Choose a building block. Kleos Knowledge Center 06/06/2019. Kleos 6.6 (Juni 2019) Release Guide

Transcriptie

1 Choose a building block. Kleos Knowledge Center 06/06/2019 Kleos 6.6 (Juni 2019) Release Guide

2 1 S : verbeteringen aan Kleos voor Outlook verbeteringen bij het gebruik van Outlook als standaard editor 10 3 KLEOS CONNECT : eenvoudige toegang tot het dossier bij het bekijken van meldingen 11 4 KLEOS CONNECT : externe partij kan meerdere documenten tegelijk downloaden 12 Page 2

3 1 S : verbeteringen aan Kleos voor Outlook Kleos 6.5 (maart 2019) kwam met een gloednieuwe versie van Kleos voor Outlook. Naar aanleiding van opmerkingen van gebruikers komt Kleos 6.6 met nog een aantal verbeteringen op Kleos voor Outlook. Voeg een beschrijving toe bij het verzenden van een Na het selecteren van het dossier, klikt u op Beschrijving om het veld te laten verschijnen. Voeg een beschrijving toe in een bij het importeren in Kleos Net na het selecteren van het dossier kan nu direct een beschrijving van de worden. Kleos 6.6 New & improved features Page 3

4 Voeg een beschrijving toe op een bijlage bij het importeren in Kleos Als bijlagen als afzonderlijke bestanden worden geïmporteerd, kan voor de zelf en voor elke bijlage een beschrijving worden ingevoerd. Klik op "Voeg beschrijving toe" voor elk item: De beschrijving kan dan worden ingevoerd, bewerkt of zelfs verwijderd. Page 4

5 Converteer een Word-document "on the fly" in PDF-bestand Wanneer u een Word-document als bijlage toevoegt, verschijnt "Als PDF" wanneer u met de muis over de naam van het document gaat. Klik op "Als PDF" om het document "on the fly" te converteren. Kleos 6.6 New & improved features Page 5

6 Wanneer de conversie is voltooid, verschijnt er een groen vinkje ter controle aan het einde van de naam van het document... Page 6

7 ...en de PDF wordt als bijlage aan het bericht toegevoegd. Goed om te weten: de conversie kan enige tijd duren (afhankelijk van de grootte van het document). Dus, verstuur het bericht niet zolang de PDF niet als bijlage verschijnt... Bewaar een als concept (en voeg eventueel een follow-up toe) Bij het aanmaken van een verschijnt nu een nieuwe optie "Opslaan als ontwerp": Kleos 6.6 New & improved features Page 7

8 In dit scenario wordt de niet verzonden, maar is dan toegankelijk vanuit de zaak in Kleos om te worden bewerkt, afgerond en verzonden (of verwijderd)... Goed om te weten: om fouten te vermijden tussen Outlook en Kleos, wordt de ontwerp alleen in Kleos opgeslagen (en niet in Outlook). Ten zeerste wordt aanbevolen om aanvullende stappen na bewaren te selecteren voordat u opslaat als ontwerp: Dit laat u toe een nieuwe afspraak, nieuwe taak of een activiteit toe te voegen, maar ook een doorgeefluik /follow up toe te voegen. Page 8

9 Door dit te doen, maakt u het ontwerp van de gemakkelijk toegankelijk voor een ander lid van het kantoor (of voor uzelf) in Kleos, om het later af te werken en te verzenden. Kleos 6.6 New & improved features Page 9

10 2 verbeteringen bij het gebruik van Outlook als standaard editor Context : Kleos 6.5 (maart 2019) introduceerde de mogelijkheid om Outlook te definiëren als uw standaard editor in Kleos bij het maken van s. Dit concept is nu uitgebreid met Kleos 6.6, wat betekent dat Outlook nu systematisch zal worden gebruikt (als deze voorkeur is geselecteerd) wanneer : - Een nieuwe opgemaakt wordt vanuit Kleos (ongeacht het punt van binnenkomst) - Een bestaande openen in Kleos Goed om te weten : om Outlook in te stellen als uw standaard editor, moet u toegang krijgen tot Configuratie, Algemeen, Mijn voorkeuren, Documenten. En vink je bij Gebruik MS Outlook voor ing aan Page 10

11 3 KLEOS CONNECT : eenvoudige toegang tot het dossier bij het bekijken van meldingen Context : Kleos connect maakt het mogelijk om eenvoudig documenten uit Kleos te delen met externe partijen. De externe partijen hebben toegang tot de gedeelde documenten vanaf een beveiligde portaal en kunnen ook documenten uploaden of opmerkingen sturen. Wanneer externe partijen documenten uploaden of opmerkingen invoeren, wordt u in Kleos geïnformeerd via het notificatiecentrum: Nieuw : een vergrootglas is nu zichtbaar achter de naam van de zaak. Wanneer u op een melding klikt, verschijnt het venster voor het delen van documenten. Door op de loep te klikken wordt het betreffende dossier direct geopend, direct in het tabblad Documenten. Zo kunt u gemakkelijk door de inhoud van het dossier bladeren. Kleos 6.6 New & improved features Page 11

12 4 KLEOS CONNECT : externe partij kan meerdere documenten tegelijk downloaden Als u veel documenten deelt met externe partijen (klanten of anderen) via Kleos Connect zal deze verbetering door hen zeer gewaardeerd worden. Vanuit het Kleos Connect portaal is het nu mogelijk om bij het bekijken van gedeelde documenten in een dossier meerdere documenten (tot 100) in één keer te downloaden: - Geselecteerde downloaden =>download alleen de geselecteerde documenten - Download alles downloaden => download alle documenten uit het dossier Kleos Connect voegt alle geselecteerde documenten samen in één enkel.zip-bestand dat lokaal kan worden opgeslagen. Page 12