Bij het vullen van het offertescherm beperken wij ons tot de meest gebruikte onderdelen om u zo snel mogelijk op weg te helpen:

Transcriptie

1 Het is heel eenvoudig om een offerte in een mooie stijl te maken in Reeleezee. Hiervoor vult u de velden in op het offertescherm zoals hiernaast getoond. Indien u de wizard al heeft doorlopen, heeft u al een layout gekozen en worden het logo en uw adresgegevens direct op het offertescherm in de gekozen layout getoond. U kunt op ieder moment een andere layout kiezen. Bij het vullen van het offertescherm beperken wij ons tot de meest gebruikte onderdelen om u zo snel mogelijk op weg te helpen: 1. Offerte layouts 2. Relatie 3. Bedrijfsgegevens 4. Offertegegevens 5. Betreft 6. Offerteregel 7. Betaaltermijn 8. Verzenden

2 1. Door op het icoon links in de balk te kiezen worden de layouts getoond. De layout die u in de wizard gekozen heeft, toont uw adresgegevens en uw logo, en de verdere gegevens die u al ingevuld heeft. U ziet hier de offerte in PDF-formaat zoals deze straks zal worden geprint of g d. Door op hetzelfde icoon te klikken, kunt u ook een andere stijl kiezen. Uw offerte wordt dan in de opmaak van de gekozen layout getoond. Door rechtsboven op sluiten te klikken keert u terug naar het offertescherm om uw offerte verder af te maken.

3 In het offertescherm vult u vervolgens in: 2. Relatie: Door op het + teken te drukken, kunt u de naw-gegevens van een nieuwe klant invoeren. Deze klant wordt automatisch bewaard in de map Relaties Klanten. 3. Bedrijfsgegevens en logo: Klik op het veld om uw bedrijfgegevens en logo in te voeren of aan te passen. Als u de wizard heeft doorlopen, worden hier de gegevens en het logo getoond dat u daar heeft ingevoerd.

4 4. Het offertenummer, de offertedatum en de geldigheidsdatum worden door het systeem bepaald en automatisch goed ingevuld. Als u de offertegegevens wilt aanpassen, klikt u op het veld. Er verschijnen dan extra velden waarmee u de offertegegevens kunt wijzigen.

5 5. Betreft: In dit veld kunt u een verwijzing opnemen, bijvoorbeeld de omschrijving van uw werkzaamheden. 6. offerteregel: Een offerteregel heeft meerdere velden die ingevuld kunnen worden: Omschrijving/Product: Hier vult u de naam in van het product of de dienst die u wilt factureren. Aantal: Hier vult u het aantal artikelen of uren in dat u wilt factureren. Datum: Hier vult de datum van levering in. U bent niet verplicht dit in te vullen. Prijs: Hier vult u de prijs per stuk of per uur in. Bedrag: Het bedrag wordt automatisch berekend (aantal maal prijs). BTW: Kies hier het juiste BTW-percentage voor het betreffende product of dienst.

6 7. Toelichting betaaltermijn: in dit veld kunt u in tekst opnemen wat uw betaaltermijn is, en kunt u eventueel een voettekst invoeren. Klik daarvoor op het edit teken in de rechter bovenhoek. 8. Verzenden: Zodra uw offerte klaar is, wilt u deze en naar uw klant of afdrukken op papier. Dit doet u door rechtsonder op de knop Verzenden te klikken. U krijgt nu een keuzescherm te zien waarin u o.a. kunt kiezen of u de offerte wilt afdrukken of en.

7 Afdrukken of Verzenden: de offerte wordt geprint of via naar uw klant verstuurd. Indien u geen verdere keuzes maakt, wordt de offerte afgedrukt of g d op basis van de standaard ingestelde offertelayout. Toon voorbeeld: u kunt hier een voorbeeld zien van de PDF offerte. U heeft hier ook de mogelijkheid om een van de andere beschikbare offertelayouts te kiezen. Helemaal klaar? Dan kunt u de offerte verzenden of afdrukken door rechtsonder op Verzend te klikken. Nadat u de offerte heeft verzonden, wordt u terug gebracht naar het een scherm met de weergave van de offerte die u zojuist heeft verzonden. U kunt terugkeren naar de lijstweergave van facturen door op het omkaderde kruisje te klikken.

8 Indien uw klant heeft bevestigd akkoord te gaan met de door u opgetelde offerte, kan levering van de dienst(en) en/of producten plaatsvinden. Nadat de levering heeft plaatsgevonden, kunt u de factuur sturen. U kunt de offerte gebruiken om de nieuwe factuur mee aan te maken. 2. U klik op de optie Maak concept factuur. De offerte wordt nu automatisch omgezet in een concept factuur. U kunt de inhoud eventueel nog aanpassen voordat u de offerte definitief maakt. Meer informatie over het maken van een factuur vindt u in de Getting Started Factuur. 1. U zoekt de offerte op in de lijst van offertes en klikt de offerte aan om deze te openen.