1: Starten nieuw boekjaar in Autoflex

Transcriptie

1 Onderwerpen: 1. Starten nieuw boekjaar in Autoflex 2. Aanmaken nieuwe administratie in Accountview 3. Autoflex en AccountView Dos 4. Autoflex en AccountView Windows 5. Factuur corrigeren uit een vorig jaar Midden Engweg 15b 3882 TS Putten telefoon (0341) fax (0341) internet: info@autoflex.nl IBAN NL25 RABO BTW nr B.01 KvK : Starten nieuw boekjaar in Autoflex Hier volgen enkele aanwijzingen om de overgang naar het nieuwe boekjaar zo soepel mogelijk te laten verlopen. Voer dit uit op 31 december 2013 of op 2 januari 2014: Verwerk eerst alle orders die u nog wilt factureren in Maak een voorraadlijst van uw auto s en controleer deze. Maak een balanslijst van uw onderdelen (indien van toepassing) Pas evt. het laatst gebruikt factuurnummer aan zodat dit begint met 14 i.p.v. 13. U kunt zelf bepalen of u ook weer met nummer wilt beginnen. U kunt de nummering natuurlijk ook door laten lopen. Om de nummering aan te passen in Autoflex Windows kiest u Extra Opties en dan tabblad Volgnummers. Voer hier als laatst gebruikt factuurnummer in: In de Windows-versie kunt u zelf bepalen hoe lang (het aantal posities) het factuurnummer moet worden. Let er op dat deze net zoveel posities telt als in het vorige jaar. Let op als u de module Multivestiging heeft, zorg ervoor dat u voor elke vestiging (of administratie) gescheiden factuurnummering gebruikt. Om de nummering aan te passen in Autoflex Dos kiest u menugroep Systeem programma-instellingen. U kunt hier bijvoorbeeld bij het laatst gebruikt factuurnummer invoeren: 14/00000 Tip: Als voorbereiding kunt u nu al vast een voorraadlijst van uw auto s uitdraaien en deze controleren. U hebt dan meer tijd om eventuele fouten te corrigeren. 2: Aanmaken nieuwe administratie in Accountview Op de website van Accountview ( ) vindt u alle informatie over het opzetten van een nieuw boekjaar in Accountview voor zowel de dosversie (Accountview versie 4.5) als alle Windows-versies. Tip: U hoeft niet per se te wachten tot januari 2014 met het aanmaken van een nieuw

2 boekjaar. U kunt dit zonder problemen nu al uitvoeren. Het enige wat u dan in januari nog hoeft te doen is het overnemen van de beginbalans. Deze handeling kunt u tenslotte meerdere keren uitvoeren. Dit geldt uiteraard alleen voor het overnemen van de beginbalans. Gebruikers Autoflex Online: Er wordt voor u in de loop van december al een nieuwe administratie aangemaakt voor 2014 waarbij ook al de beginbalans is overgenomen. Als u straks in 2014 klaar bent met het werken in 2013 en u wilt daarna de beginbalans opnieuw overnemen, dan kunt u dit zelf doen vanuit Autoflex. Hiervoor gaat u naar Extra Koppeling Accountview Overnemen beginbalans. Op dit moment hoeft u in Accountview verder niets te doen. Voor u geldt wel de informatie bij hoofdstuk 3! 3: Autoflex en AccountView Windows: (ook uitvoeren als u gebruikt maakt van Autoflex Online!) In Autoflex Windows werkt de omschakeling naar het nieuwe boekjaar van Accountview heel simpel: het enige wat u hoeft aan te passen is de administratiecode in het scherm Extra Koppeling Accountview Instellingen Accountview. Dit bepaalt naar welke administratie de facturen geboekt worden, zie afbeelding.

3 4: Autoflex en Accountview DOS: Stap 1: aanmaken nieuw boekjaar in Accountview: Roep eerst met F6 de stamgegevens op van de administratie van Noteer deze gegevens en maak daarna een nieuwe administratie aan met F3 waarbij u alle verwijzingen naar 2013 verandert in Zie verder de handleiding van Accountview of zoek op de website van Accountview op de term eindejaarsverwerking. Tip: Het is belangrijk om bij de directory een naam van maximaal 8 letters in te voeren. U kort dan de naam in van uw bedrijf tot 6 letters met daarachter 14. Voorbeeld: AUTO14 Belangrijk! Bij het opzetten van een nieuwe administratie binnen accountview dient u rekening te houden met de naam van de administratie. Deze moet zonder spaties worden ingevuld. Als u wel spaties heeft ingevoerd in de administratienaam dan zal het exporteren niet werken! Maak eerst in Autoflex alle facturen die nog in 2013 verwerkt moeten worden. Zorg dat al deze facturen ook doorgeboekt worden naar Accountview. Verzeker u ervan dat bij het doorboeken de status CORRECT op het scherm staat! Pas in Autoflex in de menugroep Systeem bij Koppeling Accountview de gegevens aan zodat Autoflex vanaf nu de facturen doorboekt naar de administratie van U kunt nu nog steeds in de administratie van 2013 werken (Accountview). Als alle mutaties in 2013 zijn gedaan neemt u in de administratie van 2014 de beginbalans van 2013 opnieuw over.

4 Aanpassen koppeling binnen Autoflex Om binnen Autoflex de facturen vanaf 1 januari door te boeken naar de juiste administratie binnen Accountview, dient u (het liefst) per 1 januari de koppeling te wijzigen. In de koppeling moet u het pad naar de administratie wijzigen en de naam van de administratie. Zie hieronder een voorbeeld zoals het op bovenstaande administratie in de praktijk zou moeten zijn aangepast. Autoflex zal vanaf nu de facturen doorboeken in de administratie van : Factuur corrigeren uit een vorig jaar We adviseren u in het nieuwe jaar te beginnen met een nieuwe factuurnummering bijvoorbeeld (zie hoofdstuk 1). Stel dat u nu een factuur gaat corrigeren uit Autoflex zal na het corrigeren van deze factuur de nummering uit 2013 blijven gebruiken! Om dit te voorkomen moet u, na de correctie van de factuur, het laatst gebruikte factuurnummer weer terug zetten op het laatst gebruikte nummer in Als u ook gebruik maakt van Accountview in combinatie met Autoflex moet de boeking ook in Accountview gecorrigeerd worden. Wij adviseren u om deze boeking zelf handmatig in Accountview aan te passen! Daarnaast moet voorkomen worden dat de gecorrigeerde factuur nog een keer doorgeboekt wordt naar Accountview. Hiervoor moet het veld Boeken in het scherm facturen voor de gecorrigeerde factuur uitgevinkt worden. U mag het veld Geboekt aanvinken voor de factuur zodat u later ook weet dat deze verwerkt is in Accountview.

5 Gesynchroniseerd naar het verkeerde boekjaar? Is het volgende aan de hand: De facturen van 2014 vanuit Autoflex ziet u niet terug in de administratie 2014 in Accountview De facturen van 2013 vanuit Autoflex ziet u terug in de administratie 2014 in Accountview Er heeft dan een synchronisatie plaatsgevonden met het verkeerde boekjaar. Bekijk de instructievideo op: (hier wordt als voorbeeld 2008 en 2009 als boekjaar gebruikt) waar uitgelegd wordt hoe dit te herstellen.