Een nieuwe creditnota maken

Transcriptie

1 Een nieuwe creditnota maken In Kleos kunt u twee soorten creditnota's maken: een creditnota mét en zonder rollback. Een creditnota met rollback zorgt ervoor dat een eerder aangemaakte declaratie volledig wordt gecrediteerd. De op deze declaratie in rekening gebrachte declaratieonderdelen (uren, verschotten) krijgen daarbij weer de status 'niet gedeclareerd'. Deze declaratieonderdelen kunnen daarom in een later stadium alsnog gedeclareerd worden op een nieuwe declaratie. Bij het aanmaken van een creditnota met rollback dient u dus altijd een te crediteren declaratie te selecteren. Een creditnota zonder rollback maakt u als 'los' document aan, zonder een declaratie te selecteren. U vult zelf bedragen bij de te crediteren declaratieonderdelen in, de status van de declaratieonderdelen wordt niet teruggedraaid naar 'niet gedeclareerd'. U kunt u een creditnota zonder rollback wel koppelen aan een declaratie. Hierdoor u in staat bent om te crediteren bedragen te verrekenen met nog openstaande posten van een debiteur. Voor meer informatie zie hierna onder Een creditnota opslaan. Opmerking: het is aan de gebruiker om te bepalen om een creditnota met of zonder rollback te gebruiken. Als u slechts een gedeelte van een declaratie wilt crediteren, kunt u dat niet via een creditnota met rollback doen. U dient dan een creditnota (zonder rollback) te maken. Realiseert u zich daarbij goed dat de gecrediteerde declaratieonderdelen de declaratiestatus 'gedeclareerd' blijven behouden! Hieronder wordt eerst beschreven hoe u een creditnota (zonder rollback) moet maken, en vervolgens hoe u een creditnota met rollback moet maken. Een creditnota (zonder rollback) maken Om een creditnota (zonder rollback) aan te maken: Klik op Nieuwe creditnota op het tabblad Declaratie, subtabblad Declaratieonderdelen van een dossier: Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 1 van 10

2 Of klik op het tabblad Declaratie, subtabblad Declaraties van een dossier op de button Nieuwe creditnota en vervolgens in het contextmenu op Nieuwe creditnota: Of klik in de module Declaratie op het scherm met de declaratielijst op de button Nieuwe creditnota en vervolgens in het contextmenu op Nieuwe creditnota: Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 2 van 10

3 Het scherm Creditnota verschijnt: De gegevens van de creditnota zijn op dit scherm gegroepeerd op vier plaatsen: 1. onder de kop; 2. op het tabblad Overzicht; 3. op het tabblad Details; 4. op het tabblad Opties. Kop Onder de kop kunt u de volgende gegevens invoeren dan wel bekijken: Dossier Als u een creditnota aanmaakt via het tabblad Declaratie van een dossier, zal de naam van het desbetreffende dossier hier reeds ingevuld zijn. Als u via de module Declaratie werkt, moet u hier eerst een dossier selecteren door enkele letters/karakters van de dossiernaam of dossierreferentie in te tikken of het dossier op te zoeken door op te klikken. Als u op klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Datum Vul hier de factuurdatum in die op de creditnota moet worden vermeld. Vervaldatum Vul hier in voor welke datum het bedrag van de creditnota uiterlijk zal zijn overgemaakt. Declaratiemodel Selecteer in dit veld volgens welk declaratiemodel de creditnota moet worden samengesteld. Standaard is hier Creditnota geselecteerd: Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 3 van 10

4 o Als u geen BTW wilt doorberekenen selecteert u Creditnota BTW 0. o Als u een creditnota aanmaakt voor een eigen bijdrage-zaak selecteert u hier Creditnota Eigen bijdrage. Zie Configuratie Declaratie, Declaratiemodellen voor meer informatie over het beheer van de declaratiemodellen. Het veld Declaratienummer is bij het aanmaken van een nieuwe creditnota leeg. Kleos maakt automatisch een nummer aan zodra u de definitieve versie van de creditnota opslaat. U kunt dit veld echter ook zelf een waarde geven. U moet dan eerst op klikken. Het veld verandert dan van grijs naar wit, waarmee aangeduid wordt dat u hier nu een waarde kunt invullen: Opmerking: we raden u aan om alleen handmatig een declaratienummer in te vullen als u gaten in de nummering van uw creditnota's, die zijn ontstaan omdat u een definitieve nota hebt verwijderd, wilt opvullen. In het veld Status kunt u zien wat de status van de creditnota is: concept of definitief. Om de gegevens van de Debiteur (in dit geval eigenlijk crediteur) te kunnen bewerken/bekijken, klikt u op : o Vul hier de relatie in aan wie de creditnota moet worden gestuurd. Als u op het tabblad Declaratie van het dossier een debiteur heeft gekoppeld, dan wordt deze debiteur automatisch in dit veld voorgesteld (zie Debiteuren beheren). U kunt een andere debiteur selecteren door op te klikken (mits er meerdere debiteuren op het dossier ingevoerd zijn). U kunt een nieuwe debiteur koppelen door op te klikken. Alleen relaties die als partij aan het dossier verbonden zijn, kunnen als debiteur worden geselecteerd. Om de relatiegegevens van de debiteur te bekijken, klikt u op. o De adresgegevens en het BTW-nummer worden automatisch gevuld zodra u een debiteur heeft geselecteerd, mits u deze gegevens in het relatierecord van de debiteur heeft ingevuld. U kunt deze gegevens hier wijzigen, maar de gewijzigde gegevens worden alleen opgenomen op de creditnota en worden niet overgenomen in het relatierecord van de debiteur. De Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 4 van 10

5 contactpersoon en referentie zijn standaard gevuld met de gegevens die u bij het toevoegen van de debiteur aan het dossier heeft ingevuld. Als u daar niets had ingevuld, zijn deze velden leeg. U kunt de gegevens hier aanvullen, dan wel wijzigen. U kunt de gegevens van de kop verbergen door op te klikken. Tabblad Overzicht Op het tabblad Overzicht kunt u het bedrag dat u met de creditnota wilt verrekenen invoeren. Alle geel gemarkeerde velden kunt u een waarde geven door met uw muis in het gewenste veld te gaan staan. De BTW wordt (indien van toepassing) door Kleos berekend en ingevuld als u met uw muis op een andere regel in het overzicht klikt. Tabblad Details Op het tabblad Details kunt u de details van de verschillende declaratieregels bekijken. De witte velden kunt u een andere waarde geven. Tabblad Opties Op het tabblad Opties kunt u de instellingen voor de financiële administratie bekijken dan wel aanvullen/wijzigen. Eventueel kunt u een opmerking plaatsen achter Commentaar (deze tekst wordt Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 5 van 10

6 in de declaratielijst in de kolom Opmerking getoond) of een tekst toevoegen achter Commentaar voor afdruk die op de afdruk van de nota moet worden opgenomen (mits dit veld als variabele is toegevoegd aan het model waarmee de afdruk wordt vormgegeven, zie Configuratie, Documenten, Modellen): Een creditnota opslaan Als u er zeker van bent dat alle gegevens juist zijn ingevoerd, slaat u de creditnota op. U kunt een conceptversie opslaan (bijvoorbeeld als de creditnota nog door een collega moet worden bekeken), of de definitieve versie opslaan als de creditnota daadwerkelijk verstuurd kan worden. Conceptversies van een creditnota worden wel getoond in de declaratielijst en op het tabblad Declaratie van een dossier, maar de gegevens worden niet verwerkt in de financiële administratie. Als u de creditnota als definitieve versie opslaat, vraagt Kleos u eerst of u een koppeling wilt maken met een declaratie of een voorschotnota: Als u deze vraag bevestigend beantwoordt, opent Kleos een nieuw scherm waarop alleen de niet (volledig) betaalde declaraties van hetzelfde dossier en dezelfde debiteur worden getoond. Als Kleos geen openstaande declaraties heeft gevonden, kunt u de actie niet voltooien. Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 6 van 10

7 Als het te crediteren bedrag hoger is dan het openstaande bedrag van een enkele declaratie, kunt u dit bedrag verdelen over meerdere declaraties: Door op OK te klikken, maakt Kleos automatisch een betaling aan voor elke geselecteerde declaratie. Op het tabblad Betalingen van de gekoppelde declaratie(s) wordt het gecrediteerde bedrag als 'declaratiekoppeling' weergegeven. In de kolom Toelichting wordt de creditnota genoemd waarmee het bedrag verrekend is. Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 7 van 10

8 De overeenkomstige creditnota (nummer 5 in bovenstaand voorbeeld) zal in de declaratielijst de status 'betaald' hebben. Op het tabblad Betalingen van de creditnota worden zowel de verrekende bedragen als de declaraties waarop zij verrekend zijn, getoond: Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 8 van 10

9 Een creditnota met rollback maken Om een creditnota met rollback te maken: Selecteer op het tabblad Declaratie, subtabblad Declaraties de declaratie die gecrediteerd moet worden en klik op de button Nieuwe creditnota en aansluitend in het contextmenu op Nieuwe creditnota met rollback: Of selecteer in de module Declaratie de declaratie die gecrediteerd moet worden en klik op de button Nieuwe creditnota en vervolgens in het contextmenu op Nieuwe creditnota met rollback: Opmerking: alleen voor declaraties met de status definitief kan een creditnota met rollback worden gemaakt. Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 9 van 10

10 Het scherm Creditnota met rollback verschijnt: Dit scherm is gelijk aan het scherm Creditnota (dat verschijnt bij het aanmaken van een creditnota zonder rollback), met uitzondering van de volgende verschillen: o Bovenaan het scherm wordt achter Referentie het declaratienummer en de declaratiedatum van de bijbehorende declaratie weergegeven. o U kunt de gegevens op dit scherm niet wijzigen, met uitzondering van de velden Datum en Vervaldatum (van de creditnota). o De bedragen op de tabbladen Overzicht en Details en in de voetregel zijn al gevuld met de gegevens van de bijbehorende declaratie en kunnen niet gewijzigd worden. Klik op Definitieve versie opslaan. Alle declaratieonderdelen worden teruggedraaid naar de status 'niet gedeclareerd' en kunnen opnieuw geselecteerd worden voor een nieuwe declaratie. De financiële gegevens worden verwerkt in de administratie. Opmerking: als een gedeelte van het declaratiebedrag al was betaald door de debiteur, zal de oorspronkelijke declaratie voor het nog openstaande bedrag meteen worden verrekend met de rollback creditnota als zijnde een betaling. Op het tabblad 'Betalingen' bij de oorspronkelijke declaratie en bij de rollback creditnota zijn die gegevens terug te vinden als een aparte betaling met toelichtende tekst. Het reeds betaalde bedrag resteert als een nog aan de debiteur terug te betalen bedrag op de rollback creditnota. Dit bedrag zou vervolgens weer verrekend kunnen worden via een nieuwe betaling met een andere nog openstaande post voor deze debiteur op het desbetreffende dossier. Module Declaratie Een nieuwe creditnota maken Pagina 10 van 10