Opmerking: U kunt een relatie ook openen door erop te dubbelklikken. Het scherm Relatie wordt geopend.

Transcriptie

1 Een relatie wijzigen Om een relatie te bewerken: Selecteer de relatie die u wilt aanpassen en klik op Wijzigen. Opmerking: U kunt een relatie ook openen door erop te dubbelklikken. Het scherm Relatie wordt geopend. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 1 van 16

2 Op dit scherm kunt u relatiegegevens toevoegen, aanpassen en verwijderen. Op de verschillende tabbladen Algemeen, Profielen enz. vindt u aanvullende relatiegegevens gegroepeerd per soort. Hieronder worden de tabbladen beschreven. Tabblad Algemeen Het tabblad Algemeen bevat alle persoonlijke gegevens van de relatie. De gegevensvelden die op het scherm worden getoond zijn afhankelijk van het geselecteerde Type: Natuurlijk of Rechtspersoon. Status Duidt aan of een relatie al dan niet actief is. Zie Een relatie deactiveren/heractiveren voor meer informatie over dit onderwerp. Type o Natuurlijke personen Voor natuurlijke personen kunt u de volgende gegevens aanpassen: Titel, Voornaam, Initialen, Tussenvoegsels/Achternaam, Volledige voornamen en Beroep. Een natuurlijk persoon kan het volgende geslacht hebben: Man, Vrouw of Onbekend. Het standaard ingestelde geslacht is Onbekend. De titels die u kunt kiezen zijn gedefinieerd in Configuratie, Suggesties. o Rechtspersonen Voor rechtspersonen kunt u de volgende gegevens aanpassen: Rechtsvorm, Naam en Beroep. De rechtsvormen waaruit u kunt kiezen zijn afhankelijk van de taal die is ingesteld. De rechtsvormen die u kunt kiezen zijn gedefinieerd in Configuratie, Suggesties. Taal Het systeem stelt een standaardtaal voor, maar u bent vrij een andere taal te kiezen. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 2 van 16

3 Relatiecode U kunt een relatiecode invoeren voor natuurlijke en voor rechtspersonen. Het systeem controleert of deze code niet reeds voor een andere relatie werd gebruikt. Mocht dit het geval zijn dan zal er een waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen. Andere foto Er wordt een algemeen plaatje voor de relatie op het scherm getoond. U kunt dit plaatje door een persoonlijke foto vervangen. Deze foto mag niet groter zijn dan 30kb. Klik op Andere foto om de foto te downloaden. Adres U kunt een adres toevoegen voor de relatie. Elk adres bestaat uit: o Type (bijv. Wonende te) De types die u kunt kiezen zijn gedefinieerd in Configuratie, Suggesties. o Aanspreekvorm (bijv. Geachte heer) De aanspreekvormen die u kunt kiezen zijn gedefinieerd in Configuratie, Suggesties. o Extra adresregel (bijv. Ragheno Bedrijvenpark / Gebouw 12) Voor de invoer van aanvullende adresgegevens. o Landcode De landcode die standaard is ingevuld, is de landcode van de gebruiker. Indien de landcode van de gebruiker onbekend is, dan zal de landcode van uw kantoor worden ingevuld. Indien ook deze landcode niet bekend is, dan zal het systeem de landcode van de toepassing voorstellen (bijv. NL voor Fidura Kleos). U bent vrij een andere geldige landcode te selecteren. o Land Als er een geldige landcode is geselecteerd, zal het land automatisch ingevuld zijn. o Postcode o Plaats o Straat o Nummer Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 3 van 16

4 Communicatiesoorten U kunt voor elke relatie een onbeperkt aantal telefoon-, fax- en mobiele nummers evenals Skypeen MSN-id's, adressen en websites invoeren. Om een communicatiemiddel toe te voegen: o Klik op Toevoegen. o Selecteer het type communicatiemiddel. o Voer de gegevens in het veld Waarde in. o Voer een commentaar in indien nodig. o Klik op OK om het communicatiemiddel te bewaren. Om een communicatiemiddel te bewerken: o Selecteer het te bewerken communicatiemiddel. o Klik op Openen. Om een communicatiemiddel te verwijderen: o Selecteer het te verwijderen communicatiemiddel. o Klik op Verwijderen. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 4 van 16

5 Bankrekeningen U kunt voor elke relatie een onbeperkt aantal bankrekeningen invoeren. Om een bankrekening toe te voegen: o Klik op Toevoegen om het venster te openen. o Indien bekend kunt u het IBAN- en/of BIC (Swift)-nummer invoeren van de bankrekening. In dit geval moet u eveneens het overeenstemmende Land kiezen. Standaard wordt het land van de relatie weergegeven. o U kunt ook het gewone rekeningnummer invoeren en een Beschrijving opnemen. o Klik op OK. Het systeem controleert of de ingevoerde nummers geldig zijn. Is dit niet het geval, dan zal er een waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen. Overige informatie Bij natuurlijke personen kan er een burgerservicenummer (BSN-nummer) worden toegevoegd. Daarnaast kan er voor elke relatie een BTW-nummer worden ingevoerd. Als de relatie een buitenlands BTW-nummer heeft, dient u in het veld Landcode het desbetreffende land te selecteren. Kleos controleert of het ingevoerde BSN-nummer geldig is volgens de regels van het ingevulde land en of het nog niet bij een andere relatie werd gebruikt. Als het BTW-nummer niet juist is of als het al bij een andere relatie werd gebruikt, dan zal er een waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 5 van 16

6 Tabblad Extra info Op het tabblad Extra info kunt u extra informatie over de relatie opnemen. Bij natuurlijke personen kunt u de volgende gegevens invullen: Bij rechtspersonen kunt u de volgende extra informatie opnemen: Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 6 van 16

7 Wwft-controle Onderaan het scherm kunt u zowel bij natuurlijke als bij rechtspersonen aangeven of er een Wwftcontrole (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) heeft plaatsgevonden en wat de Wwft-vervaldatum is. De status niet volledig zal verschijnen als bepaalde gegevens van de relatie niet zijn ingevuld. Bij een natuurlijk persoon moeten bijvoorbeeld het identificatienummer en de afgiftedatum van het identificatiebewijs in elk geval van een waarde zijn voorzien, terwijl bij een rechtspersoon de datum van oprichting en het nummer van de Kamer van Koophandel verplicht ingevuld moeten worden. Als er een nieuwe partij aan een dossier wordt toegevoegd, zal Kleos een waarschuwing geven als deze nieuwe partij een niet-volledige status heeft gekregen na de Wwft-controle. Deze waarschuwing wordt alleen gegeven als bij de relatiegegevens het veld Onderworpen aan Wwftcontrole is aangevinkt en als de partij bij Configuratie, Rollen in het dossier als Interne rol de waarde cliënt heeft gekregen. U kunt de waarschuwing van Kleos negeren en de relatie, ondanks de status niet-volledig toevoegen aan het dossier. U kunt er vervolgens voor kiezen om de ontbrekende relatiegegevens aan te vullen. In het waarschuwingsscherm is aangegeven welke gegevens ingevuld moeten worden om een geldige (volledige) Wwft-status te verkrijgen. Tabblad Notities en extra adressen Dit tabblad is in twee delen onderverdeeld: Notities Voor de invoer van vrije tekst. Zie Notities voor meer informatie over dit onderwerp. Extra adressen Voor de invoer van een onbeperkt aantal aanvullende adressen voor de relatie. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 7 van 16

8 Om een adres toe te voegen: Klik op Toevoegen. Het scherm Adres wordt geopend. Voer de adresgegevens in. Klik op OK om het adres te bewaren en terug te keren naar het tabblad Notities en extra adressen. Klik op OK om de wijzigingen voor de relatie te bewaren. Om een adres te wijzigen: Selecteer het adres dat u wilt wijzigen. Klik op Openen. Het scherm Adres wordt geopend. Voer de wijzigingen in. Klik op OK om de wijzigingen voor het adres te bewaren en terug te keren naar het tabblad Notities en extra adressen. Klik op OK om de wijzigingen voor de relatie te bewaren. Om een adres te verwijderen: Selecteer het adres dat u wilt verwijderen. Klik op Verwijderen. Klik op OK om de verwijdering te bevestigen en terug te keren naar het tabblad Notities en extra adressen. Klik op OK om de wijziging voor de relatie te bewaren. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 8 van 16

9 Tabblad Gekoppelde relaties Het tabblad Gekoppelde relaties bevat twee subtabbladen: Gekoppeld aan [naam relatie]; [naam relatie] is gekoppeld aan. Op het subtabblad Gekoppeld aan [naam relatie] kunt u één of meerdere relaties koppelen aan de geopende relatie. Het subtabblad [naam relatie] is gekoppeld aan toont bij welke relaties de geopende relatie als relatie is gekoppeld. Opmerking: bij de relatie die u op het subtabblad Gekoppeld aan [naam relatie] koppelt, zal in zijn/haar eigen relatierecord de naam van de geopende relatie worden getoond op het subtabblad [naam relatie] is gekoppeld aan. Om een gekoppelde relatie toe te voegen: Klik op Nieuw om een relatie aan de huidige relatie te koppelen. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 9 van 16

10 Het scherm Gekoppelde relatie wordt geopend. Kies de Soort koppeling uit de lijst. Opmerking: De voorgestelde soorten koppelingen zijn gedefinieerd in de Configuratie relatiekoppelingen. Selecteer de te koppelen relatie of maak een nieuwe relatie aan. Vul de Extra gegevens aan indien van toepassing. Klik op OK. De relatie is nu gekoppeld. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 10 van 16

11 Klik op de gekoppelde relatie en daarna op Nieuwe sub-link om een relatie aan de gekoppelde relatie te koppelen. Klik op de gekoppelde relatie en daarna op Bewerken om de gegevens op het scherm Gekoppelde relatie te bewerken. Klik op de gekoppelde relatie en daarna op Relatie openen om alle gegevens van de gekoppelde relatie te raadplegen en eventueel te bewerken. Klik op de gekoppelde relatie en daarna op Verwijderen om de gekoppelde relatie te verwijderen. Tabblad Profielen Aan elke relatie kan een profiel worden gekoppeld. Er zijn standaard twee systeemprofielen met hun bijhorende extra gegevens geconfigureerd in Kleos. Dat zijn de profielen: debiteur crediteur Daarnaast kunt u zelf specifieke kantoorprofielen naar wens configureren. De kantoorprofielen kunt samenstellen in de module Configuratie, Relatie, Profielen. Daar kunt u ook extra velden aan de systeemprofielen toevoegen. Om een relatie een profiel te geven: Selecteer een profiel. In de dropdownlijst worden de standaard aanwezige systeemprofielen en de door u aangemaakte kantoorprofielen getoond (indien deze nog niet zijn toegekend aan de geselecteerde relatie). Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 11 van 16

12 De specifieke velden van het profiel worden weergegeven: Vul de gewenste profielgegevens in. Deze gegevens blijven bewaard als u naar een ander tabblad van het scherm Relatie gaat of als u op de button OK klikt. Om een profiel te verwijderen, klikt u rechtsboven op. Om gegevens van een profiel te verbergen, klikt u linksboven op. Alleen de naam van het profiel wordt vervolgens op het tabblad Profielen weergegeven. Het profiel Debiteur bevat standaard enkele instellingen voor aanmaningen: Indien u deze bij een relatie van een waarde voorziet, overrulen zij de instellingen voor aanmaningen in de module Configuratie (zie Configuratie, Administraties). Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 12 van 16

13 Tabblad Extra gegevens Er kunnen Extra gegevens voor een relatie worden vastgelegd, mits er extra gegevensvelden voor relaties zijn gedefinieerd in de module Configuratie. Zie Configuratie, Extra velden voor meer informatie over dit onderwerp. In het voorbeeld hieronder kunt u aangeven of een relatie een kerstkaart en/of een nieuwsbrief moet ontvangen. Op het tabblad huwelijk kunt u invullen wanneer en waar de relatie is gehuwd: Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 13 van 16

14 Tabblad Documenten U kunt documenten aan een relatie koppelen, bijvoorbeeld een eigendomsakte of een uittreksel uit het bevolkingsregister. De documenten importeert u vanaf uw eigen werkstation en worden in een virtuele map in de Kleos-database opgeslagen. De documenten worden in een lijst op een apart tabblad Documenten bij de relatie getoond. U vindt de aan relaties gekoppelde documenten niet terug in de module Documenten. In de documentenlijst zijn de volgende gegevens opgenomen: soort document aangeduid met een eigen icoon, bijvoorbeeld voor Worddocumenten; de naam van het document; de status: deze kan Geopend (uitgecheckt) of Bewaard (ingecheckt) zijn; type bestemming: voor inkomende documenten en voor uitgaande documenten, interne documenten hebben geen icoon; de datum waarop het document is aangemaakt; de naam van de auteur; de laatste wijzigingsdatum; indien het document is geopend: de naam van de medewerker die het document heeft uitgecheckt; een omschrijving van het document; de virtuele map waarin het document in de Kleos-database is opgeslagen; de grootte in bytes. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 14 van 16

15 Hieronder treft u een overzicht aan van de bewerkingen die u op het tabblad Documenten kunt uitvoeren. Omdat de bewerkingen grotendeels gelijk zijn aan de bewerkingen die u in de module Documenten kunt uitvoeren, wordt waar mogelijk verwezen naar de beschrijving in de module Documenten. een document importeren; een document bekijken; een document bewerken; een document inchecken en bewaren in de Kleos-database; de aangebrachte wijzigingen in een document ongedaan maken; een document verwijderen ( loskoppelen van de relatie EN verwijderen uit de Kleos-database); de historie van een document bekijken; een document als verzenden; de eigenschappen van een document bekijken; de lijst verversen. Een document importeren Om een document te importeren en te koppelen aan de relatie: Klik op Document importeren op het tabblad Documenten. Het scherm Document wordt getoond: Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 15 van 16

16 Selecteer het te uploaden bestand en vul de gegevens op dit scherm in zoals beschreven in Documenten, documenten importeren. De naam van de relatie is al ingevuld in het gelijknamige veld. Een aan een relatie gekoppeld document kan tegelijkertijd niet aan een dossier gekoppeld worden. Opmerking: de gekoppelde documenten kunnen op deze plaats niet worden opgevolgd en doorgegeven aan een andere kantoormedewerker. Als u gebruik wilt maken van de opvolgfunctionaliteit, zult u het document moeten importeren via de module Documenten en aldaar bewerken. Module Relaties Een relatie wijzigen Pagina 16 van 16