Handleiding Tijdregistratie

Transcriptie

1 Handleiding Tijdregistratie TimeTell versie 8 TIMETELL BV Balen van Andelplein KH, Voorburg info@timetell.nl Helpdesk helpdesk@timetell.nl

2 Inhoud 1. Inleiding TimeTell starten Hoofdmenu, iconen en tegels Iconen Tegels Menu Systeem Open archief Login als vervanger Voorkeursinstellingen Interne tabellen verversen Verbinding verbreken De weekstaat Registratievormen Achteraf uren verantwoorden Chronologische uren verantwoorden Achteraf uren verantwoorden met kloktijden (combi) Chronologische uren verantwoorden met kloktijden (combi) Een weekstaat bewerken Activiteiten, projecten en klanten selecteren Iconen Kolomtitel menu Uren details Agenda Weekplanning Kloktijden Berekeningen Saldi Aanbieden ter goedkeuring Wekenlijst Persoonlijk Medewerkers Sjabloonweek Correctieweek Chronologische functies Tijd boeking Aanmelden Extern aanmelden Afmelden Pauze Dienstreis Weken achterstand Roosters Rooster bewerken Weekritme rooster Dagritme rooster Flexibel rooster Goedkeuren persoonlijke roosters Activiteiten boeken Overwerk toestaan Goedkeuren Goedkeuren project boekingen Goedkeuren weekstaten (afdeling) Handleiding TimeTell Tijdregistratie 2/72 Versie 19 oktober 2016

3 13.3. Goedkeuren weekstaten (administratie) Rapportages Rapport verkenner Parameters Preview Afdrukken Inplannen rapport TimeTell Web client (bijlage 1) Inloggen via de web browser Wachtwoord wijzigen Huidige week Wekenlijst Sjabloonweek Aanmelden/Afmelden Aanvragen verlof Goedkeuren Rapportages Handleiding TimeTell Tijdregistratie 3/72 Versie 19 oktober 2016

4 1. Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten van de Tijdregistratie module binnen TimeTell en is bedoeld voor de medewerker die zelf tijd registreert en de manager. De functionaliteiten die in deze handleiding worden behandeld zijn in TimeTell te vinden onder het menu Tijdregistratie. De handleiding is zo ingedeeld, dat iedere functionaliteit van iedere menuoptie in een apart hoofdstuk of een aparte paragraaf staat. Ieder hoofdstuk begint op een nieuwe pagina; naar keuze kunnen alleen die pagina s worden uitgeprint die voor het autorisatieniveau van de betreffende gebruiker van toepassing zijn. Het eerste hoofdstuk van de handleiding bevat algemene tips en informatie die van toepassing is op de meeste van de in deze handleiding beschreven functionaliteiten. Tip: Wanneer dit plaatje getoond wordt staat er een handigheid beschreven die het werken met TimeTell nog makkelijker maakt. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 4/72 Versie 19 oktober 2016

5 2. TimeTell starten Wanneer TimeTell gestart is wordt, afhankelijk van de configuratie, het hoofdmenu van TimeTell getoond. Indien er al via Windows is aangemeld wordt TimeTell automatisch gestart. TimeTell kan ook worden geconfigureerd met een login scherm: Vul hier TimeTell loginnaam en wachtwoord in. Het TimeTell hoofdscherm wordt getoond: Rechts bovenin het scherm wordt getoond wie is ingelogd. Deze knop sluit TimeTell. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 5/72 Versie 19 oktober 2016

6 Afhankelijk van de configuratie kan bij het opstarten een melding gegeven worden, als er een achterstand is in tijdregistratie. De weken die ontbreken of niet op Ingevoerd zijn gezet worden in een lijst getoond. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 6/72 Versie 19 oktober 2016

7 3. Hoofdmenu, iconen en tegels Afhankelijk van autorisatie worden verschillende menu opties en iconen getoond. Via het menu Tijdregistratie en met de iconen onder de menubalk kunnen functies gestart worden die te maken hebben met eigen gegevens. Deze functies worden in de rest van deze handleiding beschreven. Daarnaast zijn er tegels beschikbaar in het startpaneel van TimeTell, deze tegels kunt u zelf samenstellen Iconen Bovenin het scherm zijn de volgende iconen beschikbaar: Icoon Sneltoets Functie Wordt beschreven in hoofdstuk F8 Open huidige week 4 De weekstaat Shift+F8 Open de wekenlijst 5 Wekenlijst Ctrl+F8 Open de sjabloonweek 6 Sjabloonweek F11 Aanmelden 8.2 Aanmelden Extern aanmelden 8.3 Extern aanmelden F12 Afmelden 8.4 Afmelden Shift+F12 Pauze starten/afsluiten Shift+F11 Werkbezoek 8.5 Pauze 8.6 Werkbezoek Ctrl+F11 Tijd boeking 8.1 Tijd boeking Ctrl+F12 Verlof aanvraag 15.7 Aanvragen verlof Agenda module Planning module Aparte handleiding Agenda Aparte handleiding Planning Receptie overzicht Rapport verkenner 14.1 Rapport verkenner Dashboard TimeTell afsluiten Handleiding TimeTell Tijdregistratie 7/72 Versie 19 oktober 2016

8 3.2. Tegels TimeTell heeft tegels in het startpaneel beschikbaar, waarmee u snel naar een menuoptie kunt gaan. Deze tegels kunt u zelf samenstellen. Zie handleiding TimeTell Gebruikersinterface voor een verdere uitleg over dit onderwerp. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 8/72 Versie 19 oktober 2016

9 3.3. Menu Systeem In menu Algemeen zijn een aantal beheer- en configuratiefuncties opgenomen Open archief Door op de optie Open archief te klikken kan een gearchiveerde database worden bekeken. Deze gegevens zijn read-only en kunnen dus niet worden bewerkt. Hoe een archief kan worden aangelegd staat beschreven in de Handleiding Technische Opzet. Via de optie Sluit archief kan teruggekeerd worden naar de productie omgeving Login als vervanger Als er taken van iemand anders moeten worden waargenomen, dan is het mogelijk om in TimeTell in te loggen als iemand anders. Er wordt een lijst met medewerkers getoond, waarvoor mag worden opgetreden als vervanger. Hierbij wordt niet om een wachtwoord gevraagd. Er zijn alleen medewerkers te zien als de autorisatie dit toestaat. (zie handleiding Beheer ). Als er via deze functionaliteit al is ingelogd als iemand anders dan kan via deze optie ook altijd weer teruggekeerd worden naar de eigen login Voorkeursinstellingen Dit scherm geeft de mogelijkheid om een aantal voorkeursinstellingen te wijzigen. Zie handleiding TimeTell Gebruikersinterface voor een verdere uitleg over dit onderwerp Interne tabellen verversen Bij wijzigingen in keuzelijsten kan het voorkomen dat deze niet direct beschikbaar zijn voor gebruik, de optie Interne tabellen verversen zorgt dat deze wijzigingen opnieuw worden ingelezen zodat zij beschikbaar zijn. Alle openstaande schermen worden afgesloten zodat wijzigingen worden bewaard Verbinding verbreken Voor het ophalen en opslaan van gegevens moet TimeTell verbinding hebben met de server. In de configuratie kan worden ingesteld dat de verbinding automatisch moet worden verbroken als er een bepaalde tijd geen gegevens zijn opgehaald. De verbinding wordt automatisch hersteld zodra er weer gegevens nodig zijn. Met de menu optie Verbinding verbreken kun je de verbinding handmatig instellen. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 9/72 Versie 19 oktober 2016

10 4. De weekstaat In dit hoofdstuk wordt de werking van de weekstaat beschreven Registratievormen TimeTell kent 4 manieren waarop tijd kan worden geregistreerd 1. Deze worden in deze paragraaf kort beschreven Achteraf uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden achteraf uren verantwoord op projecten en activiteiten. Dit kan door het aantal uren per dag in te vullen. Dit is de meest voorkomende registratievorm. 1 De registratievorm staat los van het invoermedium. De verschillende registratievormen ondersteunen invoer via de PC, barcodelezers of klokken. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 10/72 Versie 19 oktober 2016

11 Chronologische uren verantwoorden Bij deze registratievorm worden de uren verantwoord door de begin- en eindtijden per project en activiteit op te geven. Dit is de meest nauwkeurige registratievorm en wordt meestal toegepast in situaties, waarbij men veel werk achter de PC verricht. Meestal wordt dan een boeking gemaakt als men begint aan een nieuwe activiteit. De voorgaande activiteit wordt dan automatisch afgesloten. Het is echter ook mogelijk om achteraf de tijden per project, activiteit te vullen. Er kunnen ook chronologische boekingen geregistreerd worden met de functie tijd boeking (zie paragraaf 8.1 Tijd boeking ). NB. Als er een eindtijd ingevuld wordt, die kleiner is dan de starttijd, dan gaat TimeTell er van uit dat de eindtijd een dag later is. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 11/72 Versie 19 oktober 2016

12 Achteraf uren verantwoorden met kloktijden (combi) Bij deze registratievorm is de urenverantwoording hetzelfde als achteraf uren verantwoorden (zie paragraaf Achteraf uren verantwoorden ). Naast deze urenverantwoording worden echter ook de aankomst en vertrektijden geklokt om zo de aanwezigheid te kunnen bijhouden. Vaak worden de kloktijden gebruik voor het bepalen van overwerk en de urenverantwoording om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding aan activiteiten en projecten. De details van de kloktijden kunnen worden bewerkt of bekeken met de knop in de weekstaat. De kloktijden zijn apart te autoriseren, zodat ingesteld kan worden of deze mogen worden gewijzigd. Tip: Aan de rechterkant van het scherm zijn de eerste inkloktijd en de laatste uitkloktijd zichtbaar. Om schermruimte te winnen kunt u dit scherm dichtklappen met de knop die op de linker rand van de scheidslijn zit: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 12/72 Versie 19 oktober 2016

13 Chronologische uren verantwoorden met kloktijden (combi) Bij deze registratievorm is de urenverantwoording hetzelfde als chronologisch uren verantwoorden (zie paragraaf Chronologisch uren verantwoorden ). Naast deze urenverantwoording worden echter ook de aankomst en vertrektijden geklokt om zo de aanwezigheid te kunnen bijhouden. Vaak worden de kloktijden gebruikt voor het bepalen van overwerk en de urenverantwoording om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding aan activiteiten en projecten. De details van de kloktijden kunnen worden bewerkt of bekeken met de knop in de weekstaat. De kloktijden zijn apart te autoriseren, zodat ingesteld kan worden of deze mogen worden gewijzigd. Tip: Aan de rechterkant van het scherm zijn de eerste inkloktijd en de laatste uitkloktijd zichtbaar. Om schermruimte te winnen kunt u dit scherm dichtklappen met de knop die op de linker rand van scheidslijn zit: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 13/72 Versie 19 oktober 2016

14 4.2. Een weekstaat bewerken Hoewel de lay-out van de weekstaten van de hierboven beschreven registratievormen kan verschillen is 90% van de functionaliteit hetzelfde. We beginnen met het beschrijven van de gemeenschappelijke functionaliteiten Activiteiten, projecten en klanten selecteren De waarden Boek uren op kolommen (activiteit, project, etc.) worden gekozen uit een keuzelijst. Hiervoor zijn 2 knoppen beschikbaar: De 1 e knop geeft een keuzelijst, zoals hierboven wordt getoond. Deze keuzelijst verschijnt ook automatisch als in de kolom begonnen wordt met typen. In de configuratie kan ingesteld worden dat deze lijst alleen de laatst gebruikte waarden bevat. De 2 e knop geeft een nieuw scherm, waarin de hele keuzelijst wordt getoond: In dit scherm kan het gewenste gegeven worden geselecteerd. De lijst kan gefilterd worden, door in het filterscherm tekst in te vullen, die in de naam moet voorkomen. Deze gegevens zitten in een Handleiding TimeTell Tijdregistratie 14/72 Versie 19 oktober 2016

15 boomstructuur met meerdere lagen. Alleen de gegevens, die geselecteerd mogen worden, zijn te zien. Als de hele boomstructuur getoond moet worden, vink dan de optie Hele boom aan. De hele boomstructuur wordt dan getoond met de niet selecteerbare gegevens in grijs. NB. Kolommen kunnen gesorteerd worden, door op de kolomtitel te klikken. Er wordt dan op de kolom gesorteerd, maar binnen de hiërarchische structuur: dus eerst de gegevens op niveau 1 worden gesorteerd, daarbinnen de gegevens op niveau 2, enzovoorts. De geselecteerde waarde is vervolgens zichtbaar in de kolom in uw weekstaat. In het configuratieprofiel kan worden ingesteld hoe deze naam wordt weergegeven, bijvoorbeeld met of zonder nummer (zie handleiding Beheer). Eén regel toevoegen Eén regel verwijderen In 1x meerdere gegevens tegelijk toevoegen vanuit een keuzelijst. Er worden dan automatisch regels aangemaakt. Tip: Als er kolommen gegroepeerd worden, dan wordt automatisch de groepswaarde ingevuld bij het toevoegen. Als er bijvoorbeeld gegroepeerd wordt op project, dan kunnen er binnen een projectgroep meerdere activiteiten in 1x toegevoegd worden met de knop. Het groepsproject wordt dan automatisch ingevuld. Tip: Het is mogelijk om meerdere regels te selecteren door helemaal links te klikken: Vervolgens kunt u met Shift of Ctrl de overige regels selecteren. Als er meerdere regels geselecteerd zijn kunnen deze in 1x verwijderd worden met. Als er meerdere regels geselecteerd zijn en er wordt toegevoegd met dan worden waarden uit de andere boek uren op kolommen mee gekopieerd. Als er meerdere regels geselecteerd zijn dan kunnen deze ook gekopieerd worden met Shift-Ctrl-C en Shift-Ctrl-V Iconen Bovenin de weekstaat komt u de volgende iconen tegen: Blader een week terug (als de week niet bestaat wordt deze aangemaakt) Blader een week vooruit (als de week niet bestaat wordt deze aangemaakt) Weekstaat opslaan Toon de roosteruren per dag voor deze week Budget Allocaties Handleiding TimeTell Tijdregistratie 15/72 Versie 19 oktober 2016

16 Bekijk de verlofsaldi (zie paragraaf ) Hiermee kunt u de aantallen berekenen (gebeurt ook automatisch bij opslaan van de weekstaat) Bekijk/bewerk de kloktijden (zie paragraaf ) Print weekstaat Exporteer weekstaat naar Excel Default venster instellingen: als bewaar venster instellingen aan staat in de voorkeursinstellingen dan worden de venster instellingen van de weekstaten bewaard. Middels deze knop kan de weergave van de standaard weekstaat weer teruggezet worden. Submenu met de volgende extra opties: Groeperen: Zet de groepeerbalk aan. Dit is de groepeer balk, kolommen waarop gegroepeerd wordt, worden hier naar toe gesleept. Velden kiezen: haalt verwijderde of verborgen velden/kolommen op, zodat deze kunnen worden terug geplaatst in het scherm door ze te slepen naar de titelbalk boven de kolommen. Let op de groene pijlen, deze laten zien waar de kolom geplaatst wordt. De volgende kolommen zijn standaard verborgen en kunnen aan de weekstaat worden toegevoegd: Activiteit (hoger) toont de activiteit die direct boven de huidige activiteit zit (parent). Op die kolom kan ook desgewenst gegroepeerd worden. Ditzelfde geldt voor de Project (hoger) kolommen. Inklappen: hiermee kunnen groepen worden ingeklapt, zodat er een beknopt overzicht over blijft. Deze optie is niet beschikbaar als Groepen altijd uitgeklapt aan staat. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 16/72 Versie 19 oktober 2016

17 Uitklappen: met deze button worden alle groepen uitgeklapt. Deze optie is niet beschikbaar als Groepen altijd uitgeklapt aan staat. Exporteer de informatie in deze weekstaat naar een bestand. Importeer de informatie in deze weekstaat vanuit een bestand. Weekstaat verversen Kolomtitel menu Als er met de rechtermuisknop op een kolomtitel geklikt wordt, wordt een titel menu getoond, met daarop diverse mogelijkheden zoals sorteren, groeperen, kolommen kiezen, etc. De optie Best Passend maakt alle kolommen zo breed dat alle gegevens er in precies in passen. Automatische kolombreedte zorgt dat altijd alle kolommen op het scherm passen. NB. Als er gegroepeerd is, dan staan de groepen altijd uitgeklapt tenzij deze optie uitgezet is. In dat geval worden de in- en uitklappen knoppen beschikbaar. Met de print knop kan de huidige weekstaat geprint worden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 17/72 Versie 19 oktober 2016

18 Uren details Bij het invullen van uren, kan in de urencel de volgende knop gebruikt worden om het uren details scherm te openen (deze knop staat in de laatste kolom bij een chronologische weekstaat). In het uren details scherm kunnen onder meer informatie en onkostengegevens ingevoerd worden: Bovenin het scherm worden de boekingsgegevens getoond. Als dit in uw configuratieprofiel is aangezet, kunnen in dit scherm ook optioneel tijden geregistreerd worden. Bijvoorbeeld wanneer er achteraf uren geregistreerd worden, maar ook wanneer er voor bepaalde werkzaamheden tijden worden geregistreerd, omdat voor die werkzaamheden een overwerkberekening moet plaatsvinden. NB. Als de uren leeg zijn en de tijden worden ingevuld in dit scherm dan worden de uren gevuld op basis van deze tijden. Door middel van het aanvinken van de optie factureerbaar en het invullen van het aantal factureerbare uren kan aangegeven worden of en hoeveel van de geboekte uren als factureerbaar moeten worden gekenmerkt. Hier kan optioneel in de rekenregels van TimeTell rekening mee worden gehouden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 18/72 Versie 19 oktober 2016

19 Als dit is aangezet in het configuratieprofiel, kan men hier ook nog de saldoregel zien/wijzigen bij een verlofboeking op een activiteit met saldokeuze: Bij Info kan aanvullende informatie over de urenboeking ingevoerd worden. Onderin het scherm kunnen diverse onkostengegevens ingevoerd worden (afhankelijk van uw configuratie). Er kan een kostensoort gekozen worden en vervolgens kunnen er eventueel aantallen en/of het tarief ingevoerd worden. Als in de configuratie een vast tarief is ingevuld (bv. kilometertarief) dan kan dit niet gewijzigd worden. Er kan echter ook een default of leeg tarief in staan wat wel gewijzigd kan worden. Als er een lunch gedeclareerd wordt, vul dan bij aantal 1 in en bij tarief de kosten. Default staat de optie uitbetalen aan. Het vinkje kan uitgezet worden, als er onkosten gemaakt zijn, die niet uitbetaald hoeven te worden. Bijvoorbeeld een ticket betaald met de bedrijfscreditcard. NB. In het configuratieprofiel kan nog een optie worden aangezet om hier een extra tabblad te tonen die de berekeningen per urenboeking weergeeft. TIP: Wanneer het informatieveld in het uren details scherm wordt ingevuld, zal de urencel in de weekstaat lichtgeel worden gekleurd. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 19/72 Versie 19 oktober 2016

20 Agenda Agenda module In de agenda worden afspraken weergegeven zoals beschreven in de handleiding Agenda. Indien dit is geconfigureerd, zijn onderin de agenda gegevens voor deze week zichtbaar. Deze kunnen naar de weekstaat gesleept worden om uren te realiseren. Tip: Door rechts te klikken op de agenda wordt het agendascherm geopend. Hierin kunt u alle afspraken bekijken en/of bewerken (mits geautoriseerd). Handleiding TimeTell Tijdregistratie 20/72 Versie 19 oktober 2016

21 Weekplanning Planning module Wanneer in het configuratieprofiel Toon kolom planning aanstaat, zal een kolom planning in de weekstaat worden getoond. Hiermee is het mogelijk ad hoc geboekte uren te koppelen aan een plantaak. Zie hiervoor de handleiding Planning, hoofdstuk Ad hoc allocatie in weekstaat en agenda. Het is, naast het tonen van de agenda, tevens mogelijk om de weekplanning in de weekstaat weer te geven. In het configuratieprofiel kan ingesteld worden dat de weekstaat automatisch gevuld wordt projecten en activiteiten waarop men is ingepland. Hier hoeven dan alleen nog de uren de realisatie uren op te worden ingevuld. Je kunt ook de weekplan regels naar de weekstaat slepen om hiervoor een regel aan te maken. De gerealiseerde uren zijn na opslaan zichtbaar onderin. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 21/72 Versie 19 oktober 2016

22 Met de in de laatste kolom van de weekplanning kan de resource allocatie waar de weekplanning bij hoort worden geopend: Hier is zichtbaar dat de weekplanning onderdeel is van een resource allocatie van 60 uur over meerdere weken. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 22/72 Versie 19 oktober 2016

23 Kloktijden Als er een registratie met kloktijden is ingesteld (of combi) dan kan via de knop het kloktijden scherm bekeken worden. Als de autorisatie het toelaat, kunnen in dit scherm de kloktijden ook bewerkt worden. Dit scherm laat alle klokactiviteiten zien (zoals aanmelden of werkbezoek). Als in de rekenregels automatische pauzeaftrek is geconfigureerd dan kan een eventueel toegepaste pauzeaftrek in de kolom pauze staan. De urenkolom is al gecorrigeerd voor deze pauzeaftrek en rood gekleurd. NB. Als er een eindtijd ingevuld wordt die kleiner is dan de starttijd dan gaat TimeTell er van uit dat de eindtijd een dag later is. Tip: Als er met de rechtermuisknop op een kolomtitel geklikt wordt, verschijnt er een menu met daarin diverse opties waaronder het printen van het kloktijdenscherm. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 23/72 Versie 19 oktober 2016

24 Berekeningen Als de status van een weekstaat op ingevoerd staat, kunnen met de weekstaat de berekeningen ook in details bekeken worden: knop rechts bovenin de Dit scherm laat het resultaat zien van de berekeningen in de rekenregels. Dit scherm bevat niet alleen overwerk, maar ook plus/min uren. Naast de soort, de datum en het aantal berekende uren staan ook een verrekening percentage en eventueel een tarief. De laatste kolom bevat het aantal uren maal het percentage. In bovenstaand voorbeeld wordt voor iedere dag plus/min uren berekend. De uren op zaterdag worden gerekend als overwerk uren en worden tegen 150% gecompenseerd. De kolom uitbetalen wordt normaliter automatisch bepaald. Als dit in de configuratie is aangezet dan kan er zelf aangegeven worden of het overwerk uitbetaald moet worden. De kolom uitbetalen kan voor zaterdag door de medewerker zelf worden aangevinkt, als deze uren uitbetaald moeten worden. NB. Bovenstaande berekeningen worden bepaald vanuit de rekenregels in TimeTell en dienen aangepast te worden aan de bedrijfssituatie van de TimeTell gebruiker. NB. In het configuratieprofiel kan nog een optie worden aangezet om hier een extra tabblad te tonen met berekeningen per urenboeking. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 24/72 Versie 19 oktober 2016

25 Saldi Verlof & Ziekte module Met de saldi knop kan de verlof saldi worden bekeken: Dit scherm bevat alle saldo regels die op dat moment geldig zijn. Het saldi scherm bevat de volgende kolommen: Soort : Type verlof Saldo vanaf : Start saldo periode Saldo t/m : Einde saldo periode Vervaldatum : De datum, waarop de uren komen te vervallen Vorige periode : Uren restant van de voorgaande periode Uren bij : Aantal uren dat men dit jaar erbij krijgt Uren gebruikt : Aantal uren dat men heeft opgenomen via urenboekingen Uren opbouw : Aantal uren dat men heeft opgebouwd via plus-, min- of overwerkuren Tot. Uren : Totaal aantal uren Begrenzen : Als de periode is verlopen vervallen de resturen (boven max.) Beschikbare uren : Resterend aantal uren (wordt meegenomen naar volgende periode mits het vinkje bij vervalt na periode niet is gezet) Default worden alleen de saldoregels getoond die nu en in de toekomst geldig zijn. Met de Toon regels optie links onderin, kan men aangeven of alle regels worden getoond (historische en toekomstige saldoregels). Als de keuze wordt gemaakt voor Regels met resturen worden alle saldoregels met resturen getoond. Wanneer via het dropdown menu een keuze wordt gemaakt en het saldischerm en de weekstaat worden afgesloten zal deze instelling worden bewaard in de voorkeursinstellingen. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 25/72 Versie 19 oktober 2016

26 Tip: Met de knop kunnen de details van een kolom worden opgevraagd. Zo kan bijvoorbeeld snel gezien worden, wanneer precies verlof was opgenomen: Aanbieden ter goedkeuring De weekstaat kan op ieder gewenst moment ingevuld en opgeslagen worden. Als de weekstaat volledig is dan kan dit aangeven worden, door de ingevoerd optie links onderin de weekstaat aan te vinken. De weekstaat krijgt dan de status Ingevoerd en wordt opgeslagen. De weekstaat kan dan niet meer worden bewerkt. Als het ingevoerd vinkje weer verwijderd wordt, is de weekstaat weer te wijzigen, zolang de weekstaat nog niet is goedgekeurd. Zodra een weekstaat de ingevoerd status krijgt kan de leidinggevende deze goedkeuren. Normaliter worden weekstaten 1x per week door de leidinggevende goedgekeurd. Het is ook mogelijk dat een projectleider bepaalde projectboekingen nog moet gaan goedkeuren. De weekstaat krijgt dan de status Wacht op project akkoord. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 26/72 Versie 19 oktober 2016

27 5. Wekenlijst 5.1. Persoonlijk Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Wekenlijst of met icoon bekeken worden. kunnen de weekstaten In dit scherm zijn alle weken van deze medewerker te zien. De nieuwste week staat bovenaan: In deze lijst ziet u naast de periode de volgende gegevens: Status : De status van de week (afgekeurd, ingevoerd, akkoord, etc.) Uren : Het aantal verantwoorde uren in de week Klokuren : Het aantal geklokte uren in de week Berekeningen : Het totaal aan overwerk, plus/min uren en andere berekeningen Onkosten : Het totaal aan ingevoerde onkosten Info : Informatie meegegeven via de optie weekinfo in de weekstaat Correctie : Is het een correctieweek t.b.v een export? (tevens rood gekleurd) Handleiding TimeTell Tijdregistratie 27/72 Versie 19 oktober 2016

28 De knop Bewerk opties geeft u de volgende mogelijkheden 2 : Naast het openen, toevoegen of verwijderen van een week kan hier de sjabloonweek van de medewerker geopend worden. (zie hoofdstuk 6 Sjabloonweek ). Als voor een al verwerkte week nog correcties doorgevoerd moeten worden, kan er voor deze week een correctieweek worden aangemaakt. (zie hoofdstuk 7 Correctieweek ). Het is ook mogelijk om een kopie te maken van een al bestaande week en de uren hieruit over te nemen in een te selecteren week. Met de optie Audit trail kunnen de mutaties gevolgd worden, mits de Audit trail is ingesteld. Via de optie Status instellen kan de status van de week aangepast worden: Welke statussen gekozen kunnen worden, hangt af van autorisatie. Met de status In bewerking kan een week worden gewijzigd. Als de week is Ingevoerd dan volgt eerst een afdelingsakkoord en daarna een administratie akkoord (optioneel). Als er sprake is van projectboekingen, dan wordt hier ook de status wachten op project akkoord getoond. Natuurlijk kan een week ook door de afdeling of administratie worden afgekeurd. Als een weekstaat is geëxporteerd naar een extern systeem dan krijgt deze de status Verwerkt. De weekstaat kan dan niet meer worden gewijzigd. Het is dan echter wel mogelijk om een correctieweek aan te maken. NB. Deze functie wordt meestal gebruikt om een weekstaat van Ingevoerd terug naar In bewerking te zetten. Als een weekstaat al is goedgekeurd dan kan alleen de leidinggevende de status terugzetten naar In bewerking. 2 De beschikbare opties zijn afhankelijk van uw autorisatie Handleiding TimeTell Tijdregistratie 28/72 Versie 19 oktober 2016

29 5.2. Medewerkers Via menu Tijdregistratie / Organisatie / Wekenlijst kunnen weekstaten van andere medewerkers bekeken worden. Kies de medewerker, waarvoor de wekenlijst getoond moet worden. Vervolgens wordt een scherm getoond met alle weken van deze medewerker. De nieuwste week staat bovenaan. Afgekeurde weken zijn rood gekleurd. De medewerker keuzelijst toont aan welke organisatiedeel en voor welke periode men aan dit organisatiedeel is gekoppeld. De wekenlijst toont vervolgens alleen de weken die binnen die Handleiding TimeTell Tijdregistratie 29/72 Versie 19 oktober 2016

30 organisatieperiode vallen. Als de manager geautoriseerd is voor alle medewerkers (en dus alle organisatiedelen) dan kunnen er alsnog alle weken van de medewerker getoond worden met de knop (dus ook de weken die buiten de organisatieperiode vallen). Wanneer men via bovenstaande opties in de weekstaat van één van de medewerkers terecht is gekomen, dan is het mogelijk om snel te switchen naar de weekstaat van een andere medewerker. Naast de naam van de medewerker is hier een knop medewerker selectiescherm. om snel terug te keren naar het Daarnaast is het ook mogelijk om snel te schakelen naar een andere week van een medewerker. Hiervoor is naast het vakje met het weeknummer een soortgelijke knop aanwezig. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 30/72 Versie 19 oktober 2016

31 6. Sjabloonweek Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Sjabloonweek of met icoon aangemaakt worden. kan een sjabloonweek Als een nieuwe weekstaat wordt aangemaakt, wordt er begonnen met een leeg scherm, waaraan regels met activiteiten, projecten en eventueel klanten worden toegevoegd. Om te voorkomen dat iedere week dezelfde activiteiten, projecten en klanten moeten worden toe gevoegd, kan er gebruik gemaakt worden van een zogenaamde sjabloonweek. Deze wordt dan gevuld met projecten, klanten en activiteiten die standaard in de nieuwe week gebruikt worden. (favorietenlijst): TimeTell zal bij het aanmaken van een nieuwe week deze automatisch vullen met de gegevens uit de sjabloonweek. Er hoeven dan alleen nog maar uren ingevuld te worden. Het is nog steeds mogelijk om regels toe te voegen. Het is mogelijk om in de sjabloonweek al uren in te vullen. Dit wordt echter afgeraden, wanneer men gebruik maakt van vooraf ingestelde pauze berekeningen of overwerk. Het is ook mogelijk om vaste onkostengegevens in te vullen via de Dit wordt soms gebruikt om vaste woon-werk kilometers in te vullen. knop. Door goed gebruik te maken van een sjabloonweek hoeft het invullen van een nieuwe weekstaat weinig tijd te kosten. Tip: Door gebruik te maken van de kan in 1x een selectie van activiteiten of projecten toe gevoegd worden. Met de knop kan de sjabloonweek leeg gemaakt worden. NB. Via menu Tijdregistratie / Organisatie / Sjabloonweken kunnen de sjabloonweken van medewerkers worden bewerkt. Via die menuoptie kunnen ook sjabloonweken worden gekopieerd naar anderen. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 31/72 Versie 19 oktober 2016

32 7. Correctieweek Als een weekstaat eenmaal is geëxporteerd naar een extern systeem dan kan deze in TimeTell niet meer worden gewijzigd, omdat anders de TimeTell gegevens niet meer overeenkomen met de gegevens in het externe systeem. De gegevens kunnen dan gecorrigeerd worden, door gebruik te maken van een correctieweek. Als een geëxporteerde week (status = Verwerkt ) geselecteerd wordt in de wekenlijst, dan kan via Bewerk opties gekozen worden voor correctieweek: In de correctieweek worden alleen de correctiegegevens ingevoerd, dit kunnen ook negatieve uren zijn. In dit voorbeeld worden 8 uren afgeboekt van project Subproject D3 Fase 1. Deze uren worden weer bijgeboekt op project Subproject D3 Fase 2. Als de correctieweek ook weer is goedgekeurd dan kunnen de correctiegegevens eventueel worden geëxporteerd naar het financiële systeem. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 32/72 Versie 19 oktober 2016

33 8. Chronologische functies Voor chronologische tijdregistratie of combi-registratie met kloktijden zijn er een aantal extra functies beschikbaar. Die worden in dit hoofdstuk beschreven Tijd boeking Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Tijd boeking of met icoon kan een chronologische tijd boeking gemaakt worden. Het is mogelijk om dit direct in de chronologische weekstaat in te voeren, maar meestal is het eenvoudiger om de boeking in dit scherm te maken: Vul hier het project en/of de activiteit in (met de knop komt een zoekscherm). De datum en tijd staan automatisch ingesteld op de huidige datum/tijd, maar kunnen desgewenst worden aangepast. Klik op OK en de boeking wordt automatisch verwerkt in de weekstaten. Normaal gesproken is er geen eindtijd nodig, de volgende boeking zal namelijk automatisch de voorliggende boeking afsluiten. De eindtijd is dus alleen nodig bij niet aansluitende boekingen. In het veld Info kan optioneel aanvullende informatie vastgelegd worden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 33/72 Versie 19 oktober 2016

34 Bovenin het scherm zijn de volgende iconen zichtbaar: Icoon Sneltoets PgUp PgDn Functie Terugbladeren naar eerdere boekingen (binnen de week) Vooruitbladeren in de boekingen (binnen de week) F5 Werk de start datum en tijd bij 3 F6 Ctrl+S Werk de eind datum en tijd bij Sla de boeking op maar hou het scherm open (de ingevulde gegevens blijven bewaard). Tip: Met de terugbladerknop kan er snel worden terug gebladerd worden als er door gegaan wil worden met een eerdere geboekte activiteit. Er hoeft dan niet opnieuw alle gegevens ingevuld te worden. Bij het submenu Onkosten kunnen er onkosten opgevoerd worden, die gedefinieerd zijn onder menu Beheer / Systeemgegevens / Onkostensoorten. Er kan nog extra informatie als Van en Naar worden ingevoerd of een omschrijving (info). 3 Als het configuratieprofiel staat ingesteld op Automatisch tijd bijwerken dan gebeurt dit automatisch. Anders zal de datum/tijd tijdens het invullen van het scherm ongewijzigd blijven. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 34/72 Versie 19 oktober 2016

35 8.2. Aanmelden Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Aanmelden of met icoon aangemeld worden. kan een medewerker Als er een registratie met kloktijden of een chronologische registratie in de organisatie gevoerd wordt, dan kan met bovenstaande functie een aanmeldtijd geregistreerd worden. Dit is feitelijk hetzelfde principe als met een prikklok alleen gebeurt dit nu op de PC. Bij het aanmelden wordt een regel toegevoegd met de huidige tijd 4. Deze aanmelding wordt geboekt op de activiteit die is gedefinieerd bij de systeemactiviteit Aanmelden (zie handleiding Beheer) Extern aanmelden Medewerkers die buiten de deur zijn kunnen zich Extern aanmelden (extern inklokken) via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Extern aanmelden of met icoon. Deze optie is beschikbaar als ze hiervoor zijn geautoriseerd en als er een aparte systeemactiviteit voor is geconfigureerd. In het receptiescherm worden externe aanmeldingen in lichtgroen getoond met status "Extern". Deze worden uitgefilterd als het calamiteitenrapport wordt gedraaid Afmelden Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Afmelden of met icoon worden. een medewerker afgemeld Als een registratie met kloktijden of een chronologische registratie in de organisatie gevoerd wordt, dan kan met bovenstaande functie een afmeldtijd geregistreerd worden. Dit is feitelijk hetzelfde principe als met een prikklok alleen gebeurt dit nu op de PC. Bij het afmelden wordt de laatste openstaande boeking afgesloten op de huidige tijd. Als er geen openstaande boeking was, dan wordt een nieuwe regel toegevoegd waarin de starten eindtijd beide worden ingesteld op de huidige tijd. Deze regel wordt dan geboekt op de activiteit die is gedefinieerd bij de systeemactiviteit Aanmelden (zie handleiding Beheer ). Als er sprake is van een chronologische combi-registratie, dan wordt naast de laatste klokboeking ook de laatste chronologische urenboeking afgesloten (alleen als die nog open stond) Pauze Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Pauze of met icoon (als daarvoor een pauze was gestart) kunt u pauze starten of afsluiten 4 De aan- en afmelding wordt geregistreerd volgens de tijd op de server. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 35/72 Versie 19 oktober 2016

36 8.6. Dienstreis Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Dienstreis of met icoon boeken. kunt u een werkbezoek Deze functie kan gebruikt worden als de medewerker een dienstreis start of eindigt. Er kan dan aangegeven worden hoe lang de dienstreis heeft geduurd of gaat duren. In het receptiescherm is nu ook zichtbaar dat de medewerker afwezig is vanwege een dienstreis. Wanneer in bovenstaand scherm de eindtijd leeg is, dan wordt bij boeken automatisch de eindtijd volgens het rooster van die dag ingevuld. Hetzelfde geldt voor de begintijd. Wanneer deze wordt leeg gelaten dan vult TimeTell hier automatisch de begintijd van het rooster in. N.B. de optie Dienstreis is vanaf versie 8.5 aanwezig. In oudere versies 8 heette deze optie werkbezoek Handleiding TimeTell Tijdregistratie 36/72 Versie 19 oktober 2016

37 9. Weken achterstand Via menu Tijdregistratie / Persoonlijk / Weken achterstand wordt een overzicht getoond van achterstallige weken. In deze lijst worden alle weken (tot een jaar terug) getoond, die nog ontbreken in de medewerker wekenlijst of waarbij de status niet op Ingevoerd is gezet. Er worden alleen weken getoond waar een geldig contract voor is. Afgekeurde weken worden in rood getoond. NB. Afhankelijk van de configuratie wordt dit scherm ook getoond bij het starten van TimeTell. In dat geval zal de achterstallige week automatisch worden geopend na dit scherm. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 37/72 Versie 19 oktober 2016

38 10. Roosters Ga naar menu Personeel / Persoonlijk / Rooster om eigen roostergegevens te bekijken of bewerken. Of ga naar menu Personeel / Organisatie / Medewerkers roosters en selecteer een medewerker, voor wie de roostergegevens moeten worden bewerkt. In dit scherm kan met de knop Bewerk opties roosters worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd. Als een nieuw rooster toegevoegd wordt, kan er gekozen worden voor een al bestaand groepsrooster of een nieuw te maken persoonlijk rooster. Groepsroosters zijn roosters die voor meerdere medewerkers kunnen worden gebruikt. Voor het aanmaken van groepsroosters is een aparte menuoptie beschikbaar (zie handleiding Beheer). Bij een nieuw persoonlijk rooster, wordt het Bewerk rooster scherm getoond zoals beschreven in de volgende paragraaf. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 38/72 Versie 19 oktober 2016

39 10.1. Rooster bewerken Als een rooster wordt gemaakt/geopend: Geef de naam van het rooster en een geldigheid op (maximaal 1 jaar voor dagroosters). Verder kan worden gekozen of een rooster aangemaakt wordt met een vast weekritme (bijvoorbeeld 4x9) of een rooster waar per dag het aantal uren wordt opgegeven (dagritme). Agenda module Met de optie Agenda is het mogelijk om een rooster vast te leggen via een agenda weergave. Hierbij kan gewerkt worden met flexibele terugkeerpatronen. Als er wordt gekozen voor een weekritme, dan kan aangegeven worden of er aparte roosters zijn voor even en oneven weken (bijvoorbeeld de ene week 40 uur, de andere week 32: gemiddeld 36 uur). Verder kan worden gekozen of alleen uren of ook tijden opgeven worden in het rooster. Met de optie Verlof plannen kan bij een persoonlijke dagrooster een extra kolom aangezet worden, waarin het persoonlijke verlof wordt gepland, voordat het formeel is aangevraagd. Als roosters de status Ingevoerd hebben kunnen ze ook worden goedgekeurd. Zo kan een medewerker een persoonlijk dagrooster maken en kan de leidinggevende dit rooster goedkeuren. Als het is goedgekeurd kan het niet meer worden gewijzigd totdat de status weer op In bewerking is gezet. Totaal uren toont het totaal van de ingevulde roosteruren. Correctie uren wordt gebruikt als in het configuratieprofiel de controle op roosteruren = contracturen is aangezet. Bij correctie-uren kan een toegestane afwijking worden opgegeven. Met de knop Open rooster details wordt het rooster geopend. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 39/72 Versie 19 oktober 2016

40 10.2. Weekritme rooster Dit is een voorbeeld van een weekritme rooster waarbij ook op tijden wordt geroosterd. Hierbij kunnen indien gewenst de tijden voor een ochtend- en een middagdeel worden ingevoerd. Tip: Met de zwarte pijl overige dagen van de week. kunnen de gegevens van maandag gekopieerd worden naar de Handleiding TimeTell Tijdregistratie 40/72 Versie 19 oktober 2016

41 10.3. Dagritme rooster Als een dagritme rooster geopend wordt, is bovenstaand scherm te zien waarin alle dagen voor de opgegeven roosterperiode al zijn aangemaakt. Bij een persoonlijke dagrooster worden, naast de geroosterde uren, ook de gerealiseerde uren getoond. Van een gerealiseerde week kunnen de uren niet meer worden gewijzigd, omdat voor die week al plus/min uren berekend kunnen zijn. Als Verlof plannen is aangevinkt, dan wordt de kolom Gepland verlof getoond. Hierin kan de medewerker zelf het verlof inplannen voordat het formeel is aangevraagd. Door met de rechtermuisknop op de urenkolom te klikken, komt een pop-up menu met kopieeropties beschikbaar. De optie Naar overige weekdagen kopieert de uren en tijden van de huidige regel naar de overige dagen van de huidige week. De optie Naar periode geeft nog een extra menu waarin gekozen kan worden om alleen de geselecteerde dag of de hele geselecteerde week te kopiëren naar een opgegeven periode. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 41/72 Versie 19 oktober 2016

42 De optie Alleen deze dag kopieert bijvoorbeeld de maandag naar alle maandagen in de opgegeven periode. De optie De hele week kopieert alle dagen in de geselecteerde week door naar de weken in de opgegeven periode (feestdagen worden overgeslagen). Hierbij kan nog worden gekozen voor even of oneven weken. Onderin het rooster wordt totaal aantal ingeroosterde uren getoond. Door het rooster op bepaalde dagen aan te passen kan het rooster afgestemd worden op het aantal uren dat dit jaar gewerkt moet worden. De knop Rooster totalen contracturen: toont de gerealiseerde en geroosterde uren vergeleken met de Bovenin wordt de hoeveelheid contracturen getoond, die verantwoord moeten worden dit jaar. Vervolgens hoeveel uren er ingeroosterd of gerealiseerd zijn. Als bepaalde dagen al gerealiseerd waren, dan worden deze uren meegenomen in de vergelijking i.p.v. de roosteruren. Onderin wordt aangegeven wat het verschil is tussen de contract uren en de rooster/realisatie uren. Als de rest van het jaar het rooster exact gevolgd zou worden dan is deze waarde 0 en komt deze medewerker precies uit. Via dit scherm kan gezien worden of een aanpassing van het rooster wenselijk/noodzakelijk is om tegen het einde van het jaar uit te komen qua uren. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 42/72 Versie 19 oktober 2016

43 Als verlof plannen is aangezet, kan in dit scherm bekeken worden wat er nog aan verlof ruimte is, rekening houdend met geboekt verlof en verlof dat alleen is opgenomen in het persoonlijk rooster. NB. Deze opties zijn alleen beschikbaar voor persoonlijke dagroosters. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 43/72 Versie 19 oktober 2016

44 10.4. Flexibel rooster Met de rooster flexibele weergave kan de medewerker het persoonlijke rooster vullen via een agenda weergave. Hierbij kan gewerkt worden met terugkeerpatronen en roosterdiensten. NB. Dit scherm is alleen bedoeld als een invoer weergave voor een persoonlijk rooster en staat helemaal los van de registraties die via de agenda schermen plaatsvinden. Het is via menuoptie Agenda roosterdiensten mogelijk om meerdere medewerkers tegelijk in te plannen op roosterdiensten. Die planning wordt vastgelegd in de agenda en is niet zichtbaar in dit persoonlijke invoer scherm (zie handleiding Agenda). Handleiding TimeTell Tijdregistratie 44/72 Versie 19 oktober 2016

45 10.5. Goedkeuren persoonlijke roosters Als een persoonlijk rooster door de medewerker een status ingevoerd heeft gekregen, dan kunnen de roosters goedgekeurd worden door de leidinggevende. Dit kan via menu Personeel / Organisatie /Roosters goedkeuren. Selecteer één of meerdere medewerkers om een rooster te bekijken of goed te keuren. Met de knop Toon roosters worden alle roosters opgehaald van de hierboven geselecteerde medewerkers die ingevoerd zijn maar nog niet goedgekeurd. Er wordt een scherm getoond met alle goed te keuren roosters voor deze medewerkers: In dit scherm kunnen roosters geselecteerd worden en vervolgens kunnen de roosters worden goedgekeurd of afgekeurd, met behulp van de knoppen onderin het scherm. Door meerdere roosters te selecteren kunnen deze in één keer worden goedgekeurd of afgekeurd. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 45/72 Versie 19 oktober 2016

46 NB. In de configuratie kan een controle worden aangezet dat de roosteruren overeen moeten komen met de contracturen, voordat een rooster op ingevoerd kan worden gezet. Het is ook mogelijk dat het verschil tussen rooster- en contracturen wordt verrekend met de plus/min uren. Geselecteerde roosters zijn te bekijken door er op te dubbelklikken of met behulp van de Rooster details knop onderin het scherm. Als dit is aangezet in de configuratie, dan kan na het afkeuren van een rooster ook direct de keuze worden gemaakt, om een te verzenden naar de gebruiker. Er wordt dan een aangemaakt met de benodigde informatie. Deze kan eventueel aangevuld worden en naar de medewerker verzonden worden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 46/72 Versie 19 oktober 2016

47 11. Activiteiten boeken Ga naar menu Tijdregistratie / Organisatie / Activiteiten boeken om massaal boekingen te maken. Het is mogelijk om in één keer boekingen te maken voor een selectie van medewerkers. De boeking kan hier direct gekoppeld worden aan een activiteit,project en/of klant. Tevens kan een methode worden meegegeven of de uren volgens rooster of bijvoorbeeld met tijden op dagen moet worden verwerkt. Boekingen worden normaliter direct in de weekstaat verwerkt, tenzij het gaat om een afwezigheidactiviteit. Default wordt van een afwezigheidboeking een Verlof- of Ziekteregistratie aangemaakt ter goedkeuring, maar er kan ook aangegeven worden dat de boeking direct in de weekstaat geboekt moet worden. Via de optie niet boeken bij verlof of ziekte kan eerst worden gekeken of iemand die dag geen afwezigheid gepland had. Op deze wijze kunnen medewerkers die op die dag verlof hebben uitgesloten worden van de boekingen. NB. Hierbij wordt alleen gekeken naar 100% afwezigheid. In bovenstaand voorbeeld wordt voor de geselecteerde medewerkers in één keer uren volgens rooster geboekt op Zwangerschapsverlof. De medewerkers die deze dagen vrij hebben worden overgeslagen. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 47/72 Versie 19 oktober 2016

48 12. Overwerk toestaan Ga naar menu Tijdregistratie / Organisatie / Overwerk toestaan en selecteer een medewerker: Per periode kan aangegeven worden of algeheel overwerk is toegestaan voor een medewerker of dat overwerk alleen is toegestaan voor bepaalde projecten en/of activiteiten. In bovenstaand voorbeeld is in de periode juni t/m december overwerk toegestaan voor activiteit Overige voor alle activiteiten op project C. NB. In de rekenregels wordt aangegeven of alleen overwerk berekend moet worden, wanneer in dit scherm toestemming is verleend. Dit moet dan tevens in de formules in de rekenregels worden verwerkt (zie handleiding Beheer ). Handleiding TimeTell Tijdregistratie 48/72 Versie 19 oktober 2016

49 13. Goedkeuren Goedkeuren project boekingen Per project kan worden opgegeven of de projectboekingen apart door een projectleider moeten worden goedgekeurd. Een weekstaat kan dan geen afdelingsakkoord krijgen, voordat deze projectboekingen zijn goedgekeurd. De projectleider kan de projectboekingen goedkeuren via menu Tijdregistratie / Organisatie / Goedkeuren / Project boekingen : Selecteer hier de projecten waarvan de project boekingen goedgekeurd moeten worden en kies OK. Vervolgens worden alle goed te keuren project boekingen getoond. Voor iedere project boeking wordt getoond of deze hoort bij een weekplanning of een allocatie. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 49/72 Versie 19 oktober 2016

50 Als een boeking bij een allocatie hoort, dan wordt ook getoond hoeveel van de beschikbare allocatie uren al zijn gerealiseerd. Deze kolommen zijn alleen zichtbaar als u de planmodule heeft. De kolommen kunt u ook weer uitzetten in de kolomkiezer. In dit scherm kunnen meerdere boekingen geselecteerd worden en vervolgens kunnen deze worden goedgekeurd of afgekeurd. Als een week wordt afgekeurd dan komt deze rood gekleurd te staan in de wekenlijst van de medewerker. Als de controle op achterstallige weken aan staat dan zullen afgekeurde weken ook automatisch getoond worden bij het starten van TimeTell. Met de knop kunnen de onkosten details van de boeking worden opgevraagd. De urencel wordt geel gekleurd als er onkostengegevens zijn vastgelegd bij de boeking Goedkeuren weekstaten (afdeling) Als een weekstaat door de medewerker een status ingevoerd heeft gekregen (en, indien van toepassing, alle projectboekingen zijn inmiddels goedgekeurd) dan kunnen de weekstaten goedgekeurd worden door de leidinggevende. Dit kan via menu Tijdregistratie / Organisatie / Goedkeuren / Weekstaten (afdeling). In dit scherm worden de medewerkers getoond die op basis van autorisatie goedgekeurd mogen worden. Selecteer de medewerkers waarvoor de weekstaten goedgekeurd moeten worden of selecteer de optie Selecteer alle items links onderin het scherm. Als er medewerkers geselecteerd zijn, kunnen met de knop Toon weken alle weken met de status ingevoerd opgehaald worden van deze medewerkers. Als de medewerker heeft geboekt op projecten waarvan eerst de project boekingen moeten worden goedgekeurd, dan worden de weekstaten niet getoond totdat alle projectboekingen zijn goedgekeurd (zie paragraaf 13.1 Goedkeuren project boekingen ). Om ook deze wacht op project akkoord weekstaten mee te nemen in de goedkeuringslijst kan gebruik gemaakt worden van de optie Inclusief projectweken. Deze optie is alleen beschikbaar indien de autorisatie dit toelaat en wordt meestal gebruikt als weken goedgekeurd moeten zijn omdat een periode wordt afgesloten en deze geëxporteerd worden naar een financieel systeem. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 50/72 Versie 19 oktober 2016

51 Met de knop Toon weken worden alle goed te keuren weekstaten voor de geselecteerde medewerkers getoond: Selecteer weekstaten en accordeer deze of keur deze af met behulp van de knoppen onderin het scherm. Door meerdere weekstaten te selecteren kunnen deze in één keer worden goedgekeurd of afgekeurd. Als een week wordt afgekeurd, komt deze rood gekleurd te staan in de wekenlijst van de medewerker. Als de controle op achterstallige weken aan staat, dan zullen afgekeurde weken ook automatisch getoond worden bij het starten van TimeTell. In de lijst worden naast de medewerker gegevens ook het aantal gewerkte uren en het aantal overwerk of plus/min uren getoond. Eventuele onkosten kunnen ook direct in dit scherm getoond worden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 51/72 Versie 19 oktober 2016

52 De actieve weekstaat kan bekeken worden door er op te dubbelklikken of met behulp van de Week details knop onderin het scherm: De weekstaat kan direct in het scherm goedgekeurd worden door de optie Akkoord afdeling links onderin het scherm aan te vinken. Het is ook mogelijk om bovenin de lijst de optie Details aan te vinken zodat aan de rechterkant direct de geselecteerde weekstaat zichtbaar is. De betreffende week hoeft dan niet steeds geopend te worden: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 52/72 Versie 19 oktober 2016

53 De status terug zetten naar 'In bewerking kan door de weekstatus aan te passen in de kolom status in de medewerker wekenlijst (zie hoofdstuk 5 Wekenlijst ). Als de weekstaten niet massaal maar per stuk afgekeurd worden, dan is er de mogelijkheid om een reden voor de afkeuring op te geven: Deze informatie wordt toegevoegd bovenaan de weekinfo voor die week, zodat het direct zichtbaar is voor de gebruiker. Als dit is aangezet in de configuratie, dan is er ook direct de keuze om een te verzenden naar de gebruiker: Vervolgens wordt een aangemaakt met de benodigde informatie. Deze kan eventueel aangevuld worden, voordat het wordt verzonden naar de medewerker. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 53/72 Versie 19 oktober 2016

54 13.3. Goedkeuren weekstaten (administratie) Na de goedkeuring door de projectleider en de leidinggevende is het mogelijk om weken te laten goedkeuren door de administratie (bijvoorbeeld in verband met declaraties). Dit kan via menu Tijdregistratie / Organisatie / Goedkeuren / Weekstaten (administratie). De functionaliteit werkt hetzelfde als het goedkeuren van weekstaten door de leidinggevende. Dit staat beschreven in het vorige hoofdstuk, hoofdstuk 13.2 Goedkeuren weekstaten (afdeling). Handleiding TimeTell Tijdregistratie 54/72 Versie 19 oktober 2016

55 14. Rapportages Rapport verkenner Via menu Rapportage / Rapport verkenner wordt de TimeTell rapport verkenner gestart: In de rapport verkenner zijn alle rapportages te zien waar men voor is geautoriseerd. Dit kunnen zowel standaard rapportages als eigen gemaakte rapportages zijn (zie handleiding Flexibele rapportage ). Een rapport kan afgedrukt worden, door er op te dubbelklikken of m.b.v. menu Bestand, Afdrukken. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 55/72 Versie 19 oktober 2016

56 14.2. Parameters Bij het afdrukken van een rapport worden om een aantal rapport parameters gevraagd: Rapport draaien over uren vanaf datum: Rapport draaien over uren tot datum: Rapport draaien over de geselecteerde medewerkers: Rapport draaien over alle uren (of bijvoorbeeld alleen goedgekeurde uren): Handleiding TimeTell Tijdregistratie 56/72 Versie 19 oktober 2016

57 14.3. Preview Als alle parameters zijn ingevuld wordt een preview van het rapport getoond: Met de iconen bovenin het preview scherm kan de weergave groter of kleiner gemaakt worden en kan er door de pagina s heen gebladerd worden. Tip: Met Ctrl+PgUp en Ctrl+PgDn door de pagina s bladeren. Tip: Met Ctrl+Home naar de eerste pagina en met Ctrl+End naar de laatste pagina. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 57/72 Versie 19 oktober 2016

58 14.4. Afdrukken Met de print knop kan een rapport worden afgedrukt. Kies de printer en vervolgens het rapport printen met OK. Tip: Onderin het afdrukscherm kan de optie Afdrukken naar bestand worden aangevinkt: het rapport wordt dan uitgevoerd naar een bestandsformaat zoals PDF. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 58/72 Versie 19 oktober 2016

59 Flexibele rapportage module Tip: Met behulp van het dynamische rapport icoon is het mogelijk om de presentatie van data op een dynamische manier te bewerken. Hierbij zijn een aantal weergaven mogelijk: Lijst weergave: In deze weergave kan de data geëxporteerd worden naar Excel m.b.v. het Excel icoon bovenin. Met de filterknop bovenin de kolomtitel kan de data nog verder gefilterd worden. Dit filter is ook van toepassing op de draaitabel- en grafiekweergave. Naast de standaard lijstweergave is het ook mogelijk om de gegevens in een zogenaamde draaitabel te gebruiken of een grafiek. Tip: Met het velden kiezen icoon kunnen kolommen aan of uit worden gezet. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 59/72 Versie 19 oktober 2016

60 Draaitabel weergave: In deze weergave kunnen de gewenste kolommen naar de rij- en kolom gebieden gesleept worden. Met de knop kan onder de draaitabel een grafiekweergave worden weergegeven die mee veranderd wanneer de draaitabel wordt aangepast. Tip: Door rechts op de datum te klikken kan er een andere datumgroepering worden gekozen: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 60/72 Versie 19 oktober 2016

61 Tip: Door rechts op de urencel (linksboven) te klikken kan ook een procentuele verdeling van de waarden over de rijen of kolommen te tonen i.p.v. de opgetelde uren: Grafiek weergave: In deze weergave kan worden doorgeklikt op de grafiek en zo inzoomen op de achterliggende cijfers. Rechts bovenin kan het type grafiek worden gekozen: Rechts bovenin kan men ook de grafiek instellingen aanpassen: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 61/72 Versie 19 oktober 2016

62 Hier kan men aangeven wat er getoond moet worden in de grafiek Inplannen rapport module Een rapport kan worden ingepland door er rechts op te klikken en dan de optie inplannen te selecteren. Hiermee wordt een rapport ingepland zodat deze als bijlage automatisch kan worden verstuurd. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 62/72 Versie 19 oktober 2016

63 Hierbij kan worden opgegeven met welk interval het geselecteerde rapport moet worden verzonden. Standaard zal het rapport naar het eigen adres worden verzonden. Het is mogelijk om er extra adressen bij te zetten of aan te passen. Via adressen toevoegen kan een medewerker worden geselecteerd en wordt het adres uit TimeTell gehaald voor die medewerker. De parameters die gebruikt moeten worden voor het afdrukken van het rapport kunnen worden opgegeven door op de knop Rapport parameters te klikken. Tip: Als een datum moet worden opgegeven in het rapport parameterscherm kan hier ook gekozen worden voor speciale datum variabelen in het keuzelijstje zoals <lastmonthstart> en <lastmonthend>. Dan wordt het rapport automatisch gedraaid over de afgelopen maand. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 63/72 Versie 19 oktober 2016

64 15. TimeTell Web client (bijlage 1) Web module Het is mogelijk om via een web browser uren te registreren. Medewerkers kunnen onafhankelijk van de locatie in TimeTell inloggen Inloggen via de web browser Wanneer de web versie van TimeTell wordt gestart zal het volgende inlogscherm in de browser verschijnen: Hierin moeten de inloggegevens van de medewerker worden ingevuld. Druk hierna op de button Inloggen. Vervolgens wordt het hoofdscherm van TimeTell getoond, dat grote overeenkomsten vertoond met de reguliere versie: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 64/72 Versie 19 oktober 2016

65 Via de tegels zijn de meest gebruikte functionaliteiten beschikbaar. Door rechts te klikken op een tegel verschijnt een menu waarin de tegelindeling kan worden gewijzigd: Handleiding TimeTell Tijdregistratie 65/72 Versie 19 oktober 2016

66 Via het hoofdmenu zijn alle opties beschikbaar. Deze zijn nagenoeg gelijk aan de werking in de reguliere versie van TimeTell. Hieronder worden een aantal opties nader toegelicht Wachtwoord wijzigen Via de menu optie Algemeen / Wachtwoord wijzigen kan het wachtwoord worden gewijzigd (mits geautoriseerd): Dit is handig als voor de webversie gebruik wordt gemaakt van een login met TimeTell gebruikersnaam en wachtwoord. Als de login wordt geverifieerd met de netwerk login gegevens (via een LDAP verificatie op de server) is deze optie niet van toepassing. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 66/72 Versie 19 oktober 2016

67 15.3. Huidige week Klik op Weekstaat en de laatste niet ingevoerde week wordt getoond. Nu verschijnt de weekstaat, zoals die ook in de reguliere versie van TimeTell wordt getoond. In het weekgedeelte kunnen de uren verantwoord worden bij de verschillende projecten of activiteiten. Wanneer regels toegevoegd dienen te worden kan links bovenin het scherm op het plus icoon worden geklikt. Op deze manier voegt TimeTell een extra regel toe aan de weekstaat. Wanneer er behoefte is om extra informatie of onkosten in te voeren, kan in de betreffende cel worden geklikt op het knopje met de puntjes. Het Uren details scherm zal verschijnen waarin deze informatie toegevoegd kan worden. Wanneer bij de onkosten op de + knop geklikt wordt, kunnen er verschillende onkostensoorten opgegeven worden. De totaal kosten worden per regel direct aangepast. een overzicht van de ingevoerde onkosten kan worden opgevraagd via de Rapport Verkenner in het mapje Diversen: rapport medewerker onkosten. Het rapport geeft een overzicht van de gemaakte onkosten en biedt ruimte voor ondertekening door medewerker en manager. N.B. meer uitgebreide declaratie-opties zijn vanaf versie 8.5 beschikbaar via de Declaratie module Handleiding TimeTell Tijdregistratie 67/72 Versie 19 oktober 2016

68 Onderaan kan informatie worden opgegeven per onkostenregel. Als er informatie is opgegeven dan wordt de regel geel gekleurd. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 68/72 Versie 19 oktober 2016

69 15.4. Wekenlijst De menu optie Wekenlijst in het hoofdscherm geeft een lijst met weekstaten: Hier kan een keuze gemaakt worden uit al bestaande weken. Wanneer er dubbel geklikt wordt op een bepaalde week, zal de betreffende week worden geopend. De werkwijze verschilt hierbij niet van de reguliere versie van TimeTell Sjabloonweek Door op de optie Sjabloonweek te klikken, wordt de sjabloonweek van de betreffende gebruiker getoond. De werkwijze hiervan is hetzelfde als de reguliere versie van TimeTell. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 69/72 Versie 19 oktober 2016

70 15.6. Aanmelden/Afmelden Wanneer in TimeTell gebruikt wordt gemaakt van aanwezigheidsregistratie met kloktijden dan kunnen via de keuze opties Aan- en Afmelden registraties worden vastgelegd. Ook het extern aanmelden is in de web client mogelijk als dit aan staat in het configuratieprofiel Aanvragen verlof Via de menu optie Verlof aanvraag kan een verlof aanvraag worden ingediend. De aanvraag verloopt op dezelfde manier als in de reguliere versie van TimeTell. In dit scherm kan aangegeven worden, wat voor soort verlof er opgenomen wordt. Vervolgens kan er aangegeven worden of de boekingen volgens het rooster moeten worden verwerkt, volgens een percentage van het rooster (bijvoorbeeld 50% voor een halve dag) of dat er zelf de tijden of uren en de dagen opgegeven wordt. Wanneer wordt gekozen voor een andere methode dan volgens rooster kunnen ook andere opties worden gebruikt. Door het vinkje bij Optie aan te zetten kan een verlof aanvraag in optie gezet worden. Deze wordt in dat geval nog niet bij een leidinggevende ter accordering voorgelegd. Geef bij periode de start- en einddatum op. Bij info kan aanvullende informatie voor de verlofaanvraag in gevuld worden. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 70/72 Versie 19 oktober 2016

71 Verder is het ook mogelijk om via het knopje naast afboeken van : de actuele saldo gegevens op te halen, en zo te kijken hoeveel saldo er nog over is: Hier kan ook aangeven worden van welke saldo potjes het verlof eerst afgeboekt moet worden. Standaard is dat het potje met de kortste geldigheid. Als de verlofaanvraag is verwerkt kan de leidinggevende geïnformeerd worden via een bericht (als dit is aangezet in de configuratie). Handleiding TimeTell Tijdregistratie 71/72 Versie 19 oktober 2016

72 15.8. Goedkeuren Via menu Goedkeuren is het mogelijk om weekstaten of projectboekingen goed te keuren: De werkwijze hiervan is hetzelfde als de reguliere versie van TimeTell Rapportages Via menu Rapportage kan gekozen worden uit: Dynamisch uren rapport Met het dynamisch uren rapport kunnen specifieke filteringen worden aangebracht en kunnen de gegevens worden geëxporteerd naar Excel. Rapport verkenner Bevat dezelfde TimeTell rapportages als de reguliere versie van TimeTell. NB. Niet alle dynamische rapportages zijn direct toepasbaar in een web omgeving. Het kan dus zijn dat eerder op maat gemaakte dynamische rapportages voor web zullen moeten worden aangepast. Handleiding TimeTell Tijdregistratie 72/72 Versie 19 oktober 2016