Afschrijvingen in CASH

Transcriptie

1 Inleiding Bijna elke onderneming investeert in duurzame productiemiddelen (DPM). Dit zijn kapitaalinvesteringen, welke vanzelfsprekend in waarde dalen, door verloop van tijd en/of door gebruik, de zogenaamde afschrijvingen. De afschrijvingen kunnen in dit kader dan ook gezien worden als de waardeverminderingen van de Vaste DPM.Afschrijvingen zijn in dit kader kosten en gaan ten laste van het resultaat. Op de balans staat de boekwaarde (aanschafwaarde minus afschrijving) van de vaste activa vermeld. Indien u gebruik maakt van de afschrijvingsfunctie van CASH, heeft u op ieder gewenst moment de beschikking over de actuele boekwaarde van uw vaste DPM. De kosten van de afschrijving worden daarnaast ook evenredig verdeeld over het hele jaar, zodat u een reëel beeld krijgt van de daadwerkelijke afschrijvingskosten. De volgende elementen worden behandeld: Afschrijvingen in CASH Onderhoud afschrijvingen Afschrijvingen boeken Controle op de boeking Bestaande afschrijving boeken Aanvullende afschrijving boeken Overzicht Afschrijvingen en Vaste DPM Het afstoten van een DPM (desinvesteren). Afschrijvingen in CASH Administratief zal een DPM voor de aanschafwaarde worden geboekt in rubriek 0. Bij elke investeringsgrootboekrekening in rubriek 0 behoort nu feitelijk ook een grootboekrekening te worden geopend voor de cumulatieve afschrijvingen van het betreffende DPM. Bijvoorbeeld: 0500 Vervoermiddelen 0510 Afschrijving Vervoermiddelen Het saldo van beide grootboekrekeningen geeft nu, via dezelfde balanscode, (intracomptabel) de boekwaarde van het DPM aan. Het periodiek boeken van de afschrijvingen ten laste van de W&V rekening kan worden bereikt door bijvoorbeeld in rubriek 4 of 5 de periodieke boeking van de afschrijvingskosten op te nemen. Omdat de specificatie naar DPM al vast ligt in rubriek 0, zou u hier kunnen volstaan met 1 grootboekrekening, bijvoorbeeld Afschrijvingskosten.

2 Maar u kunt eventueel ook in de kostensoorten een specificatie naar type opzetten, bijvoorbeeld: 5010 Afschrijvingskosten Maar u kunt eventueel ook een specificatie naar soort opzetten, bijvoorbeeld: 5010 Afschrijvingskoten Inventaris 5020 Afschrijvingskosten auto s Aandachtspunten: De afschrijvingen zijn eventueel ook naar kostenplaats te verbijzonderen Er dient voor élk DPM een apart afschrijvingsscherm te worden ingevuld. Het aantal periodes is bepalend voor het moment waarop het afschrijven moet stoppen. Echter door het veld laatste periode in te vullen kan het afschrijven vroegtijdig worden beëindigd. Bij het automatisch boeken van de afschrijvingen wordt er door CASH altijd een herberekening uitgevoerd. Met andere woorden: CASH controleert of voor zowel de huidige periode als voor de vorige periodes de afschrijvingen door het systeem zijn uitgevoerd. Zodoende kan het systeem eventueel overgaan tot inhaalafschrijving, welke eventueel in het betreffende Dagboek handmatig door u kan worden gecorrigeerd, zodat de kosten toch nog in de juiste periode worden geboekt. Ook voor bestaande vaste DPM, waarvan in voorgaande jaren de afschrijvingen al extracomptabel zijn berekend en daarna in de administratie zijn geboekt, kan door middel van deze programmaoptie het automatisch afschrijven worden voortgezet. De rubriek Reeds afgeschreven zal in dat geval moeten worden voorzien van de reeds afgeschreven waarde. Deze werkwijze zal verderop worden behandeld. Indien u meerdere afschrijvingen wilt invoeren, raden wij u aan te kiezen voor een logische volgorde/nummering. Hierbij wordt soms verwezen naar de indeling van de DPM in de rubriek 0. Voor deze cursus is gekozen voor een logische nummering, met verwijzing naar het grootboek. Hebt u bijvoorbeeld afschrijvingen van gebouwen, auto's en inventaris, dan zou u kunnen overwegen de nummering als volgt op te zetten: , , enzovoort voor gebouwen, , , enzovoort voor inventaris en , , enzovoort voor auto's. Omdat afschrijvingen per definitie memoriaalboekingen zijn, dienen ze dus ook in het dagboek Memoriaal te worden opgenomen. Voor de inzichtelijkheid en de controleerbaarheid van de administratie is het echter beter om een apart ` dagboek, bijvoorbeeld AFS Afschrijvingen van het soort M te gebruiken.

3 De volgende wettelijke regelingen zijn van toepassing: U mag op de aanschafwaarde van Vaste Activa maximaal 20% per jaar afschrijven. Uitzonderingen hierop zijn: 1. Goodwill, hierop mag u maximaal 10% per jaar afschrijven en 2. Onroerend Goed, hierop mag u maximaal tot 50% de WOZ-waarde afschrijven, indien u het Onroerend Goed zelf in gebruik hebt. In alle andere gevallen geldt tot 100% van de WOZ-waarde. CASH staat echter toe, dat u hier van afwijkt door uw eigen afschrijvingsmethode te bepalen. In dit geval dient u achteraf, voor de aangifte VPB een correctie toe te passen. U bent dus zelf verantwoordelijk voor het afschrijvingsregime. Onderhoud afschrijvingen Om de werking van dit programmaonderdeel te verduidelijken gaan we aan de hand van het volgende voorbeeld een afschrijving definiëren en daarna verwerken. Uw bedrijf heeft op 28 januari 2011 een nieuwe auto aangeschaft, ter waarde van ,00 (incl. OB). De factuur hiervoor moet nog worden geboekt. De restwaarde van deze auto zal na 5 jaar vermoedelijk 4.000,00 bedragen. De auto zal over 60 periodes (5 jaar, is fiscaal) worden afgeschreven, startend vanaf januari 2011 (periode 1101). Om deze afschrijving te definiëren, gaan we gebruik maken van de volgende grootboekrekeningnummers: Auto (0500), Afschrijving auto (0510) en Afschrijvingskosten auto (5020). Deze afschrijving krijgt afschrijvingsnummer en zal vanaf januari 2011 worden geactiveerd. In dit voorbeeld zal CASH voor een bedrag van ,00* de afschrijving gaan starten. Aanschafwaarde ,00 restwaarde 4.000,00 = boekwaarde ,00 / 60 periodes = termijnbedrag 400,00 Een termijnbedrag van 400,00 zal nu 60 periodes lang worden geboekt. Aandachtspunt: Als u op de regel van de grootboekrekening in rubriek 0 in het veld JJPP staat, klik dan [7 Afsch]. Hiermede opent u het scherm Onderhoud Afschrijvingen. ` In het dan geopende scherm Onderhoud Afschrijvingen kunt u het nieuwe DPM Invoeren.

4 In het dan geopende scherm Onderhoud Afschrijvingen kunt u het nieuwe DPM invoeren.

5 Afschrijvingen boeken Nadat de gegevens van het af te schrijven DPM zijn ingevoerd, kunnen we iedere maand de afschrijvingen door CASH laten berekenen en boeken. Voor dit voorbeeld gaan we vanaf periode 1101 de afschrijvingen iedere maand verwerken. Aandachtspunten: Afschrijvingsboekingen worden in principe altijd op de laatste dag van de maand uitgevoerd. Zoals eerder vermeld, is het raadzaam een apart dagboek te gebruiken voor het automatisch laten boeken van de afschrijvingen. Wanneer hiervoor nog geen aparte dagboekcode is aangemaakt, kan dit tussentijds worden gedaan. Uiteraard zal dit een Memoriaal-Dagboeksoort moeten zijn U opent de functie Financieel Financiële Functies Afschrijvingen. U vult de rubrieken van het scherm in, waarna u op [Verder] kunt aanklikken. De boeking wordt nu uitgevoerd.

6 Controle op de boeking Nadat de afschrijvingen zijn verwerkt, kan de automatische boeking op het scherm worden bekeken. Hieronder staat de journaalpost, welke na het automatisch doorboeken van deze afschrijving is aangemaakt in het dagboek AFS: Nu deze afschrijving is verwerkt gaan we nogmaals het scherm Financieel Financiële Functies Afschrijvingen raadplegen voor het zojuist aangemaakte afschrijvingsnummer Het reeds bestaande scherm verschijnt nu met een verandering. CASH heeft het veld Reeds afgeschreven automatisch gevuld met 400,00. Het bedrag dat ook daadwerkelijk is afgeschreven voor de maand januari Zodra de 60 periodes zijn afgeschreven, staat bij Reeds afgeschreven ,00. Op dat moment zal voor dit Activum het afschrijven stoppen. Over januari 2011 ziet er het er nu als volgt uit.

7 U ziet nu, dat het afschrijvingsbedrag is aangepast. Dit wordt veroorzaakt door aanpassing in het afschrijvingsscherm. Aandachtspunten: Omdat CASH afschrijft conform de fiscale regelingen, dient u bij afschrijvingen op nieuwe activa, welke worden aangeschaft NA 1 januari 2007, zelf de wettelijke termijnen in acht te nemen. CASH controleert hier verder NIET op. Bestaande afschrijving boeken Zoals reeds eerder vermeld, dient u er voor te zorgen dat alle Activa c.q. investeringsgoederen, waarover NU nog wordt afgeschreven door middel van een apart scherm per Activum, in CASH worden ingevoerd. Hiertoe wordt als voorbeeld gebruikt een af te schrijven computerinstallatie, dat al enige tijd in gebruik is. Hierop zijn dus in het verleden al (extracomptabel) afschrijvingen verricht. Vanaf februari 2011 wilt u de afschrijving door CASH automatisch laten uitvoeren. Bij het invoeren van deze afschrijving moet, in verband met de herberekening, rekening worden gehouden met de eerste periode, het aantal periodes én natuurlijk ook met het bedrag reeds afgeschreven. Als voorbeeld voor dit onderdeel nemen we een computersysteem met een aanschafwaarde van ,00. Het systeem is aangeschaft per en moet over 60 periodes worden afgeschreven. Het automatisch doorvoeren van de afschrijvingen via CASH start per februari 2011 en tot deze datum is de afschrijving reeds handmatig berekend en geboekt. Schematisch ziet dit er als volgt uit: Aanschafwaarde ,00 / 60 periodes = termijnbedrag 250,00 Conclusie: Er moet in zijn totaliteit ,00 worden afgeschreven over 60 periodes, gerekend vanaf februari Daarvan is reeds 3.000,00 (t/m januari 2011) extracomptabel (handmatig) afgeschreven. Dit bedrag moet bij Reeds afgeschreven worden ingevoerd. Als nu voor de eerste keer, over de periode 1102, via CASH wordt afgeschreven, dan zal CASH allereerst een herberekening uitvoeren. De herberekening constateert dat er 12 periodes van de 60 zijn verstreken (1002 t/m 1101). Echter het systeem constateert ook dat bij het veld reeds afgeschreven een reeds afgeschreven bedrag staat ingevoerd, in overeenstemming met de 12 verstreken maanden. M.a.w.: CASH boekt voor de periode 1102 een bedrag ad 250,00 ofwel (13 x 250)-3000= 250. Aandachtspunten: Indien u een bestaand Activum invoert, dan doet u dat met het aantal periodes, zoals deze golden bij de 1 e afschrijving. Zoals u ziet, is de afschrijving van de computer aangepast (kijk voor de verklaring naar het betreffende afschrijvingsscherm).

8 Aanvullende afschrijving boeken Een derde voorbeeld is de aanschaf van nieuwe inventaris, terwijl de bestaande inventaris nog niet volledig is afgeschreven. De reeds gedefinieerde, in gebruik zijnde afschrijving op inventaris mag niet worden gewijzigd c.q. aangepast, omdat hierdoor de gehele afschrijving systematiek van dat Activum zal veranderen. Hierdoor is er geen aansluiting meer met de eerder gemaakte afschrijvingen (het verleden). De oplossing is nu om in dit geval een nieuw afschrijvingsnummer aan te maken en dat scherm in te vullen op basis van de gegevens van de uitbreiding. Overzicht Afschrijvingen en Vaste Activa Het boeken van de afschrijving is nu volledig behandeld. Standaard wordt, zodra een afschrijving wordt geboekt, een overzicht op printer afgedrukt. Daarnaast kan, zowel op het scherm als op de printer apart een overzicht worden vervaardigd van de diverse afschrijvingen. Aandachtspunt: Let in dit geval in beide overzichten vooral op de 2 e kolom Aanschafwaarde. Het totaal van deze kolom MOET overeenstemmen met het totaal van alle investeringen/activum in rubriek 0. Dit is een controle, welke de accountant te allen tijde zal uitvoeren. Het desinvesteren van een Activum. Het komt vanzelfsprekend regelmatig voor, dat een Activum wordt afgestoten. Dit kan door buiten gebruik stelling, verkoop, maar ook door inruil. In ieder geval moet het afgestoten Activum uit de administratie worden verwijderd. Dus niet alleen uit de betreffende grootboekrekeningen, maar ook het afschrijvingsscherm moet worden gewijzigd, zodanig dat afschrijvingen op dit Activum niet meer zullen voorkomen. Van primair belang is, dat u het resultaat op de verkoop/inruil kunt bepalen. De berekening hiervan is als volgt: 1. U zorgt er voor, dat het afgestoten Activum wordt afgeschreven tot de maand van desinvestering (verkoop c.q. inruil). 2. U berekent nu de boekwaarde door de aanschafwaarde te verminderen met de cumulatieve afschrijvingen. 3. U bepaalt nu het boekresultaat door de boekwaarde af te trekken van het door u ontvangen bedrag. Is het resultaat positief, dan heeft u een boekwinst. Is het resultaat negatief dan heeft u een boekverlies. Nu dient u nog een besluit te nemen over de bestemming van het boekresultaat: 1. U kunt het boekresultaat ten gunste of ten laste van de Winst&Verliesrekening brengen. In dit geval wordt het boekresultaat overgeboekt naar rubriek 9 Diverse Baten en Lasten. 2. Alleen als het boekresultaat positief is én het betreft een inruil, dan kunt u ook besluiten om het resultaat te boeken als Vervangingsreserve. Het boekresultaat wordt dan in eerste instantie geboekt op een aparte grootboekrekening (bijvoorbeeld 0590 Vervangingsreserve). Bij het in gebruik nemen van het nieuwe Activum moet dit bedrag weer worden overgeboekt naar de grootboekrekening 0500 Auto s. Tevens dient u in het afschrijvingsscherm het veld

9 Vervangingsreserve in te vullen met het overgeboekte bedrag. Deze verwerking draagt er zorg voor, dat de afschrijving van het nieuwe Activum wordt gecorrigeerd met het bedrag van de vervangingsreserve. Als het bovenstaande bekend is, opent u het scherm van het afgestoten Activum. In dit scherm vult u de navolgende velden: Desinvestering Hier vult u het ontvangen bedrag van het afgestoten Activum in. Grootboekrek Boekresultaat Hier vult u de grootboekrekening in (rubriek 0 of 9), waar het boekresultaat wordt verantwoord. Indien u kiest voor rubriek 0, dan dient u primair een aparte grootboekrekening Vervangingsreserve te openen en bij aanschaf van het nieuwe Activum het bedrag over te boeken naar de betreffende grootboekrekening, alsmede in het afschrijvingsscherm het veld Vervangingsreserve met dit bedrag in te vullen. Als deze velden zijn gevuld met de correcte gegevens, dan kunt u via de functie Financieel Financiële Functies Afschrijvingen het afschrijven over de nieuwe maand starten. Het resultaat is als volgt: 1. Het boekresultaat wordt verwerkt op de aangegeven grootboekrekening. 2. De afschrijving op het betreffende Activum wordt verwijderd uit de administratie. M.a.w. de betreffende grootboekrekening Afschrijvingen wordt door CASH automatisch gecorrigeerd. 3. Met ingang van de volgende afschrijvingscyclus wordt dit Activum NIET meer meegenomen in de afschrijving. Aandachtspunten: U moet nog wel apart een boeking maken van de verkoop cq inruil van het betreffende Activum. Hierdoor is dit Activum ook uit de investeringsgrootboekrekening verdwenen. U dient nu het afschrijvingsscherm van het afgestoten Activum te verwijderen. Het betreffende Activum mag dan ook niet meer voorkomen op het te printen afschrijvingsoverzicht en overzicht Vaste Activa. Hierdoor zal het totaal van de kolom Aanschafwaarde weer moeten aansluiten op het totaal van alle investeringen.

10 In het overzicht Vaste Activa van de maand van afstoten komt het afgestoten Activum wel voor. De reden is, dat dit overzicht alle activa toont.