Bulkdeclareren. Instellingen Contractbeheer. Instellingen Rechtenbeheer

Transcriptie

1 Bulkdeclareren De bulkdeclaratie stelt u in staat om in één run voor meerdere dossiers en voor meerdere debiteuren declaraties te maken. Ook kunt u voor meerdere declaraties tegelijkertijd een Worddocument genereren en 1 printopdracht uitvoeren voor meerdere declaratiedocumenten. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd welke instellingen de beheerder van uw Kleos-administratie hiervoor moet vastleggen, welke kantoor- en dossierinstellingen u zelf kunt vastleggen en hoe de bulkdeclaratieprocedure precies werkt. Instellingen Contractbeheer De functionaliteiten voor bulkdeclareren worden voor u pas zichtbaar in Kleos nadat de beheerder van uw Kleos-administratie u daarvoor als gebruiker heeft geselecteerd bij Contractbeheer in de module Configuratie: Instellingen Rechtenbeheer Daarnaast kan de beheerder van uw Kleos-administratie ervoor zorgen dat bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen de functionaliteiten voor het bulkdeclareren weliswaar kunnen zien, maar niet kunnen gebruiken (de functionaliteiten zijn 'uitgegrijsd'). In dat geval is zo'n gebruiker wel geselecteerd bij Contractbeheer (zie bovenstaand scherm), maar wordt hem de toegang voor bulkdeclaraties geweigerd bij Rechtenbeheer, zie onderstaand scherm: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 1 van 10

2 Kantoorinstelling bulkdeclaratie Als u in Contract- en Rechtenbeheer de juiste rechten hebt verkregen voor bulkdeclaraties, kunt u in de module Configuratie bij de Algemene instellingen aangeven of alle dossiers van uw kantoor standaard in de bulkdeclaratieprocedure mogen worden meegenomen (NB.: deze instelling geldt dan voor alle Kleosgebruikers die kunnen 'bulkdeclareren'). Daarvoor plaatst u een vinkje voor Beschouw alle dossiers beschikbaar voor bulkdeclaratie: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 2 van 10

3 Dossierinstelling bulkdeclaratie Op dossierniveau kunt u afwijken van de kantoorinstelling. Als u een vinkje hebt geplaatst op bovenstaand scherm, kunt u op het tabblad Declaratie van een dossier bij de Declaratie-opties aangeven dat het desbetreffende dossier niet meegenomen mag worden in de bulkdeclaratieprocedure. En omgekeerd, als u in de algemene instellingen geen vinkje hebt geplaatst, kunt u voor enkele specifieke dossiers aangeven dat zij wel in aanmerking komen voor de bulkdeclaratie: Bulkdeclaratie in module Declaratie Op het hoofdscherm van de module Declaratie treft u het onderdeel onderdeel Bulkdeclaratie aan. Hieronder worden alle declaratiedocumenten weergegeven die met de bulkdeclaratieprocedure zijn aangemaakt. Met behulp van de kolom Aangemaakt op kunt u de declaratiedocumenten groeperen op de datum en tijd waarop de bulkdeclaratieprocedure was uitgevoerd. Op die manier kunt u gemakkelijk de documenten die in dezelfde run gemaakt zijn, onder elkaar plaatsen: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 3 van 10

4 De bulkdeclaratie-wizard Voor de bulkdeclaratieprocedure is in Kleos een wizard ingebouwd, waarmee u voor meerdere dossiers met dezelfde declaratie-instellingen een set concept-declaraties kunt maken. U start de wizard door te klikken op de button Nieuwe bulkdeclaratie. U treft deze button aan in de module Declaratie, zowel onder Declaraties als onder Bulkdeclaratie: In de eerste stap van de wizard selecteert u de dossiers waarvoor u een declaratie wilt maken door deze dossiers toe te voegen aan een batch. U kunt daarbij gebruikmaken van declaratie- en/of dossier-selectiecriteria die zich op twee verschillende tabbladen bevinden: De declaratie-selectiecriteria: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 4 van 10

5 De dossier-selectiecriteria (deze zijn gelijk aan die op het zoekscherm Dossier): Nadat u op de button Zoeken hebt geklikt worden onderin het scherm de dossiers getoond die aan uw zoekopdracht voldoen. U kunt dossiers toevoegen aan de batch door een vinkje voor het dossier te plaatsen. U kunt meerdere zoekopdrachten uitvoeren om de batch te vullen. Kleos bewaart in de batch de dossiers die u via eerdere zoekopdrachten hebt toegevoegd. Op het tabblad 'Toegevoegd aan de batch' kunt u de verzamelde dossiers bekijken. Ook kunt u ze daar uit de batch verwijderen of rechtstreeks inzien en bewerken door het dossier te openen. Als u alle dossiers die u in de bulkdeclaratieprocedure wilt meenemen hebt verzameld in de batch, klikt u op Volgende om naar de volgende stap in de wizard te gaan: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 5 van 10

6 Op dit scherm ziet u welke conceptdeclaraties 'in de maak' zijn en kunt u enkele gegevens voor de set en voor een individuele declaratie invullen dan wel veranderen. Bovenaan het scherm ziet u welke gegevens worden 'gedeeld door de set'. De opmerking bij Commentaar voor de set wordt in de declaratielijst in de kolom Opmerking getoond bij alle conceptdeclaraties die in deze run worden aangemaakt. De tekst in het veld Commentaar voor afdruk wordt bij alle declaraties op de afdruk van de declaratie opgenomen (mits dit veld als variabele is toegevoegd aan het model waarmee de afdruk wordt vormgegeven, zie Configuratie, Documenten, Modellen). Onder 'Voorgestelde conceptdeclaraties' kunt u eventueel per declaratie gegevens toevoegen dan wel wijzigen. Als er bijvoorbeeld geen of meerdere debiteuren aan een dossier zijn gekoppeld (zie Debiteuren beheren), kan er geen debiteur door Kleos worden voorgesteld. U dient dan zelf een debiteur in lege veld te selecteren of ter plekke aan te maken. Het declaratiemodel dat wordt voorgesteld kunt u per declaratie veranderen in de kolom 'Declaratiemodel', maar ook voor meerdere declaraties tegelijkertijd door alle of enkele declaraties te selecteren (met uw muis) en bovenaan het scherm op de button Model te klikken. De declaraties met een vinkje worden meegenomen in het vervolg van de bulkdeclaratieprocedure, u kunt in dit stadium dus nog steeds een dossier deselecteren en op die manier van de procedure uitsluiten. Ook kunt u op dit scherm een dossier openen om de gegevens te bekijken of te bewerken. Verkeerde of ontbrekende informatie wordt in de lijst als volgt aangeduid: U kunt voor elke declaratie een gedetailleerde beschrijving van de fout(en) bekijken door op de button linksonder te klikken: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 6 van 10

7 Desgewenst kunt u een print van alle foutmeldingen maken door bovenaan het scherm op Exportvalidatie te klikken: U voltooit de wizard door op de button Uitvoeren rechts onderaan het scherm te klikken. De conceptdeclaraties worden door Kleos in de achtergrond gemaakt, u kunt dus direct verder werken. Opmerking 1: U kunt geen verzameldeclaraties en staffeldeclaraties in een bulkprocedure aanmaken. Opmerking 2: U kunt de details van een individuele conceptdeclaratie die u via de bulkprocedure hebt aangemaakt op de gebruikelijke wijze wijzigen. Zie Een declaratie wijzigen. Opmerking 3: alle declaraties die met bulkdeclareren zijn gemaakt, worden ook onder Declaraties getoond tussen alle andere declaraties die NIET via bulkdeclareren zijn aangemaakt. Conceptdeclaraties omzetten naar definitief U kunt een individuele conceptdeclaratie die u hebt aangemaakt met een bulkdeclaratieprocedure op de gebruikelijke wijze omzetten naar een definitieve declaratie, namelijk door deze te openen en vervolgens te klikken op de button Definitieve versie opslaan. Maar u kunt ook met 1 klik meerdere conceptdeclaraties (eventueel gemaakt in verschillende bulkdeclaratieruns of individueel aangemaakt) omzetten naar definitief. In de declaratielijst bij Declaraties of Bulkdeclaratie selecteert u 1 of meerdere conceptdeclaraties en klikt u vervolgens op de button Zet om naar definitief: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 7 van 10

8 Op het volgende scherm kunt u de voor deze procedure geselecteerde declaraties bekijken en eventueel openen en bewerken door op de button Open concept bovenaan het scherm te klikken. Verkeerde of ontbrekende informatie wordt in de lijst op de hiervoor beschreven wijze aangeduid. Ook kunt u nu weer een print van de foutmeldingen maken met behulp van de button Exportvalidatie. Als alle conceptdeclaraties volledig en consistent zijn, kunt u de procedure voltooien door rechts onderin het scherm op Uitvoeren te klikken. De definitieve declaraties worden door Kleos in de achtergrond gemaakt, u kunt dus andere werkzaamheden in Kleos blijven uitvoeren. Meerdere declaraties afdrukken U kunt ook van meerdere declaraties tegelijkertijd een Worddocument laten genereren. U kunt namelijk 1 of enkele declaraties selecteren en deze tegelijkertijd volgens eenzelfde model laten vormgeven in Word via de button Afdrukken (zowel in de module Declaratie als op het tabblad Declaratie van een dossier). Voorwaarde is wel dat de declaraties dezelfde status hebben (concept of definitief). De documenten worden vervolgens (wederom) in de achtergrond aangemaakt. Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 8 van 10

9 Vervolgens kunt u meerdere declaraties vanuit de declaratielijst laten afdrukken. U selecteert de desbetreffende declaraties en klikt op de button Afdruk: Opmerking: alleen de declaraties waarvoor u een document hebt laten genereren kunnen geprint worden. Batchmanager voor bulkdeclaratie Zoals hiervoor opgemerkt, worden alle functionaliteiten van de bulkdeclaratieprocedure uitgevoerd in de achtergrond. U kunt de voortgang van de bulkprocessen volgen met de batchmanager. Zodra u een bulkdeclaratieopdracht start, verschijnt aan de rechterkant van de onderste taakbalk het icoon van de batchmanager: Door op dit icoon te klikken wordt het scherm Bulkproces geopend: Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 9 van 10

10 U kunt op dit scherm 1 of meerdere individuele opdrachten uitsluiten van de procedure door op Annuleren te klikken. Dit kunt u doen bij het afdrukken van een document, maar het is niet raadzaam om andere processen van de bulkdeclaratiewizard halverwege af te breken. Als alle opdrachten in de batch succesvol zijn uitgevoerd, verdwijnt het icoon van de batchmanager van de onderste taakbalk. Als er echter een probleem is geconstateerd bij 1 of meerdere opdrachten in de batch, blijft het icoon zichtbaar met een uitroepteken erin: Klik hierop om een weergave van de fouten te bekijken. Kleos zal de 'verkeerde' opdracht(en) uitsluiten van de bulkprocedure, de opdrachten zonder foutmelding zullen gewoon uitgevoerd worden. Module Declaratie Bulkdeclareren Pagina 10 van 10