JAAROVERGANG KLEOS

Transcriptie

1 JAAROVERGANG KLEOS Inleiding In deze beschrijving wordt uitgelegd hoe u in KLEOS de jaarovergang dient uit te voeren. De volgende aspecten komen achtereenvolgens aan de orde: 1. Afsluiting van het oude jaar 2. Het nieuwe jaar 3. Nummering 4. Tarieven 5. Financiële administratie Voor vragen kunt u zich richten tot de servicedesk software-nl@wolterskluwer.com; Afsluiting van het oude jaar Periodebeheer Of u het oude jaar dient af te sluiten of niet, hangt er vanaf of u periodebeheer gebruikt. Indien u gebruik maakt van periodebeheer, dan kunt u alleen boekingen (declaraties, betalingen) maken in de actieve periodes. In Configuratie / Administratie, tabblad Instellingen kunt u opvragen en instellen of u Periodebeheer toepast. U kunt op ieder gewenst moment periodebeheer activeren of deactiveren door het aan of uit te vinken. Indien u echter de Financiële administratie in Kleos gebruikt, dient Periodebeheer aangevinkt te blijven. Indien u Periodebeheer gebruiken heeft aangevinkt, dient u ervoor te zorgen dat u alle boekingen van het oude jaar hebt afgerond, voordat u het nieuwe jaar gaat openen. Zodra het nieuwe jaar is geactiveerd, kunt u geen boekingen meer maken in het oude jaar. - boek alle verschotten en inkoopfacturen in die u nog in 2014 geboekt wilt hebben - boek alle declaraties, voorschotten, eigen-bijdragenota s en creditnota s die u nog in 2014 geboekt wilt hebben - controleer met Declaratie / Afdrukken / Conceptnota s of u nog conceptnota s hebt staan die u nog in 2014 definitief wilt boeken Jaarafsluiting Kleos 1

2 Indien u geen gebruik maakt van Periodebeheer, hoeft u het jaar niet af te sluiten en bovenstaande acties niet uit te voeren. Indien u gebruik maakt van de financiële administratie, sluit u het jaar met stap Openen van het nieuwe jaar Ga naar Configuratie / Administratie / Administraties. Open uw administratie. Klik op Toevoegen. Voer begin- en einddatum van het nieuwe jaar in. Kies de juiste periode-indeling (maand) en klik op Aanmaken (alleen van toepassing bij gebruik van periodebeheer). Klik vervolgens op OK en nogmaals op OK. Open wederom uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Open het nieuwe jaar. Jaarafsluiting Kleos 2

3 Klik op Activatie van periodes. Vink bij ieder dagboek de eerste periode aan. Klik op OK om dit op te slaan. Open wederom uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Plaats de cursor op boekjaar 2015 en klik op Als huidige instellen. Vanaf nu zullen alle boekingen automatisch in januari 2015 plaatsvinden. U kunt in Configuratie / Administratie / Administraties 2014 afsluiten (door het jaar te selecteren en te klikken op Status wijzigen), maar dat is niet noodzakelijk. Als u dat doet kunt u niet meer teruggaan naar 2014 om eventuele nagekomen posten nog in 2014 te boeken. 3. Nummering Dossiernummering Ga naar Configuratie / Dossier / Dossiernummering. Open de Nummering met jaartal, klik op de Teller. Zet deze op 0 indien u weer op 0 wilt beginnen, of een andere gewenste waarde. Het volgende nummer is dit nummer plus 1. U kunt natuurlijk ook doornummeren vanaf het laatste nummer van vorig jaar. Dan hoeft u niets aan te passen. Het jaartal hoeft u in ieder geval niet aan te passen; dat gebeurt automatisch. Archiefnummering Ga naar Configuratie / Dossier / Dossiernummering. Jaarafsluiting Kleos 3

4 Open Archief, klik op de Teller. Zet deze op 0 indien u weer op 0 wilt beginnen, of een andere gewenste waarde. Het volgende archiefnummer is dit nummer plus 1. Ook hiervoor geldt dat, indien u wenst door te nummeren vanaf het laatste nummer van vorig jaar, niets hoeft aan te passen. Het jaartal hoeft u in ieder geval niet aan te passen; dat gebeurt automatisch. Declaratienummering De plaats waar u het nieuwe declaratienummer bepaalt, is afhankelijk van de configuratie-instelling voor de verkoop/creditnota-nummering. In Configuratie / Administratie, tabblad Instellingen kunt u opvragen en instellen hoe u declaraties en creditnota s wilt nummeren. U kunt op ieder gewenst moment de wijze van nummering aanpassen. 1) Nummering per dagboek: aparte nummering voor declaraties en credit-nota s. Ga naar Configuratie / Administratie / Dagboeken. Open het dagboek Verkoop. Plaats hier het eerstvolgende nummer min 1. Klik op OK. Let op: na uw eerste verkoopboeking (declaratie) in 2015 kunt u dit nummer niet meer aanpassen. Alleen bij een jaarovergang kan de declaratienummering in Kleos gewijzigd worden indien aparte nummering voor declaraties en credit-nota s ingesteld heeft. 2) Nummering per fiscaal jaar: gezamenlijke nummerreeks voor declaraties en creditnota s per jaar. Open uw administratie in Configuratie / Administratie / Administraties. Open het nieuwe jaar. Plaats in het veld Verkoop/creditnota-nummering het eerstvolgende nummer min 1. Klik op OK. Deze nummering kunt u gedurende het jaar nog aanpassen. 3) Nummering doorlopend: doorlopende gezamenlijke nummerreeks voor declaraties en creditnota s. In feite hoeft u niets in te stellen, omdat u hebt gekozen voor een doorlopende nummering. U hebt deze instelling vastgelegd in Configuratie / Administratie / Administraties, tabblad instellingen. U kunt hier het nummer raadplegen en eventueel aanpassen. U kunt ook deze nummering gedurende het jaar nog aanpassen. Jaarafsluiting Kleos 4

5 Overige nummeringen In Configuratie / Administratie / Dagboeken kunt u op dezelfde wijze de nummering van onder meer inkoopfacturen en creditnota s (bij geschieden creditnota-nummering) aanpassen. Ook hiervoor geldt dat het nummer niet gedurende het boekjaar gewijzigd kan worden, tenzij u de instelling aanpast van gescheiden naar gezamenlijke nummering. 4. Tarieven Indien u voor 2015 nieuwe (uur)tarieven wilt instellen, kan dat in Configuratie / Activiteiten / Tarieftabellen. Open uw tarieventabel. Voer als einddatum in. Klik op Tarieftabel kopiëren. Geef de nieuwe tabel een naam. Voer begin- en einddatum in. Klik in de linkerbovenhoek van Werktijd. Het vlak wordt geel. Klik op openen. Wijzig zowel het extern tarief als het intern tarief. Jaarafsluiting Kleos 5

6 5. Module Financiële administratie Begin 2014 heeft Kluwer een nieuwe module ontwikkeld voor Kleos: de financiële administratie. De kern van de financiële administratie is dat de boekingen niet meer verlopen via het dossier, maar via de inkoop-, kas-, bank- en memoriaalboeken. Uitzondering hierop zijn de boekingen die via het verkoopboek (de declaraties) verlopen. Hiervan is de boekingsgang namelijk vastgelegd in de Configuratie. Bovendien biedt de geïntegreerde financiële module u ook de mogelijkheid om allerlei financiële rapportages te maken. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht voor de btw-afdracht, een proef- en saldibalans en grootboek- en dagboekkaartjes. Opbouwen beginbalans De extra handeling die u dient uit te voeren is de opbouw van de beginbalans voor het nieuwe jaar. Ga in de Financiële administratie naar Overig / Beginbalans. Geef het nieuwe en het oude boekjaar in en kies het Memoriaal-dagboek. Het is raadzaam de balans eerst Voorlopig op te bouwen, zodat u nog niet direct een boeking maakt op de resultaatrekeningen. Kies als resultaat- en verliesrekening de rekening 9900, of indien gewenst een andere grootboekrekening. Grootboekrekening 9900 die onderdeel uitmaakt van het standaard meegeleverde rekeningstelsel in Kleos, is als volgt opgebouwd: Jaarafsluiting Kleos 6

7 Per grootboekrekening wordt vervolgens de balans opgebouwd, met de ingevoerd resultaatrekening als tegenboeking. Via Overzicht / Beginbalans / Rapportage / Dagboek kunt u een gedetailleerd overzicht van de Beginbalansboekingen verkrijgen. Overzichten Indien u alle boekingen in 2014 hebt afgerond, is het raadzaam (maar niet verplicht) de volgende financiële overzichten over 2014 af te drukken: - Overzichten / Algemeen / Balans 1: saldo per grootboekrekening inclusief V&W totaal - Overzichten / Algemeen / Grootboek: gedetailleerde grootboekkaartjes - Overzichten / Algemeen / Dagboekoverzicht per jaar: dagboekkaartjes Overzichten / Debiteuren / Debiteuren Openstaand: openstaande postenoverzicht per 31/12/14 - Overzichten / Crediteuren / Crediteuren Openstaand: openstaande postenoverzicht per 31/12/14 - Via Zoeken / Mutaties kunt zelf allerlei financiële overzichten over het af te sluiten jaar verkrijgen. Denk hierbij aan een overzicht van ontvangen betalingen (per debiteur of per medewerker), honorarium per medewerker en/of dossiersoort, ontvangen en uitgekeerde derden gelden, etc. Verwijderen grootboekrekeningen en dagboeken Na de jaarafsluiting kunt u desgewenst uw grootboekrekeningstelsel opschonen. Grootboekrekeningen en dagboekcodes die niet meer gebruikt worden kunnen verwijderd worden in Configuratie / Administratie / Rekeningstelsel en Configuratie / Administratie / Dagboeken. Als er voor het lopende jaar al boekingen op[ gemaakt zijn, kunnen grootboekrekeningen en dagboeken niet verwijderd worden Jaarafsluiting Kleos 7