Hoofdproces: 120 Boekhouding

Transcriptie

1 Hoofdproces: 120 Boekhouding Onderdeel: Algemeen Handleiding: Aanmaken nieuw boekjaar Programmaversie: HSP november Doel Het aanmaken van een nieuw boekjaar in de boekhouding, zodat er in het nieuwe jaar geboekt kan worden. 2 Voorwaarden en instellingen - De financiële administratie moet zijn ingericht. - Alle gebruikers dienen het programma af te sluiten en degene die het boekjaar gaat aanmaken mag alléén de Financiële Boekhouding (rode puzzelstuk ) open hebben staan. 3 Werkwijze 3.1 Instellingen voor overname eindsaldi naar de openingsbalans Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar is het mogelijk om automatisch de eindstanden van de balansrekeningen over te nemen naar de beginstand van het nieuwe jaar. Om dit te bewerkstelligen kunt u bij de instellingen van de balansgrootboekrekeningen het veld {Saldosoort} op "Saldo" of Werkelijke waarde en saldo zetten (beide opties doen exact hetzelfde). Het omzetten van dit veld heeft geen terugwerkende kracht. Uitzondering hierop zijn de grootboekrekeningen van het type verzamelrekening en openingsbalans. Deze worden op een andere manier overgenomen/gebruikt en dienen op Geen overname te staan. Bij onderstaande grootboekrekeningen dient het veld {Saldosoort} ingesteld te zijn op "Geen overname". In het standaard grootboekschema gaat het om de volgende vijf rekeningen: 1300 Debiteuren (Worden altijd meegenomen naar het nieuwe jaar) 1600 Crediteren (Worden altijd meegenomen naar het nieuwe jaar) 2101 Openingsbalans debiteur 2102 Openingsbalans crediteur Maand en jaarafsluitingen Pagina 1

2 2103 Openingsbalans grootboekrekening Nadat u gecontroleerd heeft of alle grootboekrekeningen de juiste waarde bij het veld {Saldosoort} hebben staan, kunt u vanaf de startpagina naar Boekingsperiode vastleggen gaan. Maand en jaarafsluitingen Pagina 2

3 3.2 Het nieuwe boekjaar aanmaken Nadat u op Boekingsperiode vastleggen klikt, komt u in het onderstaande scherm. U kiest hier voor de tweede optie; De boekingsperiode wisselt naar de eerste maand van het nieuwe boekjaar en daarna op volgende: Maand en jaarafsluitingen Pagina 3

4 Wanneer u op voltooien klikt, zullen de eindstanden van het huidige boekjaar worden overgezet naar de beginstand van het nieuwe jaar. Dit kan enige tijd duren. Onderbreek deze actie niet. Tot slot zal er een melding komen dat het wisselen naar het nieuwe boekjaar is beëindigd. Het programma sluit af en u dient deze opnieuw op te starten. De actuele boekingsperiode wordt op het nieuwe jaar gezet en deze is niet meer terug te zetten op een vorig jaar. Na het aanmaken van een nieuw boekjaar, kunt u altijd nog boeken in een voorgaand boekjaar, zolang dit boekjaar nog niet definitief is afgesloten door het boekend printen van de boekingsjournalen. U kunt bij Laatste afgesloten maand zien tot wanneer er definitief is afgesloten. Vanaf deze laatst afgesloten maand kunt u nog financiële boekingen maken in het programma. Als u bij boekingsperiode vastleggen onderstaande melding krijgt, dan zitten er nog gebruikers in het programma of uzelf heeft naast financieel nog een ander puzzelstukje open (bijvoorbeeld de projectenmodule). Sluit deze af en probeer het opnieuw. Maand en jaarafsluitingen Pagina 4

5 3.3 Correcties in een voorgaand boekjaar Nadat het nieuwe jaar is geopend zijn de eindstanden van het vorige jaar via de volgende journaalposten opgevoerd als beginstand (versimpeld voorbeeld): Debiteuren Aan Openingsbalans debiteuren Openingsbalans crediteuren Aan Crediteuren Overige balansrekeningen Aan Openingsbalansrekeningen grootboek Tevens zorgt de schakelaar {Saldosoort} ervoor, mits goed ingesteld, dat een correctieboeking in een voorgaand jaar ook in de openingsbalans van het jaar erop wordt gecorrigeerd. Hierdoor sluit de eindstand van de balans altijd met de beginbalans van het jaar erop. Voorbeeld: 0101 Inventaris had een eindstand in 2014 van ,- Het jaar 2015 wordt geopend en de eindstand van 2014 gaat mee als beginstand van 2015 omdat de schakelaar {Saldosoort} op Saldo stond bij grootboekrekening 0101 Inventaris. (regel 2 in onderstaande afbeelding) Wordt er vervolgens een boeking gemaakt in 2014, dan komt deze boeking zowel in 2014 als in de openingsbalans van 2015 (regel 1 in onderstaande afbeelding). Deze saldocorrectie krijgt de oorspronkelijke boekdatum mee, zodat u eenvoudig kunt zien wanneer de boeking heeft plaatsgevonden. De eindstand van 2014 zal ,- zijn na de correctie, gelijk aan het totaal van de eerste twee regels in de afbeelding van het grootboekkaartje 2015 van deze grootboekrekening. Maand en jaarafsluitingen Pagina 5