevens). Methode geeft aan hoe de ziekteboeking verwerkt moet worden. Default is dit Volgens rooster. De opties in deze lijst kunt u in het configuratieprofiel eventueel aanpassen. Bij % van rooster en % van contract komt er een invoerveld bij voor het percentage Wanneer u kiest voor Tijden op dagen of Uren op dagen komt er een dagen selectie optie bij. Bij Tijden op dagen komen naast de dagen selectie ook 2 invoervelden voor de van en tot tijd. Bij Uren op dagen komt er nog een veld uren bij. N.B. Een ziekmelding wordt pas s avonds weggeschreven in de weekstaat, en is de volgende dag dus pas zichtbaar. Klik op om iemand beter te melden; het programma vraagt dan per welke datum de medewerker weer beter gemeld is Ziekteregistraties Via menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Ziekteregistraties kunt u ziekteregistraties van medewerkers inzien. Na de medewerkerselectie ziet u onderstaand scherm. Via de sluitknop komt U weer in het medewerkerselectie scherm. Dit scherm is ook te vinden onder Verlof & Ziekte / Persoonlijk / Ziekteregistraties. Daar ziet de ingelogde gebruiker zijn/haar ziekteregistraties. Met het historievinkje onderin kunt u ook afgesloten ziekteregistraties zien. Als beheerder kunt u nog niet verwerkte ziekteregistraties verwijderen. Ziekteregistraties die reeds verwerkt zijn kunt u een einddatum meegeven. U kunt in dit scherm eventueel ook handmatig ziekteregistraties bewerken en aanmaken. Het aanmaken van een nieuwe ziekteregistratie gebeurt echter meestal via menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Ziek/beter melden. Een ziektemelding kan men intrekken of opnieuw verwerken, net zoals dat bij verlofregistraties het geval is. Handleiding TimeTell Cloud 54/70 Versie

55 Het veld status geeft aan of de boeking ingevoerd, afgekeurd, akkoord of al verwerkt is. De rest van de velden is identiek aan het standaard ziekteregistratie scherm Saldi Via menu Personeel / Organisatie / Saldi kunt u de saldi van een medewerker opvragen. U krijgt eerst een selectiescherm met de medewerkers. Na keuze van een medewerker wordt het saldo scherm getoond. Deze optie is ook beschikbaar onder menu Personeel / Persoonlijk / Persoonlijke saldi. Hier wordt direct het saldo getoond van de ingelogde medewerker. Iedere activiteit (verlofsoort) heeft een eigen saldopotje. Dit kan bestaan uit één of meer saldoregels. Meestal wordt er een saldoregel per jaar toegevoegd. Bij het opnemen van verlof wordt dit afgeboekt van de juiste saldoregel. U kunt bij de verlofactiviteit instellen dat het verlof automatisch wordt afgeboekt van de jaar-saldoregel die hoort bij de periode van het verlof. Het is echter ook mogelijk dat verlof langer geldig is dan dat jaar. Zo is wettelijk verlof nog 6 maanden geldig na einde van het jaar. Hiervoor kan men gebruik maken van de vervalperiode. In dat geval moet men bij de verlofactiviteit de saldikiezer aanzetten zodat het verlof afgeboekt kan worden van verschillende saldo periodes of van meerdere soorten saldo potjes. Zie paragraaf 3.5 Activiteiten invoeren voor meer info. Voor dit scherm verder wordt beschreven is het belangrijk om te weten dat er 2 manieren zijn waarop oude saldi beschikbaar kunnen worden gesteld aan medewerkers: 1. Zonder vervalperiode: Een saldoregel is slechts in een bepaalde periode geldig (bv. 1 jaar) en het restsaldo wordt meegenomen naar de volgende saldoregel zodra de einddatum is verstreken. De vervaldatum is hierbij gelijk aan de saldo t/m datum. Hierbij is dus altijd maar 1 saldoregel op enig moment geldig. Handleiding TimeTell Cloud 55/70 Versie

56 De medewerker hoeft geen saldo te kiezen, het verlof wordt afgeboekt op de saldoregel die geldig is op de verlofdatum. 2. Met vervalperiode: Een saldoregel is langer geldig na de saldoperiode. De vervaldatum is dan groter dan de saldo t/m datum. De saldoregel kan dan dus nog beschikbaar zijn voor bijvoorbeeld 6 maanden of 5 jaar (wettelijk- / bovenwettelijk verlof). Hierbij kunnen dus meerdere saldoregels tegelijk geldig zijn. De medewerker moet kiezen van welke saldo periode het verlof wordt afgeboekt (via de saldikiezer). Eventuele resturen worden daarom niet meegenomen naar een volgende saldoregel, die worden opgemaakt door de saldoregel met resturen te kiezen. Default wordt de optie Voorkom negatief saldo aangezet voor verlofactiviteiten met een vervalperiode. Als deze optie wordt uitgezet en er ontstaan negatieve resturen dan worden die na de einddatum wel meegenomen naar de volgende regel. Die moeten namelijk verrekend worden met het saldo van volgend jaar. Via het plusje kan een nieuwe saldoregel worden opgevoerd. Dubbelklikken op een saldoregel, of klikken op het bewerk icoontje zorgt ervoor dat een bestaande saldoregel wordt geopend. U kunt deze vervolgens bewerken. Middels het kruisje kunt u een saldoregel verwijderen. Het saldi scherm bevat de volgende kolommen: Soort : Type verlof Saldo vanaf : Start saldo periode Saldo t/m : Einde saldo periode Vervaldatum : Vervaldatum van het saldo N.B. Als de vervaldatum later is dan de saldo t/m datum dan wordt er geen restsaldo meegenomen naar de volgende saldoregel. U moet dan gebruik maken van de saldi kiezer. Deze kan aangezet worden bij de instellingen van de verlofactiviteit (zie handleiding Beheer). Vorige periode : Uren restant van de voorgaande periode (handmatig in te vullen bij de eerste regel) Uren bij : Aantal uren dat men dit jaar erbij krijgt, details in te zien via de knop met de puntjes Handleiding TimeTell Cloud 56/70 Versie

57 Uren gebruikt : Aantal uren dat men heeft opgenomen via urenboekingen, details in te zien via het knopje met de puntjes Uren opbouw : Aantal uren dat men heeft opgebouwd via plus-, min- of overwerkuren Tot. uren : Het resultaat van de eerder beschreven kolommen Min. uren : Minimum aantal resturen Max. uren : Maximum aantal resturen Begrenzen : Niet: De uren worden niet begrensd. Alle restanturen worden meegenomen naar de volgende saldoregel en blijven daar geldig. Dit werkt alleen met een vervaldatum die gelijk is aan de t/m datum. Direct: De restanturen worden direct begrensd op basis van de min en max waarde. Alleen de begrensde resturen zijn beschikbaar en worden na de einddatum meegenomen naar een volgende saldoregel (dus nooit meer dan de max waarde). Na periode: De restanturen worden pas als de vervaldatum is verlopen begrensd op basis van de min en max waarde. Alleen de begrensde resturen worden meegenomen naar een volgende saldoregel (dus nooit meer dan de max waarde). N.B. Er worden alleen uren meegenomen naar de volgende periode als de vervaldatum gelijk is aan de saldo t/m datum (negatieve uren worden altijd meegenomen). Uren restant : Resterend aantal uren Beschikbare uren : De resturen die vandaag beschikbaar zijn en niet zijn meegenomen naar de volgende saldoregel. Het kolomtotaal toont het totale saldo dat vandaag beschikbaar is. Info : Aanvullende informatie Toon regels : Filter welke saldiregels getoond worden. Alleen huidige en toekomstige regels: Regels waarvan de vervaldatum nog niet verstreken is worden getoond. Regels met resturen : De regels waarvan het saldo nog niet geheel verbruikt is zijn zichtbaar. Alles : Geen filter. Bij het beheer van de activiteiten kan per activiteit een default vervalperiode worden opgegeven. Bij een nieuwe saldoregel wordt de vervaldatum dan ingesteld op de einddatum van de saldoperiode + vervalperiode. Verder kun je instellen wat de default begrenzing methode is. Tenslotte kan worden ingesteld of medewerkers kunnen opnemen uit een eerdere periode waarvan de uren nog niet vervallen zijn (saldikiezer). U kunt saldo gegevens toevoegen aan een regel, door in het saldo overzicht scherm, bij de kolom Bij te klikken op het knopje met de dubbele puntjes. Er wordt dan een nieuw venster geopend waarin u of nieuw saldo kan toevoegen, via de plus knop, of bestaand saldo kan aanpassen (ook negatief): Handleiding TimeTell Cloud 57/70 Versie

58 5.8. Herberekenen Saldi Als rekenregels of andere relevante gegevens met terugwerkende kracht worden gemuteerd dan moeten de saldoregels in die periode opnieuw worden berekend. Dit kan via menu Beheer / Herberekenen / Saldi. Selecteer de medewerkers waarvoor de herberekening moet worden uitgevoerd en kies OK. Hierna zal de herberekening van de saldi direct worden uitgevoerd. Handleiding TimeTell Cloud 58/70 Versie

59 6. Rapportages Er zijn 3 manieren van rapporteren: Het Dynamisch uren rapport kunt u zelf flexibel een selectie maken van gegevens en deze printen of exporteren naar Excel. Standaard rapportages. Dit zijn rapportages met een vaste lay-out. Deze zijn op te vragen via de Rapport Verkenner. Dynamische rapportages. Dit zijn flexibele rapportages waarin gekozen kan worden welke gegevens getoond moeten worden. Ook is dit rapport te tonen in een draaitabel. Ook deze rapporten zijn op te vragen via de Rapport verkenner Dynamisch uren rapport Via het menu Rapportage / Dynamisch uren rapport komt u op de pagina om rapportages te genereren. N.B. Afhankelijk van uw autorisatie kunt u data van andere gebruikers bekijken. U geeft eerst de scope van uw rapportage aan door middel van de filter velden: voor welke periode, medewerker(s), activiteit(en) e.d. Daarbij is het veld Medewerkers een verplicht veld. Klik op Toon Rapport om het rapport te genereren. Dit ziet er dan als volgt uit: Handleiding TimeTell Cloud 59/70 Versie

60 U kunt rapportregels groeperen op de aanwezige kolommen door die naar de bovenste rij te slepen. In dit voorbeeld is gegroepeerd op medewerker en activiteit: Met de veldkiezer kunt u extra kolommen toevoegen aan het rapport. De rapportages kunnen geëxporteerd worden naar PDF en Excel formaat. Met de filterkeuzelijst in de kolomtitel kunt u eenvoudig filteren op één of meer kolomwaardes. In de filter vakken onder de kolomtitel kunt u een zoekwaarde opgeven. Met het filter icoon ernaast kunt u aangeven hoe er gezocht moet worden: Handleiding TimeTell Cloud 60/70 Versie

61 6.2. Rapport verkenner Via Rapportage / Rapport verkenner, komt u bij de rapportverkenner. Links ziet u de mappen structuur. Klikken op een map zorgt ervoor dat de inhoud getoond wordt in het rechtergedeelte van het scherm. Als u klikt op een rapport (aan de rechterkant) worden de parameters getoond: Deze parameters bepalen de scope van het te genereren rapport. Je kunt velden uitzetten, waarop je niet wilt dat gefilterd wordt, door de vinkbox voor het veld uit te vinken. Een niet wijzigbare vinkbox is een verplicht veld. Je kunt een statisch rapport ook dynamisch weergeven door de vinkbox Dynamisch rapport aan te zetten. Eerder gemaakte selecties worden onthouden. Als u klikt op Ok wordt het rapport vervolgens gegenereerd: Handleiding TimeTell Cloud 61/70 Versie

62 Als het rapport klaar staat krijgt u daar een melding van. Na klikken op openen kunt u vervolgens het rapport inzien, of opslaan. Het rapport wordt gegenereerd als een PDF. Handleiding TimeTell Cloud 62/70 Versie

63 Handleiding TimeTell Cloud 63/70 Versie

64 Als het een dynamisch rapport betreft dan wordt de dynamische weergave getoond: In deze weergave kunt u nog kiezen voor een lijst, draaitabel of grafiek. In de lijst en draaitabel weergave kunt u die indeling nog verder aanpassen of filteren. Het eindresultaat kunt u uitvoeren naar Excel of PDF. Handleiding TimeTell Cloud 64/70 Versie

65 7. Hoe kan ik 7.1. Waar kan ik declaraties invoeren? Bij het invullen van uren in de weekstaat, kunt in de urencel de knop gebruiken om het urendetails scherm te openen. In het urendetails scherm kunt aanvullende informatie en declaratiegegevens opgeven. Dit staat in meer detail beschreven in paragraaf Ik heb elke week dezelfde activiteiten/projecten, hoe kan ik dit handig invoeren? U kunt hiervoor de sjabloonweek gebruiken. Zie paragraaf 2.5 hoe u een sjabloonweek kunt aanmaken Ik wil op vakantie, hoe kan ik verlof aanvragen? Via het menu Verlof & Ziekte / Persoonlijk / Verlof aanvraag of met het icoon verlofaanvraag indienen. Zie paragraaf 5.1 voor meer informatie over verlof. kunt u een 7.4. Hoe kan ik iemand ziek melden? Via het menu Verlof/Ziekte / Organisatie / Ziek/beter melden kunt u een medewerker ziek of beter melden. Let op: U kunt alleen iemand ziek melden als u daarvoor geautoriseerd bent. Zie paragraaf 5.5 voor meer informatie over ziekmeldingen Hoe kan ik mijzelf beter/ziek melden Een medewerker met autorisatieprofiel Medewerker kan zichzelf niet ziek/beter melden. Dat kan alleen een manager of beheerder. Een ziekmelding wordt s nachts verwerkt in de weekstaat. Als u na ziekte terug komt en weer uren boekt in TimeTell, wordt u tijdens de ziekte verwerkingsprocedure s-nachts automatisch beter gemeld Hoe kan ik weekstaten goedkeuren? Weekstaten kunt u accorderen via het menu Tijdregistratie /Organisatie / Goedkeuren / Weekstaten (afdeling) Zie paragraaf 4.11 voor meer informatie over weekstaten goedkeuren Hoe kan ik verlof accorderen? Verlofaanvragen kunt u goedkeuren of afwijzen via het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Verlofaanvragen goedkeuren. Handleiding TimeTell Cloud 65/70 Versie

66 Zie paragraaf 5.2 voor meer informatie over verlof goedkeuren Hoe kan ik zien wie er binnenkort met vakantie gaan? Het menu Verlof & Ziekte / Organisatie / Vakantie planning toont het scherm met verlofregistraties. Zie paragraaf 5.4 voor meer informatie over de vakantie planning Hoe kan ik verlof laten afboeken van verschillende potjes? U kunt in saldi tabblad van de verlofactiviteiten instellen dat er afgeboekt moet worden van saldopotjes. Dit is te vinden via menu Beheer / Bedrijfsgegevens / Activiteiten Zie paragraaf voor meer informatie. Handleiding TimeTell Cloud 66/70 Versie

67 8. FAQ 8.1. Hoe kan ik als gebruiker ondersteuning krijgen bij TimeTell vragen / problemen? Vragen over TimeTell kunt u stellen bij de functioneel beheerder van TimeTell binnen uw organisatie. De functioneel beheerder weet hoe TimeTell gebruikt wordt binnen de organisatie en is daardoor de meest aangewezen persoon om vragen te beantwoorden. De functioneel beheerder kan eventueel contact opnemen met de TimeTell helpdesk Mijn wachtwoord of loginnaam is onjuist. Wat nu? TimeTell Cloud zal controleren of uw gebruikersnaam, in combinatie met uw wachtwoord, correct is. Wanneer dat niet het geval is, verschijnt onderstaande melding: Meldt dit bij de functioneel beheerder van TimeTell binnen uw organisatie. Hij of zij kan een nieuw wachtwoord voor u aanmaken Sommige activiteiten zijn grijs. Ik kan deze niet selecteren. Dit is het geval als er op deze activiteit geen uren geboekt mogen worden. Hetzelfde geldt voor projecten en klanten Ik kan mijn weekstaat niet meer bewerken - alle velden zijn grijs. De weekstaat moet de status in bewerking hebben om deze te kunnen bewerken. Als u hem al op ingevoerd had gezet (ter goedkeuring door de manager) en deze heeft de weekstaat nog niet goedgekeurd, dan kunt u de status terug zetten op in bewerking en eventuele correcties invoeren Ik zie geen klanten-kolom in mijn weekstaat Dit heeft te maken met een instelling in het configuratieprofiel. De beheerder kan dit eventueel aanpassen. Handleiding TimeTell Cloud 67/70 Versie

68 8.6. Ik krijg een onbekende foutmelding. Wat nu? Voor alle foutmeldingen geldt: maak een schermprint, via de <Print Screen> of <Prnt Scrn> knop op uw toetsenbord. Klik foutmeldingen dus nooit weg zonder dat de melding ergens genoteerd staat, of zonder er een schermprint van te maken. Foutmeldingen geven informatie over een probleem, die nodig kan zijn bij het verhelpen van problemen. Mail de foutmelding vervolgens aan de functioneel beheerder binnen uw organisatie. Als deze de fout niet kent of niet kan oplossen, kan hij / zij contact opnemen met uw interne ICT afdeling of met de TimeTell helpdesk. Handleiding TimeTell Cloud 68/70 Versie

69 9. Technische eisen 9.1. Browser-instellingen Versies: TimeTell is geschikt voor de volgende browser-versies: Internet Explorer: 10 of hoger FireFox: 40 of hoger Chrome: 40 of hoger Safari : 9 of hoger Ondersteuning voor Java script moet aan staan in de browser instellingen. Deze applicatie maakt gebruik van cookies om instellingen op te slaan. Resolutie (schermgrootte): De minimale resolutie om TimeTell goed te kunnen gebruiken is 1024 x 768 pixels. Een hogere resolutie wordt aanbevolen Known Issues FireFox In Firefox krijgt u bij een waarschuwing een checkbox Voorkomen dat deze pagina extra dialoogvensters maakt. Als een gebruiker dit aanklikt krijgt hij geen meldingen meer. U kunt dit gedrag als volgt uitzetten: Kopieer de volgende tekst: dom.successive_dialog_time_limit Tik in Firefox in de adresbalk: about:config Klik met de rechter muisknop in het scherm en kies Nieuw -> Integer Plak de geselecteerde tekst en druk ok. Vul de waarde 0 in en druk weer ok. Sluit Firefox af om de wijzigingen door te voeren. Internet Explorer 10 en hoger Compatibiliteitsmodus Als de zgn. compatibiliteitsmodus aan staat dan wordt de Timetell Cloud applicatie niet goed weergegeven. In de login pagina wordt er een melding gegeven als deze aan staat, maar mensen kunnen nog wel inloggen. De compatibiliteitsmodus staat standaard aan voor interne websites. U zet dit als volgt weer uit: Handleiding TimeTell Cloud 69/70 Versie

70 Methode 1 : Ga in het menu van Internet Explorer naar Extra -> Instellingen voor de compatibiliteitsweergave -> Intranetsites met compatibiliteitsweergave weergeven. Zet deze vink uit. Methode 2: Druk op F12, u komt nu in het developer scherm. Kies voor een versie die geen compatibiliteitsmodus is (en hoger dan versie 8) Handleiding TimeTell Cloud 70/70 Versie