Op de declaratieafdruk wordt een negatief totaalbedrag getoond:

Transcriptie

1 Op de declaratieafdruk wordt een negatief totaalbedrag getoond: NB: Het is raadzaam om voor negatieve declaraties een apart declaratie-sjabloon te maken. Als u werkt met het standaard declaratiemodel, zal er bij het bedrag staan: 'Te voldoen' in plaats van (bijvoorbeeld) 'Door u te ontvangen' en de betalingsregel 'Gelieve te betalen binnen 14 dagen...' is ook niet van toepassing voor een negatieve declaratie. Als u een declaratie-sjabloon voor negatieve declaratie wilt LATEN maken, kunt u contact opnemen met de servicedesk. Negatieve declaraties worden in de declaratielijst tussen de 'gewone' declaraties weergegeven. Uiteraard worden negatieve bedragen getoond zodat de balans in evenwicht blijft: In de financiële administratie worden negatieve declaraties als negatief bedrag weggeboekt in het dagboek Verkoop, waarbij dezelfde financiële instellingen worden gehanteerd als bij de 'gewone' declaraties. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 24 van 45

2 Bij het inboeken van uw bankafschriften (u gebruikt de financiële administratie) voert u de negatieve declaratie in als debiteurenboeking, het bedrag voert u met een negatief teken ervoor in. Een betaling bij een negatieve declaratie invoeren Als u het bedrag op de negatieve declaratie hebt teruggestort op de bankrekening van uw cliënt, voert u op dezelfde manier een betaling in als bij een 'gewone' declaratie. De negatieve betaling wordt door Kleos behandeld als een uitgaande betaling, en wordt als een negatief bedrag geregistreerd: Ook in de declaratielijst wordt de betaling in de kolom Betaald als negatief bedrag weergegeven. Negatieve declaraties gebruiken om openstaande facturen te verrekenen Net zoals bij creditnota's, kunt u ook bij negatieve declaraties het terug te betalen bedrag verrekenen met nog openstaande facturen voor dezelfde cliënt. Als u gebruikmaakt van de dossieradministratie, vraagt Kleos u om een koppeling te maken op het moment dat u de definitieve versie van de negatieve declaratie opslaat: Als u kiest voor ja, opent Kleos, net zoals bij het koppelen van een creditnota aan een openstaande factuur, een nieuw scherm waarop alleen de niet (volledig) betaalde declaraties en voorschotnota's van hetzelfde dossier en dezelfde debiteur worden getoond. U kunt een vinkje plaatsen voor de factuur/voorschotnota waarvan u het bedrag wilt verrekenen: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 25 van 45

3 NB: Als de voorschotnota die op de negatieve declaratie in mindering is gebracht, nog niet door uw cliënt is betaald, kan het bedrag hiervan dus ook verrekend worden met de negatieve declaratie, zodat uw cliënt gewoon het te declareren bedrag aan honorarium en kosten e.d. betaalt (alsof de voorschotnota nooit is verstuurd). Op het tabblad Betalingen van de negatieve declaratie worden zowel de verrekende bedragen als de declaraties/voorschotnota's waarmee zij verrekend zijn, getoond: Bulkdeclareren Bij gebruik van de uitbreiding Declareren+ kunt u ook via de bulkdeclaratiewizard negatieve declaraties aanmaken. Om negatieve bedragen gemakkelijker te selecteren of uit te sluiten, is op het eerste scherm van de wizard het veld Minimaal declaratiebedrag uitgebreid met een aanvinkvakje. Als u geen vinkje plaats, worden alle declaraties, dus ook die met een negatief bedrag, meegenomen in de bulkdeclaratieprocedure. Als u een vinkje plaatst, worden de negatieve declaraties alleen meegenomen als u hier een negatief bedrag invult. Als u alleen de negatieve declaraties niet wilt selecteren voor de procedure, plaatst u wel een vinkje en laat u het bedrag in dit veld op 0,00 staan. Financiële export Het bedrag op de negatieve declaratie dat terugbetaald wordt aan de cliënt (honorarium en kosten min voorschot) wordt als financiële mutatie meegenomen in de export die u in de module Financieel kunt maken. Als een negatieve declaratie gebruikt wordt om een andere 'positieve' declaratie te 'betalen', wordt ook de informatie over de koppeling tussen deze declaraties meegenomen in de financiële export. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 26 van 45

4 Betalingen van meerdere declaraties registeren met 1 totaalbedrag Als er meerdere declaraties naar een cliënt zijn gestuurd, is het denkbaar dat deze cliënt het totaalbedrag van de declaraties in een keer overmaakt. Het is nu ook in de dossieradministratie mogelijk om voor meerdere declaraties in één flow de betalingen te registreren met één totaalbedrag. De nieuwe functionaliteit hiervoor treft u aan zowel op het tabblad Declaratie van een dossier als in de module Declaratie. Binnen een dossier kunt u in Kleos 4.2 meerdere openstaande declaraties van eenzelfde cliënt selecteren met behulp van uw muis en de shift- of ctrl-toets. Vervolgens klikt u op de button Nieuwe betaling: Op het nieuwe scherm Betaling worden de openstaande declaraties getoond met de afzonderlijke declaratiebedragen. U kunt door middel van een vinkje regels wel of niet meenemen in de totale betaling. U bent vrij om, bij een deelbetaling, voor elke declaratieregel het bedrag in de kolom Reeds betaald aan te passen. In het veld Bedrag wordt het totaalbedrag van de geselecteerde declaraties getoond. Kleos berekent zelf een ander totaalbedrag als u in één van de declaratieregels het bedrag in de kolom Reeds betaald hebt aangepast. Het is ook mogelijk om een lager totaalbedrag in het veld Bedrag in te vullen. In dat geval vult Kleos zelf de deelbedragen in de kolom Reeds betaald in, beginnend bij de bovenste declaratieregel. Als het ingevulde totaalbedrag bijvoorbeeld bij de derde declaratieregel is bereikt, wordt de vierde regel leeg gelaten of gedeeltelijk aangevuld. Na klikken op OK wordt voor elke afzonderlijke declaratie een betaling met het deelbedrag aangemaakt. In de module Financieel wordt echter één boeking in het dagboek Kas & Bank bijgeschreven: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 27 van 45

5 In de module Declaratie is in het submenu van de button Nieuwe betaling een nieuwe regel toegevoegd: Met deze ingang kunt u meerdere openstaande declaraties selecteren van dezelfde cliënt afkomstig uit meerdere dossiers. Op het nieuwe scherm Betaling dat ook hier wordt getoond, moet u eerst een Debiteur invoeren. U kunt desgewenst ook een dossier invullen (maar dan had u deze actie wellicht beter vanuit het desbetreffende dossier kunnen uitvoeren). U selecteert de openstaande declaraties waarvan u het totaalbedrag wilt registreren, of u vult een totaalbedrag in (als het een deelbetaling betreft) en selecteert de declaraties waarop u het totaalbedrag wilt registreren. Kleos plaatst de minst recente declaraties bovenaan en vult de bedragen in totdat de som van de bedragen gelijk is aan het totaalbedrag ingevuld bij Bedrag. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 28 van 45

6 Fiatteringssysteem voor declaraties In Kleos 4.2 kan uw kantoor gebruikmaken van een goedkeuringssysteem voor declaraties. Deze functionaliteit is gekoppeld aan de uitbreiding Declareren+. Alleen als u een licentie heeft voor deze module, kunt u gebruikmaken van het goedkeuringssysteem. De functionaliteiten van het goedkeuringssysteem worden pas zichtbaar in Kleos als u in de module Configuratie bij de Algemene instellingen een vinkje hebt geplaatst voor Fiatteringssysteem gebruiken voor concept-declaraties: Nadat de functionaliteit is aangezet, kunt u in de module Declaratie bij een concept-declaratie een 'status fiattering' instellen: Goedgekeurd, Niet goedgekeurd, dan wel Wacht op goedkeuring. U kunt met behulp van de shift- of ctrl-toets meerdere concept-declaraties selecteren en hiervan tegelijkertijd de status veranderen. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 29 van 45

7 Als u een nieuwe concept-declaratie aanmaakt, wordt het goedkeuringssysteem automatisch toegepast. U treft op het scherm Declaratie een nieuw veld Status fiattering aan. Standaard staat hier Wacht op goedkeuring ingevuld. U kunt de status veranderen naar Goedgekeurd en vervolgens de Conceptversie opslaan. Het is ook mogelijk om de status van de concept-declaratie op een later tijdstip om te zetten naar Goedgekeurd dan wel Niet goedgekeurd. In de declaratielijsten zijn drie extra kolommen toegevoegd: 1. Status fiatteringsstatus 2. Status fiattering datum: datum waarop de laatste status werd toegekend 3. Status fiattering user: Kleosgebruiker die de getoonde status toekende Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 30 van 45

8 Op het zoekscherm Declaratie kunt u nu ook declaraties zoeken op basis van de goedkeuringsstatus: Alleen goedgekeurde concept-declaraties kunt u omzetten naar definitief. Als u probeert om een niet goedgekeurde declaratie om te zetten naar definitief, toont Kleos het volgende blokkerende scherm: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 31 van 45

9 Mogelijkheid om document verzameldeclaratie te wijzigen vanuit dossier De Word-documenten van verzameldeclaraties werden voorheen niet getoond op het tabblad Documenten van de 'verzamelde' dossier. Dat gebeurt in Kleos 4.2 wel, mits u in de algemene instellingen hebt aangegeven dat declaraties opgeslagen moeten worden in het dossier (reeds bestaande instelling): Na het aanmaken van een verzameldeclaratie en het bijbehorende Word-document, wordt deze laatste getoond op het tabblad documenten van alle desbetreffende dossiers: Om het document te kunnen wijzigen, haalt u bij Eigenschappen het vinkje weg voor Alleen lezen. U kunt vervolgens het Word-document van de verzameldeclaratie wijzigen, net zoals dit al mogelijk was bij een 'gewone' declaratie. Meerdere PDF-bestanden kopiëren naar één Als u meerdere declaratiedocumenten selecteert om deze te versturen als , kunt u er in Kleos 4.2 voor kiezen om de bijbehorende PDF-jes samen te voegen tot 1 PDF-bestand, zie de beschrijving bij Bij versturen en kopiëren naar harde schijf: meerdere PDF-files kopiëren naar één. U kunt uiteraard alleen declaraties selecteren waarvan een Word-bestand is aangemaakt. Om zichtbaarder te maken welke declaraties dat zijn, is in de diverse declaratielijsten een kolom met een Wordicoontje toegevoegd: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 32 van 45

10 Als u enkele declaraties hebt geselecteerd, verschijnt, net als bij de tekstdocumenten, het scherm Verzenden als , waarop u bij selectie van twee of meer PDF-documenten de mogelijkheid krijgt om het samenvoegen tot één PDF-bestand aan te vinken. U kunt de volgorde van de PDF-bestanden wijzigen door op de kolomkoppen 'datum' of 'nummer' te klikken. De declaratiedocumenten worden getoond in de samengevoegde PDF-file in de volgorde zoals die op dit scherm wordt weergegeven. De button Kopieer naar, en daarmee dus de mogelijkheid om declaratiedocumenten te kopiëren naar een lokale schijf, is in Kleos 4.2 ook beschikbaar voor declaratiedocumenten. Ook bij deze functionaliteit hebt u nu de mogelijkheid om twee of meer PDF-bestanden samen te voegen tot één. NB: De hier beschreven functionaliteiten zijn ook beschikbaar voor bulkdeclaraties. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 33 van 45

11 Variabelen toevoegen aan titel declaratiedocument U kunt in Kleos 4.2 uw declaratiedocumenten een gemakkelijker te herkennen naam geven door bij de Eigenschappen van het declaratiesjabloon één of meerdere variabelen in het veld Titel toe te voegen, bijvoorbeeld: de naam van het dossier; de naam van de cliënt. Bij het genereren van het declaratiedocument worden de waarden van deze variabelen in de titel ingevuld. De declaratiedocumenten vindt u terug (met een 'variabele titel') op het tabblad Documenten van een dossier (mits dit zo is ingesteld bij de Algemene instellingen (Sla declaratie op in dossier)). Bij zoeken naar declaraties: selectie meerdere dossiers mogelijk Bij het zoeken naar declaraties hebt u bij de zoekcriteria de mogelijkheid om een bepaald dossier te selecteren. U zoekt dan alleen naar declaraties behorende bij een bepaald dossier. In Kleos 4.2 kunt u in dit veld meerdere dossiers invullen. U klikt op de verrekijker achter het veld Dossier en vervolgens op Zoeken. Op het scherm Dossier selecteren kunt u met de Ctrl- of shift-toets meerdere dossiers selecteren. Klik op Selecteer (x items) om de dossiers aan het zoekveld toe te voegen. In het veld Dossier is aangegeven dat 'meerdere items zijn geselecteerd': Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 34 van 45

12 Module Financieel Nieuw zoekveld Nummer voor zoeken op declaratienummer U kunt nu, als u gebruikmaakt van de uitbreiding Financiële administratie, zoeken op het declaratienummer van een factuur bij het invoeren van debiteurenboekingen: Ook bij het zoeken naar financiële mutaties kunt u nu in het veld Nummer zoeken op een specifiek declaratienummer. Dit nieuwe zoekveld is ten slotte ook beschikbaar bij het zoeken naar debiteuren- dan wel crediteurenmutaties: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 35 van 45

13 Boekingsperiode kan bij invoeren boeking (tijdelijk) geactiveerd worden Als u werkt met boekingsperiodes: het is in Kleos 4.2 gemakkelijker om een boeking in te voeren in een (nog) gesloten boekingsperiode. Als u dat voorheen probeerde te doen, was dat niet mogelijk, en moest u in de module Configuratie of Financieel eerst de desbetreffende periode activeren. Nu kunt u bij het invoeren van een boeking (hetzij via de module Declaratie, hetzij via de module Financieel) aan het einde van de handeling de periode activeren en de boeking direct verwerken. Het is zowel mogelijk om een boeking in te voeren in een reeds gesloten periode als in een periode die nog geopend moet worden. Boeking invoeren in een reeds gesloten periode Als u een boeking wilt invoeren in een voorbije periode die reeds is afgesloten, krijgt u de mogelijkheid om deze boeking toch in te voeren: de periode wordt alleen voor deze boeking tijdelijk opengesteld en is direct na het verwerken van de boeking weer gesloten. Bovenaan het boekingsscherm verschijnt in een gele box de mogelijkheid om de opening van de periode voor deze boeking toe te staan. Boeking invoeren in een nog te openen periode Voor de eerste boeking in de nieuw te openen periode hoeft u nu niet eerst de nieuwe periode te activeren in de module Configuratie. U kunt deze periode nu ook tijdens de eerste boeking openen. Zodra Kleos constateert dat de boekingsperiode nog niet is geopend, krijgt u de vraag voorgelegd om de periode te openen. De periode blijft vanaf dan geopend. NB: U kunt in de module Configuratie bij Autorisaties instellen dat bijvoorbeeld alleen de financieel medewerker gemachtigd is om boekingsperiodes (tijdelijk) te openen. Bij gebruik uitbreiding Financiële administratie: waarschuwing als boeking niet in evenwicht is Als u de Financiële administratie als uitbreiding op Kleos gebruikt, krijgt u voortaan een waarschuwing als u een boeking invoert die niet in evenwicht is en krijgt u bovendien direct de mogelijkheid om de onevenwichtige boeking te bekijken en zo nodig te verbeteren. Zodra u de onevenwichtige boeking probeert te registreren, krijgt u eerst een waarschuwingsscherm te zien met detailinformatie over de gedetecteerde fouten: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 36 van 45

14 Na klikken op OK vraagt Kleos of u de balans wilt zien: Na de keuze voor Ja verschijnt een scherm met detailinformatie over de balans. Op dit scherm hebt u de mogelijkheid om de fout direct te herstellen: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 37 van 45

15 Mogelijkheid om dagboeken te selecteren bij financiële export In Kleos 4.2 hebt u de mogelijkheid om aan te geven van welke dagboeken de financiële gegevens geëxporteerd mogen worden, waardoor u bepaalde dagboeken van de export kunt uitsluiten. Op het eerste scherm van de export-wizard is een nieuw veld Journaal opgenomen waarin standaard alle dagboeken zijn opgenomen. Door te klikken op de button achter dit veld, kunt u alle dagboeken deselecteren of juist weer selecteren: Door te klikken op het pijltje achter het veld kunt u enkele dagboeken selecteren: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 38 van 45

16 Ook factuurnummer inkoopfactuur wordt geëxporteerd Deze vernieuwing is vooral van belang als u werkt met de dossieradministratie zonder de uitgebreide financiële administratie. Vanaf nu wordt ook het externe nummer van een inkoopfactuur meegenomen bij de export van de financiële mutaties naar een xml-bestand. En bij het invoeren van een inkoopfactuur wordt er voortaan onderscheid gemaakt tussen de datum waarop u de inkoopfactuur registreert en de factuurdatum die op de inkoopfactuur staat vermeld. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 39 van 45

17 Module Configuratie Toevoegen account vereenvoudigd In Kleos 4.2 is het veel eenvoudiger om een nieuw account in te stellen. Nadat u in Configuratie Algemeen, accounts heeft geklikt op de button Toevoegen, verschijnt een nieuw scherm E- mailaccount, waarop u op drie manieren een account kunt toevoegen: 1. Een account van een bekende provider instellen. 2. Een account met dezelfde instellingen als een bestaand account instellen. 3. Een account handmatig (op de 'oude' manier) instellen. Ad 1. U selecteert uw provider en klikt op Volgende. Vervolgens hoeft u alleen een e- mailadres, gebruikersnaam, wachtwoord en alias in te vullen. Kleos configureert automatisch de instellingen behorende bij de provider, u kunt deze instellingen bekijken door op de link Toon provider-instellingen te klikken. Ad 2. Als u voor de tweede manier kiest, wordt er een koppeling gemaakt waarbij de instellingen van een ander, reeds bestaand account worden gekopieerd. U hoeft ook nu weer alleen een adres, gebruikersnaam, wachtwoord en alias in te vullen. Ad 3. Via de derde manier voegt u een account 'op de oude' manier toe (zie voor een beschrijving Configuratie Algemeen, accounts). Dit is nodig als u een POP3-server gebruikt, bij het toevoegen van een account van een bekende provider (1) of een account op basis van een ander account (2) worden de IMAP-instellingen geconfigureerd. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 40 van 45

18 Algemeen Financieel overzicht exporteren naar Excel Op de tabbladen Activiteiten, Declaratie en Administratie van een dossier treft u aan de rechterkant van het scherm een financieel overzicht aan. Vanaf nu kunt u dit overzicht exporteren naar Excel. U klikt op de button Export. Op het scherm Financieel overzicht kunt u kiezen voor een afdruk naar de printer of een export naar Excel. Overzicht 'samenvatting per verantwoordelijke' ook naar Excel Voorheen kon u het overzicht 'Samenvatting per verantwoordelijke' (beschikbaar bij de declaratierapporten) niet naar Excel uitvoeren. Dat is in Kleos 4.2 wel mogelijk: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 41 van 45

19 Nieuw overzicht: Lijst van verschotten In de module Declaratie treft u bij de rapportages een nieuw overzicht aan: 'Lijst van verschotten'. In dit overzicht worden de ingeboekte en gedeclareerde verschotten weergegeven, met totalen per declaratieonderdeel (onbelast, laag belast en hoog belast) en een totaal generaal. Deze lijst verschaft u onder meer inzicht in welke ingeboekte verschotten nog niet zijn doorbelast aan uw cliënt. Nieuw overzicht: Balans (export in Excel) In de module Financieel is bij de algemene overzichten het nieuwe overzicht 'Balans (export in Excel)' beschikbaar. Dit overzicht bevat aparte tabbladen voor de balans en voor de winst- en verliesrekening. Meer dan gegevens van schermlijsten exporteren U kunt de gegevens van resultatenlijsten uitvoeren naar Excel of naar uw printer (zie: Gegevens van schermlijsten naar printer of Excel uitvoeren). Voorheen kreeg u, als u meer dan gegevens probeerde te exporteren, een foutmelding. In Kleos 4.2 is het mogelijk om meer dan gegevens uit te voeren, namelijk: maximaal gegevens naar de printer; maximaal gegevens naar Excel. Inventarisatie gebruikerservaringen met Kleos Omdat wij benieuwd zijn naar uw gebruikerservaring met ons product Kleos en deze in de toekomst graag willen waarborgen en zonodig verbeteren, zullen wij u vanaf nu geregeld korte vragenlijsten voorleggen. Na het inloggen in Kleos zal een scherm getoond worden waarop u wordt gevraagd een vragenlijst in te vullen. U bent niet verplicht om dat te doen, en kunt de vragenlijst met 1 klik op de link Ik wil niet deelnemen overslaan (deze zelfde vragenlijst zal dan ook een volgende keer dat u inlogt, niet getoond worden). Ook kunt u ervoor kiezen om de vragenlijst op een later moment in te vullen. Kleos herinnert u hier dan aan door middel van een meldingsteken in de onderste titelbalk naast het zoekveld: Om uw antwoorden beter te kunnen interpreteren, willen we graag weten wat uw achtergrond is: gebruikt u Kleos als administratief medewerker, als advocaat of als juridisch medewerker. Op het Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 42 van 45

20 relatiescherm van een kantoormedewerker, is een nieuw veld Profieltype opgenomen waarin u een waarde kunt vastleggen voor de reeds in Kleos ingevoerde kantoormedewerkers. Bij het aanmaken van een nieuwe kantoormedewerker via de wizard wordt u op het eerste scherm gedwongen om een profieltype in te stellen. En als u 'zonder profieltype' deelneemt aan het onderzoek, krijgt u een scherm voorgelegd waarop u één van de profieltypes kunt selecteren. Extra kolommen voor dossier- en relatielijst U kunt in Kleos 4.2 de dossier- en relatielijst uitbreiden met extra kolommen. Klik daarvoor in de rij met de kolomtitels op uw rechtermuisknop. Onderaan het menu waarin u kolommen kunt (de)selecteren voor weergave in de lijst, treft u de nieuwe optie Extra kolommen aan: Voor dossiers kunnen de extra velden (indien aanwezig) toegevoegd worden als kolom in de lijst. Bij relaties zowel de extra velden als extra info: Na klikken op OK zijn de extra kolommen toegevoegd aan het rechtermuismenu: Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 43 van 45

21 De nieuwe instellingen voor de lijst blijven behouden na uitloggen. U kunt de instellingen ongedaan maken door opnieuw op Extra kolommen te klikken en de desbetreffende gegevens te deselecteren. De gegevens van de extra kolommen worden ook in de diverse rapporten weergegeven en meegenomen in een export naar Excel. Ondersteuning bij variatie in taal In Kleos 4.2 worden mogelijkheden ondersteund om bijvoorbeeld het hoofdkantoor met een Engelstalige versie van Kleos te laten werken en een lokale afdeling elders in het land met de Nederlandstalige versie. Indien uw kantoor hiervan gebruik wil maken, kunt u contact opnemen met de servicedesk. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 44 van 45

22 Kleos voor Outlook Meerdere bijlagen tegelijkertijd importeren in Kleos U moest voorheen, bij een in Outlook met meerdere bijlagen, de bijlagen één voor één in Kleos importeren. Vanaf nu is het mogelijk om meerdere bijlagen tegelijkertijd te importeren. Als u klikt op Opslaan bijlage hebt u op het daarop volgende selectiescherm de mogelijkheid om één, enkele, of alle bijlagen van de te selecteren voor import in Kleos. Wijzigingsdocument Kleos versie 4.2 Pagina 45 van 45