Samenvoegbestand maken voor mailings

Transcriptie

1 Samenvoegbestand maken voor mailings aan cliënten, wederpartijen en advocaten. Sdu uitgevers/advocatensupport Sdu Uitgevers september

2 Inhoud Overzicht... 3 Rapport maken... 3 Uitvoer maken... 4 Modellen vullen... 5 Sdu Uitgevers september

3 Overzicht Legal Eagle bezit veel informatie van relaties. Om een mailing te sturen naar deze relaties dient u een samenvoegbestand aan te maken. De mogelijkheid om dit te doen zijn nu uitgebreid met een nieuw samenvoegbestand speciaal gemaakt voor mailings aan cliënten, wederpartijen en advocaten. Er wordt gebruik gemaakt van samenvoegbestanden Nuall.xml en Nuall.txt voor de verschillende type modellen. Houdt u er wel rekening mee dat het inlezen van het samenvoegbestand met een groot aantal relaties in uw tekstverwerker, een belasting kan zijn voor uw machine. Voor het maken van een mailing zijn er voorbeeld modellen beschikbaar, Mailing clienten.rtf. Deze modellen kunt u naar eigen inzicht inrichten. Rapport maken Het maken van een mailing kunt u doen via het rapport Relaties per soort. Kies vanuit het menu de optie Rapporten -> Relaties -> Relaties per soort. In het rapportscherm Relaties per soort zijn meerdere selecties mogelijk. U kunt kiezen voor één of alle advocaten. Daarnaast kunt u de soort relaties opgeven en filteren op het datumbereik. Tevens kunt u een eigen Titel en subtitel meegeven. Voor het maken van een mailing aan alle cliënten van een enkele advocaat, kiest men onder Wie de bedoelde advocaat en bij Soort relatie voor Cliënten. De selectie kunt u nog beperken door het aanbrengen van een datumfilter op de datum in de velden Van en Tot en met. Deze datum heeft betrekking op de datum van het dossier. Sdu Uitgevers september

4 Uitvoer maken Nadat de keuze gemaakt is, drukt u op de knop. Het uitvoerscherm bezit ten opzichte tot de meeste andere rapportdialogen uitvoerschermen een extra, 11e optie voor het maken van XML en TXT samenvoegbestanden die geschikt zijn voor het maken van mailings. Kies de optie Samenvoegbestand voor mailings. Als u de uitvoerbestanden op een andere locatie dan de standaard op wilt slaan, klikt u op de knop. De verkenner opent zicht waarna u de locatie kunt selecteren waar u de exportbestanden op wilt slaan. De naam is altijd NUALL.XML en NUALL.TXT. Het standaard pad voor de samenvoegbestanden wordt bepaald door de instelling welke ingevuld zijn bij de gebruikersinstellingen (Menu: Extra -> Gebruikers -> Instellingen -> Teksten). Druk op om een samenvoegbestand te maken. Omdat het maken van de samenvoegbestanden voor omvangrijke mailings wat langer duurt dan het maken van de overige uitvoerbestanden, is deze optie voorzien van een voortgangsmeter. Sdu Uitgevers september

5 Als de samenvoegbestanden gemaakt zijn volgt een melding: U kunt nu alle openstaande venster sluiten en het model vullen. Modellen vullen Het vullen van de modellen geschied op identieke wijze als u gewend bent met de andere modellen. Klik in Legal Eagle op de Word knop. Om uw tekstverwerker te openen of te activeren als deze al open staat. Klik op de menuoptie Invoegtoepassingen en kies Document maken van het type model dat u wilt gebruiken. Kies het model wat u gemaakt heeft voor de mailing die u gaat versturen. Het maken van een groot aantal bestanden kan enige tijd in beslag nemen. Laat uw tekstverwerker de handeling rustig afronden. Sdu Uitgevers september