Abakus Handleiding Beheer facturen

Transcriptie

1 Abakus Handleiding Beheer facturen Abakus Zonneoordlaan TK Ede KvK Incura en Abakus zijn producten van WinBase Software en Adviezen BV

2 Inleiding Deze handleiding is bedoeld als overzicht van de mogelijkheden binnen Abakus Compleet bij het beheren van uw definitieve en ingediende nota s. Na het doorlezen van deze handleiding weet u hoe u o.a. facturen inziet, kopie nota s uitdraait en hoe u facturen crediteert. Voor het factureren zelf is een aparte handleiding opgesteld, de Handleiding Facturatiewizard. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

3 Inhoud 1 Opbouw beheer facturen Tabblad Vecozo Lijst facturen Retourinformatie inzien Factuurgegevens inzien Tabblad Overig en Totaal Lijst facturen Factuurgegevens inzien en kopie particuliere factuur printen Een factuur crediteren Creditfactuur in beheer facturen Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

4 1 Opbouw beheer facturen Beheer facturen vindt u in Abakus Compleet via Dashboard Beheer facturen. Beheer facturen toont alle facturen die u ooit heeft aangemaakt. Om het aantal getoonde facturen in te perken zijn er filters bovenin dit scherm opgenomen (zie figuur 1). Figuur 1: Beheer facturen U heeft de volgende mogelijkheden om te filteren: Factuurnummer. Beperkt de weergave tot alle facturen die het getal van uw invoer bevatten. Zo zullen zowel als 81 en 2012 als resultaat hebben dat factuurnummer op het overzicht onder in beeld wordt getoond. Periode. Beperkt de weergave op basis van een periode als volgt: o Dit jaar. Alle facturen in dit jaar. o Vorig jaar. Alle facturen van het voorgaande jaar. o Deze maand. Alle facturen uit de huidige maand. o Vorige maand. Alle facturen uit de voorgaande maand. o Anders. Deze filteroptie geeft u de vrijheid zelf de periode te selecteren waarbinnen u facturen wilt weergeven. o Geen. Er wordt geen rekening gehouden met een selectie op periode. Praktijk. Indien er in Abakus Compleet sprake is van meerdere praktijken dan geeft u hier de gewenste praktijk op waarvan u de facturen wilt inzien. Declarant. Hier geeft u de zorgverlener op onder wiens naam de facturen zijn ingediend. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

5 Debiteur. Met deze optie filtert u op debiteur. Via het vergrootglas zoekt u de desbetreffende debiteur. Indienwijze. Hier kunt u kiezen uit de indienwijzen Vecozo en Papier. Deze selectie is alleen nuttig als u onderin het overzicht het tabblad Totaal heeft openstaan. Toon betaalde facturen. Toont alleen facturen waarbij het openstaande bedrag nul is. Toon verwerkte facturen. Toont alleen facturen met een vinkje in de kolom Verwerkt. Let op: na het invoeren van een zoekterm activeert u de zoekactie met een tab of muisklik. Onder het kopje Facturen kunt u tevens de keuze maken tussen 3 tabbladen (zie figuur 2): Vecozo. Dit tabblad staat standaard geselecteerd en toont facturen die via VECOZO ingediend zijn bij de zorgverzekeraar. Overig. Toont particuliere/papieren facturen, zowel aan patiënten als personen (derden). Totaal. Toont zowel facturen aan VECOZO als papieren facturen. Figuur 2: Tabbladen Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

6 2 Tabblad Vecozo Wanneer u een factuur selecteert in het tabblad Vecozo heeft u bovenin de balk de volgende opties: Figuur 1 Opties tabblad vecozo Navigatieopties/pijltjes. Met deze knoppen bladert u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm. Details. Zodra u op deze knop klikt, opent het detailscherm van de geselecteerde factuur. Retourinformatie. Met deze knop vraagt u de retourinformatie op bij de geselecteerde factuur. Systeeminformatie. Na het klikken op deze knop opent een klein detailscherm met systeeminformatie over de factuur die in de lijst is geselecteerd. Bijwerken Vecozo. Hiermee controleert u de status van de ingediende facturen. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

7 2.1 Lijst facturen Onderin het scherm van Beheer facturen zien we de facturen die feitelijk zijn ingediend of verstuurd aan zorgverzekeraars (zie figuur 4). Figuur 2: lijst facturen Per kolom ziet u de volgende informatie: Factuurnummer: hier staat het factuurnummer van de factuur zoals deze is ingediend of gecrediteerd. Zowel het indienen als het crediteren levert dus een nieuw opeenvolgend nummer op! Deze nummering volgt de reeks zoals is ingesteld onder Dashboard Instellingen Praktijkinstellingen tabblad Facturering kopje Factuurnummer Beginnummer reeks. Debiteur: dit is de zorgverzekeraar, patiënt of andere persoon/derden. Datum: dit is de factuurdatum. Status Vecozo : hier ziet u de status van uw bij VECOZO ingediende factuur. Wijzigingsdatum: in deze kolom staat de datum waarop u de knop Bijwerken Vecozo heeft gebruikt en er ook daadwerkelijk een andere status vanuit Vecozo bekend is. Bedrag: toont het totale factuurbedrag bij aanmaak van de factuur. Dit is een positief getal als het om een originele (debet) factuur gaat en negatief wanneer het een creditfactuur betreft. Open: toont het totale bedrag dat nog openstaat op de factuur. Dit bedrag wordt bijgewerkt op het moment dat Beheer facturen geopend wordt. Het wordt tevens bijgewerkt op basis van de gegevens die op dat moment in de Abakus Compleet boekhouding staan. Credit: toont het totale bedrag dat op deze factuur gecrediteerd is. Declarant: toont de zorgverlener onder wiens naam de facturen zijn ingediend. Ret: wanneer hier een paperclip staat, betekent dit dat er retourinformatie beschikbaar is. Verwerkt: met dit vinkje kunt u aangeven of u deze factuur als verwerkt beschouwt. U klikt dubbel op de factuurregel in het overzicht, waardoor u in het detailscherm van de factuur terecht komt. Dan zet u het vinkje bij Verwerkt. 2.2 Retourinformatie inzien Facturen die door de verzekeraar zijn afgehandeld, zijn bij Beheer facturen met een paperclip gemarkeerd. Om de retourinformatie in te zien selecteert u de factuur in de lijst door deze één keer aan te klikken om vervolgens in de grijze knoppenbalk op de knop Retourinformatie klikken. Hierdoor komt u terecht in het detailscherm van de factuur. Hier kunt u zien of de factuur is goedgekeurd en welke behandelingen eventueel zijn afgekeurd met de desbetreffende melding. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

8 2.3 Factuurgegevens inzien Via dubbelklikken op de factuur of door te klikken op Details in de grijze balk kunt u de factuur inzien: Figuur 3: Details factuur Ook hier kunt u via de knop Retourinformatie de retourinformatie bekijken. Bij het kopje Vecozo ziet u de volgende items staan: Status Vecozo: toont de situatie nadat u voor het laatst op de knop Bijwerken Vecozo heeft geklikt. Vecozo ID: toont het nummer waarmee u op de site van Vecozo meer informatie over de ingediende factuur kunt opvragen. Onder het kopje Prestatieregels ziet u welke behandelingen in deze factuur zijn ingediend. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

9 3 Tabblad Overig en Totaal Wanneer u een factuur selecteert in het tabblad Overig of Totaal heeft u bovenin de balk de volgende opties: Figuur 4: Opties tabblad Overig en Totaal Navigatieopties. Met de pijltjes kunt u door de resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. Details. Door op deze knop te klikken opent het detailscherm van de geselecteerde factuur. Systeeminformatie. Na het klikken op deze knop opent een detailscherm met vaste systeeminformatie over de factuur die in de lijst is geselecteerd. 3.1 Lijst facturen Onderin het scherm van Beheer facturen zien we de facturen die feitelijk zijn ingediend of verstuurd aan patiënt of derde (zie figuur 7). Figuur 5: lijst facturen Per kolom wordt de volgende informatie getoond: Factuurnummer. Hierin staat het factuurnummer van de factuur zoals deze is ingediend of gecrediteerd. Zowel het indienen als het crediteren levert dus een nieuw opeenvolgend nummer op! Deze nummering volgt de reeks zoals is ingesteld onder Dashboard Instellingen Praktijkinstellingen tabblad Facturering kopje Factuurnummer Beginnummer reeks. Debiteur. Dit is de zorgverzekeraar, patiënt of andere persoon/derden. Datum. Dit is de factuurdatum. Indienwijze. Hier leest u of de factuur via papier of via VECOZO is ingediend. Factuurstatus. De hier getoonde factuurstatus volgt dezelfde status die een factuur krijgt naar gelang deze verder door de stappen van de Facturatiewizard is gekomen (stap 3 Definitief of Stap 4 Indienen). Bedrag. Toont het totale factuurbedrag bij aanmaak van de factuur. Dit is een positief getal indien het om een originele (debet) factuur gaat en negatief wanneer het een creditfactuur betreft. Open. Toont het totale bedrag dat nog openstaat op de factuur. Dit bedrag wordt bijgewerkt op het moment dat Beheer facturen geopend wordt. Het wordt tevens bijgewerkt op basis van de gegevens die op dat moment in de Akabus Compleet boekhouding staan. Credit. Toont het totale bedrag dat op deze factuur gecrediteerd is. Declarant. Toont de zorgverlener onder wiens naam de facturen zijn ingediend. Verwerkt. Met dit vinkje kunt u aangeven of u deze factuur als verwerkt beschouwt. U klikt dubbel op de factuurregel in het overzicht, waardoor u in het detailscherm van de factuur terecht komt. Dan zet u het vinkje bij Verwerkt. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

10 3.2 Factuurgegevens inzien en kopie particuliere factuur printen Via dubbelklikken op de factuur of klikken op de knop Details in de grijze balk kunt u de factuur inzien: Figuur 6 Particulier factuur inzien Via de knop Factuurbestand bovenin kunt u de factuur in PDF inzien en eventueel printen. Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

11 4 Een factuur crediteren Een factuur crediteert u in Abakus in het detailscherm van de factuur (Ga naar Dashboard Beheer facturen dubbelklikken op de factuur). U kiest hier welke behandelingen u gaat crediteren. Via de hokjes onder het kopje Cred vinkt u de desbetreffende behandelingen aan. Als u alle behandelingen moet crediteren, klikt u op Alles selecteren in de grijze balk. Figuur 7 Selecteren behandelingen Klik hierna op crediteren in de grijze balk. U krijgt 3 vragen tijdens het crediteren: De nieuw aangevinkte prestatieregels worden gecrediteerd, wilt u doorgaan? Indien u per ongeluk crediteren heeft aangeklikt, kunt u nu nog het proces onderbreken. Er is een creditfactuur gemaakt met factuurnummer <factuurnummer>. Wilt u deze indienen? Beantwoord deze vraag alleen met Ja als u wilt dat de creditfactuur naar de zorgverzekeraar moet worden gestuurd Wilt u de gecrediteerde verrichtingen als eigen rekening markeren? Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12

12 Beantwoord deze vraag alleen met Ja als u wilt dat de rekening naar de patiënt moet worden gestuurd. Na deze vragen krijgen de geselecteerde behandelingen de status Factureerbaar i.p.v. Gefactureerd en in het overzicht behandelingen wordt het factuurnummer verwijderd. Wanneer gaat u een (deel van de) factuur crediteren? 1. Als de verzekeraar minder betaalt dan u gefactureerd heeft: er één of meerdere behandelingen zijn afgekeurd door de zorgverzekeraar 2. Als er door u een of meerdere behandelingen verkeerd (denk aan prestatie of ic) zijn ingediend. 3. Als er behandelingen zijn gefactureerd die niet hebben plaatsgevonden. Let op: wilt u een factuur of een deel van de factuur aan de verzekeraar crediteren? Wacht altijd eerst de retourinformatie af. 4.1 Creditfactuur in beheer facturen Bij beheer facturen ziet u in het overzicht per factuur welk bedrag er gecrediteerd is onder het kopje Credit (zie figuur 10). Figuur 10: Beheer facturen Het openstaande bedrag wordt gelijk aangepast. Wanneer u dubbelklikt op de desbetreffende factuur, kunt u bij de prestatieregels de optie Gekoppelde facturen aanklikken: Hier ziet u de gekoppelde facturen: Handleiding: Beheer Facturen Volgnummer: F04AC, versie / 12