Kleos 6.6 (Juni 2019) Nieuwe & verbeterde functionaliteiten

Transcriptie

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center Versie van dit document : 1.02 (RVE) Date : May Kleos 6.6 (Juni 2019) Nieuwe & verbeterde functionaliteiten

2 Deze pagina toon teen overzicht van de belangrijkste wijzigingen en verbeteringen in Kleos 6.6, gereleaset in juni Om meer te weten te komen over de verschillende verbeteringen, kunt u de uitgebreide Pdf-versie downloaden (onderaan dit overzicht) 1 S : verbeteringen in Kleos for Outlook Verbeteringen bij het gebruik van Outlook als default editor 8 3 KLEOS CONNECT: snel toegang tot het dossier vanuit de notificaties 9 4 KLEOS CONNECT: externe partijen kunnen meerdere documenten tegelijkertijd downloaden 10 Page 2

3 1 verbeteringen in Kleos for Outlook Kleos 6.5 (maart 2019) werd uitgebracht met een volledig vernieuwde Kleos for Outlook. Aan de hand van verzamelde wensen van gebruikers, is Kleos for Outlook in versie 6.6 verder uitgebreid. Een omschrijving toevoegen bij het versturen van een Nadat u het dossier heeft geselecteerd, klikt u op Omschrijving. U kunt een omschrijving invoeren die wordt opgeslagen bij de . Een omschrijving toevoegen bij het importeren van een in Kleos Nadat u het dossier heeft geselecteerd, kan direct een omschrijving van de worden ingevoerd. Kleos 6.6 New & improved features Page 3

4 Een omschrijving toevoegen aan een bijlage bij het importeren in Kleos Wanneer u een bijlage als apart bestand importeert in het Kleos-dossier, kunt u een omschrijving vastleggen in Kleos for Outlook. Klik op Omschrijving toevoegen voor iedere bijlage waarbij u dat wenst. Page 4

5 De omschrijving kan vervolgens worden ingevoerd, gewijzigd of verwijderd. Een Word document direct converteren naar Pdf Wanneer u een Word-document als bijlage toevoegt, zal de functie als Pdf verschijnen wanneer u met de muis over de naam van het document beweegt. Klik op Als Pdf om het document direct te converteren naar Pdf. Kleos 6.6 New & improved features Page 5

6 Wanner de conversie naar Pdf is voltooid, wordt dit aangegeven met een groen vinkje en het Pdf-document is als bijlage toegevoegd aan de . Let op : de conversie kan enige tijd in beslag nemen (afhankelijk van de grootte van het document). Wacht daarom met het versturen van de tot dat de Pdf als bijlage bij de verschijnt. Een opslaan als concept (en optioneel een vervolgactie starten) Bij het maken van een heeft u de nieuwe functie Concept opslaan Als u kiest voor Concept opslaan, wordt de niet verzonden, maar kan het als concept in het dossier benaderd worden. Let op : om verwarring tussen Outlook en Kleos te voorkomen, wordt de concept-versie niet in Outlook, maar alleen in Kleos opgeslagen. Kies daarom voor Vervolgacties na opslaan, voordat u de als concept in het Kleos-dossier bewaard. Via de vervolgacties kunt u tijdschrijven, een taak opslaan, een agenda-afspraak vastleggen of het doorgeefluik gebruiken. Page 6

7 Door het doorgeefluik te gebruiken kunt u de conceptmail eenvoudig toegankelijk maken voor een collega (of voor uzelf) in Kleos, zodat de daar in een later stadium afgerond kan worden. Indien u meer wilt leren over Kleos for Outlook raden wij u aan de release notes van versie 6.5 door te nemen. Kleos 6.6 New & improved features Page 7

8 2 Verbeteringen bij het gebruik van Outlook als default editor Context : Kleos 6.5 (maart 2019) introduceerde de mogelijkheid om Outlook als uw default editor te gebruiken wanneer u in Kleos s maakt. Deze functie is in Kleos 6.6 verder uitgebreid. Outlook zal nu systematisch gebruikt worden (als deze voorkeur is ingesteld) wanneer u: - Een nieuwe maakt vanuit Kleos (vanuit welk startpunt dan ook) - Een bestaande in Kleos opent Om deze functie te activeren, gaat u naar Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren. (Dit zal geen invloed hebben op de andere gebruikers in uw kantoor). In het tabblad Documenten vinkt u de optie Gebruik MS Outlook voor het verzenden van een nieuwe . Page 8

9 3 KLEOS CONNECT: snel toegang tot het dossier vanuit de notificaties Context: Met Kleos Connect kunt u eenvoudig, snel en veilig documenten delen met externe partijen. Deze partijen kunnen de gedeelde documenten vanaf een beveiligde portal openen, becommentariëren en zelf documenten er naartoe uploaden. Wanneer een externe partij een document upload of commentaar toevoegt, ziet u dat in het Notificatiecentrum van Kleos: Wanneer u op een melding klikt, verschijnt het scherm Wijzig documentdeling. Nieuw in 6.6 : een vergrootglas achter de dossiernaam Wanneer u op het vergrootglas klikt, zal het gerelateerde dossier direct geopend worden. Vervolgens kunt u in het betreffende dossier gaan werken. Indien u meer wilt leren over Kleos Connect raden wij u aan deze instructie door te nemen. Kleos 6.6 New & improved features Page 9

10 4 KLEOS CONNECT: externe partijen kunnen meerdere documenten tegelijkertijd downloaden Indien u met Kleos Connect verschillende documenten deelt met externe partijen (cliënten of anderen) zal deze verbetering zeker gewaardeerd worden door hen. Vanuit het dossier in de Kleos Connect portal, is het vanaf versie 6.6 namelijk mogelijk om meerdere documenten (tot 100) in één keer : - Te selecteren om te downloaden - Of allen te downloadenl Kleos Connect zal de geselecteerde documenten verzamelen in een zip-bestand dat lokaal kan worden opgeslagen. Page 10