Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken

Transcriptie

1 Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken U kunt ten allen tijden een dossiergebonden eigen bijdrage-nota aanmaken, ook als u via de modules Activiteiten en/of Dossiers (verschotten) nog geen declarabele onderdelen op het dossier hebt ingevoerd. Om een nieuwe eigen bijdrage-nota aan te maken: klik op Nieuwe voorschotnota op het tabblad Declaratie van een dossier; klik op Nieuwe voorschotnota op het scherm met de declaratielijst in de module Declaratie. Module Declaratie Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken Pagina 1 van 5

2 Het scherm Voorschotnota wordt geopend: De gegevens van de nota zijn op dit scherm gegroepeerd op vier plaatsen: 1. onder de kop; 2. op het tabblad Overzicht; 3. op het tabblad Details; 4. op het tabblad Opties. Kop Onder de kop kunt u de volgende gegevens invoeren dan wel bekijken: Dossier Als u een eigen bijdrage-nota aanmaakt via het tabblad Declaratie van een dossier, zal de naam van het desbetreffende dossier hier reeds ingevuld zijn. Als u via de module Declaratie werkt, moet u hier eerst een dossier selecteren door enkele letters/karakters van de dossiernaam of dossierreferentie in te tikken of het dossier op te zoeken door op te klikken. Als u op klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Datum Vul hier de factuurdatum in die op de eigen bijdrage-nota moet worden vermeld. Vervaldatum Vul hier in voor welke datum de eigen bijdrage-nota uiterlijk moet worden betaald. Declaratiemodel Selecteer in dit veld het declaratiemodel Eigen bijdrage-nota. Standaard is hier Voorschotnota geselecteerd: Module Declaratie Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken Pagina 2 van 5

3 Zie Configuratie Declaratie, Declaratiemodellen voor meer informatie over het beheer van de declaratiemodellen. Het veld Declaratienummer is bij het aanmaken van een nieuwe eigen bijdrage-nota leeg. Kleos maakt automatisch een nummer aan zodra u de definitieve versie van de eigen bijdrage-nota opslaat. U kunt dit veld echter ook zelf een waarde geven. U moet dan eerst op klikken. Het veld verandert dan van grijs naar wit, waarmee aangeduid wordt dat u hier nu een waarde kunt invullen: Opmerking: we raden u aan om alleen handmatig een declaratienummer in te vullen als u gaten in de nummering van uw declaraties, die zijn ontstaan omdat u een definitieve declaratie of nota hebt verwijderd, wilt opvullen. In het veld Status kunt u zien wat de status van de nota is: concept of definitief. Om de gegevens van de Debiteur te kunnen bewerken/bekijken, klikt u op : NB.: bij een eigen bijdrage-nota is de debiteur altijd de cliënt. De declaratie stuurt u naar de Raad voor Rechtsbijstand. Het bedrag dat als eigen bijdrage door de cliënt wordt betaald, wordt automatisch door Kleos in mindering gebracht op de factuur aan de Raad voor Rechtsbijstand: Module Declaratie Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken Pagina 3 van 5

4 Om de relatiegegevens van de debiteur (cliënt) te bekijken, klikt u op. De adresgegevens en het BTW-nummer worden automatisch gevuld zodra u een debiteur heeft geselecteerd, mits u deze gegevens in het relatierecord van de debiteur heeft ingevuld. U kunt deze gegevens hier wijzigen, maar de gewijzigde gegevens worden alleen opgenomen op de eigen bijdrage-nota en worden niet overgenomen in het relatierecord van de debiteur. De contactpersoon en referentie zijn standaard gevuld met de gegevens die u bij het toevoegen van de debiteur aan het dossier heeft ingevuld. Als u daar niets had ingevuld, zijn deze velden leeg. U kunt ze hier aanvullen, dan wel wijzigen. U kunt de gegevens van de kop verbergen door op te klikken. Tabblad Overzicht Op het tabblad Overzicht kunt u de door de cliënt te betalen eigen bijdrage in het gelijknamige veld invullen: Tabblad Details Op het tabblad Details kunt u de details van de verschillende declaratieregels bekijken. De witte velden kunt u een andere waarde geven. Module Declaratie Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken Pagina 4 van 5

5 Tabblad Opties Op het tabblad Opties kunt u de instellingen voor de financiële administratie bekijken. Eventueel kunt u een opmerking plaatsen achter Commentaar (deze tekst wordt in de declaratielijst in de kolom Opmerking getoond) of een tekst toevoegen achter Commentaar voor afdruk die op de afdruk van de nota moet worden opgenomen (mits dit veld als variabele is toegevoegd aan het model waarmee de afdruk wordt vormgegeven, zie Configuratie, Documenten, Modellen): Een eigen bijdrage-nota opslaan Als u er zeker van bent dat alle gegevens juist zijn ingevoerd, slaat u de eigen bijdrage-nota op. U kunt een conceptversie opslaan (bijvoorbeeld als de eigen bijdrage-nota nog door een collega moet worden bekeken), of de definitieve versie opslaan als de eigen bijdrage-nota daadwerkelijk verstuurd kan worden. Conceptversies van een nota worden wel getoond in de declaratielijst en op het tabblad Declaratie van een dossier, maar de gegevens worden niet verwerkt in de financiële administratie. Als u de eigen bijdrage-nota als definitieve versie opslaat, gebeurt dat wel. Een definitief opgeslagen nota kan daarom niet meer worden verwijderd, evenmin kunnen de declaratiegegevens van een definitief opgeslagen nota worden aangepast. Opmerking: U dient er erg zeker van te zijn dat alle gegevens op de eigen bijdrage-nota kloppen voordat u deze als definitieve versie opslaat. Daarom krijgt u na klikken op de button Definitieve versie opslaan eerst nog een bevestigingsscherm te zien waarop u alsnog kunt beslissen om de definitieve opslag ongedaan te maken. Module Declaratie Een nieuwe eigen bijdrage-nota maken Pagina 5 van 5