HANDLEIDING BUDGETHOUDER. ProActive Fiatteren. Versie 1.0

Transcriptie

1 HANDLEIDING BUDGETHOUDER ProActive Fiatteren Versie 1.0

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Algemene iconen 3 2 Aanmelden Aanmelden Wachtwoord wijzigen Startpagina Afmelden / sluiten 6 3 Beoordelen Handleiding raadplegen Nieuwe nota s bekijken Het beoordelen van een nota 10 4 Archief Nota s opzoeken 12 ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 2

3 1 Inleiding Door middel van ProActive Fiatteren kunt u op eenvoudige wijze nota s bekijken en vervolgens goed- of afkeuren. Tevens heeft via het digitale archief inzicht in al uw ontvangen nota s. 1.1 Algemene iconen Binnen het systeem komt u diverse iconen (knoppen) tegen. Hieronder vind u de meest voorkomende, iconen met een specifieke functie zullen in de volgende hoofdstukken expliciet toegelicht worden. Icoon Functie Bekijken Wijzigen Verwijderen Annuleren / Terug naar vorige stap of overzicht Opslaan / Doorgaan naar volgende stap of overzicht ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 3

4 2 Aanmelden Om ProActive Fiatteren te gebruiken dient u allereerst Internet Explorer op te starten, vervolgens tikt u in de adresbalk het volgende webadres in en bevestigt u dit door op de Entertoets te tikken: proactive.<domeinnaamorganisatie>.nl Indien u een notificati heeft ontvangen kunt u ook op de link klikken, automatisch start uw browser op en gaat u naar ProActive toe. Let op! Indien de link niet in de Internet Explorer 5.5 of hoger opent dan krijgt u de volgende melding te zien: 2.1 Aanmelden Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm: Figuur Inlogscherm Op dit scherm vult u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. De gebruikersnaam ontvangt u van de applicatiebeheerder van ProActive Fiatteren. Indien u zich voor de eerste keer aanmeldt dient u als wachtwoord welkom1 (zonder aanhalingstekens) in te vullen. Vervolgens klikt u het Opslaan/Doorgaan icoon (de groene pijl naar rechts). ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 4

5 Indien u uw wachtwoord vergeten bent dient u contact op te nemen met de applicatiebeheerder van ProActive Fiatteren. 2.2 Wachtwoord wijzigen Indien u zich voor de eerste keer aanmeldt verschijnt automatisch het onderstaande scherm. U dient namelijk eerst uw wachtwoord te wijzigen alvorens u daadwerkelijk aan de slag kunt gaan. In het veld Oud wachtwoord vult u als wachtwoord welkom1 in, vervolgens vult u zowel in het veld Nieuw wachtwoord als Nieuw wachtwoord (Controle) uw gewenste wachtwoord in. (dit wachtwoord dient minimaal 5 karakters lang te zijn en minstens één cijfer en letter te bevatten). Vervolgens klikt u op het Opslaan/Doorgaan icoon om door te gaan. Let op! De volgende keer dat u zich aanmeldt dient u dit nieuwe wachtwoord te gebruiken. Figuur 2.2 Wachtwoord aanpassen Indien u op een later tijdstip uw wachtwoord wilt wijzigen, dan kunt u bovenstaand scherm oproepen door in het navigatiemenu (rechtsboven in het scherm) op het onderdeel Profiel te klikken. ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 5

6 2.3 Startpagina Nadat u zich heeft aangemeld (of na het wijzigen van uw wachtwoord bij de eerste keer aanmelden) komt u automatisch in onderstaand scherm (de startpagina) terecht. Figuur 2.3 Startscherm In dit scherm ziet u onderaan (onder het kopje Interne Mededelingen) eventuele mededelingen van de applicatiebeheerder staan. Door in het midden op het Fiatteren icoon te klikken gaat u naar de plek waar u uw declaraties kunt vastleggen (zie paragraaf 3.1 en verder). Afhankelijk van de actieve ProActive modules en uw rechten is het mogelijk dat er naast Fiatteren ook nog een aantal andere iconen getoond worden. U kunt op elk moment terugkeren naar de startpagina door op het onderdeel Start in het navigatiemenu (rechtsboven in het scherm). 2.4 Afmelden / sluiten Indien u gereed bent met het inzien en / of beoordelen van uw nota s kunt u ProActive Fiatteren beëindigen door Internet Explorer middels het kruisje rechtsboven te sluiten. Indien u terug wilt keren naar de aanmeldpagina, bijvoorbeeld na het wijzigen van uw wachtwoord, dan klikt u op het onderdeel Afmelden in het navigatiemenu (rechtsboven in het scherm). ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 6

7 3 Beoordelen Nadat u vanuit de startpagina op het Fiatteren icoon heeft geklikt komt u in onderstaand scherm terecht, hierin zijn de onderdelen Archief en Beoordelen in het navigatiemenu beschikbaar. Figuur 3.1 Startscherm module Fiatteren ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 7

8 3.1 Handleiding raadplegen Door op het onderdeel Handleiding in het navigatiemenu te klikken verschijnt onderstaand scherm. Hier vind u een overzicht van de beschikbare handleidingen en protocollen. Door op het Bekijken icoon (het vergrootglas) te klikken wordt de betreffende handleiding in een pop-up venster geopend, u kunt deze dan raadplegen tijdens het verdere gebruik van het systeem. Figuur 3.2 Handleiding raadplegen ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 8

9 3.2 Nieuwe nota s bekijken Als u op het onderdeel Beoordelen in het navigatiemenu klikt, komt u in onderstaand overzichtsscherm terecht. Hier worden alle nog door u te beoordelen nota s getoond. In ProActive Fiatteren bevat een nota een aantal verplichte algemene gegevens: het boekstuknummer, de crediteur, een toelichting, het bedrag en de datum te voldoen voor). Figuur 3.3 Overzicht te beoordelen nota s Door op het Bekijken icoon te klikken kunt u de notadetails bekijken, deze bestaan uit de kopregel en subregel(s). In de kopregel worden de algemene gegevens van de nota weergegeven. Onder de kopregel treft u één of meerdere subregel(s) aan, een voorbeeld hiervan ziet u hieronder. Figuur 3.4 Voorbeeld notaregel ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 9

10 Als u op het Scan icoon klikt, dan opent de gescande factuur (.pdf bestand) zich in een pop-up venster. Het pop-up venster kunt u naast de notadetails houden, zodat u deze gemakkelijk kunt vergelijken. 3.3 Het beoordelen van een nota Indien u wilt overgaan tot het goed- of afkeuren van de nota klikt op het Beoordelen icoon achter de nota in het beoordelen-overzicht. U krijgt een vergelijkbaar scherm als hieronder te zien met bovenin de kopregel en daaronder de subregel(s). Figuur 3.5 Voorbeeld beoordelen nota Alleen de notaregels die voor u bestemd zijn kunt u keuren. Indien u de regel wilt goedkeuren dan vinkt u het bolletje voor Goedkeuren aan. Figuur 3.6 Goedkeuren Desgewenst kunt u een toelichting invullen, die bewaard blijft als opmerking bij uw notaregel. Indien u veel notaregels in één keer wilt goedkeuren, dan kunt u een vinkje zetten in het boxje voor Al mijn regels goedkeuren. Als u dit heeft aangevinkt kunt u hierna desgewenst nog een enkele regel afkeuren. ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 10

11 Het afkeuren van een regel doet u door het bolletje voor Afgekeurd aan te vinken. U bent nu verplicht om een toelichting voor het afkeuren op te geven. Figuur 3.7 Afkeuren Nadat u alle regels van de nota heeft beoordeeld, slaat u dit op door op het Opslaan/Doorgaan icoon te klikken. U kunt ook voor Annuleren/Terug kiezen, de nota zal dan onbeoordeeld in het beoordelen-overzicht blijven staan. Na het opslaan van de beoordeling van de nota, krijgt de financiële administratie te zien dat u klaar bent met beoordelen. ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 11

12 4 Archief Al uw ontvangen nota s komen automatisch in het archief terecht. Het digitale archief kunt u gebruiken om een specifieke nota terug te zoeken. 4.1 Nota s opzoeken Het archief kunt u bekijken door in het navigatiemenu op het onderdeel Archief te klikken. U komt dan in het onderstaande overzicht. Figuur 4.1 Archiefoverzicht Standaard opent zich een overzicht met al uw nota s gesorteerd op boekstuknummer. In het selectiemenu kunt u een selectie specificeren. Hieronder ziet u een close-up van het selectiemenu. Per onderdeel zal uitgelegd worden hoe de selecteerfunctie werkt. Figuur 4.2 Selectiemenu ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 12

13 Crediteur Als u in het tekstveld voor de selectbox delen van een crediteurnummer of opeenvolgende letters van de crediteurnaam ingeeft dan verschijnen er één of meerdere hits in de selectbox ernaast. Door op het pijltje in de selectbox te klikken klapt het uit en kunt u de juiste crediteur selecteren. Nota status Deze selecteeroptie geeft de mogelijkheid om op een status van een factuur te selecteren. U heeft hier de keuze uit: - Alle statussen; - Wacht op beoordeling: dit kan zowel uw beoordeling als die van een andere budgethouder zijn; - Wacht op controle administratie: de nota is afgekeurd en is nu bij de financiële administratie; - Klaar voor exporteren: alle notaregels zijn goedgekeurd door de budgethouders; - Geëxporteerd; de nota is geëxporteerd naar het financiële pakket. Onze betalingsreferentie In dit tekstveld kunt u delen van de onze betalingsreferentie invoeren. Uw betalingsreferentie In dit tekstveld kunt u delen van de uw betalingsreferentie invoeren. Toelichting In dit tekstveld kunt u delen van de toelichting invoeren. Nadat u uw selectie gespecificeerd heeft, dient u op Selecteer te klikken. Hierna verschijnt uw selectie in het overzicht. De notadetails kunt u bekijken door op het Bekijken icoon te klikken. Tevens kunt u ook de scan van de originele factuur bekijken door op het Scan icoon te klikken. Let op! Het overzicht toont het totaal bedrag van de nota en niet het bedrag van enkel uw notaregels. De selectie kunt u eventueel printen door op Print in de linkerkantlijn van het scherm te klikken. ProActive Fiatteren - handleiding budgethouder pagina 13