Dossier toevoegen in Fidura

Transcriptie

1 Dossiermodule starten De Dossiermodule kan worden gestart via het kopje modules in het Hoofdscherm of door klikken met de linkermuis op de knop onderin de taakbalk. rechts Dossier(s) toevoegen Indien u op de knop Toevoegen klikt komt u in het volgende scherm terecht: Figuur 1 Dossier invoerscherm In onderstaande tabel worden de afzonderlijke invoervelden toegelicht. Dossiernummer (1e veld) Indien u voor automatische dossiernummering gekozen heeft, genereert Fidura automatisch een nummer bij het opslaan van een nieuw dossier. Op die wijze krijgt u een doorlopende nummering. Dossierkenmerk (2e veld) Dit veld betreft een dossierkenmerk. In dit veld kan bijvoorbeeld het dossiernummer staan uit uw vorige administratie maar u kunt hier ook een rol-/zaaknummer of referentie invoeren waarop u wilt zoeken. Dossiernaam U kunt hier de naam van het dossier invullen. Als u dit veld niet invult, dan wordt de naam van het dossier automatisch gevuld met behulp van de overige gegevens uit het dossier. De dossiernaam wordt opgebouwd uit de naam van de cliënt, een slash (/) en de naam van de wederpartij, indien deze als relatie is aangemaakt. [1] Dossier-Dossier toevoegen

2 Dossierniveau Verzameldossier Type dossier Toevoegingsnummer Datum goedkeuring Soort dossier Dossierstatus Verantwoordelijke Uitvoerende Archiefnummer Signalering Uren besteed Afdeling Rechtsgebied Incassodossier Dossiergroep Selecteer via de selectielijst een van de volgende mogelijkheden: Algemeen: alle dossiers met betrekking op een enkele zaak. Sub: dossiers die zijn opgenomen in een verzameldossier. Verzamel: een dossier waarin meerdere zaken (dossiers) zijn opgenomen. Bij een dossier met dossierniveau Sub wordt hier het nummer van het verzameldossier ingevuld. Selecteer via de selectielijst of het dossier Betalend of Toegevoegd is. Bij toevoegingszaken wordt hier het toevoegingsnummer ingevuld. In geval van toevoegingszaken moet hier de datum van goedkeuring worden ingevuld. Selecteer hier een van de mogelijke dossiersoorten. Deze dossiersoorten kunnen later gebruikt worden voor het maken van rapportages. Een dossier binnen Fidura kan de volgende statussen hebben: Nieuw, Open, Gereed, Afgesloten, Heropend en Gearchiveerd. Via de knop kunt u een overzicht openen van de statuswijzigingen van het dossier. Selecteer via de selectielijst de verantwoordelijke medewerker. Deze lijst wordt gevuld met namen uit de module Medewerker. Selecteer via de selectielijst de uitvoerende medewerker. Deze lijst wordt gevuld met namen uit de module Medewerker. Zodra u een dossier archiveert, kunt u hier handmatig een archiefnummer invullen. Automatische ophoging van het archiefnummer met 1 middels het systeem geldt uitsluitend indien een numerieke archiefnummering wordt gehanteerd. Deze nummering is instelbaar in de module Systeem onderhoud op het tabblad Systeeminstellingen via een (indien gewenst jaarlijks opnieuw) reeks archiefnummering. Een gearchiveerd dossier, waarvan de verantwoordelijke advocaat inmiddels uit dienst is, kan weer worden heropend. Nadat het dossier is heropend kan een andere medewerker worden ingegeven en dossier vervolgens weer worden opgeslagen. Indien het een dossier van het type Toegevoegd betreft en het veld Aantal punten is gevuld, wordt in dit veld het aantal punten weergegeven, vermenigvuldigd met het in de systeemgegevens (module Systeem onderhoud) vastgelegde signaleringspercentage. Bij betalende zaken wordt het aantal uren getoetst Dit veld laat bij het aantal gefiatteerde declarabele uren zien dat op het dossier is geschreven. Het rode uitroepteken [!] wordt automatisch gegenereerd wanneer het aantal uren besteed groter is dan het aantal uren het veld Signalering is gevuld. Indien u de muis op het uitroepteken parkeert dat in, ziet u het aantal geschreven Hier kan via de selectielijst de verantwoordelijke afdeling worden ingevuld. Selecteer hier via de selectielijst het rechtsgebied. Vink dit vakje aan als het een incassodossier betreft. Hier kan via de selectielijst een dossiergroep worden ingevuld. Dit veld kan gebruikt worden om dossiers te rubriceren. Aanvangsdatum Standaard staat hier de huidige datum ingevuld. U kunt deze datum handmatig wijzgen of via de knop een datum selecteren met behulp van de kalender. [2] Dossier-Dossier toevoegen

3 Tabblad Cliënt Elk dossier binnen Fidura heeft één hoofdcliënt, maar er kunnen meerdere cliënten op eenzelfde dossier worden opgenomen. Door één van de cliënten te selecteren, worden in het onderste gedeelte van het tabblad de adresgegevens van deze cliënt getoond en de adresgegevens van een eventuele contactpersoon. N.B.: dit laatste geldt eveneens m.b.t. de tabbladen Debiteur, Wederpartij en Overige. Figuur 2 Relatienr. U kunt een cliënt toevoegen via de knop kunt zoeken of toevoegen.. Het scherm Relatie selectie wordt geopend waarna u een relatie Naam Soort Conflict Ref.nr. Hoofdcliënt Wwft-controle Wwft-status De naam van de cliënt. Deze naam wordt automatisch gevuld met gegevens uit de module Relatie. Hier wordt automatisch de relatiesoort cliënt gekoppeld. Indien bij deze relatie contactpersonen zijn vastgelegd kunt u via de selectielijst hier een van de contactpersonen koppelen aan de relatie. Dit veld geeft aan dat er een conflictsituatie ontstaat door het opnemen van deze relatie als cliënt in het dossier. Klik op de knop raadplegen. om het scherm Dossier conflict adv te openen en informatie over het conflict te Dit veld kan gevuld worden met een referentienummer dat kan worden meegenomen in de correspondentie. Indien u meer dan één cliënt aan een dossier koppelt moet u handmatig een van de cliënten als hoofdcliënt aanmerken door een vinkje in het vakje onder de kolom Hoofdcliënt. Wanneer sprake is van één cliënt, zet Fidura automatisch het betreffende vinkje. U kunt per cliënt op een dossier aanvinken of deze relatie al dan niet Wwft-plichtig is. Wwft = Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Wwft-status Onvolledig betekent dat niet alle gegevens die vereist zijn voor de Wwft-controle bij de betreffende relatie zijn ingevuld. Tabblad Debiteur Op het tabblad Debiteur kunnen één of meerdere debiteuren worden opgenomen. Als de debiteur gelijk is aan de cliënt hoeft u niets te doen. Bij het vastleggen van een nieuw dossier zal Fidura dan automatisch de gegevens van de hoofdcliënt opnemen op het tabblad Debiteur. Figuur 3 Relatienr., Naam, Soort, Zie tabblad Cliënt voor een beschrijving. [3] Dossier-Dossier toevoegen

4 Ref. nr. Dit veld kan gevuld worden met een referentienummer dat de debiteur vermeld zou willen zien bij het voeren van correspondentie en/of in de declaratie. Ref. onl. decl. Indien u dit vakje heeft aangevinkt wordt de vastgelegde referentie opgenomen in de onderwerpregel van de bij de digitale declaratie. Staffelfactor Indien er sprake is van meerdere debiteuren, dan moet u hier per debiteur aangeven hoeveel procent van de totale declaratie aan hem gefactureerd moet worden. Declaratie via e- mail Indien u dit vakje heeft aangevinkt op het tabblad debiteur van de relatie, wordt deze instelling wordt getoon op het tabblad Debiteur van alle aan de betreffende debiteur-relatie gekoppelde dossiers. Tabblad Wederpartij Niet alle dossiers zullen een wederpartij hebben. Denk hierbij aan advieszaken of contractzaken. Bij een zaak met een wederpartij worden de gegevens van deze wederpartij op dit tabblad opgenomen. Ook de advocaat van de wederpartij en het kantoor van de wederpartij horen thuis op dit tabblad. Figuur 4 Relatienr., Naam, Soort, Zie tabblad Cliënt voor een beschrijving. Conflict Dit veld geeft aan dat er een conflictsituatie ontstaat door deze relatie als wederpartij op te nemen in het dossier. Klik op de knop raadplegen. om het scherm Dossier conflict adv te openen en informatie over het conflict te Ref.nr. Dit veld kan gevuld worden met een referentienummer dat de wederpartij vermeld zou willen zien bij het voeren van correspondentie. Wederpartij geen relatie Indien u geen relatie wilt aanmaken voor het registreren van de wederpartij, kunt u met het aanvinken van het vakje bij dit veld een tekstvak openen waarin u eventuele gegevens omtrent de wederpartij kunt invullen. Tabblad Overige (relaties) Op dit tabblad kunnen alle overige relaties worden vastgelegd. Denk hierbij aan gerechtelijke instanties, medisch adviseurs, verzekeraars, onderzoeksbureaus etc.. Figuur 5 Relatienr., Naam, Soort, Zie tabblad Cliënt voor een beschrijving. [4] Dossier-Dossier toevoegen

5 Ref. nr. Relatie met Dit veld kan gevuld worden met een referentienummer dat de relatie vermeld zou willen zien bij het voeren van correspondentie. Selecteer indien gewenst via de selectielijst met welke relatie(s) deze overige relatie verbonden is. Tabblad Diversen Op het tabblad Diversen worden de financieel-administratieve gegevens vastgelegd voor het dossier. Figuur 6 Algemeen: Belangfactor Geef hier de belangfactor in. Met deze factor wordt het uurtarief vermenigvuldigd van iedereen die op dit dossier tijd schrijft. Toelichting Dit veld kunt u een toelichting op het dossier vastleggen. Via de knop kunt u het invoerveld vergroten. OHW-percentage Archiveren altijd mogelijk Geef hier het percentage in waarvoor de gefiatteerde uren gewaardeerd moeten worden. U kunt per medewerker per dossier een ohw-overzicht printen. Dit veld geeft de mogelijkheid om bij het archiveren van dossiers waarbij het saldo ven de geboekte verschotten niet 0,00 is, (zowel plus- als minbedragen) worden weggeboekt naar de grootboekrekening Resultaat verschotten waarna daarna het dossier kan worden gearchiveerd. Op alle andere verrichtingen, zoals geboekte uren, wordt wel de reguliere toetsing gedaan. Staat de instelling Archiveren altijd mogelijk niet aangevinkt, dan blijft de toetsing op verschotten in stand. In de module Systeemonderhoud kunt u de standaardinstelling wijzigen welke geldt voor nieuw aan te maken dossiers. Tot dan toe ingevoerde dossiers zult u handmatig dienen om te zetten. Branchecode Achter dit veld bevindt zich een meegeleverde tabel die u via de knop Branchecode is gekoppeld aan een zogenaamde branchegroep. kunt benaderen. Het veld Categorie Geef hier via de selectielijst een indicatie van de belangcategorie van dit dossier. Deze tabel kunt u zelf aanmaken. Informatie: Herkomst Aanbrenger In dit veld kunt u via de selectielijst de herkomst van het dossier aangeven. Dit is de relatie die de zaak bij het kantoor heeft aangebracht. Klik op de knop om het scherm Relatie selectie te openen en de relatie te zoeken of toe te voegen binnen de module Relatie. Selecteer via de selectielijst de contactpersoon van de relatie die de zaak bij het kantoor heeft aangebracht. [5] Dossier-Dossier toevoegen

6 Declaratie: Declaratiesoort Selectiecode Kantoorkosten Selecteer via de selectielijst het soort declaratie voor dit dossier. De mogelijke keuzes zijn Dossier en Verzameldeclaratie. Standaard is de keuze Dossier geactiveerd. U kunt in de module Declaratie een selectie maken van een groep dossiers op basis van deze code. U kunt bijvoorbeeld per medewerker per selectiecode alle te declareren dossiers selecteren. Voor betalende zaken staat deze selectiecode standaard op Direct. Voor toevoegzaken staat de selectiecode standaard op Gereed. Indien u voor dit specifieke dossier geen kantoorkosten wilt doorberekenen, dan dient u het vakje bij het veld Kantoorkosten uit te vinken. Aanmaning: Aanmanen Indien u dit specifieke dossier wenst uit te sluiten van het aanmanen, dan dient u het vakje bij het veld Aanmanen uit te vinken. Tabblad Kenmerken U kunt zowel rechtsgebied gerelateerde als algemene extra kenmerken (vrije velden) definiëren om nog meer gegevens per dossier vast te leggen. Hiermee wordt een nieuw dossierkenmerk in één handeling aan alle rechtsgebieden gekoppeld en direct beschikbaar voor alle dossiers. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen een dossierkenmerk aan één bepaald rechtsgebied te koppelen. In bovenstaande schermafdruk zijn de kenmerken gekoppeld aan het rechtsgebied Personen- en Familierecht. De gedefinieerde dossierkenmerken zijn ook te gebruiken als samenvoegvelden in bijvoorbeeld briefsjablonen en/of processtukken. (Denk hierbij ook aan bijv. Datum ongeval bij Letselschadezaken en/of arbeidsrecht gerelateerde gegevens). Standaard is het tabblad Kenmerken leeg. Extra kenmerken maakt u aan via de menuoptie Onderhoud / Kenmerken. Figuur 7 Tabblad Opmerkingen Het tabblad Opmerkingen biedt de mogelijkheid tot het aanvullen van de dossiergegevens met persoonlijk commentaar of bijzonderheden. In het dossier-navigatiescherm is tussen de kolommen Doss.nr.en Kenmerk de kolom Op. toegevoegd. Indien in deze kolom een vinkje zichtbaar is, zijn op het betreffende dossier bij het tabblad Opmerkingen één of meer opmerkingen vastgelegd. Figuur 9 Datum Medewerker Opmerking In dit veld wordt de datum automatisch gevuld met de datum waarop de opmerking wordt vastgelegd. Bij dit veld selecteert u via de selectielijst de medewerker die de opmerking aan het dossier heeft toegevoegd. Dit veld is voor de opmerking of bijzonderheid. Via de knop krijgt u ruimte voor een uitgebreide tekst van de opmerking. [6] Dossier-Dossier toevoegen

7 Tabblad Prijsafspraak U kunt prijsafspraken per dossier maken voor verschillende declaratieonderdelen, zoals Honorarium, Kantoorkosten, Belaste en/of Onbelaste Verschotten. Bij het vastleggen van een prijsafspraak wordt bij het declaratieproces het betreffende declaratieonderdeel niet gedeclareerd op basis van de werkelijk geschreven tijd/kosten, maar wordt dat bedrag vervangen door het totaalbedrag dat is ingevuld via het scherm Prijsafspraak. Alle werkelijk geschreven tijd/kosten worden op dat moment beschouwd als gedeclareerd. Let op: Dit geldt uitsluitend indien bij een prijsafspraakdeclaratie uren worden meegenomen in de selectie. Figuur 10 Tijdens het verwerken van de declaratie wordt het verschil tussen de prijsafspraak en de werkelijke tijd/kosten geboekt op een grootboekrekening, bijvoorbeeld Resultaat Honorarium. Om een prijsafspraak te definiëren gaat u als volgt te werk: Werkwijze: 1. Zoek het dossier op waarvoor u een prijsafspraak wilt registreren. Indien het scherm Dossier zoeken niet geopend is, kunt u het scherm openen via de menukeuze Dossier, Zoeken. Bovendien kunt u hiervoor ook de toetscombinatie [Ctrl + F] gebruiken of klikken op het pictogram. 2. Klik op de knop of gebruik [Alt + W] om de dossiergegevens aan te passen. 3. Klik op het tabblad Prijsafspraak. 4. Klik op de knop om het scherm Prijsafspraak te openen. Figuur In het veld Werksoort selecteert u via de selectielijst de werksoort waarvoor u een prijsafspraak wilt definiëren. De te selecteren werksoorten zijn gekoppeld aan een declaratieonderdeel. 6. Indien u een prijsafspraak voor één medewerker (en de uren van andere medewerkers op normale uurbasis wilt declareren) kiest u voor Prijsafspraak op medewerker, waarna een lijst met actieve medewerkers verschijnt, waarbij u de juiste medewerker selecteert. 7. Bij het veld Bedrag voert u een bedrag in voor de prijsafspraak. Het gaat hier om het bedrag exclusief BTW. Gebruikt u de prijsafspraak om het totaalbedrag van een declaratie aan te passen, dan zult u zelf het bedrag exclusief BTW dienen te bepalen als u uitgaat van een totaal te betalen bedrag (ofwel inclusief BTW). U kunt het bedrag exclusief BTW berekenen als u het bedrag inclusief BTW weet. Gebruik hiervoor de volgende berekening: Bedrag exclusief BTW = Bedrag inclusief BTW / 1, Vul bij het veld Opmerking desgewenst een opmerking in. Heeft u meer ruimte nodig, klik dan op de knop. Deze opmerking wordt op de declaratieadvieslijst vermeld. 9. Klik op de knop om de prijsafspraak voor het dossier te registreren. Let op: U kunt op een dossier voor elk declaratieonderdeel meerdere prijsafspraken maken. Er kan echter slechts één nog te declareren prijsafspraak per declaratieonderdeel (per medewerker) op het dossier geregistreerd staan. [7] Dossier-Dossier toevoegen

8 Tabblad Toevoeging Dit tabblad is alleen beschikbaar bij dossiers van het type Toegevoegd. Op dit tabblad kunt u relevante toevoegingsgegevens vastleggen. Figuur 12 Algemeen: Status toevoeging Datum aanvraag Datum goedkeuring Toevoegingsnummer Aantal punten Uurtarief dossier Via de selectielijst selecteert u de status van de toevoeging. Deze tabel is al ingericht maar kan door u te allen tijde worden gewijzigd en/of aangevuld (menu Onderhoud / Status toevoeging van de module Dossier). Via het tabblad Systeeminstellingen van de module Systeem onderhoud kunt u desgewenst de meest voorkomende status als standaard vastleggen. Hier vult u de datum in waarop de toevoeging is aangevraagd via de knop. Hier vult u de datum in waarop de goedkeuring van de toevoeging is verkregen via de knop. Hier vult u het nummer van de toevoeging in. U kunt een dossier zoeken op basis van het toevoegingsnummer. Per rechtsgebied kunt u in de module Dossier via het menu Onderhoud / Rechtsgebied het aantal door de Raad voor Rechtsbijstand toegekende (halve) punten vastleggen. Wanneer u vervolgens een rechtsgebied aan een dossier koppelt, wordt op tabblad Toevoeging het met dat rechtsgebied corresponderende aantal punten ingevuld. In de module Tarief is het selectiecriterium Toevoeging beschikbaar. U kunt hieraan een vast uurtarief koppelen dat wordt ingevuld wanneer u het type Toegevoegd aan een dossier koppelt. Eigen bijdrage: Bedrag toevoeging Datum nota Bedrag nota Openstaand bedrag Datum laatste betaling Hier vult u het bedrag van de eigen bijdrage in, zoals dat door de Raad voor Rechtsbijstand is vastgesteld. Dit veld wordt automatisch gevuld met de datum van de laatstelijk aangemaakte eigen bijdrage-nota op dit dossier. Dit veld wordt automatisch gevuld met het totaalbedrag van alle eigen bijdrage-nota s, verminderd met eventuele crediteringen. Dit veld wordt automatisch gevuld met het totaalbedrag van alle eigen bijdrage-nota s, verminderd met daarop ontvangen betalingen. Dit veld wordt automatisch gevuld met de datum van de laatste betaling op de eigen bijdrage-nota s op dit dossier. [8] Dossier-Dossier toevoegen