Visma Software B.V. DBS Financieel. Release-informatie. Versie

Transcriptie

1 Visma Software B.V. DBS Financieel Release-informatie Versie Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvuldiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Uitlevering releases Versiebeheer Installatie en update informatie Aandachtspunten bij de installatie van Financieel Nieuwe en/of gewijzigde functionaliteit in DBS Financieel Sorteermogelijkheden toegevoegd aan afletteren openstaande posten Openstaande posten debiteuren per relatie Voor een bestaand boekjaar periode-indelingen en budgetten overnemen Kruiscontroles voor meerdere bedrijven tegelijk Verbeteringen in de gegevenslogging van de stamgegevens Selecties op lijstgroepen in betaal- en incassovoorstel Aanvullingen ICP Overzicht Controle op identiek betaalkenmerk inkoopfacturen Auditfile Verwijderen van een reeks concepten Elektronisch facturen versturen via E-Invoicing via Autoinvoice In versie gerealiseerde wijzigingsverzoeken In versie opgeloste problemen Overzicht afgehandelde aanvraag- en kennisbanknummers Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 2 van 22

3 1 Inleiding 1.1 Uitlevering releases De software van Visma Software wordt niet meer op DVD uitgeleverd, maar als download beschikbaar gesteld via de servicewebsite (inloggen noodzakelijk). Op deze website kunt u ook de documentatie van de release ophalen, zoals de release notes, installatiehandleidingen, infrastructuurmatrix etc. Uitsluitend op verzoek wordt de release op DVD beschikbaar gesteld. Deze kunt u aanvragen via de servicewebsite. 1.2 Versiebeheer DBS Financieel kan alleen als opwaardering van versie worden gebruikt. Als u nog een oudere versie gebruikt, moet u eerst versie installeren. Ook bij de volgende versie van DBS Financieel zal het alleen mogelijk zijn om de voorgaande versie te upgraden. 2 Installatie en update informatie 2.1 Aandachtspunten bij de installatie van Financieel De installatiehandleiding SetupManual vindt u terug in de map.\adds\documentation. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 3 van 22

4 3 Nieuwe en/of gewijzigde functionaliteit in DBS Financieel 3.1 Sorteermogelijkheden toegevoegd aan afletteren openstaande posten Afletteren van openstaande posten debiteuren en crediteuren is vergemakkelijkt door het toevoegen van sorteermogelijkheden. Het is nu mogelijk om op elke kolom van de tabellen met Facturen & terugbetalingen en Ontvangsten/Betalingen & creditnota s te sorteren. 3.2 Openstaande posten debiteuren per relatie Openstaande posten debiteuren per relatie is een nieuw overzicht voor het vervaardigen van een overzicht van openstaande posten per relatie over de bedrijven heen. Het overzicht bevat geen periodeselectie wat betekent dat altijd de actuele stand van de openstaande posten getoond wordt. Selectie op één of meerdere bedrijven is mogelijk. 3.3 Voor een bestaand boekjaar periode-indelingen en budgetten overnemen Het is nu mogelijk om voor een bestaand boekjaar alsnog de periode-indeling, periode-indeling activa en budgetten van het vorige boekjaar over te nemen. Voorheen was het overnemen van periodeindelingen en budgetten alleen mogelijk tijdens het aanmaken van een nieuw boekjaar. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 4 van 22

5 3.4 Kruiscontroles voor meerdere bedrijven tegelijk Kruiscontroles kunnen nu voor meerdere bedrijven tegelijkertijd worden uitgevoerd. Dit is gerealiseerd door in de kruiscontroleprogramma s een Van t/m selectie van bedrijf op te nemen Een herstelactie dient nog steeds per bedrijf te worden uitgevoerd. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 5 van 22

6 3.5 Verbeteringen in de gegevenslogging van de stamgegevens De presentatie van de gegevenslogging op stamgegevens is verbeterd. Wijzigingen op stamgegevens met één of meerdere tabellen worden maar één keer weergegeven. Voorbeeld zijn de crediteuren met een tabel van bankrekeningen. een tabel worden duidelijker weergegeven. Er zijn sorteringen toegevoegd op de identificatie van een stamgegeven, bijv. het crediteurennummer. De coderingen in de stamgegevens worden vertaald. Dit betekent dat bijv. de betalingsmethode wordt weergegeven as Handmatig of Automatisch en niet meer als 0 of Selecties op lijstgroepen in betaal- en incassovoorstel De programma s voor het genereren van betaal- en incassovoorstellen zijn uitgebreid met de selecties op lijstgroepen. 3.7 Aanvullingen ICP Overzicht Het ICP-overzicht is per land uitgebreid met "Totaal leveringen", "Totaal diensten" en "Totaal leveringen en diensten". Het eindtotaal is op dezelfde wijze ingedeeld. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 6 van 22

7 3.8 Controle op identiek betaalkenmerk inkoopfacturen De controle op het vastleggen van inkoopfacturen met een identiek betaalkenmerk is verbeterd. Naast de al bestaande waarschuwing op identiek betaalkenmerk tijdens het boeken van een inkoopfactuur is het nu ook mogelijk het vastleggen van een inkoopfactuur met een identiek betaalkenmerk te blokkeren. Per bedrijf kan worden aangegeven of inkoopfacturen met een identiek betaalkenmerk geaccepteerd of geblokkeerd worden. De controle wordt uitgevoerd per crediteur. Als de optie uit staat is het niet mogelijk om inkoopfacturen met een identiek betaalkenmerk te boeken. De waarschuwing op identiek betaalkenmerk komt nog steeds als de optie aan staat. De controle op identiek betaalkenmerk vindt plaats zowel in de boekingsprogramma s als in de Integration Toolkit. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 7 van 22

8 3.9 Auditfile 3.2 De Auditfile 3.2 is een doorontwikkeling van de Auditfile 3.1. Belangrijkste aanvullingen in de Auditfile 3.2 zijn dat de wijzigingen in de stamgegevens debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen in de auditfile 3.2 kunnen worden opgenomen. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 8 van 22

9 3.10 Verwijderen van een reeks concepten Aan het programma Boeken facturen binnen de Vrije facturering is de mogelijkheid toegevoegd om een reeks van niet gefactureerde factuurconcepten te verwijderen. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 9 van 22

10 3.11 Elektronisch facturen versturen via Facturen die vervaardigd worden met de module vrije facturering kunnen via vanuit Outlook van Microsoft verstuurd worden. De facturen worden opgeslagen als PDF en als bijlage meegestuurd met de . Het is noodzakelijk om de PDF Creator versie op uw systeem te installeren. In Stamgegevens Bestandslocaties geeft u aan waar de facturen opgeslagen worden. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 10 van 22

11 Bij de stamgegevens van de debiteur kunt u aangeven of de factuur via verstuurd moet worden. De keuze is beschikbaar als bij de relatie van de debiteur voor de contactpersoon debiteur een e- mail adres is vastgelegd. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 11 van 22

12 Het onderwerp en de tekst van de kunt u per taal vastleggen in het programma Stamgegevens Tekst . Naast vrije tekst kunt u een aantal variabelen, zoals factuurnummer opnemen. De beschikbare variabelen zijn via een zoekknop op te halen. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 12 van 22

13 3.12 E-Invoicing via Autoinvoice Naast het versturen van facturen via bevat DBS Financieel ook de mogelijkheid om facturen die vervaardigd worden binnen de module Vrije facturering te versturen volgens de UBL 2.1 standaard via de e-invoicing-serviceprovider Autoinvoice. Autoinvoice verstuurt vervolgens de factuur aan de beoogde ontvanger, de debiteur. Debiteuren die zijn aangesloten bij Autoinvoice kunnen hun facturen geautomatiseerd ophalen en verwerken in hun boekhoudpakket. Debiteuren die niet zijn aangesloten bij Autoinvoice krijgen een met de factuur als pdf-bestand en kunnen de factuur handmatig verwerken. Autoinvoice wordt interessant als uw debiteuren ook zijn aangesloten bij Autoinvoice en de mogelijkheid hebben om inkoopfacturen volgens UBL te importeren. Voor een uitgebreide toelichting betreffende Autoinvoice adviseren wij u eerst contact met het Visma Service Center op te nemen voordat u Autoinvoice in gebruik neemt. Hierna volgt een kort overzicht van de uit te voeren stappen om Autoinvoice te activeren.om hier gebruik van te maken dient u de volgende stappen te doorlopen: De eerste stap is de aanmelding van uw administraties en gebruikers bij Autoinvoice. Zie De aanmelding bij Autoinvoice resulteert in een sleutel per bedrijf en per gebruiker. Deze sleutels moeten worden vastgelegd in DBS Financieel. De bedrijfssleutel van Autoinvoice legt u binnen DBS Financieel vast met de functie Bedrijfssleutel AutoInvoice. Deze functie vindt u in het menu onder Debiteuren/Stamgegevens/vrije facturering. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 13 van 22

14 De gebruikerssleutel van Autoinvoice legt u binnen DBS Financieel vast met de functie Gebruikerssleutels Autoinvoice. Deze functie vindt u in het menu onder Debiteuren/Stamgegevens/vrije facturering. Bij de stamgegevens van de debiteur kunt u aangeven of de factuur via Autoinvoice verstuurd moet worden. De keuze Autoinvoice is beschikbaar als de bedrijfssleutel voor Autoinvoice voor het bedrijf is vastgelegd. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 14 van 22

15 4 In versie gerealiseerde wijzigingsverzoeken Nummer Omschrijving Functienaam Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Mogelijkheid toevoegen om de controles voor meerdere bedrijven tegelijk uit te voeren. Factuurconcepten ten onrechte aangemaakt, verwijderen reeks factuurconcepten. Facturen mailen. De melding: 1988 combinatie crediteur/betaalkenmerk wordt gemist bij importeren inkoopfacturen. Q Verbeter punten voor de ICP aangifte zijn: - Een resume met totalen per land - Een eindtotaal. Q Q Overzicht openstaande posten over bedrijven heen. Kruiscontrole grootboek Kruiscontrole debiteuren Kruiscontrole crediteuren Kruiscontrole vaste activa Kruiscontrole kostenverbijzondering Kruiscontrole aantallen grootboek Kruiscontrole aantallen kostenverbijzondering Boeken Facturen invoeren (Vrije facturering) Stamgegevens debiteuren Stamgegevens Tekst (Vrije facturering) Boeken Facturen boeken (Vrije facturering) ITK Mutaties boeken ITK Mutaties importeren en boeken ICP-aangifte Overzicht openstaande posten debiteuren per relatie Q Q Nieuw overzicht vervaardigd met de openstaande posten debiteuren per relatie. Bij Crediteuren OP's afletteren graag de boekstukken op nummer (kunnen) sorteren. Q Selectie mogelijkheid van soort crediteur maken in betaalvoorstel. Selectie op lijstgroepen toegevoegd. Q Omschrijving van storneren is niet 100% duidelijk, graag helptekst aanpassen. Het betreft de opmerking: "Stornoboekingen zijn bedoeld voor definitief afgesloten boekstukken, die u uit uw administratie wilt verwijderen omdat ze onterecht of foutief geboekt zijn" bij de helptekst van Boeken Debiteuren OPs afletteren Boeken - Crediteuren OPs afletteren Boeken Betaalvoorstel Boeken - Incassovoorstel Help. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 15 van 22

16 Nummer Omschrijving Functienaam 'Memoriaal storneren'. De angst bestond dat de boekstukken werkelijk verwijderd zouden worden. "verwijderden" veranderd in "tegenboeken". Q Diverse punten in gegevenslogging crediteuren. Q Machtigingskenmerk is niet beschikbaar in de rapportage module vrijefacturering. Q Afschrijvingen lukken niet. Betreft 1e afschrijvingen Dit wordt veroorzaakt door het uitvoeren van "Boekjaar aanmaken" waarbij 'Periode indeling overnemen' is uitgezet. Opgelost door van een bestaand boekjaar alsnog de periode-indeling over te kunnen nemen. Q Maximaliseren van crediteurenkaart is niet gemakkelijk. Betreft nieuwe opvraagprogramma s. Standaard maximalisatie toegevoegd. Q Opdracht per abuis verwijderd. Opgelost door geven van extra melding en duidelijker onderscheid tussen verwijderen en storneren. Overzicht - Gegevenslogging Stamgegevens Lay-out (Vrije facturering) Stamgegevens Boekjaar aanmaken Overzicht Grootboekkaart Overzicht Debiteurenkaart Overzicht - Crediteurenkaart Boeken Betaalopdracht Boeken Incasso-opdracht Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 16 van 22

17 5 In versie opgeloste problemen Nummer Omschrijving Functienaam Q Selectie fout bij aanmaken nieuw boekjaar. Indien men een bedrijf selecteert middels de 'van'-button word dit bedrijf opgenomen in het veld bij 't/m'. Stamgegevens Boekjaar aanmaken Q Q Q Jaarbudget wordt foutief weergegeven. Als tegengesteld weergeven aanstaat, wordt wel de jaaromzet + weergegeven, maar het budget niet. Q Er worden geen posten geselecteerd bij het aanmaken van een CLIEOP bestand. Q Bij importeren van een inkoopfactuur is het Q mogelijk om rechtstreek op de activa rekening te boeken. Overzicht - Managementrapportage- Budgetrapportage Boeken Incassovoorstel ITK Mutaties importeren ITK Mutaties importeren en boeken Boeken op activa rekening is geblokkeerd. Q Boeken dagafschrift - Reference to null user defined variable. Q Bij het boeken van bankafschriften die met behulp van de bankkoppeling ingelezen zijn, ontbreken de regelnummers; regelnummer komt meerdere keren voor. Q Van Lanschot Bankiers: Inlezen SEPA dagafschriften gaat fout. Q Bij aanmaken incasso voorstel: Er is geen machtiging voor IBAN NL69INGB bij de debiteur/factuur vastgelegd - betreft facturen vanuit vrije facturering. Q Gegevens komen ten onrechte op crediteurenkaart naar voren. Geselecteerde g-rekening blijft op scherm hangen. Q Via de bankkoppeling ingelezen bankafschriften geven bij het boeken melding 212: Meer verdeeld dan beschikbaar voor verdelen. Q Gegevenslogging werkt niet goed in versie 17, rapport blijft leeg. Q Periode totaal van periode 12 ontbreekt op overzicht Mutaties / Kostenplaatsen en soorten. Boeken Bankafschriften boeken Boeken Bankafschriften directe bankkoppeling Boeken Bankafschriften importeren Boeken Facturen boeken (Vrije facturering) Overzicht - Crediteurenkaart Boeken Bankafschriften directe bankkoppeling Overzicht - Gegevenslogging Overzicht mutaties kostenplaatsen en soorten Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 17 van 22

18 Q Overzicht Calculatorische Saldi. Volgorde op Locatie en activagroep geeft ten onrechte maar 1 actief. Gaat wel goed Werkt wel als vinkje inclusief gedesinvesteerde activa voorgaande periode aan staat. Q Aanmaken auditfile 3.1 afgebroken: Value was either too large or too small for an int32. Probleem wordt veroorzaakt doordat het mutatie aantal in de grootboekmutatie groter is dan de toegestane waarde in de auditfile. Het aantal wordt in een dergelijke situatie niet meer in de auditfile opgenomen. Q Afrondingsprobleem Facturen invoeren (Vrije facturering). 21,3 x 11,45 = 243,89 (want 243,885). Dit bedrag 243,89 staat ook bij "invoer van mutaties". Maar in "overzicht mutaties" staat het bedrag als 243,88. En dat is het bedrag dat zichtbaar wordt op de factuur. Q Bij verwerken dagafschrift wordt een betaalde factuur terug geboekt en dus weer open gezet; ten onrechte storno in plaats van gewone betaling. Overzicht Calculatorische saldi Periodiek Auditfile aanmaken 3.1 Boeken Facturen invoeren (Vrije facturering) Boeken Bankafschriften directe bankkoppeling Toelichting: Gaat fout bij bankafschriften die via de bankkoppeling zijn ingelezen. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 18 van 22

19 Q Incasso opdracht blijft hangen. Melding: 8 SQL opdracht mislukt. Toelichting: Het probleem wordt veroorzaakt doordat bij de machtiging van de bankrekening van de debiteur type machtiging de waarde 0 (geen) heeft. Dit betekent dat er geen type machtiging bekend is. De toegestane waarden zijn 1 (eenmalig) en 2 (terugkerend). Tijdens het aanmaken van een incasso-opdracht worden facturen waarvan de type machtiging niet bekend is niet in een incasso-voorstel opgenomen. Tot zover nog steeds geen probleem. ITK - Debiteuren importeren en verwerken ITK Debiteuren corrigeren ITK - Stamgegevens verwerken Het blijkt echter mogelijk om het type machtiging de waarde 0 te geven als de facturen al in een incasso-voorstel zijn opgenomen. Dit heeft tot gevolg dat het aanmaken van de incasso-opdracht stuk met de melding: 8 SQL opdracht mislukt. Het probleem is geconstateerd in versie 16 van DBS Financieel. In versie 18 opgelost door te controleren dat via de ITK het type machtiging niet de waarde 0 (geen) kan krijgen. Vanaf versie 17 is het al niet meer mogelijk het type machtiging via Stamgegevens debiteuren de waarde 0 (geen) te geven. Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 19 van 22

20 6 Overzicht afgehandelde aanvraag- en kennisbanknummers Aanvraagnummer Omschrijving C Controleprogramma voor meerdere bedrijven uitvoeren. KB-nummer Q C Overzicht openstaande posten over bedrijven heen Q C Factuurconcepten ten onrechte aangemaakt Q C Wij willen onze facturen die worden aangemaakt in DBS direct gaan mailen Q C Verbeterpunten ICP aangifte Q C Verwijderen concepten via vrije facturering Q C Verkoopfacturen digitaliseren Q C Selectie fout bij aanmaken nieuw boekjaar. Q C De melding: 1988 combinatie crediteur/betaalkenmerk wordt gemist bij importeren inkoopfacturen. Q C Totaaltelling jaarbudget klopt niet altijd. Q C Bij Crediteuren OP's Afletteren graag de boekstukken op nummer (kunnen) sorteren Q C Verwijderen van (foutieve) factuurconcepten in DBS Q C Kruiscontroles graag voor meerdere bedrijven tegelijk. Q C Openstaande postenlijst over de bedrijven heen Q C Selectie mogelijkheid van soort crediteur maken in betaalvoorstel. C Sortering op boekstuknummers mogelijk maken bij Afletteren OP Debiteuren en Crediteuren. C Omschrijving van storneren is niet 100% duidelijk, graag helptekst aanpassen. C Import crediteurenfacturen: Waarschuwende melding op het veld betaalkenmerk Q Q Q Q C MANRAP: Budgetvergelijking. Als tegengesteld weergeven aanstaat, wordt wel de jaaromzet + weergegeven, maar het budget niet. C Diverse punten in gegevenslogging crediteuren - selectie crediteuren onjuist. Q Q Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 20 van 22

21 C Machtigingskenmerk is niet beschikbaar in de rapportage module vrijefacturering C Afschrijvingen lukken niet. Betreft 1e afschrijvingen C Dubbele boekingen d.w.z. boekingen met hetzelfde betaalkenmerk. Q Q Q C Verwijderen van factuurconcepten mogelijk maken. Q C Bij importeren is rechtstreek op de activa rekening te boeken. C Boeken dagafschrift - "Reference to null user defined variable". Q Q C Bankkoppeling - ABN AMRO - waar staat serienummer? Q C Maximaliseren van crediteurenkaart is niet gemakkelijk. Q C Bij het boeken van bankafschriften die met behulp van de bankkoppeling ingelezen zijn, ontbreken de regelnummers; regelnummer komt meerdere keren voor. C Van Lanschot Bankiers: Inlezen SEPA dagafschriften gaat fout. C Bankkoppeling regelnummer komt meerdere keren voor. C Bij aanmaken incasso voorstel: Er is geen machtiging voor IBAN NL69INGB bij de debiteur/factuur vastgelegd - betreft facturen uit vrije facturering. C Import van facturen met activarekening lukt ten onrechte wel. Q Q Q Q Q C Afdrukken machtigingsnummer. Q C Er is geen machtiging voor debiteur vastgelegd. Q C Gegevens komen ten onrechte op crediteurenkaart naar voren, geselecteerde g-rekening blijft op scherm hangen. C Via de bankkoppeling ingelezen bankafschriften geven bij het boeken melding 212: Meer verdeeld dan beschikbaar voor verdelen. C Gegevenslogging werkt niet goed in versie 17, rapport blijft leeg. Q Q Q Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 21 van 22

22 C Periode totaal van periode 12 ontbreekt op overzicht Mutaties / Kostenplaatsen en -soorten C Incasso probleem - opdracht / batch per abuis verwijderd. C Calculatorische saldi op locatie geeft maar 1 actief. Werkt wel als vinkje inclusief gedesinvesteerde activa voorgaande periode aan staat C Aanmaken auditfile 3.1 afgebroken: Value was either too large or too small for an int32. Q Q Q Q C Vrije facturering - afrondingsprobleem Q C Bij verwerken dagafschrift wordt een betaalde factuur terug geboekt en dus weer open gezet; ten onrechte storno in plaats van gewone betaling. Q C Incasso opdracht blijft hangen Q Release-informatie DBS Financieel versie Pagina 22 van 22