Voor u begint met het aanmaken van een e-factuur, hebben wij nog een aantal tips voor u:

Transcriptie

1 Voor u begint met het aanmaken van een e-factuur, hebben wij nog een aantal tips voor u: - Werkt u via één van de aanbevolen browsers zoals Internet Explorer of Mozilla Fire Fox? Andere browsers worden namelijk niet voldoende ondersteund. - Heeft u de pop-ups van DigiInkoop toegestaan of de pop-up blokkering uitgeschakeld in uw browser? Het vergrootglas werkt anders niet. - Alle velden waar een vergrootglas achter staat, moet u ook met het vergrootglas invullen. Als u op het vergrootglas klikt, opent een keuzemenu waaruit u de juiste keuze selecteert. 1. U kunt inloggen op het e-factuurportaal via de website Typ de link handmatig in. 2. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de knop Inloggen. 3. U ziet het onderstaande scherm. Dit is de Beginpagina. 4. Controleer of uw systeemtaal is ingesteld op Nederlands. Rechtsboven ziet u voorkeuren of preferences staan. Ziet u voorkeuren staan? De taal staat al op Nederlands. U hoeft verder niks meer te doen. Staat er preferences? Pas dan de taalinstelling aan naar Nederlands. Klik op preferences om de taalinstelling aan te passen. Pagina 1 van 18

2 5. Ga naar het kopje languages en stel allebei de velden in op Dutch. Klik vervolgens op Apply. U kunt daarna weer terug naar de Beginpagina 6. Als u op Beginpagina klikt, komt u weer terug in onderstaand scherm. 7. Rechts op de beginpagina ziet u Quick reference Cards staan. Hier vindt u een handleiding over het aanmaken van een e-factuur, QRC over het aanmaken van een e-factuur en de veelgestelde vragen. 8. Klik op het tabblad E-facturen aanmaken om een factuur aan te maken. Pagina 2 van 18

3 9. U ziet onderstaand scherm. 10. Laat het veld factuur aan leeg en klik op het vergrootglas achter dit veld. U ziet een lijst met alle departementen waar u een factuur naar kunt sturen. Pagina 3 van 18

4 11. Let op: de departementen staan op alfabetische volgorde. Ziet u het departement niet gelijk op de eerste pagina? Klik dan op volgende 20 tot u het departement ziet die u nodig heeft. Er zijn in totaal 59 departementen waar u uit kunt kiezen. 12. Selecteer de gewenste debiteur en klik daarna op de knop Selecteren. Pagina 4 van 18

5 13. U komt terug in het scherm E-factureren aanmaken en ziet dat het veld factuur aan en IBAN nu is gevuld. 14. U gebruikt het veld besteld door om aan te geven naar welk onderdeel binnen het departement u wilt factureren. Klik op het vergrootglas om de lijst te openen en selecteer het juiste onderdeel. Pagina 5 van 18

6 15. Selecteer het onderdeel en klik op de knop Selecteren. 16. U komt terug in het scherm E-factureren aanmaken en ziet dat het veld besteld door nu is gevuld. Pagina 6 van 18

7 17. Vul in het veld Klant contactpersoon de contactpersoon in van het ministerie. 18. Vul uw factuurnummer in. Pagina 7 van 18

8 19. U vult in het veld Leverdatum de datum in wanneer u de dienst/goederen heeft geleverd. Maak gebruik van de kalender die achter het veld staat. Daarmee kunt u de gewenste datum selecteren. 20. Vul in het veld Factuuromschrijving een omschrijving in van uw factuur. Pagina 8 van 18

9 21. In het veld Referentie of ordernummer vult u het inkoopordernummer (IO) of het verplichtingennummer in die in uw opdracht staat. Belangrijk! U dient in dit veld altijd alleen het inkoopordernummer of het verplichtingennummer te vermelden en geen andere nummers of omschrijvingen. 22. Wilt u een bijlage toevoegen? Dan klikt u op de knop Toevoegen. Pagina 9 van 18

10 23. Vul het veld Titel en Omschrijving in en klik vervolgens op de knop Bladeren om uw bijlage te selecteren. 24. Klik vervolgens op de knop Toepassen. Pagina 10 van 18

11 25. U komt terug in het scherm E-facturen aanmaken en u ziet dat uw bijlage is toegevoegd. De bijlage staat ook in de Attachment list. 26. In het veld Omschrijving geeft u een korte omschrijving van de geleverde dienst/goederen. Pagina 11 van 18

12 27. Vul daarna de hoeveelheid in. 28. Vul de prijs per stuk/dienst in exclusief btw. Gebruik voor het bedrag een komma in plaats van een punt, bijvoorbeeld 101,05 en niet Pagina 12 van 18

13 29. Het systeem berekent automatisch het regelbedrag exclusief btw. 30. Om de btw code in te vullen, maakt u gebruik van het vergrootglas achter het veld om het zoekscherm te openen. Pagina 13 van 18

14 31. Selecteer de juiste btw code en klik op de knop Selecteren. 32. U komt terug in het scherm E-facturen aanmaken en ziet dat het bedrag inclusief btw is berekend. Pagina 14 van 18

15 33. Wilt u meerdere regels aan uw factuur toevoegen? Klik op de knop Rij toevoegen en herhaal stap 26 tot en met Klik op de knop Doorgaan wanneer u helemaal klaar bent met het aanmaken van uw factuur. Pagina 15 van 18

16 35. Het onderstaande controle-scherm verschijnt. U ziet een overzicht van de door u opgestelde E- factuur. 36. Controleer of de gegevens juist zijn en klik op de knop Versturen om de E-factuur te verzenden. Pagina 16 van 18

17 37. U ziet een bevestiging in uw scherm dat uw factuur goed is verstuurd. 38. Wilt u de verzendstatus van uw E-factuur nakijken? Klik dan op het tabblad Facturen bekijken. Pagina 17 van 18

18 39. Laat alle velden leeg en klik op de knop Uitvoeren. 40. Alle E-facturen die u in het portaal heeft aangemaakt en verzonden, verschijnen in het onderstaande scherm. Kunt u uw factuur niet terugvinden? Dan heeft u uw E-factuur niet goed verzonden. Maak uw factuur opnieuw aan in het portaal. Ziet u de factuurstatus Afgeleverd? Uw factuur is succesvol verzonden naar het departement. De status van de facturen blijven na verzending op afgeleverd staan. Deze status verandert niet meer. De rijksoverheid hanteert een betalingstermijn van 30 dagen Is uw factuur na 30 dagen nog niet betaald? Neem dan contact op met uw opdrachtgever of de financiële administratie van het departement. Pagina 18 van 18