Legal Eagle en de btw-wijziging per 1 oktober Wat betekent dit voor Legal Eagle? Let op: Codesysteem

Transcriptie

1 Legal Eagle en de btw-wijziging per 1 oktober Per 1 oktober 2012 wijzigt het hoge btw-tarief van 19% naar 21%. Diensten met een hoog btw-tarief die voor deze datum zijn verleend moeten, ongeacht of de factuurdatum vanaf 1 oktober 2012 ligt, belast worden tegen 19%. Zijn de diensten verleend vanaf 1 oktober 2012 dan is het btw percentage van 21% van toepassing. Hetzelfde geldt voor voorschotten en verschotten. Om problemen te voorkomen met het verrekenen van voorschotten, dienen alle voorschotten die opgevoerd zijn met een btw percentage van 19% verrekend te worden met uren en/of verschotten met 19% btw. Er mag geen nieuw voorschot met 21% btw worden opgevoerd voordat het saldo van het voorschot dat is opgevoerd met een btw percentage van 19% nul is. Wat betekent dit voor Legal Eagle? Na het installeren van de updates en zijn verrichtingen en verschotten voorzien van de btw-code hoog, zowel met 19% als met 21% te belasten. Het percentage dat Legal Eagle toepast is afhankelijk van verrichtingsdatum en/of ingeboekte verschotdatum: voor 1 oktober 2012 wordt 19% btw berekend en vanaf 1 oktober 2012 wordt 21% btw berekend. Let op: de declaratiedatum/factuurdatum is niet relevant. De standaard btw-code hoog van Legal Eagle is code <1>. Indien u gebruik maakt van deze standaard btw-code dan blijft u deze code vanaf 1 oktober toepassen. Na het installeren van de updates ziet u in het menu Extra bij de functie [Codesysteem] dat per 1 oktober het btwpercentage van 21% van toepassing is. Alle verrichtingen en/of verschotten met een boekingsdatum voor 1 oktober en een btw-code <1> declareert Legal Eagle automatisch met 19%. Boekingen vanaf 1 oktober met btw-code <1> berekent Legal Eagle automatisch met 21%. 1

2 Let op: Past u voor de 19% btw niet de btw-code <1> toe, maar maakt u gebruik van een eigen ingestelde code, dan dient u in [Codesysteem] (menu Extra) zelf het btw percentage van 21% toe te voegen met als ingangsdatum 1 oktober Vooraf Om de btw omzetting correct te laten verlopen raden wij u aan om Legal Eagle vooraf schoon te maken, door middel van [Schoonmaken] (menu Extra). Belangrijk. Lees onderstaande punten zorgvuldig door zodat uw voorschot verrekeningen ook vanaf 1 oktober zorgvuldig berekend worden. Zorg ervoor dat op één dossier (zaakkaart) nooit een voorschot tegen 19% btw en een voorschot tegen 21% btw ingevoerd is. Op een zaakkaart van Legal Eagle gaat het verrekenen van een voorschot correct als er sprake is van een voorschot met hetzelfde btw percentage. Is vanaf 1 oktober 2012 voor een dossier sprake van een nieuw voorschot, verreken dan allereerst het bestaande voorschot. Voer daarna het voorschot met 21% btw in. Indien u de voorschotcorrecties nog niet heeft uitgevoerd kunt u in het venster [Alle facturen maken] (menu Financieel) het voorschot niet automatisch verrekenen. Het risico is dat u boekingen van voor 1 oktober en boekingen vanaf 1 oktober tegelijk verrekend waardoor een verkeerde btw berekening ontstaat. Het gebruik van de functie [Eindafrekening] vanaf 1 oktober 2012: Legal Eagle berekent de btw over het te verrekenen voorschotbedrag op het moment dat u op de knop [Eindafrekening] of [Voorschot verrekenen] klikt. Dit betekent dat als u in oktober op de knop [Eindafrekening] of [Voorschot verrekenen] klikt de btw over het te verrekenen bedrag automatisch 21% zou zijn, terwijl u misschien over de periode tot en met september declareert. Om dit te voorkomen dient u de btw-datum ([BTW dd. Voorschot:] een nieuw veld in het venster [Losse factuurdatum]) handmatig om te zetten naar een datum vóór 1 oktober. Op deze manier verrekent Legal Eagle het te verrekenen voorschotbedrag met 19% btw. Wij adviseren u het voorschot alleen met honorarium te verrekenen en niet met verschotten. 2

3 Voorschotten verrekenen en omzetten naar 21% btw. Deze informatie over voorschotten is alleen van toepassing indien u in Legal Eagle de functie [Voorschotten] (menu Financieel) toepast en waarbij u over het voorschot bedrag btw berekent tegen het hoge tarief van 19%. Let op: Deze informatie is voor u niet van toepassing indien u de functie [Voorschotten] (menu Financieel) toepast zonder dat u over het voorschot btw berekent. De verrekening van deze voorschotten wordt in alle gevallen correct uitgevoerd. Wij adviseren u om per dossier voor bestaande voorschotten die zijn geboekt met een percentage van 19% btw, alle verrichtingen die voor 1 oktober 2012 zijn gedaan te verrekenen. Hiertoe dient u de volgende handelingen te verrichten. Indien u deze handelingen niet verricht ontstaan er verschillen tussen de 19% btw en de 21% btw tarieven en dit dient u dan handmatig te corrigeren. Let op: U dient er voor te zorgen dat alle verrichtingen gedaan voor 1 oktober 2012 binnen Legal Eagle staan geregistreerd. De datum waarop u de verrekening uitvoert maakt niet uit, Legal Eagle kijkt naar de datum waarop de verrichting is gedaan. Daarnaast adviseren wij u om voorschotten alleen te verrekenen met honorarium (indien van toepassing incl. kantoorkosten) en niet met verschotten. Werkwijze omzetten voorschot restant naar 21% btw: 1. Genereer het rapport [Voorschotten saldi] (menu Rapporten, Financieel). Dit rapport toont een lijst met dossiernummers. Per dossiernummer verschijnt de restwaarde van een voorschot. Geneer het rapport als volgt: a. Kies in het menu Rapporten -> Financieel het rapport Voorschotten saldi. b. Kies bij zaak voor Alle c. In het rapport ziet u per dossier, voorzien van de naam van de cliënt, het resterende voorschotbedrag. Wij tonen de resterende voorschotbedragen in twee afzonderlijke kolommen, aangezien het in Legal Eagle mogelijk is om een voorschot zowel exclusief als inclusief btw in te boeken. Let op: Werkt u met Legal Eagle Boekhouding dan is het mogelijk dat het resterende voorschot in het rapport van het daadwerkelijke resterende voorschot afwijkt. Dit zou kunnen doordat in de boekhouding van Legal Eagle rechtstreeks boekingen ten aanzien van een voorschot ingevoerd zijn. d. Maak een afdruk van het rapport en sluit het venster. 3

4 2. Met de volgende handelingen boekt u de bestaande restwaarde van het voorschot tegen 19% btw af en voert u een nieuw voorschot voor dezelfde restwaarde in, echter nu berekent met 21% btw. I. U dient het volledige bedrag van het voorschot te verrekenen met verrichtingen met een boekingsdatum van vóór 30 september Dit kunt u doen door in het venster [Losse factuur maken] op de knop [Eindafrekening] te klikken. De restwaarde boekt u straks opnieuw in met het juiste btw-percentage van 21%. Krijgt u de melding Geen te factureren posten gevonden ga dan verder met II. Voorbeeld: stel het restbedrag voor de cliënt van een voorschot dat met 19% btw is geboekt bedraagt na verrekening van alle verrichtingen van voor 1 oktober ,00. II. Als het venster [Losse Factuur maken] niet is te openen omdat er geen te declareren verrichtingen op het dossier ingevoerd zijn, voer dan de volgende handelingen uit. Indien het venster wel verschijnt kunt u doorlezen bij punt 3. a. Reken vanaf het totaal te verrekenen voorschotbedrag (zie rapport) het nieuwe btw percentage uit. Bijvoorbeeld het restant van een voorschot bedraagt 500,00 (incl. 19% btw) dan dient u een nieuw voorschot voor het dossier in te voeren, t.w. 500,00 gedeeld door 121% bedraagt netto 413,22. De datum van deze boeking dient vanaf 1 oktober te zijn. Boek het voorschot, dat vanaf 1 oktober van toepassing is, via het menu Financieel, functie [Voorschotten]. b. Ga nu naar de functie [Losse factuur maken]. De-selecteer het zojuist ingevoerde voorschot. (selectievakje uitschakelen) c. Klik op de knop [Eindafrekening] om het bestaande voorschotbedrag (met 19% btw.) te declareren. d. Lees verder bij stap 4. 4

5 3. Het restbedrag dient u in Legal Eagle opnieuw als voorschot in te boeken, echter nu met het btw-percentage 21%. Dit bereikt u door een boekingsdatum vanaf 1 oktober 2012 in te vullen en van het restbedrag 21% btw af te halen. Voor ons voorbeeld betekent dit het inboeken van een voorschot voor 491,74 ( 595,00 gedeeld door 121%). Dit bedrag inclusief 21% btw bedraagt 595, Maak van de zojuist ingeboekte voorschotregel een definitieve declaratie. Door middel van [Losse Factuur maken] (menu Financieel), Let op: Het is mogelijk dat door de btw wijziging een klein afrondingsverschil ontstaat. Van het zojuist ingeboekte voorschot zijn verrichtingen, met een verrichtingsdatum na correct te verrekenen. Verreken na het omzetten van een voorschot met 19% btw in een voorschot met 21% btw, geen verrichtingen met een invoerdatum vóór ! Indien u dit wel doet ontstaat er een btw verschil. 5

6 19% btw vanaf 1 oktober met een voorschot verrekenen: In het venster [Losse Factuur maken] (menu Financieel), ziet u een extra datumveld verschijnen [BTW dd. Voorschot:] als voor de betreffende declaratie een voorschot te verrekenen is. Dit veld is alleen bij een voorschot verrekening zichtbaar. Wenst u vanaf 1 oktober een voorschot tegen 19% btw te verrekenen dan dient u in dit extra datumveld een datum van vóór 1 oktober 2012 in te voeren. Als u deze datum invoert begrijpt Legal Eagle dat het te verrekenen voorschot tegen 19% btw berekent dient te worden. Let op: indien u dit veld vanaf 1 oktober 2012 niet invult zal in alle gevallen de btw van het te verrekenen voorschotbedrag 21% zijn. De btw van de boekingsregel voorschot verrekenen wordt bepaalt door de systeemdatum (huidige datum), niet de datum van de boeking. U kunt vanaf 1 oktober 2012 de btw van het te verrekenen voorschot tegen 19% btw berekenen als u het nieuwe extra veld invult zoals in de vorige paragraaf beschreven. Met het omzetten van een voorschot met 19% btw in een voorschot met 21% btw ontstaan in de openstaande postenlijst twee boekingen: het voorschot met 19% negatief en hetzelfde voorschotbedrag met 21% positief. Indien de cliënt heeft betaald dient u deze openstaande posten te verrekenen (als betaald te boeken). 6