Handleiding: Tekstverwerker sjablonen maken Volgnummer: CM02, versie 1.1. Incura Handleiding. Tekstverwerker Sjablonen maken

Transcriptie

1 Incura Handleiding Tekstverwerker Sjablonen maken

2 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe u in Incura sjablonen kunt aanmaken met de ingebouwde tekstverwerker. De tekstverwerker van Incura wordt doorgaans ook wel de Correspondentie Module genoemd. Om gebruik te kunnen maken van de Correspondentie Module moet u zich registreren. Deze registratie is, in verband met veiligheidseisen op uw computer, enkel mogelijk via de webbrowsers Internet Explorer en Firefox. Op welke manier u zich kunt registreren voor het gebruik van de Correspondentie Module leest u in de handleidingen: Gebruikersregistratie Correspondentie Internet Explorer Gebruikersregistratie Correspondentie Firefox Met deze tekstverwerker heeft u een handzaam instrument in handen waarmee u het schrijven van verslagen voor een groot deel kunt automatiseren. U stelt sjablonen samen die steeds opnieuw gebruikt kunnen worden om verslagen te schrijven. Een groot deel van de tekst is dan al ingevuld, zodat u snel en eenvoudig uw verslag compleet kunt maken. Deze tekstverwerker maakt gebruik van enkele elementen die herhaaldelijk in deze instructie worden genoemd. Deze elementen zijn: Samenvoegvelden Samenvoegvelden halen gegevens op uit het dossier of andere onderdelen van het programma en plaatst deze in het verslag. Op deze manier stelt u automatisch een verslag samen. Speciale velden Met speciale velden kunt u datumgegevens opnemen in een sjabloon. Doelmarkeerders De doelmarkeerder is een element wat u kunt gebruiken om factuurregels in tabellen mee op te maken. U treft ze dus ook alleen aan in factuursjablonen. Omdat het gebruik van doelmarkeerders enige ervaring met de tekstverwerker vereist, is dit onderwerp in een aparte handleiding opgenomen: handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik.

3 Inhoud 1 Een sjabloon aanmaken Overige opties in het detailscherm van het sjabloon Een sjabloon vormgeven Het gebruik van samenvoegvelden Type samenvoegvelden Speciale invoegvelden Een sjabloon als document toevoegen aan het patiëntdossier... 12

4 1 Een sjabloon aanmaken Sjablonen worden in Incura aangemaakt vanuit de Stamgegevens. Niet iedere Incura-gebruiker heeft toegang tot de stamgegevens. Hier zijn aparte rechten voor nodig. In Incura heten deze rechten functieautorisaties. De hoofdgebruiker van Incura, doorgaans de praktijkhoud(st)er, beschikt over het admin -account en kan deze autorisaties verstrekken (via Beheer Gebruikersbeheer). De bewuste functieautorisatie die is vereist heet: Stamgegevens beheerder. Zie eventueel ook handleiding Beheer gebruikersaccounts. Door sjablonen samen te stellen, maakt u een mal aan die u vanuit elk patiëntdossier kan opgeroepen om verslagen mee te schrijven. Sjablonen zijn ook te gebruiken voor het aanmaken van facturen. Ga in Incura vanuit het Dashboard naar Stamgegevens Correspondentie Sjablonen (figuur 1). Figuur 1: Route naar tekstverwerker zorgpad. Er verschijnt een lijst van alle sjablonen waar u op dat moment over beschikt. Incura levert standaard een aantal sjablonen aan. Dit zijn de sjablonen met de eigenschap Standaard (zie rechter kolom in figuur 2). Vanuit hier kunt u kiezen om een bestaand sjabloon te kopiëren en deze naar eigen wens aan te passen of u kunt een heel nieuw (leeg) sjabloon aanmaken en deze van begin tot eind vorm te geven. Indien u een bestaand sjabloon wilt kopiëren: 1. selecteert u het betreffende sjabloon; 2. klikt u op Maak kopie (zie figuur 2); 3. het kopie van originele sjabloon treft u vervolgens in de lijst aan met als toevoeging Kopie van voorafgaand aan de oorspronkelijke naam van het origineel. Wilt u een heel nieuw (leeg) sjabloon aanmaken, volg dan de volgende stappen: 1. Klik op de knop Nieuw (zie figuur 2). Pagina 4 van 12

5 Figuur 2: nieuw sjabloon aanmaken met de knop Nieuw 2. Het scherm in figuur 3 verschijnt. Vul nu de volgende gegevens in: a. Omschrijving: de naam van het sjabloon. Let op: deze naam moet uniek zijn en mag dus niet al eerder zijn gebruikt. b. Type: hier kunt u kiezen uit Zorgdossier of Factuur. Deze keuze is afhankelijk van het doel van uw sjabloon. c. Praktijk: hier kiest u de naam van uw praktijk. Figuur 3: eigenschappen van nieuw aan te maken sjabloon 3. Klik op de knop Bewaren. 4. Na enig moment zal de knop Openen verschijnen. Klik daar op (zie figuur 4). Figuur 4: nieuw aangemaakt sjabloon openen met knop nieuw De Correspondentie Module wordt nu gestart, zie figuur 5. Let op: Wordt de Correspondentie Module niet gestart en is dit de eerste keer dat u de Correspondentie Module op uw computer opstart, dan moet uw Incura-account eerst worden Pagina 5 van 12

6 geregistreerd voor het gebruik van de Correspondentie Module. Voor meer informatie over het registreren verwijzen wij u naar de handleiding Gebruikersregistratie Correspondentie (Internet Explorer / Firefox). Figuur 5: de correspondentie module start een nieuw sjabloon op Na enige tijd verschijnt een nieuw leeg document (figuur 6), en kunt u starten met het samenstellen van een sjabloon. Figuur 6: nieuw sjabloon 1.1 Overige opties in het detailscherm van het sjabloon Zodra een sjabloon is aangemaakt, heeft u per sjabloon nog enkele opties in het detailscherm: vanuit het Dashboard naar Beheer Stamgegevens Correspondentie Sjablonen. Selecteer een sjabloon en klik op 'Details' (figuur 14). Pagina 6 van 12

7 Figuur 14: Menu voor verwerken van sjablonen We lopen kort te knoppen door die het detailscherm u aanbiedt. In het detailscherm van het sjabloon beschikt u over de volgende opties (zie figuur 14): 1. Terug: hiermee kunt u terug naar het overzicht met alle sjablonen. 2. Wijzigen: klikt u op deze knop om het huidige scherm in bewerkingsmodus te zetten. Standaard opent dit scherm in weergavemodus. 3. Bewaren: met deze knop kunt u uw gedane wijzigen opslaan. 4. Annuleren: klikt u hier indien u een wijziging heeft gemaakt die u wenst ongedaan te maken. 5. Openen: hiermee opent u de tekstverwerker waarin het betreffende sjabloon wordt getoond om eventueel te kunnen aanpassen. 6. Actief/Inactief: met deze knop maakt u een sjabloon actief of inactief. Het vinkje achter 'Actief' geeft aan wat de huidige status is. Inactieve sjablonen kunnen niet vanuit het dossier worden geselecteerd. 7. Verwijderen: hiermee verwijdert u het sjabloon. Pagina 7 van 12

8 2 Een sjabloon vormgeven Nadat u een bestaand sjabloon heeft gekopierd of een geheel nieuw sjabloon heeft aangemaakt kunt u het sjabloon gaan vormgeven. Hiervoor kunt u gebruik maken van samenvoegvelden, speciale velden en doelmarkeerders. Voor het gebruik van doelmarkeerders verwijzen we u naar de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik. 2.1 Het gebruik van samenvoegvelden Samenvoegvelden zijn velden die gegevens uit het dossier ophalen. Een samenvoegveld ziet er als volgt uit: <<xxxxxx>>. De informatie tussen de << en >> geven aan welke gegevens uit het dossier worden opgehaald. Vanzelfsprekend dienen de betreffende gegevens wel in het dossier te zijn vastgelegd. Om vertrouwd te raken met het gebruik van samenvoegvelden is het verstandig om in een leeg sjabloon te beginnen: 1. Klik vanuit de tekstverwerker op 'Invoegen' in de menubalk en kies 'Samenvoegvelden' (figuur 7). Een pop-up met enkele samenvoegvelden, gegroepeerd per type, verschijnt. 2. Kies bij 'Kies type' voor 'Patiënt'. 3. Kies vervolgens een veld dat u wenst in te voegen, bijvoorbeeld 'Volledige naam'. 4. Klik op 'OK' om te bevestigen. Figuur 7: Invoegen samenvoegvelden In uw sjabloon verschijnt nu, het gekozen samenvoegveld geklemd tussen '<<' en' >>'. Herhaal deze stappen en stel bijvoorbeeld de adressering samen (zie 1 uit figuur 8), alsook het samenstellen van de rest van het sjabloon (zie 2 uit figuur 8). Pagina 8 van 12

9 Figuur 8: Aantal invoegvelden toegevoegd Klikt u tenslotte, wanneer u tevreden bent over de tekst en opmaak, op de diskette (zie 3 uit figuur 8) in de knoppenbalk om uw sjabloon te bewaren. Uw sjabloon is nu aangepast. 2.2 Type samenvoegvelden Er bestaan verschillende type samenvoegvelden. Afhankelijk van het type sjabloon dat u maakt, zorgdossier of factuur, kiest u uit een vooraf samengestelde verzameling van samenvoegvelden. Voor sjablonentype zorgdossier zijn samenvoegveldtypen beschikbaar gebaseerd op de verschillende onderdelen van het patiëntdossier. Zo bevat het samenvoegveldtype Anamnese bijvoorbeeld alleen velden uit het gelijknamige zorgpadformulier. Samenvoegvelden uit het type Patiënt zijn terug te herleiden naar de velden die ingevuld worden op patiëntniveau, veelal staan deze velden dan op dossieronderdeel Patiëntgegevens. Voor sjablonentype factuur zijn de volgende samenvoegveldtypen beschikbaar: Factuurgegevens Factuurregels Figuur 9: pop-up samenvoegvelden toevoegen voor sjabloontype zorgdossier Pagina 9 van 12

10 Opvallend is meteen dat het aantal typen veel minder is dan bij sjablonentype zorgdossier. Voor de factuur wordt er namelijk een heel ander onderscheid gemaakt tussen de twee types die beschikbaar zijn. Met name de Factuurregels nemen hier een bijzondere positie in, omdat zij door middel van zogenaamde Doelmarkeerders repeterende behandelinggegevens uit het patiëntdossier kunnen invoegen, wel bekend als de factuurregels. Over de betekenis en het gebruik van doelmarkeerders kunt u meer lezen in de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik. Samenvoegveldtype Factuurgegevens Figuur 10: samenvoegveldtypes voor sjabloontype factuur De samenvoegvelden die uit dit type kunnen worden ingevoegd bevatten algemene factuurinformatie zoals: Debiteur***: dit zijn debiteurgegevens die zowel op debiteurinformatie kan slaan van Derden als op debiteurinformatie van de patiënt zelf. Factuur***: dit zijn factuurgegevens die bepalend zijn voor de samenstelling van de factuur, niet zijnde de factuurregels zelf, waar het andere samenvoegveldtype Factuurregels voor is bedoeld. Te denken valt aan het factuurnummers, de factuurdatum en de naam van de declarant. Praktijk***: deze samenvoegvelden bevatten praktijkinformatie. Zo kunt u gegevens van uw eigen praktijk standaard opnemen in uw factuursjabloon. Verwijzing***: deze samenvoegvelden bevatten zowel gegevens van de verwijzing als van de verwijzer. Samenvoegveldtype Factuurregels De samenvoegvelden die uit dit type kunnen worden ingevoegd bevatten gegevens die slaan op de individuele prestaties. Zo kunnen de prestatiecodes, behandeldatums en aantallen worden vermeld. Pagina 10 van 12

11 Tevens kunnen de tarieven zowel in- als exclusief BTW worden opgenomen. Het bijzondere van deze samenvoegvelden is dat ze alleen kunnen worden ingevoegd tussen precies twee doelmarkeerders. Een set van deze samenvoegvelden van dit type vormt tezamen één factuurregel. De doelmarkeerders maken mogelijk dat er meerdere van deze factuurregels onder elkaar worden getoond. Het toepassen van de doelmarkeerders is daarom aan een aantal strikte regels gebonden, welke beschreven staan in de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik. 2.3 Speciale invoegvelden Naast de samenvoegvelden kunt u ook nog enkele speciale velden invoegen. Speciale velden bevatten geen informatie uit de patiëntdossiers en bestaan uit de aanmaakdatum (kort: ), aanmaakdatum (lang: dinsdag 21 oktober 2014) en aanmaaktijd. De aanmaakdatum kan bijvoorbeeld worden gebruikt in de plaats van de factuurdatum. Dit kunt u dan doen indien u wilt dat de factuurdatum altijd de precieze dag is waarop de factuur vanuit de facturatiewizard wordt aangemaakt. Om een speciaal veld te gebruiken doet u het volgende: 1. Plaats uw cursor op de gewenste plaats in een sjabloon van het type factuur waar u het sjabloon, in dit voorbeeld de Aanmaakdatum (kort), wilt invoegen (zie figuur 13). 2. Klik op 'Invoegen' in de menubalk en kies 'Speciaal veld'. Een kleine submenu verschijnt met nieuwe opties (zie figuur 13). Figuur 13: speciaal veld Aanmaakdatum (kort) invoegen 3. Kiest hier bijvoorbeeld 'Aanmaakdatum (kort)'. 4. Het speciale veld wordt ingevoegd op de plaats waar u de cursor heeft staan. Pagina 11 van 12

12 3 Een sjabloon als document toevoegen aan het patiëntdossier De beschikbare briefsjablonen kunnen als document worden toegevoegd aan het patiëntdossier. Ga naar het patiëntdossier waar in u het sjabloon wilt toevoegen en volg de volgende stappen: 1. Klik de episode open waar u het document aan wenst toe te voegen. 2. Klik op de map Correspondentie. 3. Klik op Nieuw. Een pop-up verschijnt, getiteld Document toevoegen. 4. Vul bij Omschrijving een naam in die voor u een duidelijk kenmerk vormt voor dit document. Kies achter Sjabloon uit het lijstje het sjabloon dat u wenst te gebruiken voor deze brief. 5. Klik tenslotte op OK. Figuur 15: Sjabloon toevoegen aan dossier In een nieuw scherm verschijnt de brief met het gekozen sjabloon inclusief de patiëntinformatie vanuit het dossier (figuur 16). Deze brief kunt u nu nog aanpassen naar eigen inzicht. Tenslotte kunt u de brief afdrukken en versturen. Figuur 16: Brief tonen Pagina 12 van 12