Handleiding Abakus. Tekstverwerker Sjablonen maken

Transcriptie

1 Handleiding Abakus Tekstverwerker Sjablonen maken 2015 Abakus Compleet Pagina 1 / 11

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Een sjabloon aanmaken... 5 Tekstverwerker openen... 5 Een sjabloon vormgeven... 7 Het gebruik van samenvoegvelden... 7 Type samenvoegvelden... 8 Samenvoegveldtype Factuurgegevens... 9 Samenvoegveldtype Factuurregels... 9 Speciale invoegvelden... 9 Contact Zelfhulp en handleidingen Abakus Compleet Pagina 2 / 11

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe u in Abakus Compleet sjablonen kunt aanmaken met de ingebouwde tekstverwerker. Om gebruik te kunnen maken van deze module moet u zich registreren. Deze registratie is, in verband met veiligheidseisen op uw computer, enkel mogelijk via de webbrowsers Internet Explorer en Firefox. Op welke manier u zich kunt registreren voor het gebruik van deze module leest u in de handleidingen: Gebruikersregistratie Internet Explorer Gebruikersregistratie Firefox Met deze tekstverwerker heeft u een handzaam instrument in handen waarmee u het maken van particuliere rekeningen voor een groot deel kunt automatiseren. U stelt sjablonen samen die steeds opnieuw gebruikt kunnen worden om particuliere facturen te maken. Een groot deel van de tekst is dan al ingevuld, zodat u snel en eenvoudig uw verslag compleet kunt maken. Deze tekstverwerker maakt gebruik van enkele elementen die herhaaldelijk in deze instructie worden genoemd. Deze elementen zijn: Samenvoegvelden Samenvoegvelden halen gegevens op uit het dossier of andere onderdelen van het programma en plaatst deze in het verslag. Op deze manier stelt u automatisch een particuliere factuur op. Speciale velden Met speciale velden kunt u datumgegevens opnemen in een sjabloon. Doelmarkeerders De doelmarkeerder is een element wat u kunt gebruiken om factuurregels in tabellen mee op te maken. Omdat het gebruik van doelmarkeerders enige ervaring met de tekstverwerker vereist, is dit onderwerp in een aparte handleiding opgenomen: handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik Abakus Compleet Pagina 3 / 11

4 2014 Abakus Compleet Pagina 4 / 11

5 Een sjabloon aanmaken Sjablonen worden in Abakus Compleet aangemaakt vanuit de Stamgegevens. Niet iedere Abakus Compleet-gebruiker heeft toegang tot de stamgegevens. Hier zijn aparte rechten voor nodig. In Abakus Compleet heten deze rechten functieautorisaties. De hoofdgebruiker van Abakus Compleet, doorgaans de praktijkhoud(st)er, beschikt over het admin -account en kan deze autorisaties verstrekken (via Beheer Gebruikersbeheer). De bewuste functieautorisatie die is vereist heet: Stamgegevens beheerder. Door sjablonen samen te stellen, maakt u een mal aan voor het aanmaken van facturen. Tekstverwerker openen De tekstverwerker vindt u terug bij de stamgegevens. Ga in Abakus compleet vanuit het Dashboard naar Stamgegevens -> Correspondentie -> Sjablonen (zie Figuur 1). Figuur 1 Route naar tekstverwerker Een lijst wordt getoond met alle factuursjablonen die op dit moment binnen uw praktijk beschikbaar zijn. Ieder factuursjabloon kan worden bekeken en bewerkt door deze in de lijst te selecteren en op de knop Openen te klikken (zie Figuur 2) Abakus Compleet Pagina 5 / 11

6 Figuur 2 Sjabloon aanklikken om te bewerken Selecteer het sjabloon dat u wilt openen (één keer aanklikken). Klik op de knop Openen. Vanuit hier kunt u ook kiezen om een bestaand sjabloon te kopiëren en deze naar eigen wens aan te passen of u kunt een heel nieuw (leeg) sjabloon aanmaken en deze van begin tot eind vorm te geven. Indien u een bestaand sjabloon wilt kopiëren: 1. selecteert u het betreffende sjabloon; 2. klikt u op Maak kopie (zie Figuur 2); 3. het kopie van originele sjabloon treft u vervolgens in de lijst aan met als toevoeging Kopie van voorafgaand aan de oorspronkelijke naam van het origineel. Wilt u een heel nieuw (leeg) sjabloon aanmaken, volg dan de volgende stappen: 1. Klik op de knop Nieuw (zie Figuur 2). Het scherm in Figuur 3 verschijnt. Vul nu de volgende gegevens in: a. Omschrijving: de naam van het sjabloon. Let op: deze naam moet uniek zijn en mag dus niet al eerder zijn gebruikt. b. Type: hier kiest u Factuur. c. Praktijk: hier kiest u de naam van uw praktijk. Figuur 3 Eigenschappen van nieuw aan te maken sjabloon Klik op de knop Bewaren Abakus Compleet Pagina 6 / 11

7 Na enig moment zal de knop Openen verschijnen. Klik daar op. De module wordt nu gestart. Let op: Wordt de module niet gestart en is dit de eerste keer dat u deze module op uw computer opstart, dan moet uw Abakus Compleet-account eerst worden geregistreerd voor het gebruik. Na enige tijd verschijnt een nieuw leeg document (zie Figuur 4), en kunt u starten met het samenstellen van een sjabloon. Figuur 4 nieuw sjabloon Een sjabloon vormgeven Nadat u een bestaand factuursjabloon heeft gekopieerd of een geheel nieuw sjabloon heeft aangemaakt kunt u het sjabloon gaan vormgeven. Hiervoor kunt u gebruik maken van samenvoegvelden, speciale velden en doelmarkeerders. Voor het gebruik van doelmarkeerders verwijzen we u naar de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd gebruik. Het gebruik van samenvoegvelden Samenvoegvelden zijn velden die gegevens uit het dossier ophalen. Een samenvoegveld ziet er als volgt uit: <<xxxxxx>>. De informatie tussen de << en >> geven aan welke gegevens uit het dossier worden opgehaald. Vanzelfsprekend dienen de betreffende gegevens wel in het dossier te zijn vastgelegd. Om vertrouwd te raken met het gebruik van samenvoegvelden is het verstandig om in een leeg sjabloon te beginnen: 2014 Abakus Compleet Pagina 7 / 11

8 1. Klik vanuit de tekstverwerker op 'Invoegen' in de menubalk en kies 'Samenvoegvelden' (zie Figuur 5). Een pop-up met enkele samenvoegvelden, gegroepeerd per type, verschijnt. 2. Kies bij 'Kies type' voor 'Factuurgegevens'. 3. Kies vervolgens een groep waarvan u een veld wenst in te voegen, bijvoorbeeld 'PatientNaam'. 4. Klik op 'Invoegen' om te bevestigen. Figuur 5 Invoegen samenvoegvelden In uw factuursjabloon verschijnt nu het gekozen samenvoegveld tussen '<<' en' >>'. Herhaal deze stappen en stel op deze wijze het sjabloon samen naar uw eigen wensen. Klikt u tenslotte, wanneer u tevreden bent over de tekst en opmaak, op de diskette in de knoppenbalk om uw sjabloon te bewaren. Uw sjabloon is nu aangepast. Type samenvoegvelden Er bestaan verschillende type samenvoegvelden. De volgende typen zijn beschikbaar: 2014 Abakus Compleet Pagina 8 / 11

9 Factuurgegevens Factuurregels Met name de Factuurregels nemen hier een bijzondere positie in, omdat zij door middel van zogenaamde Doelmarkeerders repeterende behandelgegevens uit het patiëntdossier kunnen invoegen, ook wel de factuurregels genoemd. Over de betekenis en het gebruik van doelmarkeerders kunt u meer lezen in de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd. Samenvoegveldtype Factuurgegevens De samenvoegvelden die uit dit type kunnen worden ingevoegd bevatten algemene factuurinformatie zoals: Debiteur: dit zijn debiteurgegevens die zowel op debiteurinformatie kan slaan van derden als op debiteurinformatie van de patiënt zelf. Factuur: dit zijn factuurgegevens die bepalend zijn voor de samenstelling van de factuur, niet zijnde de factuurregels zelf, waar het andere samenvoegveldtype Factuurregels voor is bedoeld. Te denken valt aan de factuurnummers, de factuurdatum en de naam van de declarant. Praktijk: deze samenvoegvelden bevatten praktijkinformatie. Zo kunt u gegevens van uw eigen praktijk standaard opnemen in uw factuursjabloon. Verwijzing: deze samenvoegvelden bevatten zowel gegevens van de verwijzing als van de verwijzer. Samenvoegveldtype Factuurregels De samenvoegvelden die uit dit type kunnen worden ingevoegd bevatten gegevens die slaan op de individuele prestaties. Zo kunnen de prestatiecodes, behandeldatums en aantallen worden vermeld. Tevens kunnen de tarieven zowel in- als exclusief BTW worden opgenomen. Het bijzondere van deze samenvoegvelden is dat ze alleen kunnen worden ingevoegd tussen precies twee doelmarkeerders. Een set van deze samenvoegvelden van dit type vormt tezamen één factuurregel. De doelmarkeerders maken mogelijk dat er meerdere van deze factuurregels onder elkaar worden getoond. Het toepassen van de doelmarkeerders is daarom aan een aantal strikte regels gebonden, welke beschreven staan in de handleiding Tekstverwerker Geavanceerd. Speciale invoegvelden Naast de samenvoegvelden kunt u ook nog enkele speciale velden invoegen. Speciale velden bevatten geen informatie uit de patiëntdossiers en bestaan uit de aanmaakdatum (kort: ), aanmaakdatum (lang: dinsdag 21 oktober 2014) en aanmaaktijd. De aanmaakdatum kan bijvoorbeeld worden gebruikt in de plaats van de factuurdatum. Dit kunt u dan doen indien u wilt dat de factuurdatum altijd de precieze dag is waarop de factuur vanuit de facturatiewizard wordt aangemaakt. Om een speciaal veld te gebruiken doet u het volgende: 1. Plaats uw cursor op de gewenste plaats in een sjabloon van het type factuur waar u het sjabloon, in dit voorbeeld de Aanmaakdatum (kort), wilt invoegen (zie Figuur 6). 2. Klik op 'Invoegen' in de menubalk en kies 'Speciaal veld'. Een kleine submenu verschijnt met nieuwe opties (zie Figuur 6) Abakus Compleet Pagina 9 / 11

10 Figuur 6 Speciaal veld "aanmaakdatum kort" invoegen 2014 Abakus Compleet Pagina 10 / 11

11 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Abakus compleet Helpdesk Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken Abakus Compleet Pagina 11 / 11