Abonnement aanmaken De benodigde ingrediënten om een abonnement in AFAS Profit aan te maken zijn:

Transcriptie

1 Inhoud Abonnement aanmaken... 1 Debiteur aanmaken... 1 Abonnement aanmaken... 3 Abonnement factureren... 5 Abonnement aanpassen... 6 Abonnement beëindigen (definitief)... 6 Abonnement beëindigen (tijdelijk)... 6 Crediteren van (een gedeelte van) een abonnement... 7 Crediteren van een abonnementsfactuur... 7 Abonnement aanmaken De benodigde ingrediënten om een abonnement in AFAS Profit aan te maken zijn: Debiteur (de Klant) Het soort / type abonnement Wat is de terugkeer cyclus (maandelijks-kwartaal?) Startdatum, tarief, opzegtermijn Debiteur aanmaken Open AFAS Profit > Financieel > Debiteur > Debiteur en kies Nieuw als de debiteur nog niet bestaat.

2 Krijg je de volgende melding: open dan eerst Resultaat weergeven om te zien om de persoon die je aan wilt maken, toch al in het systeem voorkomt. Staat de persoon in de lijst, klik deze aan en kies OK. Staat de persoon er niet tussen, kies dan Annuleren en vervolgens voor Nieuwe persoon. Loop alle tabbladen door, kies telkens volgende en vul verder alle verplichte (gele) velden in. De volgende tabbladen vragen extra aandacht: Standaard staat de verstrekkingswijze (voor de factuur) op . Moet deze afgedrukt worden, pas dit dan hier aan. Kies betalingsvoorwaarde

3 Zet automatisch incasseren aan. Als je dit veld aan vinkt kun je alle facturen van deze debiteur automatisch incasseren. Je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld alleen abonnementen van deze debiteur te incasseren. In dat geval laat je het vinkveld op dit tabblad leeg en leg je automatisch incasseren alleen vast bij de betaalvoorwaarde van het abonnement. (Zie FAQ-A > Abonnement aanmaken en factureren) Heb je alles ingevuld, klik dan Voltooien. Abonnement aanmaken Als de debiteur is aangemaakt kun je het abonnement aanmaken. Let op: Afhankelijk van je omgeving vind je de Abonnementen onder Uren/Declaraties of Abonnementen. In dit voorbeeld ga ik uit van Uren/Declaraties. Ga hiervoor naar Uren/Declaraties > Abonnement > Abonnement en kies Nieuw Vul weer alle verplichte (gele) velden in

4 Ga vervolgens naar tabblad cyclus En vul de volgende velden in: ** Let op: Als het abonnement ingaat, halverwege de maand, vul je hier de begindatum in van de eerstvolgende hele maand. Bijvoorbeeld, het abonnement start 15 september (dit vul je in op het eerste blad, bij begindatum abonnement), De factuurcyclus laat je ingaan op 1 oktober. De eerste factuur over september wordt nu naar rato berekend. Ga vervolgens naar tabblad Extra Hier selecteer je een project (= groep), als dit is ingericht. Bijvoorbeeld:

5 Vul vervolgens de overige gegevens voor het abonnement in. Gebruik hiervoor per veld het scrolmenu en kies uit de vooraf door de consultant ingestelde mogelijkheden. Kies Voltooien Abonnement factureren Ga naar Uren/declaratie (of Abonnementen) > Declaratie > Abonnementsfacturen en kies tab 4: automatisch factureren. Vul de velden in: Administratie = indien van toepassing: kies de juiste administratie en zorg ervoor dat je in de juiste omgeving ingelogd bent. peildatum = 1 e van de volgende maand (abonnementen worden doorgaans vooraf gefactureerd) factuurdatum = 1 e van volgende maand Vink aan: Output wizard starten na voltooien Kies eventueel of de facturen direct gejournaliseerd mogen worden, of dat dit in een later stadium gebeurt. Kies Volgende en er verschijnt een overzicht met de te factureren abonnementen. Met Ctrl + A selecteer je direct alle abonnementen en worden deze verwerkt zodra je op Voltooien drukt De facturen worden aangemaakt en kunnen afgedrukt of per mail verzonden worden, afhankelijk van de instelling.

6 Abonnement aanpassen Wil je het abonnement wijzigen, bijvoorbeeld omdat iemand twee keer in de week gaat fitnessen ipv één keer, dan voeg je een nieuwe regel toe in het bestaande abonnement: Je voegt een nieuwe regel toe en vult een einddatum in op de eerste regel. Abonnement beëindigen (definitief) Zodra een abonnement in zijn geheel beëindigd wordt, vul je de einddatum en de reden van beëindiging in op het tabblad Extra en klik op Voltooien. Abonnement beëindigen (tijdelijk) Wil je een abonnement tijdelijk stop zetten, bijvoorbeeld gedurende een vakantieperiode, dan beëindig je de betreffende abonnementsregel en start een nieuwe regel na de onderbreking. In onderstaand voorbeeld worden in de maanden juli en augustus nu geen abonnementskosten in rekening gebracht: Let op: bij een onderbreking Pas ook handmatig de cyclus aan : halverwege de maand, zet je de cyclus op de eerste van de volgende maand. Bij een vakantiestop van tot en met zet je de cyclus op zodat de maand augustus naar rato wordt berekend.

7 Crediteren van (een gedeelte van) een abonnement Zodra je op een regel een einddatum invult, verschijnt de optie om een gedeelte te crediteren. Kies de datum vanaf wanneer er gecrediteerd mag worden. Ga vervolgens naar Uren/Declaratie > Declaratie > Crediteren abonnement Vul factuurdatum in Vink aan Output-wizard starten aan Je ziet vervolgens welke abonnementen in aanmerking komen om gecrediteerd te worden. Selecteer de betreffende regels, of selecteer alle regels met Ctr + A en Voltooien Crediteren van een abonnementsfactuur Eventueel kun je ook kiezen om een factuur te crediteren, zonder dat dit invloed heeft op het abonnement. Dit doe je bijvoorbeeld om een factuur van een abonnement die een periode te vroeg is ingegaan, te crediteren Ga hiervoor naar het overzicht van de abonnementsfacturen, dit vind je onder Uren/Declaratie > Declaratie > Abonnementsfacturen en selecteer de te crediteren factuur en kies vervolgens voor Crediteren