Periodieke handelingen DBS FinancieelEinde periode / einde jaar VCD Automotive

Transcriptie

1 Periodieke handelingen DBS FinancieelEinde periode / einde jaar VCD Automotive Van VCD Automotive Onderwerp Einde periode / einde jaar procedure Datum 1 december 2015 VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 1

2 DBS FINANCIEEL - PERIODIEKEN Inleiding Toelichting coderingen DBS Financieel... 5 VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 2

3 DBS Financieel - Periodieken 1.1. Inleiding Inzake gebruik en periodieke acties verwijzen wij u naar de Help-functie van DBS Financieel. Voor de acties die in het bijzonder gelden voor het einde van het jaar en het begin van het nieuwe jaar staat dit uitgelegd in de Help-functie van DBS Financieel. Om u een compleet beeld te geven over periodiek uit te voeren acties is ook voor DBS Financieel een overzicht gemaakt bij 1.2. Hier worden per module de stappen weergegeven welke werkzaamheden dagelijks, maandelijks en jaarlijks c.q. periodiek uitgevoerd moeten en kunnen worden. In de tabel bij 1.3 worden de verschillende gebruikte afkingen en coderingen toegelicht. Verplicht geldt voor een juiste bedrijfsvoering. De programmatuur zelf vereist dit niet. N.B. De functies zijn gebaseerd op DBS Financieel versie VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 3

4 1.2. Toelichting coderingen Code Dag Mnd Dag VW Mnd VW Jaar Eigen D/M/J NT-Jup Omschrijving Dagelijks VerPlicht (Gegevens zijn na einde maand of jaar niet meer te reproduceren) Maandelijks VerPlicht (Gegevens zijn na einde maand of jaar niet meer te reproduceren) Dagelijks VrijWillig (Gegevens zijn nogmaals uit te draaien of niet interessant) Maandelijks VrijWillig (Gegevens zijn nogmaals uit te draaien of niet interessant) VerPlicht bij Einde jaar Hier kunt u uw eigen keuze aangeven. (Er zijn bv 11 voorraadlijsten u kunt de lijst van uw keuze in de kolom eigen aangeven) M = Maandelijks of J = Jaarlijks Hier kunt U aangeven of u de betreffende actie in NT-Jup heeft gezet 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Indicatie uit te voeren opdracht Minimaal 1x per maand Overzichten zijn achteraf ook nog uit te draaien. Zolang het oude jaar niet verwijderd is zijn de mutaties ook nog op te vragen en uit te printen Afhankelijk van maand of kwartaalaangifte Deze lijsten hoeven niet gelijk aan de maand perioden gedraaid te worden. Het advies is om in ieder geval bij rappage data deze lijsten te draaien ter controle Zo vaak als noodzakelijk Maandelijks en b.v. de laatste maand of twee maanden bewaren. Dus op 30-9 t/m 30-8 verwijderen. Minimaal één keer per maand hoeft niet gelijk te lopen aan de maandafsluiting. Het advies is om de periode af te sluiten op het moment dat de rappage over de betreffende periode definitief is en de BTW berekend en definitief is. Wanneer u dit niet doet, kunnen er verschillen ontstaan tussen (externe) rappage en saldi-/mutatie overzichten aangezien er in niet afgesloten periodes geboekt kan worden. De informatie is te experen naar bijv. Excel of niet-wijzigbaar elektronisch archief. Zie ook inz. elektronisch archiveren en aanleveren van gegevens (VCD Automotive kan met behulp van programmatuur u behulpzaam zijn bij het aanleveren van informatie) 10) Vóór het afvoeren uit te gaan voeren de DBS Financieel help raadplegen of de consultant 11) Op verzoek kan VCD Automotive een splitsing maken tussen de (actuele) productiedatabase en een archiefdatabase. VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 4

5 1.3. DBS Financieel Menu Keuze Koppeling Menu Keuze debiteuren Dag Dag VW Mnd Mnd VW Jaar Eige n D/M /J NT- Jup crediteuren ontvangstbonnen externe mutaties Verwerken externe mutaties rekeningafschrift Indien u met autoreconciliatie werkt Verwerken rek. afschrift Indien u met autoreconciliatie werkt rekeningafschrift Indien u met kassa werkt Verwerken rek. afschrift Indien u met kassa werkt Boeken Mutaties Definitief maken Hier worden dagelijks boekingen verricht zoals verkopen inkopen en Kas/Bank/Giro Memoriaal, Verk.facturen, Inkoopfacturen Ontv./betalingen Zelfstandig verdelen (minimaal 1x per maand) 1) Mutaties uit DMS dagelijks definitief maken. Direct na opnemen en verwerken. Vaste activa Alleen wanneer u met deze module werkt Automatisch betalen Alleen wanneer u met deze module werkt Automatisch incasso Alleen wanneer u met deze module werkt VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 5

6 Overzicht Mutaties grootboek Grootboek 2) 9) Kostenso 2) 9) Kostenplaats/so 2) 9) Kostenplaats drager 2) 9) Kostendrager 2) 9) Kostenso/plaats/dra ger Kostenplaats/drager/so Kostendrager/plaats/so Kostendrager/plaats/so 2) 9) 2) 9) 2) 9) 2) 9) Periode grootboek Saldibalans 2) 9) Kostenso 2) 9) Kostenplaats/so 2) 9) Kostenplaats drager 2) 9) Kostendrager 2) 9) Kostenso/plaats/dra ger 2) 9) Management rapp Kostenplaats/drager/so Kostendrager/plaats/so 2) 9) 2) 9) Budgetvergelijking 2) 2) Jaarrekening 2) 9) Kolommenbalans 2) 9) Periodevergelijking 2) 9) BTW Controle 3) 3) Aangifte 3) 3) VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 6

7 Openstaande posten Debiteuren 4) 4) Crediteuren 4) 4) Nog uit te splitsen facturen Nog te behandelen facturen door afdeling 4) 4) Saldilijst Debiteuren 4) 4) Crediteuren 4) 4) Liquiditeitsoverzic ht Debiteuren 5) Crediteuren 5) Aanmaningen 5) Rekeningoverzicht 5) Vaste activa Afschrijven Herwaarderen (indien van toepassing) Desinvesteren (indien van toepassing) Wijzigen afschrijvingsmethode (indien van toepassing) Comptabele rente (indien van toepassing) Functielogging 6) Periodiek Activeren standaard jp Afletteren Grootboekmutaties 7) Openstaande posten debiteuren Openstaande posten crediteuren Archiveren Debiteurenmutaties 7) Crediteurenmutaties 7) VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 7

8 Afvoeren Debiteurenmutaties (indien wenselijk) Crediteurenmutaties (indien wenselijk) 10) 10) Afsluiten periode 8) Aanmaken nieuw boekjaar Jaarovergang Afsluiten boekjaar Afvoeren oud boekjaar Afvoeren oude saldi (maak op moment van behoefte alleen het komende jaar aan!) (naar behoefte, kan herhaaldelijk uitgevoerd worden) (sluit boekjaar af wanneer de jaarrekening van de accountant definitief is en ook de daaruit vovloeiende journaalposten zijn verwerkt) (na 7 jaar) (na 7 jaar) 9) 11) 11) Controle Grootboek 7) Grootboek aantallen 7) Kostenverbijzondering 7) Kostenverbijzondering aantallen 7) Debiteuren 7) Crediteuren 7) Vaste activa 7) Beheer Herstellen boekstuk Na verstoringen Stamgegevens Na verstoringen Relatie Na verstoringen Systeem beheer Server 1x per week rebooten VCD Automotive : Periodieke handelingen DBS Financieel pagina. 8