Het scherm Dossiersoort wordt geopend. (NB: als uw kantoor met slechts één dossiersoort werkt, wordt deze stap overgeslagen.)

Transcriptie

1 Een dossier aanmaken Om een dossier aan te maken: Klik op Nieuw Dossier in het contextmenu. Of klik op Nieuw in het scherm met de resultatenlijst. Het scherm Dossiersoort wordt geopend. (NB: als uw kantoor met slechts één dossiersoort werkt, wordt deze stap overgeslagen.) Module Dossiers Een dossier aanmaken Pagina 1 van 5

2 Selecteer een dossiersoort voor het nieuwe dossier door erop te klikken. Zie Configuratie dossiersoorten voor meer informatie over het toevoegen en verwijderen van dossiersoorten. Klik op OK. Het scherm Dossier wordt geopend. Module Dossiers Een dossier aanmaken Pagina 2 van 5

3 Het dossierscherm bevat de drie tabbladen Algemeen, Notities en Extra gegevens. Deze worden hieronder beschreven. Algemeen De volgende algemene gegevens moeten voor een nieuw dossier worden ingevoerd: Referentie De referentie wordt automatisch door het systeem ingevuld. U kunt deze referentie wijzigen indien nodig. U kunt bijvoorbeeld een voor- of achtervoegsel aan de referentie toevoegen. De automatische doornummering van een volgend dossier wordt hierdoor niet verstoord. Zie Configuratie dossiernummeringen voor meer informatie over dit onderwerp. Naam Voer een naam in voor het nieuwe dossier. Naast de verplichte gegevens kunt u ook nog de volgende gegevens voor een nieuw dossier definiëren. Beschrijving Een beknopte beschrijving van het dossier. Datum van de feiten Datum van de feiten die verbonden zijn aan de aanmaak van het dossier. Voorbeeld: In een dossier dat betrekking heeft op een auto-ongeval, zal de datum van het ongeval de 'Datum van de feiten' zijn. Deze informatie dient vooral om na te gaan of er niet reeds een ander dossier voor dit ongeval werd aangemaakt. Dit zou immers tot een belangenconflict kunnen leiden. Indien dezelfde datum al in een ander dossier wordt gebruikt, zal er een niet-blokkerende waarschuwingsmelding verschijnen. Zie ook Een dossier bewaren voor meer informatie over dit onderwerp. Taal De taal waarin het dossier zal worden behandeld. U kunt de taal wijzigen die door het systeem wordt voorgesteld. Type De dossiersoort die u voor het dossier heeft gekozen. Dossier bij De kantoormedewerker die het papieren dossier voor deze zaak bijhoudt. Druk op Wijzigen om een kantoormedewerker te kiezen. Door deze functionaliteit consistent te gebruiken kunnen dossiers sneller en gemakkelijker worden teruggevonden. Zie Dossierhouders voor meer informatie over dit onderwerp. Categorieën U kunt één of meer sleutelwoorden, ook categorieën genoemd, koppelen aan het dossier. Hiermee kunt u gemakkelijker geavanceerde zoekacties uitvoeren. Klik op Toevoegen om één of meerdere categorieën aan het dossier te koppelen. Zie Dossiercategorieën voor meer informatie over dit onderwerp. Partijen Druk op Partij toevoegen om partijen aan het dossier toe te voegen. Zie Partijen in een dossier voor meer informatie over dit onderwerp. Module Dossiers Een dossier aanmaken Pagina 3 van 5

4 Kantoormedewerkers Druk op Kantoormedewerker toevoegen om de kantoormedewerkers die betrokken zijn bij dit dossier toe te voegen. Zie Kantoormedewerkers voor meer informatie over dit onderwerp. Opmerking: afhankelijk van het soort dossier dat u heeft gekozen, zullen sommige partijen of kantoormedewerkers al ingevuld zijn of verplicht moeten worden ingevuld. Indien dit laatste het geval is, wordt u er in het lege veld onder de dossierpartij aan herinnerd dat u hier nog een relatie moet selecteren. Zolang u deze partij niet heeft ingevuld zult u het dossier niet kunnen opslaan. Notities Op het tabblad Notities kunt u notities aanmaken en bewerken die betrekking hebben op het nieuwe dossier. Notities zijn een soort elektronische post-its waarop u allerlei informatie kunt 'schrijven'. Zie Notities voor meer informatie over dit onderwerp. Extra gegevens De velden die u op dit tabblad te zien krijgt, zijn ingesteld in de module Configuratie. Welke velden worden getoond zijn afhankelijk van de instellingen aldaar. Sommige velden zullen bij alle dossiersoorten verschijnen, andere weer niet. Zie Configuratie extra velden voor meer informatie over dit onderwerp. Een dossier bewaren Nadat u alle gegevens van het dossier heeft ingevuld, klikt u op OK om het dossier te bewaren. Het systeem voert nu een aantal controles uit om na te gaan of de gegevens volledig en goed zijn ingevuld. Indien dezelfde datum van de feiten reeds in een ander dossier werd gebruikt, zal er een nietblokkerende waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen. Wanneer alle gegevens geldig en volledig zijn, dan zal het dossier worden bewaard. Is dit niet het geval dat zal er een blokkerende waarschuwingsmelding verschijnen met vermelding van de ontbrekende of ongeldige gegevens. Module Dossiers Een dossier aanmaken Pagina 4 van 5

5 Vervolledig dan wel verbeter de ontbrekende en/of ongeldige gegevens. Opmerking: pas nadat u het dossier hebt bewaard, zullen de referentie, de naam en de beknopte beschrijving in de titelbalk worden weergegeven. Module Dossiers Een dossier aanmaken Pagina 5 van 5