Choose a building block. Kleos Knowledge Center. Kleos 6.5 (Maart 2019) Ontdek de nieuwe en verbeterde functies

Transcriptie

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center Kleos 6.5 (Maart 2019) Ontdek de nieuwe en verbeterde functies

2 1 S: Nieuwe versie van Kleos voor Outlook add-in 3 2 S: Gebruik Outlook als editor in Kleos S voorkeuren: tonen/niet tonen van de lijst met modeldocumenten S : recent gebruikte modellen tonen S: gebruik een template in de editor van Kleos 20 6 DECLARATIES: creditnota van een voorschot- en eigen-bijdragenota 21 7 EXPORTEREN VAN LIJSTEN NAAR EXCEL: de limiet verhoogd naar regels 22 8 CONTENT-INTEGRATIE: Koppeling met Navigator 23 Deze pagina toont een overzicht van de meest relevante functies toegevoegd aan of verbeterd in Kleos 6.5, uitgebracht in maart Deze versie is voornamelijk gericht op verbeteringen met betrekking tot s, waaronder een gloednieuwe versie van de Kleos for Outlook add-in. Pagina 2

3 1 S: Nieuwe versie van Kleos voor Outlook add-in Context: de Kleos voor Outlook add-in een gratis Outlook-invoegtoepassing waarmee u inkomende / uitgaande s rechtstreeks vanuit Outlook in Kleos kunt opslaan. Kleos 6.5 wordt geleverd met een gloednieuwe versie van de Kleos for Outlook, inclusief aantrekkelijke verbeteringen en nieuwe functies. Kleos for Outlook: installatie en activering (zelfs wanneer Kleos nog niet open staat) Indien u de vorige versie van Kleos for Outlook al gebruikt heeft op uw computer of laptop: wanneer u een upgrade naar Kleos 6.5 uitvoert, zal het installatieprogramma automatisch de oude versie verwijderen en de nieuwe versie van de Kleos for Outlook installeren. Indien u Kleos for Outlook (opnieuw) moet installeren op uw computer of laptop, dan kunt u deze hier downloaden: GOED OM TE WETEN : - Kleos for Outlook is compatibel met Outlook 2010, en Kleos for Outlook is ook compatibel met Outlook 365, maar alleen met de desktoptoepassing, niet met de webversie Bij het openen van Outlook wordt de Kleos for Outlook add-in automatisch gestart en weergegeven als een kader rechts in Outlook. Wanner u voor de eerste maal inlogt kunt u uw land selecteren: Page 3

4 Om in te loggen in Kleos for Outlook gebruikt u dezelfde inloggegevens als die u in Kleos gebruikt. Om het u gemakkelijker te maken, kunt u instellen dat Kleos for Outlook automatisch inlogt bij het starten van Outlook. Selecteer hiervoor de optie "Automatisch aanmelden bij opstarten": Indien u dit selecteert, zal Kleos for Outlook automatisch opstarten en verbinding maken bij het openen van Outlook, tenzij u zich expliciet uitlogt uit Kleos for Outlook. Om uit te loggen uit Kleos for Outlook klikt u op uw naam (linksonder in het Kleos for Outlook-paneel) en kiest u log uit. Pagina 4

5 Kleos for Outlook: opslagdossier: automatisch voorstel, recente zaken of handmatig zoeken Dit is een van de belangrijkste vernieuwingen in Kleos 6.5: Ieder keer dat u een selecteert in Outlook, probeert Kleos for Outlook automatisch een relevant opslagdossier te vinden. Hiertoe worden verschillende gegevens doorzocht en wordt één of meerdere dossiers voorgesteld indien: Voor inkomende en uitgaande s: - De deel uit maakt van een thread (draad) => de thread wordt geïdentificeerd en hetzelfde dossier wordt voorgesteld - Uw verwijzing naar het dossier in Kleos wordt vermeld in het onderwerp van de - De referentie van een dossierpartij wordt vermeld in het onderwerp van de Alleen voor inkomende s: - Als de afzender een partij is in een dossier, controleert Kleos for Outlook diens adres en zoekt naar dossiers met partijen met dat adres - Als de ontvangers als partijen betrokken zijn in dossiers, zal Kleos for Outlook het adres controleren en het dossier voorstellen waarin ze werden gevonden Alleen voor uitgaande s: - Afzender als interne partijen van een dossier. Kleos for Outlook controleert of het adres van de afzender overeenkomt met de adressen van een medewerker (Kleos-gebruiker) die bij een dossier betrokken is. - Ontvangers als externe partij in een dossier. Kleos for Outlook controleert of de adressen van de ontvangers overeenkomen met de adressen van een partij in een dossier in Kleos. Als er geen overeenkomende dossier(s) worden gevonden (of de "score" is te laag): - Kleos for Outlook stelt voor de in een van de 'recente dossiers' op te slaan. Kleos for Outlook : automatisch voorstel van het dossier waar de mail wordt opgeslagen Nadat een dossier (automatisch of handmatig) is geselecteerd voor het opslaan van de , stelt Kleos for Outlook altijd een map voor om de en/of bijlage(n) in op te slaan, met de volgende uitgangspunten: 1. Geselecteerde in een thread die al in Kleos is opgeslagen. Als de geselecteerde deel uitmaakt van een thread, stelt Kleos for Outlook de map voor van de laatste van dezelfde thread die in Kleos is opgeslagen. 2. In het geselecteerde / voorgestelde dossier is er ten minste één opgeslagen maar niet in dezelfde thread van de geselecteerde . a. De geselecteerde in Outlook is een verzonden . Kleos for Outlook zal de laatste map voorstellen die werd gebruikt om een verzonden op te slaan in het voorgestelde dossier. b. De geselecteerde in Outlook is een ontvangen . Kleos for Outlook zal de laatste map voorstellen die werd gebruikt om een ontvangen op te slaan in het voorgestelde dossier. 3. In het voorgestelde dossier is er nog geen opgeslagen. In dit scenario zal Kleos for Outlook de standaardmap voorstellen die door de gebruiker in de Kleos-configuratie is geconfigureerd. Hiervoor zijn 2 nieuwe instellingen toegevoegd in het tabblad Documenten in Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren (voor inkomende en uitgaande s). Page 5

6 Als de voorgestelde map niet overeenkomt met uw wensen, kunt u een andere map selecteren door op de knop Wijzigen, rechts van de mapnaam, te klikken: U bladert vervolgens door de bestaande mappen van het dossier om er een te selecteren (en maakt eventueel een nieuwe map in het dossier). Kleos for Outlook: maak een nieuwe map in het opslagdossier De nieuwe Kleos for Outlook biedt de mogelijkheid om, op het moment zelf, snel een nieuwe map in een dossier aan te maken. Nadat u een dossier heeft geselecteerd, klikt u op Wijzigen achter de naam van de voorgestelde map. Door dit te doen, kunt u bladeren door de bestaande mappen van het dossier, maar kunt u er ook voor kiezen om een nieuwe map te maken Er verschijnt een leeg tekstvak waarin u de mapnaam kunt intypen. Klik vervolgens op <enter> of klik buiten het veld om de nieuwe map op te slaan. Verplaats vervolgens de nieuwe map naar de gewenste locatie: sleep deze naar de gewenste locatie binnen de boomstructuurweergave. De nieuwe map kan nu worden gebruikt voor het opslaan van s en bijlagen in het dossier. Kleos for Outlook : een inkomende indelen Klik in Outlook op een ontvangen . Kleos for Outlook zal automatisch proberen om een passend dossier te vinden volgens de regels die hierboven in dit document zijn beschreven. Als er een dossier wordt gevonden, wordt deze in het Kleos for Outlook-paneel weergegeven: Pagina 6

7 Als het door Kleos for Outlook voorgestelde dossier niet het dossier is waarin u de wilt opslaan, kunt u klikken op Wijzigen en een ander dossier selecteren. Als er geen overeenkomend dossier wordt gevonden kunt u één van de recente dossiers selecteren of een dossier zoeken (typ minimaal 3 tekens om te zoeken) Wanneer uiteindelijk een dossier is geselecteerd, zijn er 2 situaties mogelijk: SITUATIE 1: de heeft geen bijlage of u wilt de + bijlagen als één bestand opslaan Wijzig eventueel de doelmap en klik vervolgens op Nu opslaan Het Kleos for Outlook-paneel toont een bevestiging dat de is het Kleos-dossier is opgeslagen. Page 7

8 En u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document. SITUATIE 2: de heeft bijlage(n) die u wilt opslaan als afzonderlijke bestanden in Kleos Selecteer Bijlage als apart document bewaren Dan kunt u voor de zelf en voor elke bijlage: - aangeven of u het wel of niet wilt opslaan - de voorgestelde map wijzigen - de bijlagen hernoemen (klik in de naam en u kunt deze bewerken) Pagina 8

9 Klik vervolgens op Nu opslaan en de bestanden worden opgeslagen in het Kleos-dossier. Het Kleos for Outlook-paneel toont wederom de bevestiging dat de bijlage(n) en/of is opgeslagen. En u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document. Kleos for Outlook: selecteer meerdere s tegelijk Selecteer meerdere s in Outlook. Kleos for Outlook toont dan de recente dossiers, het zoekveld en het aantal geselecteerde s: Selecteer een dossier of zoek een dossier door minstens 3 tekens in te typen. Nadat u een dossier hebt geselecteerd, kunt u de map waarin de bestanden moet worden opgeslagen wijzigen. Klik daarna op Nu opslaan Het Kleos for Outlook-paneel toont weder de bevestiging en u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document GOED OM TE WETEN: - bij het selecteren van meerdere s - wordt er geen automatische dossier-matching gestart - kunt u bijlagen niet opslaan als afzonderlijke bestanden Page 9

10 Kleos for Outlook: maak een nieuwe aan (optioneel met behulp van een template) Om een nieuwe te maken, klikt u op de gebruikelijke knop in Outlook ("Nieuwe ") Er verschijnt een lege . Kleos for Outlook zal de recente dossiers laten zien en voorstellen er een te zoeken. Selecteer één van de recente dossiers, of zoek er een door ten minste drie karakters in te typen in het zoekveld. Nadat u een dossier heeft geselecteerd, verschijnt in Kleos for Outlook een scherm dat u helpt de samen te stellen: Het geselecteerde dossier verschijnt, klik op < om een ander dossier te selecteren Kleos for Outlook stelt een map voor waarin de zal worden opgeslagen. Klik op Wijzigen indien nodig. U kunt ook een nieuwe map maken. Klik op Gebruik een template van Kleos om door de lijst met vijf recent gebruikte modellen te bladeren, of zoek een model op. Het model wordt vervolgens gebruikt en vult (afhankelijk van het model): de ontvanger, het onderwerp en het tekstveld in. Pagina 10

11 GOED OM WETEN: - Indien u handmatig ontvangers (Aan, Cc of Bcc) hebt ingevoerd voordat u het model uitvoerde, worden er geen ontvangers aan toegevoegd - Als u handmatig een onderwerp hebt ingevoerd voordat u het model uitvoerde, wordt het onderwerp niet door het model bijgewerkt - Als u handmatig een tekst hebt ingevoerd, wordt de tekst van het model hieraan toegevoegd Klik op Voeg ontvangers toe om geadresseerden te selecteren die uit het dossier komen. Klik eenvoudigweg op het adres om een ontvanger te selecteren, of CC BCC die verschijnt wanneer u met uw muis over het adres gaat. Klik indien nodig op voeg bijlagen toe. U bladert dan door de documenten van het dossier. U kunt één of meerdere bijlagen selecteren. Er verschijnt een voortgangsbalk, waarna het document wordt toegevoegd aan de bijlagen in Outlook (een groen vinkje geeft aan dat het downloaden van het document uit Kleos is voltooid). GOED OM TE WETEN: U kunt een document zoeken door minimaal 3 tekens in te voeren in het zoekveld. Om het selecteren van de bijlagen te vereenvoudigen, kunt u de soorten documenten filteren die moeten worden weergegeven zodat u dit selectiescherm krijgt: Page 11

12 Nadat u de bijlagen heeft geselecteerd, kunt u de inhoud van de typen. U bent dan bijna klaar om de op te slaan en te verzenden! BELANGRIJK: als u van plan bent na de verzending van de een afspraak, urenregel of een andere vervolgstap uit te voeren, selecteer u Vervolgacties na opslaan Klik daarna op Verzend en bewaar Wanneer u Vervolgacties na opslaan hebt aangevinkt, zal vervolgens worden voorgesteld om een agendapunt, een taak, een urenregel of een opvolgactie te maken. Deze keuzes worden hieronder beschreven. Kleos for Outlook : aanvullende stappen na het verzenden van een Na het opslaan van een bestaande of nieuwe in een Kleos-dossier, kunt u optioneel toevoegen: een afspraak, taak, opvolging (doorgeefluik) of urenregel. Deze "Aanvullende stappen" worden, afhankelijk van het scenario, op verschillende manieren voorgesteld. Scenario 1: opslaan van een inkomende of reeds verzonden De volgende stappen zijn systematisch beschikbaar en kunnen meerdere keren worden uitgevoerd. De e- mail kan ook opnieuw worden opgeslagen in een ander dossier: Pagina 12

13 Scenario 2: een nieuw bericht verzenden en bewaren: In dit geval moet u er expliciet voor kiezen om aanvullende acties uit te voeren. Na het opslaan en verzenden selecteert u de gewenste vervolgacties. Als de optie is geselecteerd, opent Kleos for Outlook een venster met: Aan de linkerkant: een samenvatting van de verzonden . Aan de rechterkant: de mogelijke volgende stappen. Page 13

14 De methode om de vervolgstappen uit te voeren is dezelfde voor beide scenario's. Een nieuw afspraak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de is bewaard) Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling ("Afspraak toegevoegd"). GOED OM TE WETEN : - Type afspraak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - De afspraak wordt automatisch toegewezen aan de ingelogde gebruiker. In Kleos kunt u dit eventueel aanpassen Pagina 14

15 Een taak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de is opgeslagen) Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt de mededeling Taak toegevoegd. GOED OM TE WETEN : - Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - De taak wordt standaard toegewezen aan de ingelogde gebruiker, maar kan desgewenst aan een andere gebruiker worden toegewezen Een urenregel toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de is bewaard) Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling Tijd geregistreerd. Page 15

16 GOED OM TE WETEN : - Alleen op tijd gebaseerde, of vaste activiteiten zijn hier mogelijk (dus geen reiskosten e.d.) - Werksoort (type): Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten) - De urenregel wordt standaard toegewezen aan de ingelogde gebruiker, maar kan desgewenst in Kleos aan een andere gebruiker worden toegewezen Toevoegen doorgeefluik Wanneer deze opvolging wordt opgeslagen, verschijnt de mededeling opvolging aangemaakt. GOED OM TE WETEN: - Er kan vanuit Kleos voor Outlook geen prioriteit op status aan de opvolgactie worden meegegeven. Dit kunt u eventueel wel vervolgens in Kleos doen door de opvolging aan te passen. Kleos for Outlook : een in Kleos opgeslagen beantwoorden of doorsturen De functies met betrekking tot het aanmaken van een nieuwe zijn ook beschikbaar wanneer u een e- mail beantwoordt of doorstuurt. Bovendien, als de mail waarop u antwoordt al in een Kleos-dossier is opgeslagen, zal de add-in automatisch voorstellen om het antwoord op te slaan in het dossier waar de originele mail werd bewaard (maar u kunt dit desgewenst wijzigen). Pagina 16

17 2 S: Gebruik Outlook als editor in Kleos Context: Tot versie 6.4 was er in Kleos alleen een interne editor beschikbaar om nieuwe s te maken. Kleos 6.5 stelt u echter in staat om Outlook in te stellen als de standaard editor. Om de functie te activeren waarmee u vanuit Kleos s kunt opstellen en te versturen met Outlook, gaat u naar Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren. (Dit zal geen invloed hebben op de andere gebruikers in uw kantoor). In het tabblad Documenten vinkt u de optie Gebruik MS Outlook gebruiken voor het verzenden van een nieuwe . U hoeft niet uit te loggen om de wijzigingen te activeren. Vanaf dit moment verschijnt, telkens u een nieuwe aanmaakt vanuit Kleos, Outlook direct als editor. GOED OM TE WETEN: Het activeren van deze optie heeft alleen zin als u ook de nieuwe Kleos for Outlook add-in gebruikt. Als u Kleos for Outlook gebruikt, wordt informatie afkomstig van Kleos doorgestuurd naar Outlook (zoals het betreffende dossier en/of het document uit een dossier dat aan de moet worden toegevoegd). Daarnaast kunt u een sjabloon selecteren, ontvangers selecteren in het dossier en alle andere functies die in deze release guide beschreven zijn Indien u Kleos for Outlook niet gebruikt, wordt er een lege geopend in Outlook, zonder dat informatie van Kleos in Outlook wordt overgenomen. Page 17

18 3 S voorkeuren: tonen/niet tonen van de lijst met modeldocumenten Context: Tot versie 6.4, stelde Kleos bij het maken van een nieuwe altijd voor om een modeldocument te kiezen uit een lijst; zelfs als u geen model wilde gebruiken. Met Kleos 6.5 is dit standaard gedrag veranderd: de lijst met modellen (templates) verschijnt niet en er wordt een lege e- mail voorgesteld. U kunt vervolgens een model selecteren door te klikken op de knop gebruik een model in de editor: Als u terug wilt keren naar de voorgaande werkwijze (d.w.z. dat de lijst met modeldocumenten systematisch wordt voorgesteld bij het aanmaken van een ), wijzigt u de configuratie als volgt: Ga naar Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren. (Dit heeft geen invloed op de andere gebruikers in uw kantoor). In het tabblad Documenten vinkt u de optie Verplichte template keuze bij nieuwe s aan. U hoeft niet uit te loggen om de wijzigingen te activeren. Vanaf dit moment zal, telkens u een nieuwe e- mail aanmaakt vanuit Kleos, de lijst met modeldocumenten voorgesteld worden zoals voorheen. GOED OM TE WETEN: Het activeren van deze optie heeft geen effect als u Outlook ook als uw standaard editor in Kleos instelt. Als u dat heeft ingesteld, moet u de Kleos for Outlook add-in gebruiken om een model te selecteren. Pagina 18

19 4 S : recent gebruikte modellen tonen Kleos 6.5 biedt de mogelijkheid om met één klik een keuze te maken uit de modellen die u zelf onlangs hebt gebruikt. Wanneer het keuzevenster voor de modeldocumenten wordt getoond, staan boven de streep de recent gebruikte modellen, waardoor een veel snellere selectie mogelijk wordt. Page 19

20 5 S: gebruik een template in de editor van Kleos Context: Vóór Kleos 6.5 werd het venster voor het selecteren van een altijd getoond (zelfs als u geen model nodig had) en dit verscheen steeds vooraleer de editor zelf verscheen. Dit betekende veel extra kliks voor gebruikers die geen gebruik maakten van modellen. De standaard werkwijze van Kleos 6.5 is om een lege te openen en de gebruiker de mogelijkheid te geven om een model te selecteren, optioneel en op elk moment. Zodra een nieuwe is geopend in Kleos, is er een nieuwe knop "Gebruik een model" beschikbaar om u toe te staan een model te selecteren en toe te passen op uw . GOED OM TE WETEN: Indien u wilt terug keren naar de vorige werkwijze (dat wil zeggen dat de lijst met modellen systematisch wordt voorgesteld alvorens een nieuwe in te voeren) kies dan in het tabblad Documenten van Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren voor Verplichte template-keuze bij nieuwe s. Pagina 20

21 6 DECLARATIES: creditnota van een voorschot- en eigenbijdragenota Context: Creditnota s zijn een eenvoudige en snelle, maar vooral ook boekhoudkundige correcte manier om een declaratie te annuleren oftewel volledig terug te draaien. Door de declaratie en de creditnota automatisch aan elkaar te linken worden de declaratie en de bijbehorende boekingen teruggedraaid. Tot nu toe konden enkel verkoopdeclaraties via een creditnota worden tegen geboekt. Kleos 6.5 brengt de mogelijkheid om ook een voorschotnota en een eigen-bijdragenota te annuleren. Er zijn drie vertrekpunten van waaruit u een creditnota voor een voorschotnota (of eigen-bijdragenota) kunt aanmaken. 1-via de algemene declaratie module 2-in het menu van de declaratie in een dossier 3-door onmiddellijk rechts te klikken op nieuw GOED OM TE WETEN Wanneer u probeert een creditnota op een voorschotnota aan te maken, zal Kleos controleren of deze nota reeds geheel of gedeeltelijk op een declaratie is verrekend. Indien dat het geval is, zal de creditering niet mogelijk zijn. Indien de voorschotnota nog niet in mindering werd gebracht, opent Kleos het menu om een creditnota aan te maken. Alle bedragen en rekeningen worden overgenomen van de originele voorschotnota en de gebruiker kan alleen de volgende informatie bewerken: a. De datum b. De rekeningen van elke regel (indien de boekhoudmodule actief is) c. De cliënt informatie in het veld `Debiteur GOED OM TE WETEN: wanneer een creditnota voor een voorschot- of eigen-bijdragenota wordt aangemaakt, zullen al declaratieonderdelen van de originele nota geblokkeerd worden zodat ze niet meer te verrekenen zijn op nieuwe declaraties en in geval van een eigen-bijdrage nota, op een nieuwe inboeking van een vergoeding van de Raad voor rechtsbijstand. Page 21

22 7 EXPORTEREN VAN LIJSTEN NAAR EXCEL: de limiet verhoogd naar regels Context: Nagenoeg ieder schermlijst in Kleos heeft rechtsonder een afdrukknop: Hiermee kunt u de getoonde data rubriceren, verbergen, groeperen, etc. en de gegevens vervolgens afdrukken of exporteren naar Excel. Tot nu toe was het maximum aantal regels dat kon worden geëxporteerd naar Excel Kleos 6.5 laat u nu toe om tot maximaal 350,000 regels te exporteren. GOED OM TE WETEN Wanneer de export meer dan regels bevat, zult u een tekst krijgen die u ervoor waarschuwt dat de export een tijdje kan duren. U kunt dan annuleren of verder gaan. Na enkele seconden zal Kleos een voortgangsbalk vertonen tijdens het exporteren van de data naar Excel. Pagina 22

23 8 CONTENT-INTEGRATIE: Koppeling met Navigator Vanaf versie 6.5 is in het Kleos hoofdmenu een koppeling toegevoegd naar de Navigator van Wolters Kluwer ( Indien u beschikt over een licentie op de Navigator, kunt u de eerst keer dat u er op klikt, uw inloggegevens invoeren. Deze zullen bij een volgende sessie onthouden worden: Dit is de eerste stap naar een integratie tussen uw administratieve- en uw kennisprocessen. In toekomstige releases zal de koppeling tussen Kleos en de Navigator van Wolters Kluwer nog verder uitgebouwd worden. Page 23