Handleiding Abakus. Verkoopmap. Naam handleiding: Verkoopmap Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1.0

Transcriptie

1 Handleiding Abakus Verkoopmap 2014 Abakus Compleet Pagina 1 / 7

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Het beginscherm... 3 Dagboek-map Verkoop:... 3 Contact... 7 Zelfhulp en handleidingen Abakus Compleet Pagina 2 / 7

3 Inleiding De Abakus Compleet Boekhouding is een volwaardig boekhoudpakket. De mogelijkheden zijn uitgebreid en kunnen naar behoefte van de gebruiker worden aangepast. Toch hoeft een gebruiker geen boekhoudkundige kennis te hebben om met het pakket te kunnen werken. Een belangrijke reden daarvan is het uiterlijk van de schermen. Dit uiterlijk laat de gebruiker op visueel duidelijke wijze werken met boekenkasten met mappen en tabbladen in die mappen. Om een minder bedreven gebruiker toch handigheid te laten krijgen met de verschillende schermen en knoppen is deze handleiding gemaakt die in grote lijnen de verschillende mappen beschrijft. Het beginscherm Het beginscherm van Abakus Compleet Boekhouding bestaat uit een kast met daarin mappen. Per actief boekjaar is er een plank. Elke map staat voor een groep taken die u kunt verrichten in Abakus Compleet Boekhouding. Er zijn mappen voor : het invoeren en wijzigen van mutaties (de zogenaamde 'dagboeken'), zoals de mappen Kas, Bank, Inkoop, Verkoop en Memoriaal. Informatiemappen, zoals de mappen voor openstaande posten en de map Rapporten. Controlemappen, de paarse map 'Mutaties'. Wanneer Abakus Compleet Boekhouding voor het eerst wordt geopend ziet u meer mappen in de kast dan u in bovenstaande afbeelding ziet. U kunt namelijk mappen (alleen de dagboekmappen) die u niet gebruikt 'archiveren'. Dagboek-map Verkoop: In dit dagboek worden alle verkoopfacturen verzameld zoals die in Abakus Compleet zijn aangemaakt. Elke factuur die de fase "Definitief maken" in Abakus Compleet heeft doorlopen moet ook zichtbaar zijn in deze map. Wanneer op de rug van de map wordt geklikt opent de map zich met het volgende scherm: 2014 Abakus Compleet Pagina 3 / 7

4 Standaard komt u in het raadpleegscherm terecht. Dit zoekscherm heeft rechtsboven op het rechterscherm een 'tab' dat is aangeduid met een vergrootglas. Op de rechterpagina staat een aantal selectiemogelijkheden waarmee u bestaande facturen kunt selecteren om te raadplegen. U kunt bijvoorbeeld zoeken op een specifiek factuurnummer dat u in Abakus Compleet heeft aangemaakt. Ook kunt u zoeken op debiteurnummer of op een bedrag. Als u selectiecriteria hebt ingevuld en op de knop 'OK' klikt, verschijnen de gevonden facturen op het linker scherm. Daaronder ziet u een tab met een groen vinkteken. Als u daarop klikt ziet u een scherm waarin u per periode, bijvoorbeeld per kwartaal) facturen op kunt vragen die nog niet zijn verwerkt. Na selectie van een kwartaal klikt u op de knop 'OK' met op de linker pagina facturen die nog niet zijn verwerkt. Uiteraard alleen als die er zijn. U kunt het bestaan van onverwerkte boekingen ook zien aan het icoontje met het 'open slot' op de rug van de map. Een icoontje met een gesloten slot geeft aan dat er (ook) verwerkte boekingen in het dagboek staan. De overige tabbladen bevatten letters waarbij facturen kunnen worden opgevraagd van debiteuren waarvan de naam begint met die letter. Op de rechterpagina verschijnt een lijstje met debiteuren die aan de selectie voldoen. Wanneer een keuze wordt gemaakt door op de naam te klikken verschijnt op de linkerpagina een lijst met facturen en creditnota's van die betreffende debiteur. Wanneer u klikt op het factuurnummer (zie rode cirkel) dan komt u in de boeking van de betreffende verkoopfactuur Abakus Compleet Pagina 4 / 7

5 In dit scherm ziet u de detailgegevens van de factuur. Met name de subregels met omzetgrootboekrekening en eventueel een btw-code. Pas op! Wij adviseren u in dit scherm geen gegevens te wijzigen omdat dit kan leiden tot verschillen tussen de factuur in Abakus Compleet en die in de boekhouding. Als u klikt in de horizontale boekingsregel op een blauw rondje met de 'i', kunt u informatie opvragen over de grootboekrekening, de kostenplaats (locatie/vestiging) en kostendrager medewerker). Als u met uw muis alleen over het blauwe rondje schuift, verschijnt een informatieblokje met de betreffende gegevens. Bovenin het scherm staan een aantal icoontjes. Met deze knop heeft u de mogelijkheid om de gehele boeking te verwijderen. Vanzelfsprekend is dit iets dat met de grootste zorgvuldigheid moet gebeuren. Eigenlijk liever helemaal niet. Immers een onjuiste verkoopfactuur moet worden gecrediteerd en niet verwijderd. Met deze knop kunt u de datum in de kopregel (het verticale deel van het invoerscherm) kopiëren naar de boekingsregels (het horizontale deel) Abakus Compleet Pagina 5 / 7

6 Door op deze knop te klikken krijgt u een scherm te zien met een 'recapitulatie'. Dat is een boekhoudkundige weergave van de verkoopfactuur. In de boekhouding worden alle boekingen gelogd. Dat wil zeggen dat alle wijzigingen die worden aangebracht, opvraagbaar zijn. Met deze knop kunt u een historie raadplegen van deze boeking. Ook in de kopregel staat een blauw rondje met een 'i'. Als u op dit rondje klikt krijgt u een informatieschermpje dat (als het goed is) leeg is. Zodra de boeking niet juist is, om wat voor reden ook, dan is dit rondje niet blauw maar geel of rood. In het schermpje staat dan informatie met betrekking tot de reden van de foutmelding. Wanneer u in het scherm op de knop "Sluiten" klikt komt u terug in het scherm van de opengeslagen map. Bovenin beide pagina's staan een aantal iconen waarmee het mogelijk is de getoonde informatie te printen of te exporteren. De gegevens worden geëxporteerd naar MS-Excel formaat. De gegevens worden afgedrukt respectievelijk afgedrukt naar PDF. De gegevens worden ingevoegd in een . Wanneer u klaar bent in deze map kunt u de map sluiten door op het ronde 'gat' in het midden van de map te klikken Abakus Compleet Pagina 6 / 7

7 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag 09:00 tot 17:00 uur Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op help help te klikken Abakus Compleet Pagina 7 / 7