Eindejaarsverwerking Voor TALIS versies vanaf versie 7.93

Transcriptie

1 Eindejaarsverwerking Voor TALIS versies vanaf versie 7.93 Versie vanaf Deze versie is ook herkenbaar aan het menu Financieel (in het menu Onderhoud). Hierbij wordt gebruikt gemaakt van een Divisie waarmee een Boekingscenario wordt aangestuurd. Het Boekingscenario is vervolgens bepalend voor o.a. het Boekjaar, Factuurnummering en administratiecode. Update 7.94.x naar Wanneer u gebruik maakt van versie t/m zult u niet in staat zijn om het boekjaar te wijzigen in het Boekingsscenario en zal er eerst een update van TALIS moeten plaatsvinden. Neem hiervoor contact op met TANS en vermeld daarbij dat er een update ingepland dient te worden. Wijzigen coderingen en omschrijvingen Bij de conversie is abusievelijk te veel 2016 gebruikt. Om verwarring te voorkomen zullen we eerst de coderingen, zoekteksten en omschrijvingen aanpassen. Dit kan reeds uitgevoerd worden voor de eindejaarsverwerking: Divisies (Onderhoud, Financieel, Divisies) Divisie code DV2016 ALG Zoektekst DV2016 ALG Omschrijving Divisie algemeen (2016) Algemeen Boekingscenario s Boekingscenario code BS2016 HUIDIG Zoektekst BS2016 HUIDIG Omschrijving Boekingscenario algemeen (2016) Huidig boekjaar Nummer reeksen Nummerreeks code FN2016 HUIDIG Zoektekst FN2016 HUIDIG Omschrijving Factuurnummer algemeen (2016) Huidig boekjaar Wijzigen nummering overige modules Soms wordt in bijvoorbeeld de opdrachtnummering gebruik gemaakt van een nummering per (boek)jaar. Dit houdt in dat u nadat de laatste opdrachten van het afgelopen jaar heeft ingevoerd, het opdrachtnummer aangepast moet worden. LET OP: Een verhoging van een dergelijk nummer kan niet meer ongedaan gemaakt worden. 1

2 Start TALIS als Beheerder en ga naar Beheer, Bedrijfsgegevens Opdrachten Kies in de Bedrijfsgegevens voor de tabpagina Opdrachtenadministratie. (Beheer, Bedrijfsgegevens, Opdrachtenadministratie) Laatste factuurnummer Voorbeeld: De door u in te geven waarde mag NIET lager zijn dat datgene wat er stond. Indien u de wijziging heeft bevestigd is deze onherroepelijk en zal (volgens bovenstaand voorbeeld) het eerstvolgende opdrachtnummer worden. Soortgelijke werkwijze kunt u hanteren voor de volgende modules: Dossiers Meldingen WMS Dossiers (Beheer, Bedrijfsgegevens, Dossieradministratie) Laatste dossiernummer Laatste werkbonnummer (Dit is alleen van toepassing bij de optie Werkbonnen). Meldingen (Beheer, Bedrijfsgegevens, Meldingenadministratie) Laatste meldingnummer WMS (Beheer, Bedrijfsgegevens, WMS) Laatste inslagnummer Laatste uitslagnummer Dit is alleen van toepassing bij de optie Douaneadministratie. 2

3 Doorboeken in 2017 Zorg er voor dat alles is gefactureerd van 2016 Wijzig daarna het Boekingsscenario: Boekingscenario s Nummer reeksen Activeer de Nummerreeks HUIDIG Laatste nummer De door u in te geven waarde mag NIET lager zijn dat datgene wat er stond. Indien u de wijziging heeft bevestigd is deze onherroepelijk en kan niet meer gewijzigd worden. Toch nog even met 2016 doorboeken? Wijzig VOOR het doorboeken van deze oude facturen, het Boekingscenario. Boekjaar Wijzig NA het doorboeken van deze oude facturen, het Boekingscenario NB: Wanneer u binnen uw administratie gebruikt maakt van meerdere divisies zult u bovenstaande aanpassingen en handelingen per divisie moeten uitvoeren. 3

4 Factuurnummering 2016 en 2017 Wanneer u zowel in 2017 en in 2016 wilt gaan factureren en voor beide jaren een gescheiden factuurnummering wilt hanteren dan is dat ook mogelijk. Maak een nieuwe Nummer reeks aan voor het oude boekjaar. Veld Nummer reeks code Omschrijving Reeks soort code Laatste nummer Waarde VORIG Vorig boekjaar FAC Wijzig, voor het facturen van 2016, het huidige Boekingsscenario: Activeer het Boekingscenario HUIDIG. Nummer reeks Huidig VORIG Boekjaar Wijzig NA het factureren en doorboeken van deze oude facturen, het Boeking scenario. Nummer reeks VORIG HUIDIG 4

5 Urenadministratie Om in het nieuwe jaar straks periodeberekeningen uit te kunnen voeren dient u een nieuw boekjaar en periodes aan te maken. Tevens dient u er voor te zorgen dat op deze nieuwe periodes de CAO van toepassing is. (Beheer, Bedrijfsgegevens, Urenadministratie) Klik op de knop Onderhoud periodes & CAO s ) Hierbij verschijnt het venster met de aanwezige boekjaren: Activeer (met de muis) een boekjaar of periode en open het Contextmenu (rechter muisknop). Kies voor Jaar toevoegen. Week 1 begint op U heeft hierbij de mogelijkheid om de datum te kiezen waarop week 1 van het nieuwe boekjaar dient te beginnen. (Indien deze datum niet aansluit op de einddatum van het vorige boekjaar bestaat de kans dat niet alle urenboekingen volledig in de totalen worden meegenomen!) Week 53 Door het aanzetten van deze keuze wordt bij dit boekjaar rekening gehouden met 53 (in plaats van normaliter 52) weken. CAO gegevens Na bevestiging van het vorige venster zijn de periodes aangemaakt en is de laatste CAO automatisch gekoppeld. Bij het samenstellen van deze beschrijving waren er nog geen nieuwe CAO gegevens beschikbaar voor 2017 en is het daarom nog niet nodig om een nieuwe CAO aan te maken of te wijzigen. Verlofsaldo Ga naar Onderhoud, Codetabellen, Personeel en vul bij elke medewerker het veld Verlofuren/jaar met het nieuwe verlofsaldo per Ga naar Programma s, Uren, Periodeberekeningen. Activeer Periode 1 van 2017, open met Contextmenu (rechter muisknop) en kies voor Berekenen incl. beginsaldi. (Dit kan ook in de loop van 2017 uitgevoerd worden). 5